Mit ADHS klar denken, gezielt handeln, besser leben

Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Stressreduktion

Konkrete Strategien gegen Prokrastination im ADHS-Alltag

Aufmerksamkeitsdefizit-/Hyperaktivitätsstörung (ADHS) und Produktivität – ein Thema, das viele Betroffene täglich beschäftigt. Ständige Gedankensprünge, die Unfähigkeit, Aufgaben zu Ende zu bringen, und das Gefühl, permanent überfordert zu sein: Diese Herausforderungen kennst du vielleicht nur zu gut.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie die Methode Getting Things Done (GTD) nach David Allen speziell für Menschen mit ADHS funktioniert und wie du die fünf GTD-Phasen nutzen kannst, um endlich fokussiert und strukturiert zu arbeiten.

Fokus trotz Reizüberflutung: Externe Systeme als mentale Entlastung

Warum ADHS die Produktivität besonders herausfordert

Personen mit ADHS stehen täglich vor besonderen Herausforderungen im Arbeitsalltag. Ein neurodivergenter Erwachsener kann Schwierigkeiten haben, sich zu organisieren, Anweisungen zu behalten, auf Kurs zu bleiben und Aufgaben zu Ende zu führen. Dies sind Anzeichen einer Exekutivfunktionsstörung. Diese neurologischen Besonderheiten sind nicht etwa ein Charakterfehler oder mangelnde Disziplin, sondern haben ihre Ursache in der Funktionsweise des ADHS-Gehirns.

Die unsichtbaren Hürden:
Exekutive Dysfunktionen bei ADHS verstehen

Exekutivfunktionsverzögerungen sind zentral für die Herausforderungen, die Menschen mit neurologischen Entwicklungsstörungen erleben. Dazu gehören Fähigkeiten wie Aufmerksamkeit, Aufmerksamkeitswechsel, Impulskontrolle, Planung, Organisation und Problemlösung. Diese Funktionen sind bei Personen mit ADHS oft beeinträchtigt, was zu den typischen Schwierigkeiten im Alltag führt.

Warum kleine Aufgaben so viel Energie kosten

Das Gehirn dieser Menschen funktioniert anders als das von Neurotypischen. Während andere Personen problemlos von einer Aufgabe zur nächsten wechseln können, kostet dieser Wechsel bei ADHS-Betroffenen deutlich mehr mentale Energie. Im Wesentlichen bekommt der ADHS-Dirigent (Exekutivfunktionssystem) an einem beliebigen Tag eine kleine Menge mentales Bargeld. Jedes Mal, wenn es handeln muss, gibt es ein wenig von diesem kostbaren Geld aus, und wenn der Stapel knapp wird, wird es geizig.

Diese begrenzte mentale Energie führt dazu, dass viele von ihnen häufig zwischen Aufgaben hin- und herspringen, sich von äußeren Reizen ablenken lassen und Schwierigkeiten haben, Projekte zu Ende zu bringen. Das Resultat: ein Gefühl der Überforderung, unerledigte Aufgaben und chronischer Stress.

Struktur, Selbstwirksamkeit und emotionale Entlastung - warum GTD Betroffenen hilft, den ADHS-Alltag zu meistern

Für viele Menschen mit ADHS ist Produktivität nicht nur eine Frage der Organisation, sondern eng verbunden mit dem Erleben von Kontrolle, Selbststeuerung und innerer Stabilität. Im Zentrum steht dabei die Selbstwirksamkeit – also der Glaube, durch eigenes Handeln Ergebnisse bewirken zu können. Der Psychologe Albert Bandura (1997) identifizierte Selbstwirksamkeit als Schlüsselfaktor für Motivation und langfristige Verhaltensänderung. Genau hier setzt die Getting Things Done (GTD) Methode an: Durch klar definierte Handlungsschritte, externe Struktur und regelmäßige Reviews stärkt sie das Gefühl von Kompetenz, selbst bei kognitiver Überforderung.

Ein weiterer psychologisch relevanter Aspekt ist die Emotionsregulation. Studien zeigen, dass Erwachsene mit ADHS häufig unter Schwierigkeiten in der Affektkontrolle leiden (Shaw et al., 2014; Barkley & Murphy, 2010). GTD nach David Allen unterstützt hier indirekt: Nicht durch emotionale Intervention, sondern indem es eine verlässliche äußere Struktur schafft. In Momenten der Reizüberflutung oder Überforderung kann ein konkreter, vorbereiteter nächster Schritt helfen, emotionale Impulse zu regulieren und ins Handeln zu kommen – ein zentrales Element effektiver Selbststeuerung.

