Wie präzise sind Ihre Losen Enden definiert?

Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement

Lernen Sie, Ihre offenen Schleifen zu schließen

Sie kennen es sicher: Wichtige Gedanken kommen in den unpassendsten Momenten, die nichts mit Ihrer aktuellen Situation zu tun haben. Und in den passenden Momenten kommen uns diese Gedanken dann nicht in den Sinn. Das passiert auch mir regelmäßig.

Ich war mit meiner Frau auf einem Wanderausflug in den Bergen, als ich bei mir dachte, wie viele Dinge wir alle zu tun haben bzw. wie viele Ideen sich ansammeln – unsere „losen Enden“. Die entscheidende Frage: Wie gehen wir am besten damit um?

In diesem Artikel:

Was sind lose Enden?
Selbsteinschätzung von losen Enden
Tipps, wie Sie am besten damit umgehen

Für weniger Stress, mehr Produktivität, Gelassenheit und entspannte Freiheit im Kopf – dem eigenen Körper und der Gesundheit zuliebe.

Was sind „lose Enden“?

Bei GTD bezeichnen wir „lose Enden“ oder „offene Schleifen“ als alle Verpflichtungen, die wir selbst angenommen und die wir noch nicht final festgehalten, definiert, geschweige denn umgesetzt haben. Es handelt sich also um unabgeschlossene Aufgaben, die regelmäßig in unseren Köpfen aufpoppen. Häufig kommen uns diese Gedanken völlig unvermittelt, etwa beim Sport, und sie bereiten uns ein ungutes Gefühl, teilweise sogar Stress. In einigen Fällen treiben sie uns auch den Schweiß auf die Stirn, wenn sie unmittelbar vor – oder schlimmstenfalls nach – einer Deadline in unsere Erinnerung zurückkehren.
Wie können wir nun mit diesen losen Enden umgehen?

Die Stufen Ihrer losen Enden – Eine Selbsteinschätzung

Wie präzise sind Ihre losen Enden definiert? Hier ist eine Skala, die Ihnen bei der Selbsteinschätzung helfen kann:

„Meine Verpflichtungen und Aufgaben sind“…

Stufe 0 – unklar und in meinem Kopf: „Mir ist bewusst, dass eine kaum definierte Aufgabe ansteht.“

Vielleicht gibt es ein ungeklärtes Problem mit einem Kollegen. Oder Sie sind mit Ihrem derzeitigen Arbeitsverhältnis oder Ihrer Gesundheit nicht zufrieden. Oder Sie denken darüber nach, ob Sie genügend Rücklagen für den Ruhestand gebildet haben. Oder Sie haben sich bisher noch nicht um diesen einen offenen Posten gekümmert. Er kreist einfach in Ihrem Kopf umher und taucht hin und wieder mal ganz unverhofft auf.

Der Grund für eine offene Schleife, die Sie mit sich herumtragen, ist eine noch nicht klar erfasste Verpflichtung. Allerdings ist unser Gehirn nicht sehr gut im Behalten von Gedanken und Details. Wir denken dann ab und zu an etwas, jedoch nicht darüber nach. Und jedes Mal, wenn dieses lose Ende in unser Bewusstsein gerufen wird, verdrängt es produktive oder erfreuliche Gedanken und sorgt vielleicht sogar für ein schlechtes Gefühl. Entspannung sieht anders aus!

Ihr Kopf ist dazu da, Ideen zu entwickeln - nicht um sie dort zu halten.

David Allen

Stufe 1 – klar und in meinem Kopf: „Was zu tun ist, ist klar. Autowerkstatttermin vereinbaren, Laufschuhe online bestellen, Yoga-Übungen absolvieren und meiner Mutter zum Geburtstag gratulieren.“

Die gute Nachricht ist, dass Sie hier bereits beschlossen haben, was zu tun ist. Die schlechte: Sie können sich nicht darauf verlassen, dass Ihr Gehirn Sie verlässlich daran erinnert, wenn Sie die Aufgabe nicht gleich erledigen. Sie werden vermutlich mehr als nur einmal daran denken, was natürlich ineffizient ist. Noch dazu kann es sein, dass Sie daran denken, wenn Sie sich gerade ohnehin nicht darum kümmern können. Haben Sie schon einmal aufgrund des Gedankens, dass im Büro noch etwas ansteht, nicht schlafen können? Wenn ja, dann wissen Sie, wovon ich spreche.

Stufe 2 – unklar und außerhalb meines Kopfes: „Ich habe mir eine Notiz über etwas Unspezifisches, jedoch Wichtiges aufgeschrieben.“

Vielleicht haben Sie sich irgendwo einen Zettel hingelegt auf dem steht „Urlaub planen“, „Geburtstagsgeschenke kaufen“, oder „Präsentation für Besprechung vorbereiten“.

