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Ein bewusstes E-Mail-Management kann Ihnen dazu verhelfen, im digitalen Alltagswahnsinn die Nerven zu behalten und stressfrei produktiv zu sein. Anstatt sich von ständig aufblinkenden Benachrichtigungen kontrollieren zu lassen, übernehmen Sie endlich selbst die Kontrolle über die E-Mail-Flut.
Lesen Sie in diesem Artikel:
“Informationsüberflutung” ist ein Wort, bei dem die meisten an die vielen E-Mails denken, die uns tagtäglich erreichen. Analysen zeigen, dass im Jahr 2017 in Deutschland unvorstellbare 771 Milliarden E-Mails das Postfach gewechselt haben. Das entspricht ca. 9.400 Nachrichten pro Einwohner – lästige Spam-Mails sogar ausgenommen. Nach weiteren Statistiken ist der E-Mail-Verkehr im Vergleich zum Vorjahr sogar um 23 Prozent gestiegen.
Das bekommen wir vor allem am Arbeitsplatz zu spüren. Denn im Durchschnitt schreiben wir im Büro ca. 600 E-Mails pro Monat, wie eine weitere Studie der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) zeigt. Dieses enorme Pensum erreichen jedenfalls 1.100 deutsche Arbeitnehmer, die zumindest die Hälfte ihrer Zeit in der Firma vor dem Computer sitzen.
Allein der Gedanke an die zahlreichen E-Mails, die wir täglich empfangen, lässt uns manchmal fast schwarz vor Augen werden. Wer nach Urlaub oder Krankheit wieder im Büro erscheint, weiß, wie viele Nachrichten unser sofortiges Handeln erwarten. Und für jede E-Mail, die wir beantworten, kommen scheinbar drei neue dazu.
Getting Things Done (GTD) ist ein Selbstmanagement-Ansatz, mit dem Sie alle Ihre beruflichen und privaten Verpflichtungen organisieren können, ohne in ein starres Raster gesteckt zu werden. Neben dem strukturierten Umgang mit E-Mail Chaos verhilft GTD…
Das Traurige ist, dass die wirklich wichtigen Dinge in dieser täglichen E-Mail-Flut häufig hoffnungslos untergehen: Das Projekt gemeinsam mit den Kollegen mit der Deadline für nächste Woche. Das Seminar, auf das wir uns konzentrieren wollen. Oder unsere großen langfristigen Ziele, die wir kurzfristigem Kleinkram opfern. Es ist oft erstaunlich, wie unsere gut durchdachten Prioritäten mit einem unbedachten Blick in unser elektronisches Postfach stets durcheinandergewürfelt werden.
Mittlerweile bleiben wir von der E-Mail-Flut auch dann nicht mehr verschont, wenn wir den Laptop bereits zugeklappt haben. Mit den Push-Notifications auf unserem Smartphone haben sich die Möglichkeiten der Digitalisierung schon längt tief in unserem Alltag eingenistet. Wenn wir es versehentlich auf laut gestellt auf dem Nachtkästchen liegen lassen, kann eine Kundenreklamation oder ein vergessenes Meeting uns noch weit nach der üblichen Arbeitszeit den wohlverdienten Schlaf rauben.
Die Herausforderung: Wissensarbeit im digitalen Zeitalter ist in vielen Fällen vor allem eins: grenzenlos und undefiniert. Müssen wir das jedoch einfach akzeptieren? Ist der Preis für den überschnellen Informationsaustausch, dass wir ständig erreichbar sein müssen? Und, wenn wir nicht aufpassen, uns am Rande des Burn-outs wiederfinden? Oder gibt es eine machbare Technik dazu?
