DIE MEISTEN MEETINGS BRINGEN NICHTS
MEETINGKULTUR ENTWICKELN MIT GTD

Wie Sie Meetings effizient gestalten -
8 effektive Tipps für Ihre Meetingkultur

Die Zielsetzung der Selbstmanagement Methode Getting Things Done ist es, mit Leichtigkeit und Spaß das eigene Arbeits- und Privatleben zu managen und Strategien zu entwickeln, um sich effizient und stressfrei produktiver zu organisieren. Dies ist für sich alleine schon eine große Aufgabe und GTD bietet hier Abhilfe. Doch wie gelingt es in Kombination mit anderen – beispielsweise in Meetings?

Meetings gehören in den meisten Unternehmen zum Tagesgeschäft. Oft sind sie allerdings (leider zu Recht!) unbeliebt und Mitarbeiter schleppen sich von einem Meeting zum nächsten, ohne das Gefühl zu haben, Ihre Zeit sinnvoll einzusetzen.

Investieren Sie in Ihrer Organisation ein wenig Zeit in den Aufbau und die Entwicklung einer Meetingkultur und finden Sie heraus, wie enorm Sie davon profitieren können!
 

In diesem Artikel erfahren Sie:
 

Sprechen Sie uns an

Lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen zum Seminar oder zur GTD Methode haben.
Telefon +49(0)30 314913 00

Kontakt

Die Effekte von GTD auf Ihre Organisation

Der Nutzen, den GTD in Ihr Unternehmen bringen kann, ist vielfältig und geht weit über die Meetingkultur hinaus:

  • Leistungsfähigkeit wird gesteigert
  • Förderung jedes einzelnen Teammitglieds und somit gesteigerte Motivation im Team
  • Aufgabendruck und Stresslevel wird reduziert
  • Herausforderungen und Schwierigkeiten werden produktiv im Team gemeistert
  • Ziel- und Ergebnisorientierung auf Unternehmenszweck wird gestärkt
  • Teamentwicklung wird gefördert

Warum die meisten Meetings nichts bringen

Jeder kennt sie: Meetings ohne nennenswerte Ergebnisse, bei denen die Teilnehmer hinterher gelangweilt, frustriert oder genervt den Raum verlassen.

Die Ursachen ineffizienter Meetings:

  • Die anberaumte Zeit wird nicht effektiv genutzt oder zu lang angesetzt
  • Sinn und Zweck des Treffens sind unklar
  • Keine Vorbereitung des Meetings, da Klarheit über Inhalt und ein Briefing zur Vorbereitung fehlen
  • Zu viele und / oder die falschen Teilnehmer sind eingeladen
  • Themen werden besprochen, die gar keine (oder noch keine) Relevanz haben oder deren Verantwortlicher nicht am Meeting teilnimmt
  • Ausufern einzelner Aspekte, wodurch wiederum Zeitdruck entsteht
  • Ungleiche Redezeiten und Selbstbeweihräucherung einzelner Kollegen
  • Fehlen von Meetingregeln und -strukturen 
  • Auf das Meeting folgt Inaktivität, da die nächsten Schritte nicht klar sind und das Verfassen eines Meeting Protokolls fehlt

 

Na, kommt Ihnen die eine oder andere der gerade genannten Situationen bekannt vor? Dann lesen Sie jetzt, wie Sie die Effizienz Ihrer nächsten Meetings durch einzelne Tipps aus GTD deutlich erhöhen können.

Firmenseminare

GTD in Ihrem Unternehmen: wir unterstützen Menschen dabei, motiviert, inspiriert und produktiv im Team zu arbeiten.

zu den Firmenseminaren

Meetings effizienter gestalten mit Hilfe von GTD

Getting Things Done als individuell konfigurierbares System zur Maximierung Ihrer persönlichen Produktivität kann mit wenigen, einfachen Kniffen auf die Gestaltung von Meetings übertragen werden.

