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Konzentration stärken: 4 Wege aus dem Multitasking-Dilemma
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GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Stressreduktion
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Stressreduktion
Was dich in diesem Artikel erwartet:
Multitasking klingt nach Effizienz – ist in Wahrheit aber ein Produktivitätskiller. In diesem Artikel erfährst du, warum dein Gehirn nicht für paralleles Arbeiten gemacht ist und wie du mit der GTD-Methode (Getting Things Done) wieder zu mehr Fokus, Klarheit und echter Wirksamkeit findest.Vier konkrete Strategien helfen dir, Multitasking zu vermeiden, deine Konzentration zu stärken und deinen Arbeitsalltag nachhaltig zu verändern – im Job wie im Privatleben. Ideal für alle, die den digitalen Overload stoppen, wieder strukturiert denken und wirksam handeln wollen.
Was dein Gehirn wirklich braucht, um produktiv zu sein
Warum Multitasking nicht hält, was es verspricht
Was auf den ersten Blick nach Effizienz, schneller Arbeit und maximaler Auslastung klingt, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als Energieräuber und Konzentrationskiller – besonders in einem Arbeitsumfeld, das ständige Erreichbarkeit und paralleles Agieren scheinbar belohnt. Doch in Wahrheit raubt uns Multitasking Energie, Fokus und Effektivität. Digitale Tools vermitteln uns das Gefühl, wir könnten problemlos zwischen E-Mails, Nachrichten, Projekten und Aufgaben springen. Unser Gehirn ist jedoch biologisch nicht darauf ausgelegt, auf diese Weise zu arbeiten.
Während ein Computer mehrere Prozesse parallel ausführen kann, arbeitet unser Gehirn sequenziell. Jeder Wechsel kostet Zeit, mentale Energie und Konzentration. Dennoch ist es im modernen Arbeitsleben zur Norm geworden, sich gleichzeitig um viele Dinge zu kümmern. Das Ergebnis: Projekte bleiben unvollendet, der Stress steigt und die Zufriedenheit sinkt.
Multitasking ist keine Stärke – sondern ein Produktivitätskiller
Wir denken, dass wir durch gleichzeitiges Arbeiten an mehreren Aufgaben effizienter sind. Tatsächlich belegen zahlreiche Studien das Gegenteil. Laut einer Erhebung von Next Work Innovation (2022) verursacht die ständige Ablenkung durch Kontextwechsel in Deutschland jährlich wirtschaftliche Schäden in Höhe von 58 Milliarden Euro.
Der Grund ist einfach: Unser Gehirn kann nicht zwei komplexe Denkprozesse gleichzeitig durchführen. Es springt zwischen Aufgaben hin und her – dieser Wechsel dauert nur Millisekunden, aber summiert sich im Laufe des Tages zu Stunden verlorener Produktivität. Zusätzlich steigt die Fehlerquote signifikant – laut Novustat um durchschnittlich 18 %. Außerdem fördert ständiges Switchen chronischen Stress, beeinträchtigt unsere Konzentration, Entscheidungsfähigkeit und sogar unser Einfühlungsvermögen.
In Europa wechseln Menschen alle fünf Minuten den Fokus – durch E-Mails, Anrufe, Chatnachrichten oder andere Unterbrechungen. Kein Wunder, dass viele am Ende des Tages das Gefühl haben, nichts wirklich geschafft zu haben. Doch es gibt Auswege.
4 Tipps zum Umgang mit Multitasking
Die folgenden vier Strategien helfen dir, dein Multitasking zu stoppen und deine Effizienz deutlich zu steigern – mit Hilfe der bewährten Getting Things Done-Methode (GTD).
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Tipp 1: Multitasking stoppen
Schaffe eine fokussierte Arbeitsumgebung
Der erste Schritt zur Konzentration beginnt bei deiner Umgebung. Dein Arbeitsplatz – ob im Büro oder Homeoffice – sollte ein Ort sein, der dich unterstützt, nicht ablenkt. Digitale Benachrichtigungen, offene Tabs, App-Icons mit roten Punkten – all das signalisiert deinem Gehirn: „Du musst noch etwas tun!“
Tipp: Schalte alle unnötigen Benachrichtigungen auf dem Smartphone und Computer aus. Deinstalliere Apps, die dich regelmäßig unterbrechen oder kaum Mehrwert bieten. Schon das Ausblenden der roten „Badge“-Symbole auf dem Handy kann zu innerer Ruhe führen.