David Allen hat vor seinem Durchbruch mit der Entwicklung von Getting Things Done Arbeitserfahrungen in den verschiedensten Berufen gesammelt. Eine Zeit lang war er auch als Karatelehrer tätig. Daraus lernte er später jenen wünschenswerten Zustand zu beschreiben, in dem stressfreie Produktivität möglich ist. Auch wenn ein überquellender Posteingang die ersehnte Geistesruhe regelmäßig zu vereiteln droht:
„Stellen Sie sich vor“, pflegt Allen heute in seinen Vorträgen zu sagen, „Sie werfen einen Kieselstein in einen spiegelklaren Teich. Wie reagiert das Wasser? Kurz gesagt: Der Wurfkraft und Masse des Steins völlig angemessen. Nach der kleinen Erschütterung kehrt es wieder zu seiner ursprünglichen Ruhe zurück. Weder überzogen noch untertrieben – das ist die natürliche Reaktion des Wassers.“
Alles, worauf wir falsch reagieren, kann uns zugleich kontrollieren – und tut es oft auch. Übertrieben schnell auf eine E-Mail des Mitarbeiters oder Kollegen zu antworten, die am besten im Papierkorb aufgehoben wäre, ist nicht, was wir wollen und brauchen. Genauso wenig, wenn sich Nachrichten bei uns anhäufen, die unbedingt eine rasche Entscheidung von uns verlangen.
Einen Geist so klar wie Wasser zu entwickeln ist das, was uns die Prinzipien und Handlungen von Getting Thing Done versprechen. Das ist die wundersame Wirkung, von der viele begeisterte Seminarteilnehmer berichten, wenn sie danach zu leben beginnen. Ein klarer Kopf, neu gewonnene Kräfte und ein starker Fokus auf das Wesentliche werden so zur alltäglichen Erfahrung, wenn wir unsere E-Mails richtig in Angriff nehmen.
Mit dem richtigen E-Mail-Management werden Sie sich wieder zu 100 % auf jene Aufgaben konzentrieren können, die gerade jetzt am wichtigsten sind. Und das unabhängig vom Programm: ob Outlook, OmniFocus, Evernote, Trello, …. Egal, welche Technik Sie nutzen, die Umsetzung unserer Empfehlungen sind für alle Programme möglich. So machen Sie schneller und öfter größere Fortschritte in Ihrem Priorität-1-Projekt, ohne ständig gegen das Untergehen in der E-Mail-Flut ankämpfen zu müssen. Sie erreichen einen Arbeitsmodus, in welchem Ihr Bewusstsein klar wie ein See ist und konstruktive Dinge passieren. In dem Sie die komplexen Herausforderungen der digitalisierten Welt von heute endlich bewältigen können, ohne in eine Überforderungsfalle zu tappen.
Wenn wir ein paar kleine und einfache Regeln beachten, lernen wir, die E-Mail-Flut mit fast buddhistischer Gelassenheit zu beherrschen. Und verdoppeln, ja verdreifachen sogar unsere Produktivität dabei.
Dabei greifen wir auf den Kern der erfolgreichen Vorgehensweise nach Getting Things Done zurück. Dieser besteht im Prozess des Sammelns, Verarbeitens, Organisierens, Durchsehens und Erledigens, in den wir regelmäßig abtauchen. Was konkret also sind die 4 Regeln, die Sie im Umgang mit Ihren E-Mails zu mehr Fokus und persönlicher Entlastung führen könne
Der eigentliche Feind unserer Produktivität und zugleich auch der größte Stressfaktor ist das, was wir salopp als „Zeugs“ bezeichnen: eine gestaltlose Masse an Dingen, Aufgaben und Ideen, von der wir uns oft durch ihr bloßes Dasein erschlagen fühlen. Greifbar wird dieses Zeugs für uns, wenn wir unser Postfach öffnen und uns mit einem Klick Dutzende von E-Mails anspringen.
Woher kommt dieser Stress? Einfach gesagt: aus mangelnder Klarheit im Kopf. Das heißt, der erste Schritt, um Herr über unsere E-Mails zu werden, besteht darin, Ordnung und Klarheit zu schaffen. Konkret bedeutet das, regelmäßig unser Postfach zu leeren. Der Dauerzustand sollte eine “In-Box Zero” sein, in der alle Nachrichten zum frühestmöglichen Zeitpunkt verarbeitet werden. Erinnern Sie sich an die 5 Phasen von GTD: Verarbeiten bedeutet nicht, dass Sie auch alle Aufgaben erledigt haben müssen. Die meisten E-Mail-Programme, wie beispielsweise Outlook, haben eine Aufgaben-Funktion, in der sich intuitiv Kategorien anlegen lassen, denen Sie die jeweilige Aufgabe zuordnen können. Sobald Sie sich dann im passenden Umfeld befinden (bspw.: Büro/online), können Sie aus der Kategorie „Büro“ oder „Computer“ eine vordefinierte Aufgabe auswählen und erledigen.
