PRODUKTIVITÄT STEIGERN -
MEHR SCHAFFEN DANK EINFACHER STRUKTUREN

9 einfache Tipps zur Produktivitätssteigerung

Der Arbeitstag ist vorbei. Doch statt mit guter Laune beenden viele Berufstätige diesen voller Frust. Wieder einmal das geplante Tagewerkt nicht geschafft! Ein Grund für den Frust: Das Arbeitspensum ist einfach zu hoch. Ein anderer Grund: Vielen Menschen gelingt es einfach nicht, strukturiert zu arbeiten.

Sie verzetteln sich in vermeintlich wichtigen Aufgaben, die tatsächlich eher unwichtig bzw. unbedeutend sind. Oder sie lassen sich andauernd in ihrem Arbeitsfluss unterbrechen – ob von Telefonaten und Mails oder von Kollegen, die ständig hereinschneien, um kurz mal etwas zu besprechen. Da ist es schnell vorbei mit der Produktivität!
 

Im Folgenden erfahren Sie...

  • wie Sie anstehende Aufgaben besser in den Griff bekommen
  • wie Sie strukturierter arbeiten und in der Folge den Kopf für Dinge frei bekommen, die wirklich wichtig sind
  • was Sie noch tun können, um Ihre Produktivität zu erhöhen

Übersicht schaffen

Bringen Sie Ordnung ins Chaos, um alle Verpflichtungen stressfrei und möglichst termingerecht erledigen zu können. Dadurch erhalten Sie Raum für Aufgaben, aber auch Dinge und Menschen, die Ihnen wirklich wichtig sind.

Am besten gelingt das, indem Sie sich mit Hilfe eines verlässlichen, für Sie vertrautem System (ob digital oder papierbasiert) einen detaillierten Überblick über alle Verpflichtungen schaffen. Das ist eine ideale Basis, um entscheiden zu können, was zu welchem Zeitpunkt wichtig ist, etwa liegengebliebene Post und Mails oder überfällige Anrufe. Und häufig ist es auch probat, Dinge einfach zu delegieren.

Auch wenn es erstmal einen zeitlichen Einsatz erfordert, alle Dinge zu sortieren und zu ordnen, diese Mühe zahlt sich vielfach aus.

Sie können in hektischen Zeiten nur in ein System zurückfinden, wenn Sie auch ein System haben.

Aufgabenlisten erstellen

Erstellen Sie regelmäßig Aufgabenlisten, in denen Sie auf den Punkt bringen, was anliegt.

Formulieren Sie konkrete Handlungen und notieren Sie diese. Der Stichpunkt „Geburtstag Mutter“ ist nicht selbsterklärend und erfordert ein erneutes Durchdenken. „Schwester anrufen, um Geburtstagsgeschenk für Mutter zu besprechen“ ist hingegen deutlich und klar. So wissen Sie sofort, was genau zu tun ist.

Bewährt hat sich, diese Aufgaben Kontexten bzw. Kategorien zuzuordnen. Und vergessen Sie nicht, die Listen immer auf einem aktuellen Stand zu halten. Das Procedere erfordert ein wenig Zeit – oftmals eine halbe Stunde pro Tag, andere brauchen ungefähr eine Stunde pro Woche. Sie werden jedoch schnell sehen, wie hoch der Return-on-Investment ist, wenn Sie die Listen dann gezielt abarbeiten. Je häufiger Sie Ihre Listen aktuell halten, umso schneller werden Sie.
 

GTD Methode

Erfahren Sie mehr über Getting Things Done - dem weltweit erfolgreichsten Selbstmanagement-Ansatz für stressfreie Produktivität.

ZUR METHODIK

GTD Q – Selbsttest

Sind Sie im Opfer-Modus, Ausführender oder Kapitän und Kommandant mit voller Perspektive und Kontrolle über alle Aufgaben und Anforderungen? Mit diesem Test finden Sie es in 2 Minuten heraus.

ZUM TEST

Mit GTD zu mehr Produktivität

Die Selbstmanagement-Methodik Getting Things Done empfiehlt Ihnen einfache, sofort umsetzbare und intuitive Schritte, um sich selbst besser zu organisieren. Ein besseres Selbstmanagement führt auch zu produktiverem Arbeiten.
Weitere Effekte von GTD:

  • Aufbau eines verlässlichen Systems (digital oder papierbasiert), dem Sie vertrauen
  • Handlungsempfehlungen ohne Vorgabe starrer Muster
  • Mehr Wohlbefinden - sowohl im Berufs- als auch im Privatleben - durch einfache Strukturen
  • Vollständige Übersicht über alle Verpflichtungen und Selbstsicherheit in Entscheidungsfindung

Die 2-Minuten-Regel

Nutzen Sie beim Abarbeiten die 2-Minuten-Regel, denn diese hat einen unmittelbaren Einfluss auf Ihre Produktivität. Nach der Regel von David Allen, dem Entwickler der Selbstmanagement-Methode Getting Things Done, werden alle Aufgaben, die sich in weniger als zwei Minuten erledigen lassen, unverzüglich angegangen.