Meetingzeit richtig planen

 
Kalkulieren Sie die Dauer des Meetings nur so, wie Sie sie für realistisch halten. Ist es wirklich erforderlich, jedes Meeting mit 60 Minuten anzuberaumen? Oder ist es auch in 45 Minuten durchführbar? Wenn Sie 4 Meetings am Tag haben und diese statt mit 60 mit nur 45 Minuten planen, haben Sie insgesamt eine Stunde mehr Zeit am Tag für andere Tätigkeiten zur Verfügung! So können Sie Ihren eigenen Kalender entlasten – und auch den aller Beteiligten. Dies sorgt dafür, dass die Teilnehmer motiviert ins Meeting kommen.

Wichtig: halten Sie die kalkulierten Zeiten konsequent ein. Sonst entsteht eine „das Meeting dauert doch eh wieder länger als einberufen“-Stimmung und daraus resultierend Zeitdruck.

Einladung aller erforderlichen Teilnehmer

 
Laden Sie ausschließlich die wichtigen und erforderlichen Ansprechpartner zu den jeweiligen Themen ein. Sind Entscheidungen erforderlich, dann führen Sie das Meeting nur dann durch, wenn auch die Entscheider in der Angelegenheit anwesend sind.

Meetings mit weniger Teilnehmern sind effizienter. Ebenso Meetings mit Teilnehmern, für die das Thema wirklich Relevanz besitzt. Darüber hinaus zeigt es einen respektvollen und wertschätzenden Umgang mit der Zeit Ihrer Kollegen.

Manchmal kann es sinnvoll sein, eine zusätzliche Person einzuladen, die von außen einen guten Überblick hat und neue Impulse zu dem Thema geben kann.

Dies lehnt sich übrigens an Ihren Umgang mit E-Mails an: setzen Sie immer nur die Kollegen in „cc“, die die Mail wirklich lesen sollten und belasten Sie andere nicht mit unwichtigen Informationen und Datenmüll.

Vorbereitung des Meetings

 
Wie auch bei der Verarbeitung von Punkten aus Ihrer Gedankensammlung sollten Sie zur Vorbereitung eines Meetings alle relevanten Themen aufführen und durchdenken. Gerne können Sie vor dem Versand der Einladungen auch weitere Themen und Punkte von den Teilnehmern erfragen und mit einarbeiten.

Wird erst im Meeting gesammelt, was überhaupt besprochen werden soll, zieht sich das Meeting in die Länge und ist oft nicht richtig durchdacht.

Des Weiteren hilft Ihnen die inhaltliche Vorbereitung auch bei der Planung der Meetingdauer. Sind alle wichtigen Punkte in 45 Minuten abhandelbar? Brauchen Sie doch 60 Minuten? Oder reichen 20 Minuten aus, da es sich nur um ein kurzes Statusupdate handelt?

Ist das Meeting wirklich wichtig?

 
Überdenken Sie, ob es wirklich notwendig ist, ein Meeting durchzuführen. Wird das Treffen gebraucht, um als Team zusammenzukommen und zu entscheiden? Oder werden Punkte vorgestellt, die jeder bereits kennt?

Bei GTD gleicht dies der Frage „Ist eine Aktion erforderlich?“ im Prozess des Verarbeitens.
Wie wichtig ist es also, ein Treffen einzuberufen? Ist das Format des Meetings eigentlich das richtige? Oder reicht nicht doch eine Informationsmail oder eine Telefonkonferenz aus?

Sparen Sie sich und anderen Ressourcen und Zeit im Kalender.

 

Meeting Regeln erarbeiten

Beginnen Sie die neuen Meetingformate damit, gemeinsam Regeln zu erarbeiten und aufzustellen, an die sich alle Teilnehmer einvernehmlich halten. Eine gemeinsam getroffene Vereinbarung wird in der Regel leichter eingehalten als eine von außen aufgezwungene. Die Dynamik im Team ändert sich ebenfalls und die Teilnehmer im Meeting erinnern sich gegenseitig an die Einhaltung der Vereinbarung.

Festlegung eines Meetingablaufs

 
Sie haben nun ein oder mehrere Themen für ein Meeting gefunden (Analog Phase 1: Sammeln), diese Themen durchdacht und daraus ergebende Inhalte zusammengefasst (Analog Phase 2: Verarbeiten) und Ihre Kollegen zum Meeting eingeladen (Analog Phase 3: Organisieren).