Sie haben Ihre Gedanken aus Ihrem Kopf befördert, was an sich schon super ist. Solange Sie jedoch nicht genau definiert haben, um was es sich dabei handelt, wird Ihr Gehirn nicht vollständig loslassen („Was steht in Sachen Geburtstagsgeschenke nochmal genau an?“). Außerdem sind Sie in diesem Fall selten darauf vorbereitet, die offene Aufgabe reibungslos zu bearbeiten. Sie schränken somit Ihr eigenes Produktivitätspotenzial ein.

Stufe 3 – klar und außerhalb meines Kopfes: „Ich habe für mich klar definiert, was zu tun ist und habe es irgendwo aufgeschrieben.“

Vielleicht haben Sie aufgeschrieben, dass der nächste Schritt darin besteht, einem Kollegen eine E-Mail für die Vorbereitung eines Kundengesprächs zu schreiben. Oder Sie haben ein Projekt notiert – „Haushaltsplan für nächstes Jahr abschließen“. Sie haben diese beiden Dinge nun auf eine To-Do-Liste geschrieben. Somit ist alles klar, oder?

Nun ja, wieder einmal gibt eine gute und eine schlechte Nachricht. Die gute: Ihre Erinnerungen sind eindeutig und raus aus Ihrem Kopf. Die schlechte Nachricht ist jedoch, dass Sie die Erinnerungen noch nicht effektiv abgespeichert haben. Um das optimal zu organisieren, braucht es klare Abgrenzungen. Das bedeutet, dass alles, was zusammengehört, auch am gleichen Ort gespeichert wird.

Wenn die Projekte und die Auflistung der nächsten Schritte ungeordnet sind, so wie das hier der Fall ist, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zur passenden Zeit daran erinnert werden. Cleverer ist es, wenn die Erinnerung an die E-Mail, die es noch zu schreiben gilt, auf einer Liste gemeinsam mit allen Dingen steht, die Sie an einem digitalen Gerät erledigen können. Ebenso kann das Projekt dazu auf einer Liste stehen, die Sie durchsehen, wenn Sie einen Überblick über größere Zusammenhänge und Ergebnisse haben wollen.

Stufe 4 – klar, außerhalb meines Kopfes und zur rechten Zeit verfügbar: „Ich habe eine klar definierte Aufgabe oder ein eindeutiges gewünschtes Ergebnis, welches ich genau im richtigen Moment sehe.“

Die Erinnerung „mit dem Chef über den Haushaltsentwurf sprechen, wenn ich ihn das nächste Mal sehe“ steht auf einer Liste mit der Überschrift „mit dem Chef besprechen“. Das Projekt „jährlichen Mitarbeiterausflug planen“ steht hingegen auf einer Projektliste, die Sie wöchentlich durchsehen, um sicher zu gehen, dass es, ebenso wie andere größere Angelegenheiten, auf der richtigen Spur ist.

Tipps zum Umgang mit losen Enden

Um nun mit Ihren losen Enden arbeiten zu können, folgende Tipps:

Erfassen Sie alle offenen Schleifen außerhalb Ihres Kopfes.

Dazu haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten: Arbeiten Sie mit einem papierbasierten System, schreiben Sie alle Aufgaben auf einzelne Zettel und arbeiten Sie damit später präzise weiter.

Oder nutzen Sie zu Ihrem digitalen System wie Outlook, Omnifocus oder Evernote zusätzliche mobile Apps (z.B. tasktask, task&notes, braintoss) oder die Notizenfunktion in Ihrem Smartphone, um alle Gedanken verlässlich zu erfassen und später sortieren zu können. So rutscht Ihnen nichts mehr durch.

Sammeln Sie Ihre Notizen gebündelt an nur einem Ort.

Je weniger Sammelorte Sie haben, umso leichter finden Sie Ihre Notizen, Aufgaben, Nachrichten, Termine und Dokumente, mit denen Sie täglich jonglieren. Je mehr Eingangskörbe Sie haben (Klassiker: Schreibtisch zuhause, Küche, Nachttisch, Flurschrank, Büroschreibtisch, Auto, Aktentasche, mehrere digitale Mailpostfächer und soziale Netzwerke), desto leichter gerät etwas in Vergessenheit.

Formulieren Sie konkrete nächste Schritte als Handlungen.

Wann immer es machbar ist, empfehlen wir Ihnen, die physischen, realistischen nächsten Schritte der jeweiligen Aufgabe unmittelbar zu notieren. Ist dies zwischen einzelnen Terminen nicht möglich, da Sie nur Zeit haben, um sich selbst vom Smartphone eine Erinnerungsmail mit einem Stichwort im Betreff zu schreiben (besser als nichts!), dann nehmen Sie sich vor Feierabend die Zeit, diese Erinnerung in eine präzise Aufgabe umzuformulieren.

Etablieren Sie den Wochenüberblick als Routine.

Nutzen Sie den Wochenüberblick regelmäßig und ordnen Sie alle gesammelten losen Enden spätestens hier Ihren Projekten und Kategorien zu. Sehen Sie dazu alle physischen und digitalen Eingangskörbe durch. Wie wertvoll und unterstützend der Wochenüberblick ist und wie Sie ihn durchführen, können Sie hier nachlesen.