Das können zum Beispiel kurze Telefonate sein, die, wenn sie aufgeschoben werden, viel Platz in Ihrem Kopf beanspruchen und eine Menge Energie kosten würden. Die Regel lautet: alle Aufgaben, deren Verarbeitung länger dauern, als Sie zu erledigen, werden sofort erledigt.  Sie werden überrascht sein, was alles in zwei Minuten möglich ist.


Ablagesystem optimieren

Die Ablage hat ebenfalls einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die Produktivität. Kümmern Sie sich daher konsequent um Ihre Ablage. Denn wer seine Unterlagen sorgfältig ablegt und genau weiß, wo er sie wiederfinden kann, hat diese schnell zur Hand. Es gibt es viele Arbeiten, die sich stetig wiederholen. Da ist es doch angenehm, ältere Dokumente schnell aus der Ablage zu fischen – anstatt wieder bei Null anfangen zu müssen.

Eine gute Ordnung ist also nicht nur das halbe Leben, sondern auch das A und O, wenn es um produktives Arbeiten geht.
 

Werden Sie produktiver mit unseren GTD-Seminaren

 

In unterschiedlichen Städten in Deutschland, Österreich und der Schweiz bieten wir Ihnen unsere eintägigen Seminare an. 

Schritt für Schritt werden Sie sowohl mit theretischem Input als auch mit direkten Praxisübungen durch den Tag geführt. Das umfangreiche Materialpaket dient Ihnen neben unseren zertifizierten GTD-Trainern über das Seminar hinaus als hilfreiche Stütze. So erfahren Sie nicht nur die ersten positiven Effekte während des Seminartages, sondern sind in der Lage, direkt nach dem Seminar mit der Implementierung zu starten. 

Das Grundlagenseminar (Level 1) befasst sich mit der Organisation der kurzfristigen Aufgaben, Verpflichtungen und Termine. Die fünf Phasen Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen geben Ihnen hierzu eine Anleitung. 

Die Seminare Level 2: Projekte & Prioritäten und Level 3: Fokus & Richtung betrachten die mittel- und langfristigen Aspekte Ihres Lebens. So stellen Sie sicher, dass die Handlungen, die Sie heute durchführen, auf Ihr persönlich gestecktes, langfristiges Ziel einzahlt. 

Finden Sie selbst heraus, welchen Mehrwert Sie duch GTD gewinnen können. 

 

Die nächsten Level 1 Seminare:

EventOrtDatum
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHannover20. November 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin03. Dezember 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBasel, Sprache: Englisch17. Dezember 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarFrankfurt/Main04. Februar 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHamburg13. Februar 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarStuttgart03. März 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarKöln17. März 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarMünchen05. Mai 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin13. Mai 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarDüsseldorf25. August 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarFrankfurt/Main03. September 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHannover15. September 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin22. September 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarMünchen06. Oktober 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHamburg27. Oktober 2020Info & Anmeldung

Die nächsten Level 2 Seminare:

EventOrtDatum
GTD - Level 2: Projekte & PrioritätenHamburg21. April 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 2: Projekte & PrioritätenFrankfurt/Main14. Mai 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 2: Projekte & PrioritätenMünchen17. November 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 2: Projekte & PrioritätenBerlin03. Dezember 2020Info & Anmeldung

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Die eigene produktive Tageszeit finden

Es gibt Zeiten, in denen Menschen produktiver arbeiten als zu anderen. Manche sind morgens besonders konzentriert und produktiv, andere kommen erst am späten Nachmittag oder auch nachts so richtig in Schwung. Aus diesem Grund sollten Sie besonders wichtige Aufgaben oder Meetings in Zeiten legen, die zu Ihrem individuellen Arbeitsrhythmus passen. Das ist zugegebenermaßen nicht immer möglich, jedoch häufiger umsetzbar, als Sie vielleicht denken.

Im Übrigen bringt es nichts, kurz vor Feierabend, vor einem Wochenende oder einem Urlaub mit größeren Projekten zu beginnen. Das erzeugt nur Stress. Besser ist es, sich stattdessen eine Aufgabe suchen, die besser zum derzeitigen Zeit- und Energiepensum passt.