Die GTD-Methode zeigt dir, wie du die Informationsflut in den Griff bekommst – indem du bewusst entscheidest, welche Tools du nutzt, statt dich von ihnen steuern zu lassen. Informiere dein Team über deine bevorzugten Kommunikationskanäle und reduziere die Zahl der Wege, über die du erreichbar bist. Weniger Kanäle bedeuten weniger Unterbrechungen und mehr Klarheit.
Ein oft unterschätzter Trick: Verwende Statusanzeigen wie „Bitte nicht stören“, oder stelle ein kleines Schild an deinen Arbeitsplatz mit der Info: „Ich bin im Fokusmodus – ab [Uhrzeit] wieder verfügbar.“ Solche Signale helfen auch deinem Umfeld, deine Zeit zu respektieren.
Viele Tools bieten mittlerweile Fokusmodi, Offline- oder Flugzeugfunktionen – nutze sie konsequent. Verstaue dein Smartphone während konzentrierter Arbeitsphasen bewusst außer Sichtweite. Schon die bloße Sichtbarkeit des Geräts kann deine kognitive Leistung senken. Ein aufgeräumter physischer und digitaler Raum schenkt dir mentale Freiheit und erhöht deine kognitive Leistungsfähigkeit – eine Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten.
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Tipp 2: Gedanken entlasten
Befreie deinen Kopf von mentalem Ballast
Hast du ständig To-dos, Ideen oder offene Fragen im Kopf? Das mentale Jonglieren mit nicht erledigten Aufgaben blockiert dein Denken. Hier setzt die GTD-Methode mit dem Prinzip der „Gedankensammlung“ an: Alles, was deine Aufmerksamkeit fordert, wird aus dem Kopf in ein verlässliches System überführt – schriftlich oder digital.
Tipp: Nimm dir einmal pro Woche 5–10 Minuten Zeit, um alle Gedanken, Aufgaben und Ideen zu sammeln. Du kannst das handschriftlich in ein Notizbuch schreiben oder Apps wie Todoist, Notion oder Evernote verwenden. Sobald ein Gedanke auftaucht, der dich ablenkt – sei es während der Arbeit oder am Abend – halte ihn sofort fest. So entziehst du ihm die Macht, dich zu unterbrechen. Kommt es zu Unterbrechungen während konzentrierter Arbeit, notiere dir, wo du gerade warst. Das erleichtert dir, später nahtlos wieder anzuknüpfen.
Der nächste Schritt: Verarbeite deine Gedanken in konkrete Aktionsschritte. Aus „Website aktualisieren“ wird z. B. „Bilder für Startseite auswählen“ oder „Kontaktformular testen“. Je klarer die nächste Handlung, desto geringer die mentale Hürde, sie umzusetzen. Auch E-Mails und Chats solltest du mit dieser Denkweise strukturieren. Bearbeite sie nicht permanent nebenher, sondern blockiere zwei bis drei feste Slots pro Tag. Schließe E-Mail-Programme nach der Bearbeitung bewusst, statt sie dauerhaft offen zu lassen. So vermeidest du den Drang, ständig nach Neuem zu schauen.
Nutze den Single-Touch-Ansatz: Wenn du eine E-Mail öffnest, bearbeite sie sofort – innerhalb von maximal 30 Sekunden entscheidest du, ob du sie löschen, beantworten oder weiterleiten musst. Das spart nicht nur Zeit, sondern bringt Ordnung in deinen Kopf.
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Tipp 3: Fokus verbessern
Blockiere tägliche Fokuszeiten ohne Kompromisse
Viele erfolgreiche Menschen haben eines gemeinsam: Sie reservieren täglich feste Zeitfenster, in denen sie ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten – ohne Unterbrechung, ohne Kommunikation, ohne Ablenkung.
Tipp: Plane jeden Tag 60 bis 90 Minuten Fokuszeit ein. Trage sie als Termin mit dir selbst im Kalender ein. Behandle sie wie ein Meeting, das nicht verschoben werden kann. Informiere dein Umfeld und stelle sicher, dass du in dieser Zeit nicht gestört wirst.