Im individuellen GTD-Prozess folgt nun in Phase 4 das Durchsehen. Auch diese Phase lässt sich – etwas abgewandelt – im Meeting anwenden. Die Phase des Durchsehens beinhaltet den Wochenüberblick, der in einen klaren Ablauf unterteil ist und Ihnen eine konkrete Struktur zum weiteren Vorgehen gibt. Nutzen Sie einen solchen Ablauf auch zur strukturierten Durchführung Ihrer Meetings.

Sie können damit beginnen, alle Anwesenden mit einem „Check-In“ abzuholen. Dort sagt jeder in einem Satz, wie es ihm gerade geht, was ihn beschäftigt oder gibt seine Antwort auf eine von Ihnen vorbereitete Fragestellung. Fühlt sich jemand schlecht, weil sich eine Erkältung ankündigt oder steht ein anderer unter großem Zeitdruck und muss deswegen das Meeting früher verlassen, wissen alle anderen davon und können entsprechend damit umzugehen.

Sprechen Sie dann das erste Thema durch, holen sich Klärungsfragen ein und bitten dann in einer Reaktionsrunde um Rückmeldung der Anwesenden. So arbeiten Sie Punkt für Punkt Ihrer vorbereiteten Agenda ab. Beenden Sie das Treffen mit einem „Check-Out“, in welchem jeder in einem kurzen Satz sagt, wie er das Meeting wahrgenommen hat.

Weiteren Input zu Meetingabläufen finden Sie auch in diesem Artikel.

Eine für alle bekannte, (im besten Fall zusammen erarbeitete) sich wiederholende Struktur sorgt für Klarheit. Und durch Klarheit entsteht Zufriedenheit und Effizienz.

 

Moderation von Meetings

 
Ein Ablauf bzw. eine Strukturierung ist sehr hilfreich, allerdings nutzlos, wenn niemand sie anleitet. Es ist sinnvoll, für jedes Meeting einen Moderator zu wählen, der durch die bekannten Abläufe führt und auf deren Einhaltung achtet.

Die Rolle des Moderators ist nicht ganz trivial, da sie nicht missbraucht werden darf, um sich selbst lange Redezeiten einzuräumen oder das Ergebnis zu manipulieren. Darüber hinaus erfordert diese Rolle eine Konsequenz in der Einhaltung der Struktur und die Courage, andere Teilnehmern thematisch und strukturell „einzufangen“, sollten diese ausschweifen.

Je nach Inhalt ist es empfehlenswert, zu überlegen, welche Person die Moderation übernimmt. Sollte der Organisator des Treffens moderieren, da er am tiefsten mit dem Thema vertraut ist? Oder ist genau diese Person zu sehr involviert oder neigt dazu, thematisch abzuschweifen? Oder ist es sogar hilfreich, wenn ein externer Moderator die Moderation übernimmt, der Erfahrung hat, Meetings zielorientiert anzuleiten?

Aktionsplan: Wer macht was bis wann?

 
Sammeln Sie zum Schluss des Treffens in einem Aktionsplan die nächsten, daraus resultierenden Aufgaben. Also die nächsten Schritte für alles, was besprochen wurde. Dieser Aktionsplan kann gleichzeitig als Meeting Protokoll dienen, da für jeden leicht ersichtlich ist, was besprochen wurde. Unterteilen Sie dies in folgende Bereiche:

  1.  Was ist zu tun?
  2.  Wer ist dafür verantwortlich?
  3.  Bis wann soll diese Aufgabe ausgeführt sein?

 
Der große Vorteil am Aktionsplan ist, dass alle Meetingteilnehmer zusammenfassend einen Überblick bekommen, was alles durchgearbeitet wurde. Konkret festgehaltene nächste Schritte zeigen eine Perspektive für die Zukunft und es entsteht Klarheit darüber, wie es weitergeht. Daraus ergibt sich Motivation für alle Kollegen und Mitarbeiter.