 

Verhindern Sie Prokrastination

Lassen Sie sich nicht in die Prokrastinationsfalle locken! Der Begriff klingt kompliziert, dabei bedeutet er nichts weiter, als Erledigungen aufzuschieben. Wer dazu neigt, chronisch zu prokrastinieren, wird auch durch die beste Selbstmanagement-Methode nicht erfolgreich.

Daher sollte sich jeder überlegen, der zum Prokrastinieren neigt, warum er dieses tut – zum Beispiel aus Bequemlichkeit? Oder aus Angst vor Herausforderungen oder Zurückweisungen? Alleine die Vorstellung, wie es sich anfühlt, erst in letzter Minute mit einem Projekt fertig zu werden oder es womöglich nicht mehr zu schaffen, ist häufig schon motivierend genug, direkt damit loszulegen – ein echter Boost für die Produktivität!

 

Meetings optimiert planen

Planen Sie Meetings gezielt. Diese sollten nicht zu lang sein und es sollten immer nur die Menschen dabei sein, die das Thema des Meetings auch wirklich betrifft. Denn: Meetings mit weniger Teilnehmern sind effizienter.

Produktive Meetings zeichnen sich auch dadurch aus, dass die anberaumte Zeit effektiv genutzt wird, dass sie gut vorbereitet und strukturiert sind und dass es einen Moderator gibt, der gekonnt durch das Meeting führt. Und nach dem Meeting ist immer auch vor dem Meeting: Will heißen: Konkrete nächste Schritte, die am Ende eines Meetings festgelegt werden, zeigen eine produktive Perspektive für die Zukunft und es entsteht Klarheit darüber, wie es weitergeht – Motivation für alle Kollegen und Mitarbeiter.

 

In der Ruhe liegt die Kraft 

Wer produktiv sein will, muss Pausen machen. Nutzen Sie also Ihre Pausen, ob für etwas Bewegung oder ein gesundes Essen, das Ihren Energie- und Konzentrationslevel in die Höhe schnellen lässt. Wissenschaftler haben festgestellt, dass auch ein kurzes Nickerchen zwischendurch Arbeitskraft, Produktivität und Kreativität nachhaltig steigern soll.

Schon 15 Minuten reichen aus, um die Leistungsfähigkeit um 35 Prozent zu steigern. In Japan ist der "Power Nap" übrigens schon seit Jahren weit verbreitet. "Inemuri" bedeutet dort wörtlich übersetzt so viel wie "anwesend sein und schlafen".

 

 

Ortswechsel wirken Wunder

Wechseln Sie den Ort. Manchmal hilft es bereits, einfach an einem hohen Tisch im Stehen zu arbeiten oder beim Telefonieren durch den Raum zu laufen. So kurbeln Sie den Kreislauf an und schaffen es, sowohl Körper als auch Kopf mit frischem Blut zu versorgen.

Arbeiten Sie auch mal an verschiedenen Plätzen: Im Home-Office sind viele Menschen produktiver, andere im Café in der Sonne, wieder andere im Co-Working Space, da sie sich von der arbeitsamen, inspirierenden Atmosphäre anstecken lassen. Finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert. Und auch hier gilt: Nichts ist in Stein gemeißelt, sondern alles flexibel.

 

Best Practices

Unterm Strich merken Sie schnell selbst, welche Techniken und Herangehensweisen für Sie am geeignetsten sind, um die eigene Produktivität zu steigern. Denken Sie häufiger mal um oder ändern Sie Ihren gewohnten Ablauf! Manchmal reicht es aus, einfach mal das Handy abzuschalten und sich in digitaler Abstinenz zu üben. Das kann ebenfalls ein echter Produktivitäts-Booster sein und den Weg für kreative Gedanken und Ideen frei machen.

 

Übrigens:

Produktiv arbeitende Menschen fühlen sich weniger gestresst, sie erzielen oftmals schnellere und bessere Ergebnisse und sie steigen auf der Karriereleiter häufig schneller hoch. Und über eine ausgewogenere Work-Life-Balance dürfen sie sich auch freuen. Es lohnt sich also, einfach mal loszulegen und im Job das eine oder andere zu ändern, um die eigene Produktivität zu steigern.

Haben Sie Fragen oder möchten mehr zu GTD erfahren?

Sprechen Sie uns an unter +49 (0)30 314913 00 und info(at)next-action.de, wenn Sie Fragen haben oder mehr zu GTD erfahren möchten. Einen Überblick zur Methodik und unseren nächsten Seminarterminen finden Sie hier. Das Leben ist zu kurz, um mit unerledigten Aufgaben zu hadern. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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