Während dieser Zeit:
- Deaktiviere alle digitalen Kommunikationsmittel.
- Stelle dein Smartphone auf Flugmodus und außer Sichtweite.
- Arbeite an nur einer einzigen Aufgabe – der wichtigsten des Tages.
Diese Form von Monotasking steigert deine Produktivität massiv. Du wirst in kürzerer Zeit mehr erreichen – und dich dabei deutlich weniger gestresst fühlen. Studien zeigen, dass konzentriertes Arbeiten zu höherer Arbeitsqualität und höherer Zufriedenheit führt.
Auch in Meetings gilt: Sei entweder voll präsent oder gar nicht dabei. Wer nebenher Nachrichten liest oder Mails tippt, nimmt Inhalte schlechter auf und riskiert Missverständnisse. Präsenz ist das neue Produktivitätssiegel. Diese tägliche Fokuszeit ist ein Gamechanger für deinen Arbeitsalltag – und das Fundament echter Effizienz.
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Tipp 4: Klarheit schaffen
Stoppe den digitalen Overload in deinem Alltag
Wir sind daran gewöhnt, ständig viele Dinge gleichzeitig zu tun, ohne es zu merken. Acht offene Anwendungen, zwölf Browser-Tabs, sechs unbeantwortete E-Mails, WhatsApp, Slack, LinkedIn … dieser digitale Overload führt zu innerer Unruhe, geistiger Erschöpfung und Stillstand.
Tipp: Mache mehrmals täglich einen kurzen Check-in mit dir selbst. Atme durch und stelle dir die Frage: „Welche einzelne Aufgabe hätte heute den größten positiven Effekt, wenn ich sie jetzt erledige?“ Notiere dir die Antwort und halte den nächsten physischen Handlungsschritt fest – mit einem aktiven Verb, das beschreibt, was genau zu tun ist.
Schließe danach alle anderen Programme, lege dein Smartphone beiseite und arbeite konsequent nur an dieser Aufgabe. Ja, es wird dir schwerfallen – denn die Versuchung, schnell aufs Handy zu schauen oder eine kleine Aufgabe „schnell zu erledigen“, ist groß. Aber jedes Mal, wenn du dich bewusst auf eine Sache konzentrierst, trainierst du deinen Fokus – und wirst Schritt für Schritt besser darin.
Wiederhole diesen Mini-Reset so oft wie nötig – wie ein Muskel, den du gezielt stärkst. Wenn du auf eine Art arbeitest, die dein Gehirn unterstützt, reduzierst du nicht nur deinen Stress, sondern wirst auch klarer und effizienter. Am Ende des Tages wirst du dich deutlich zufriedener fühlen.
Fazit: Multitasking vermeiden - mit der GTD-Methode zurück zu echter Produktivität
Multitasking ist nicht die Lösung, sondern das Problem. Es erschöpft dein Gehirn, senkt deine Produktivität und mindert deine Zufriedenheit. Die gute Nachricht: Du kannst es ändern – mit klaren, umsetzbaren Strategien und einem funktionierenden System.
Die Getting Things Done-Methode (GTD) hilft dir dabei, Ordnung in deine Aufgaben zu bringen, Prioritäten gezielt zu setzen und wieder mit Fokus zu arbeiten – statt dich von ständigen Ablenkungen leiten zu lassen. In unserem GTD Training lernst du Schritt für Schritt, wie du mentale Überlastung reduzierst, strukturierter arbeitest und echte Fortschritte machst – im Beruf wie im Alltag.
Wir bieten dir offene GTD Seminare für Einzelpersonen, in denen du die Methode praxisnah erlernst, sowie individuelle GTD Firmenschulungen und Zeitmanagement-Trainings für Teams. Ob du deine persönliche Produktivität steigern oder in deinem Unternehmen Klarheit und Struktur etablieren möchtest – unser Produktivitätstraining liefert dir die passenden Werkzeuge.
Über den Autor:
Vincent Mignard ist zertifizierter Getting Things Done® Master-Trainer. Er bildet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin aus, gesunde und leistungsfähige Gewohnheiten zu entwickeln. Mit seinem strukturierten Ansatz, Pragmatismus und Authentizität liefert er GTD-Trainings, die nachhaltigen Wissenstransfer und eine sofortige Umsetzung in die Praxis garantieren.
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