Gleichzeitig gilt: GTD ist kein starres Baukastensystem, sondern eine anpassbare Methode. Wissenschaftliche Erkenntnisse zu erfolgreichen ADHS-Interventionen unterstreichen die Bedeutung multimodaler Ansätze, die kognitive Strukturierung mit Visualisierung, Gamification und positiver Verstärkung kombinieren (Kollins et al., 2020; Alabdulakareem & Jamjoom, 2020). Nicht jede Person mit ADHS profitiert automatisch vom klassischen GTD-Prozess. Manche benötigen visuelle Boards, andere Belohnungssysteme oder technische Unterstützung, um das System lebendig zu halten.

Deshalb bietet Next Action Partners nicht nur Seminare, sondern auch individuelles Coaching an, um GTD an persönliche Denk- und Arbeitsweisen anzupassen – sei es mit visuellen Tools oder alltagsnaher Begleitung. Getting Things Done ist kein dogmatisches System. Es ist ein flexibles Gerüst, das auch Personen mit ADHS auf ihre ganz eigene Weise dabei unterstützen kann, Klarheit, Fokus und Selbstwirksamkeit zu erleben.

Wie das Gettings Things Done System hilft, den ADHS-Alltag zu meistern

David Allen, der Erfinder von GTD, erkannte früh, dass unser Gehirn nicht dazu gemacht ist, Informationen zu speichern, sondern sie zu verarbeiten. Diese Erkenntnis ist für neurodivergente Menschen von unschätzbarem Wert.

Die GTD-Methode basiert auf fünf grundlegenden Phasen: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Reflektieren & Erledigen und Durchsehen & Optimieren. Jede dieser Phasen hilft dabei, typische Herausforderungen der Exekutivfunktionen auszugleichen – und gleichzeitig die besonderen Stärken neurodivergenter Denkweisen zu nutzen.

Der entscheidende Vorteil von GTD für Menschen mit Aufmerksamkeitsstörung liegt in der Externalisierung des Denkens. Anstatt zu versuchen, alle Informationen, Aufgaben und Termine im Kopf zu behalten, schafft die Getting Things Done Methode ein verlässliches externes System. Dies entlastet das ohnehin stark beanspruchte Arbeitsgedächtnis und reduziert die kognitive Belastung erheblich.

Das GTD-System wirkt wie ein digitaler Assistent für das Gehirn. Es fängt die rastlosen Gedanken auf und bereitet sie so auf, dass sie auch für ein sprunghaftes Gehirn verständlich und umsetzbar sind. Die regelmäßigen Reviews tragen besonders dazu bei, dass nichts verloren geht – eine häufige Angst von Menschen, die mit ADHS leben.

Die Methode berücksichtigt außerdem die natürlichen Schwankungen der Aufmerksamkeit. Anders als bei starren Zeitplänen, wie sie bei manchen Produktivitätssystemen gefordert werden, erlaubt Getting Things Done flexible Arbeitsweisen und passt sich an die individuellen Energiezyklen an.

Wie du GTD nutzt, um
deine Produktivität zu steigern

Phase 1

SAMMELN: Alles sammeln, was deine Aufmerksamkeit fesselt

Der erste Schritt bei GTD besteht darin, alle „offenen Schleifen” in deinem Leben vollständig zu sammeln. Für ADHS-Betroffene ist dies besonders wichtig, da ungeklärte Gedanken wie ständige Hintergrundrauschen wirken und die Konzentration beeinträchtigen.

Beginne mit einer „Gedankensammlung”: Schreibe 15 Minuten lang alles auf, was dir durch den Kopf geht – vom nächsten Zahnarzttermin bis zur vagen Idee für ein neues Projekt. Nutze dafür ein digitales Tool oder einfach ein Notizbuch. Wichtig ist, dass du nur ein einziges System zum Sammeln verwendest.

Richte anschließend Sammelpunkte für den Alltag ein: Eine Inbox auf dem Smartphone, ein Notizbuch, das immer dabei ist, oder ein Voice-Recorder für Ideen unterwegs. Oft kommen die besten Ideen in unpassenden Momenten – sorge dafür, dass du sie festhältst.

Phase 2

VERARBEITEN: Klärung und Bedeutung finden

In der Verarbeitungsphase gibst du jedem gesammelten Element eine klare Bedeutung. Stelle dir für jede Notiz die Frage: „Was genau ist das – und was bedeutet es für mich?” Viele neigen dazu, vage Formulierungen zu verwenden. Aus „Küche aufräumen” wird zum Beispiel: „Spülmaschine ausräumen, Arbeitsplatte abwischen und Müll rausbringen”.