Weitere Tipps zu Meetingeffizienz

  • Denken Sie darüber nach, ob Sie sowohl die Telefone als auch die Laptops ausschalten möchten. Sie lenken gerne ab und nehmen den Fokus der Teilnehmer. Andererseits ist die Beschäftigung mit anderen Dingen ein Indikator dafür, dass das Meeting abschweift oder zu lange dauert.
  • Wenn es im Meeting etwas zu erarbeiten gilt, lassen Sie jeden Teilnehmer zunächst für sich sammeln, was er zur Fragestellung beitragen kann und tragen Sie dann alle Ideen zusammen. Das fördert die Interaktion im Meeting.


Lernen Sie GTD in unseren Seminaren kennen

Möchten Sie selbst Ihre Produktivität erhöhen und dabei stressfreier werden? Mit GTD ist dies möglich. Wir freuen uns, wenn Sie sich für die Teilnahme an einem unserer offenen Seminare entscheiden und sich selbst überzeugen, was GTD Ihnen bringen kann. Die Methode ist weltweit die anerkannteste und erfolgreichste Methode für Selbstmanagement.

 

Alle Level 1 Termine

EventOrtDatum
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBasel, Sprache: Englisch17. Dezember 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarFrankfurt/Main04. Februar 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHamburg13. Februar 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarStuttgart03. März 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarKöln17. März 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarMünchen05. Mai 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin13. Mai 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarDüsseldorf25. August 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarFrankfurt/Main03. September 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHannover15. September 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin22. September 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarMünchen06. Oktober 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHamburg27. Oktober 2020Info & Anmeldung

Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier in dieser Datenschutzerklärung.

GTD für Manager

Wie GTD Manager und Führungskräfte beim Meistern Ihrer Aufgaben unterstützt.

ZUM ARTIKEL

Haben Sie Fragen oder möchten mehr zu GTD erfahren?

Sprechen Sie uns an unter +49 (0)30 314913 00 und info(at)next-action.de, wenn Sie Fragen haben oder mehr zu GTD erfahren möchten. Einen Überblick zur Methodik und unseren nächsten Seminarterminen finden Sie hier. Das Leben ist zu kurz, um mit unerledigten Aufgaben zu hadern. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

GTD Methode

Grundlagenseminar

Das Seminar für stressfreie Produktivität. Im Grundlagenseminar legen Sie die Basis für erfolgreiches Selbstmanagement.

Mehr erfahren

Firmenseminare

GTD in Ihrem Unternehmen: wir unterstützen Menschen dabei, motiviert, inspiriert und produktiv im Team zu arbeiten.

Zu den Firmenseminaren

Die Zwei-Minuten-Regel

Schnell produktiver und entspannter. Die Zwei-Minuten-Regel können Sie sofort einsetzen mit erstaunlichen Effekten. Überzeugen Sie sich selbst.

Weiterlesen

GTD Newsletter

Immer auf dem Laufenden bleiben: Werden Sie als Erster über neue Seminare, Updates und Angebote informiert.

Mit meinem Klick auf "Anmelden" bestätige ich, dass die Next Action Partners GmbH meine E-Mail-Adresse verwenden darf, um mir Werbe-E-Mails (Newsletter) mit Informationen über Dienstleistungen und Seminare der Next Action Partners GmbH zuzusenden. Mir ist bewusst, dass der Newsletter-Versand entsprechend der Datenschutzbestimmungen der Next Action Partners GmbH erfolgt, meine Einwilligung freiwillig ist und ich sie jederzeit durch einfache Erklärung (per E-Mail an info@next-action.de, per Post an Next Action Partners GmbH, Tauentzienstraße 6, 10789 Berlin oder per Fax an +49 (0) 30 314 913 01), durch das Anklicken des Abbestelllinks in jeder Newsletter-E-Mail oder hier für die Zukunft widerrufen kann:

abbestellen

Cookie-Einstellungen

Wir verwenden auf next-action.de Cookies (z. B. Tracking- und Analytische Cookies), mit denen eine Analyse und Messung von Nutzerdaten möglich ist. Weitere Informationen finden Sie hier: