FAQ -
Ihre wichtigsten Fragen

In den letzten zwei Jahrzehnten gab es eine wahre Flut an Methoden zum Thema Zeitmanagement, mit denen versucht wurde, Wissensarbeiter hinsichtlich ihrer Effektivität zu trainieren. Die meisten dieser Methoden fokussieren sich auf eine Optimierung, indem eine Aufgabenpriorisierung angestrebt wird, die bei minimalem Ressourcen-Einsatz maximal auf die ausgewählten Ziele einzahlt.

Obwohl diese Strategie naheliegend erscheinen mag, ignoriert sie die Tatsache, dass sich in der modernen Wissensarbeit beides, Prioritäten und Ressourcen, fortwährend verändern. Was in der Ära von Telefon und Fax noch funktionierte, wird in Zeiten von E-Mail und Smartphone zu kompliziert, als dass es effektiv zu bewältigen wäre.

David Allen, Autor von Getting Things Done, schlägt einen grundlegend anderen Ansatz vor. Er stellt fest, dass nicht länger die Illusion funktionierenden Zeitmanagements, sondern viel eher wirkliches Selbstmanagement gefragt ist: Es geht darum, was wir mit uns selbst – in jedweder Situation und jedwedem Kontext – tun. Und dabei ist die Zeit nur eine Variable.

Funktionierendes Selbstmanagement ist ganzheitlich angelegt und umfasst effektives Handeln bezüglich aller Dinge, die wir tun müssen und tun wollen, beruflich wie privat.

Es geht darum,

• Dinge, die wir sammeln oder entwerfen (wie zum Beispiel Ideen oder Aufgaben), zu erfassen, dann
• zu entscheiden, was wir (gegebenenfalls) hinsichtlich dieser Dinge tun wollen,
• die Ergebnisse dieser Wissensarbeit in einem verlässlichen System zu organisieren, das wir
• in angemessener Weise durchsehen können, so dass wir
• schlussendlich intuitiv eine strategisch und taktisch kluge Wahl treffen können, was wir in jedem einzelnen Moment unserer Zeit tun sollten.
• Hinsichtlich der Anforderungen an eine Selbstmanagement-Methode, die auf diesen Prinzipien aufbaut, stellt GTD einen verständlichen Ansatz zur Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Senkung des Stressempfindens bereit.
   

„Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity“ von Francis Heylighen und Clément Vidal vermittelt Ihnen einen detaillierten Einblick in die Wissenschaft hinter GTD und zeigt, warum es funktioniert.

Wenn Sie das Buch lesen, wird es Ihnen auf jeden Fall gelingen mit der Umsetzung von GTD zu beginnen. Tatsächlich haben viele Menschen, die unsere Seminare besuchen, eines der Bücher von David Allen bereits gelesen. Während diese Lektüre vor allem großartig ist, um Wissen über GTD zu erlangen, helfen die Seminare vor allem hinsichtlich der praktischen Umsetzung. Die Seminare sind als Workshops konzipiert, in denen Sie konkret beginnen GTD anzuwenden und auf Ihre persönlichen Aufgaben anzuwenden. Sie bekommen umgehend Feedback vom Trainer oder auch von anderen Teilnehmern, da Sie einander hinsichtlich der elementaren Schritte das ganze Training über immer wieder gegenseitig coachen.

Bei der Entscheidung zwischen Buch und Seminar geht es also um den Unterschied, etwas einerseits hauptsächlich zu wissen oder es andererseits gleichermaßen auch korrekt anwenden zu können. Sie werden in unseren Seminaren außerdem die zentralen Best Practices zur Implementierung von GTD kennenlernen. Diese werden Ihnen in verschiedenen Formaten vorgestellt, um möglichst vielen unterschiedlichen Lernstilen gerecht zu werden.

Nein, das ist nicht zwingend erforderlich. Jeder noch so kleine Tipp aus GTD kann Ihnen dabei helfen, sich entlastet, entspannter und produktiver zu fühlen. In unseren Seminaren und Coachings lernen Sie eine Reihe leicht anwendbarer Handlungen, die Sie schnell als tägliche Routine etablieren können. Sie entscheiden dabei selbst, in welchem Tempo Sie welche Schritte anwenden und ausweiten wollen.

Wer sich direkt auf die Erfüllung einer Aufgabe stürzt, ohne diese vorher zu durchdenken, kann sich dabei schnell verzetteln und wichtige Elemente und Faktoren vergessen bzw. andere Aufgaben übersehen. Häufig entsteht daraus das Gefühl von Überforderung oder als liefe man in einem Hamsterrad all dem hinterher, was sich parallel ansammelt.

Daher ist das Erledigen von durchdachten und definierten Aufgaben bei GTD der letzte der 5 Schritte des Workflows. Vorher verschaffen Sie sich einen Überblick und definieren, was Sie mit dem in Schritt 1 angesammelten „Zeug“ tun wollen.

Das schließt selbstverständlich nicht aus, dass Sie kleine Aufgaben und To dos direkt erledigen. Ganz im Gegenteil. Die 2 Minuten-Regel bietet Ihnen eine gute Orientierung, was Sie am besten sofort erledigen und was nicht.

Aufschieberitits tritt häufig auf, wenn es keinen ausreichend guten Grund dafür gibt, sich um eine bestimmte Sache zu kümmern oder aber aufgrund eines fehlenden Gefühls von physischer, mentaler oder emotionaler Kontrolle bezüglich des ersten Herangehens an die entsprechende Sache.

Wenn das Leben eines geliebten Menschen davon abhinge, dass Sie das einigermaßen anspruchsvolle „Schreibprojekt XY“ innerhalb der nächsten 24 Stunden beenden, ist anzunehmen, dass Sie Ihren Widerstand durchbrechen und starten würden. Oder wenn Sie genau wüssten, wie der erste Abschnitt lauten soll (Kontrolle) – auch dann würden Sie vermutlich problemlos starten können.

Auf der untersten Ebene ist vermutlich das Bild, das wir von uns selbst haben, entweder der ultimative Treiber oder die Bremse unserer Handlungen. Unabhängig davon jedoch, wie es um unser jeweiliges Selbstbild bestellt ist – denn das wäre Inhalt eines anderen Seminars – und mit welchem Selbstvertrauen als innerer Ressource Sie starten: Die Klärung des Werts, den der Zweck einer Sache für Sie hat und das Herausarbeiten eines klaren nächsten Schritts, der Ihnen genau sagt, wie Sie anfangen sollen, geben Ihnen die beste denkbare Initialkraft und eine gute Grundlage, um nicht in die Aufschieberitis-Falle zu tappen.

Sie können die GTD-Methode sowohl rein papierbasiert, rein digital oder aber in einer Kombination aus beiden Herangehensweisen umsetzen. Das hängt vor allem von Ihren persönlichen Vorlieben ab.

Ihre Entscheidung sollte sicherstellen, dass Sie hinterher…

• wissen, welches Detail Sie wie organisiert haben,
• einen systematischen Überblick über die entsprechend ausgewählten Orte haben, an denen Ihre Dinge organisiert sind und
• Ihr persönliches System mit Begeisterung nutzen, weil es Ihre Produktivität anregt.

Zur Verarbeitung und Organisation Ihrer papierbasierten Unterlagen empfehlen wir Ihnen die Lösungen von CLASSEI. Classei Lösungen sind auf die GTD-Methode ausgerichtet und bieten eine gute Ergänzung zu Ihrem digitalen System.

Das ultimative digitale Tool gibt es nicht. Je nachdem, mit welchem Programm oder welcher App Sie arbeiten möchten, gibt es gute Lösungen, deren Einstellungen Sie so anpassen können, dass Sie GTD-empfohlen arbeiten können. Häufig setzt als Tool Ihr E-Mail-Programm an, mit welchem Sie beruflich arbeiten.

Wenn Sie die Methodik von Getting Things Done verinnerlicht haben, ist es nicht so wichtig, mit welchem System Sie arbeiten. Auch ein Wechsel des Systems kann Sie darin unterstützen, stets auf dem Laufenden zu bleiben.

Obwohl die meisten GTD-Anwender ihren persönlichen Software-Favoriten haben, ist GTD selbst nicht Tool-spezifisch konzipiert, sondern lässt sich nahtlos in die gesamte digitale Welt einordnen.

Wenn Sie GTD anwenden möchten, bedarf es zwar grundsätzlich der Entscheidung für ein papierbasiertes, ein digitales oder ein kombiniertes System – und damit gegebenenfalls auch der Entscheidung für ein Software-Tool, ausschlaggebend ist jedoch, dass Sie den Aufbau Ihres Systems an Ihren individuellen Erfordernissen ausrichten.

Ihr GTD-System muss der Komplexität Ihrer Arbeit und Ihres Privatlebens gerecht werden und klar auf den Zweck ausgerichtet sein, Ihre Erinnerungshilfen und die für Sie relevanten Informationen auf die beste Weise abzubilden.

Ein Software-Tool selbst wird niemals für Sie entscheiden können, was ein bestimmtes „Ding“ für Sie bedeutet. Das gilt es selbst zu tun. Der GTD-Prozess ist Ihr Schlüssel dazu. Sie können das von Ihnen genutzte Software-Tool so einrichten, dass es Ihren GTD-Prozess technisch sinnvoll unterstützt und für die meisten geläufigen Software-Tools auch bereits auf eine gute Gebrauchsanleitung zurückgreifen. Darüber hinaus bietet Next Action Partners im Shop unterschiedliche Videokurse und Implementierungsleitfäden an, die Sie dabei unterstützen, GTD in Ihr aktuell genutztes System (z.B. E-Mail-Programm) zu integrieren.

Je stärker Ihre Umgebung – einschließlich der Menschen um Sie herum – außer Kontrolle gerät, desto wichtiger ist es, dass Sie Ihren GTD-Prozess zur Anwendung bringen.

Es ist wichtig zu wissen, was Ihre Aufgaben und Verpflichtungen sind und was nicht und dann rigoros und ausschließlich „Ihr Feld beackern“. Wenn Sie es schaffen, Ihre neuen Standards einzuhalten, wird es sich bis zu einem gewissen Grad automatisch auch auf Ihr Umfeld auswirken. Obwohl es keine Garantie dafür gibt, tendieren die meisten Mitmenschen dazu, mit Ihnen auf dem Niveau zu interagieren, dass Sie ihnen anbieten.

Next Action Partners ist der einzige offiziell zertifizierte Partner der David Allen Company in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Alle unsere Trainer und Coaches durchlaufen einen anspruchsvollen Trainings- und Zertifizierungsprozess, der in den vergangenen Jahrzehnten von der David Allen Company konzipiert und ständig optimiert wurde. Deshalb sind unsere Lernformate die einzigen offiziell lizensierten GTD-Seminare und Coachings im deutschsprachigen Raum.