Entscheide bei jedem Punkt: Muss ich mich damit überhaupt beschäftigen? Wenn ja, was ist der nächste konkrete Handlungsschritt? Kann ich das in unter zwei Minuten erledigen? Falls ja, mache es sofort. Falls nicht, überführe es in dein Organisationssystem.

Phase 3

ORGANISIEREN: Strukturiert ablegen

Die Organisationsphase ist für Menschen mit ADHS oft die anspruchsvollste, aber auch die wichtigste. Erstelle verschiedene Listen für verschiedene Kontexte: „Computer”, „Smartphone”, „Besorgungen”, „Warten auf”, „Zuhause“, etc. Diese kontextbezogene Organisation hilft dabei, ähnliche Aufgaben zu bündeln und Taskwechsel-Kosten zu reduzieren.

Nutze den Kalender nur für Termine mit festen Zeiten und Deadlines. Alles andere gehört in die entsprechenden Aktionslisten. Für Betroffene mit Aufmerksamkeitstsörung ist es wichtig, zwischen „heute machen” und „irgendwann machen” zu unterscheiden.

Phase 4

REFLEKTIEREN & ERLEDIGEN: Regelmäßig überprüfen und handeln

Wissenschaftliche Studien bestätigen die Wirksamkeit strukturierter Ansätze für neurodivergente Personen. Eine Studie von Kray et al. (2012) zum Task-Switching-Training zeigte signifikante Verbesserungen in der Inhibitionskontrolle und dem verbalen Arbeitsgedächtnis bei Kindern mit ADHS. Diese Erkenntnisse unterstreichen, wie wichtig es ist, regelmäßige Strukturen und Überprüfungsroutinen zu etablieren – genau das, was die Getting Things Done Mehtode durch ihre Review-Phasen bietet.

Der regelmäßige Wochenüberblick ist essenziell. Plane wöchentlich 60-90 Minuten für einen vollständigen Systemcheck ein. Dabei gehst du alle Listen durch, aktualisierst deine Projekte und planst die kommende Woche. Dieses Review funktioniert wie ein kognitives Training, das deine Exekutivfunktionen stärkt und verhindert, dass das System vernachlässigt wird – ein häufiges Problem bei ADHS-Betroffenen.

Phase 5

DURCHSEHEN & OPTIMIEREN: Das System lebendig halten

GTD ist kein starres System, sondern muss sich an deine Bedürfnisse anpassen lassen. Wer mit ADHS lebt, durchlebt oft verschiedene Phasen von Motivation und Energie. Nutze diese natürlichen Zyklen: In energiereichen Phasen kannst du dein System verfeinern; in schwächeren Phasen konzentrierst du dich auf die Basics.

Experimentiere mit verschiedenen Tools und Workflows. Was heute funktioniert, muss nächsten Monat nicht mehr passen. Es ist wichtig, dass du das Grundprinzip beibehältst und die Fünf-Phasen-Methode konsequent anwendest.

Dir gefällt dieser Artikel?

Erhalte monatlich wertvolle Expertentipps, inspirierende Artikel und Einladungen zu unseren Webinaren und Events direkt in dein Postfach. Melde dich jetzt an und bleibe stets auf dem Laufenden über die neuesten Erkenntnisse und Trends rund um Kommunikation, entscheidende Gespräche, Selbstmanagement, Produktivität, uvm.

Praktische Hilfe:

So sieht ein ADHS-freundlicher Wochenüberblick aus

Probiere diese angepasste Version des GTD-Wochenüberblicks aus, die speziell für neurodivergente Personen entwickelt wurde:

Schritt 1: Sammle 10 Minuten lang alle losen Zettel, E-Mails und Gedanken in deine Inbox.

Schritt 2: Arbeite deine Inbox ab, aber setze dir dafür ein Zeitlimit von 30 Minuten. Wenn du nicht fertig wirst, plane einen zweiten Termin.

Schritt 3: Schaue dir deine Projekte an und wähle die drei wichtigsten für die kommende Woche aus. Nicht mehr – denn Menschen überschätzen oft ihre Kapazitäten.

Schritt 4: Plane drei “Must-Do”-Aufgaben für die kommende Woche und trage sie in deinen Kalender ein. Behandle sie wie wichtige Termine.

Schritt 5: Belohne dich für den abgeschlossenen Review. Positive Verstärkung ist für das ADHS-Gehirn besonders wichtig.

Diese Übung hilft dabei, das GTD-System kontinuierlich am Leben zu erhalten, ohne sich zu überfordern.

Fazit:

Struktur, die dich nicht einengt – sondern stärkt

GTD bietet Personen, die an ADHS leiden, eine strukturierte Methode, um ihre natürlichen Denkprozesse zu kanalisieren und produktiv zu nutzen. Die fünf Phasen interagieren in einem komplexen Zusammenspiel, um ein vertrauensvolles externes System zu etablieren, das die Herausforderungen von ADHS adressiert und die individuellen Stärken gezielt unterstützt.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht in der Perfektion, sondern in der Konsequenz. GTD erkennt an, dass Produktivität nicht linear, sondern in Wellen verläuft. Für ADHS-Betroffene bedeutet dies eine signifikante Entlastung, da es sich um ein System handelt, das auf ihrer Seite arbeitet und nicht gegen sie.

Getting Things Done (GTD) dient dazu, die Aufgaben des Anwenders zu strukturieren, Prioritäten zu definieren und die Konzentration auf die anstehenden Aufgaben zu fokussieren. Dadurch werden Ablenkungen reduziert und die Effizienz der Aufgabenbearbeitung erhöht. Next Action Partners bietet offene GTD-Seminare für Einzelpersonen, in deren Rahmen die Methode praxisnah erlernt werden kann, sowie individuelle GTD-Firmenschulungen und Zeitmanagement-Trainings für Teams und Coaching. Es ist relevant, ob das Ziel darin besteht, die persönliche Produktivität zu steigern oder in einem Unternehmen Klarheit und Struktur zu etablieren. In beiden Fällen stellt das Produktivitätstraining die passenden Werkzeuge zur Verfügung.

Über die Autoren

Victoria Ernst ist Klinische Psychologin (M. Sc.), zertifizierter systemischer Personal- & Business-Coach (ECA & QSA) und Marketing Managerin bei Next Action Partners. Mit ihrer psychologischen Expertise und ihrem praxisnahen Coaching-Ansatz unterstützt sie Menschen dabei, Herausforderungen souverän zu meistern und persönliche sowie berufliche Entwicklung gezielt und lösungsorientiert voranzutreiben.

Ü

Vincent Mignard ist zertifizierter Getting Things Done® Master-Trainer. Er bildet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin aus, gesunde und leistungsfähige Gewohnheiten zu entwickeln. Mit seinem strukturierten Ansatz, Pragmatismus und Authentizität liefert er GTD-Trainings, die nachhaltigen Wissenstransfer und eine sofortige Umsetzung in die Praxis garantieren.

Quellen

ADDA – Attention Deficit Disorder Association. “Executive Function Disorder & ADHS.” Dezember 2024. https://add.org/executive-function-disorder/
The University of Sydney. “What are executive function delays? Research shows they’re similar in ADHS and autism.” Oktober 2024. https://www.sydney.edu.au/news-opinion/news/2024/10/21/what-are-executive-function-delays-research-shows-they-re-similar-in-ADHS-and-autism.html
Kray, J., et al. “Can task-switching training enhance executive control functioning in children with attention deficit/-hyperactivity disorder?” Journal of Abnormal Child Psychology, 2012. PMC3250077.
Bandura, A. (1997). Self-Efficacy: The Exercise of Control. W.H. Freeman.
Shaw, P., Stringaris, A., Nigg, J., & Leibenluft, E. (2014). Emotional Dysregulation in Attention Deficit Hyperactivity Disorder. American Journal of Psychiatry, 171(3), 276–293.
Barkley, R. A., & Murphy, K. R. (2010). Deficient emotional self-regulation in adults with ADHD: The relative contributions of emotional impulsiveness and ADHD symptoms to adaptive impairments in major life activities. Journal of ADHD and Related Disorders, 1(2), 5–28.
Kollins, S. H., DeLoss, D. J., Cañadas, E., et al. (2020). A Novel Digital Intervention for Actively Reducing Severity of Paediatric ADHD (STARS-ADHD): A Randomised Controlled Trial. The Lancet Digital Health, 2(4), e168–e178.
Alabdulakareem E., Jamjoom M. (2020). Computer-assisted learning for improving ADHD individuals’ executive functions through gamified interventions: A review. Entertainment Computing, 33, 100341.

Weiterlesen

Next Action GmbH
Leibnizstraße 53
10629 Berlin
info(at)next-action.de

Verständnis der Angst vor
schwierigen Gesprächen:
Erkenne die häufigsten Gründe, warum du zögerst, heikle Themen anzusprechen, und lerne, wie deine Ängste die Qualität deiner Gespräche und Beziehungen beeinflussen.