Blocken Sie zweimal am Tag ein Zeitfenster, in dem Sie Ihre E-Mails durchgehen, verarbeiten und organisieren. Am besten gleich morgens, bevor Sie mit der wichtigsten Aufgabe beginnen. Auch empfiehlt es sich, kurz vor Büroschluss noch einmal aufzuräumen, damit Sie mit einem klaren Kopf die Tür hinter sich schließen und unbeschwert nach Hause gehen können. Behalten Sie, während Sie Ihre E-Mails durchgehen, die zweite Regel im Hinterkopf.
Wann immer Sie in 2 Minuten oder weniger eine Nachricht beantworten oder eine damit verbundene Aufgabe erledigen können: Erledigen Sie es sofort! Beantworten Sie die Kundenanfrage, leiten Sie den Anhang an den Kollegen weiter oder drucken Sie die Flugtickets aus! Alle Nachrichten, deren Erfassen und Ordnen länger dauern würde, als die sofortige Erledigung, sollten Sie sofort erledigen. Wie viele E-Mails landen in unserem Posteingang, von denen wir uns in zwei Minuten oder weniger ein für alle Mal verabschieden können? Mehr als wir glauben. Dadurch fällt schon ein großes Stück jenes Unbehagens weg, dass Sie sonst den ganzen Tag festhält.
Wenn Sie nur die 2-Minuten-Regel im Umgang mit Ihren E-Mails anwenden, können Sie die elektronische Nachrichtenflut bereits massiv reduzieren und in den Griff bekommen. Andere E-Mails, die mehr Zeit bedürfen, können wir in ein System von Ordnern und Aufgabenlisten verschieben, das uns dabei hilft, den gewünschten Überblick zu bewahren.
Legen Sie sich in Ihrem E-Mail-Interface ein strukturiertes System an Ordnern an, in die Sie die betreffenden Nachrichten verschieben. Nutzen Sie somit Unterordner in Ihrem Posteingang als Ablage. Zwei Ordner sind dabei besonders wichtig:
Sie brauchen einen “Warten Auf“-Ordner. Dort speichern Sie alle Nachrichten ab, auf die Sie noch eine Antwort erwarten: Oft können Sie den nächsten Projektschritt erst machen, wenn jemand in einer anderen Abteilung Ihnen erforderliche Unterlagen gesendet hat. Oder Sie warten noch auf ein “Okay” von Ihrem Vorgesetzten, bevor Sie eine Bestellung aufgeben können.
Genauso brauchen Sie den zweiten Ordner für Ihr “Referenzmaterial“: Das ist der ideale Ort, um Newsletter abzuspeichern, die Sie sich später in Ruhe durchlesen möchten, oder E-Mails mit Anhängen, mit denen Sie erst beim nächsten Projekt etwas anfangen können. Diese Ordner sehen Sie spätestens beim Wochenüberblick natürlich regelmäßig durch, damit Sie die Warteschleifen und die kritischen Informationen im Blick behalten.
Gehen Sie mit den übrigen Mails vor, wie in Regel 1 beschrieben. Nutzen Sie den Aufgabenbereich Ihres bevorzugten Programms und legen Sie dort für Sie passende Kategorien an. GTD empfiehlt folgende Kategorien als Basis, auch wenn Sie diese natürlich für Ihre Aufgaben und Rollen individuell anpassen sollten.
Formulieren Sie nun den konkreten nächsten Schritt, den Sie in Folge der E-Mail zu tätigen haben. Wenn es für Sie hilfreich erscheint, können Sie die Mail an die Aufgabe anhängen. Ansonsten archivieren Sie die entsprechende Mail, sodass Ihr Postfach geleert wird.
Mit der 4. Regel steht und fällt die ganze Methodik. Getting Things Done ist eine Vorgehensweise, wie Sie insbesondere auch Ihre E-Mails besser managen und Herr über die elektronische Nachrichtenflut werden können. Sie funktioniert jedoch nur, wenn Sie diesen Ansatz fest in Ihren Abläufen verankern und dranbleiben.
Natürlich kann es passieren, dass Sie in alte Gewohnheiten zurückfallen. Oder dass eine besonders stressige und ereignisreiche Arbeitswoche Ihnen viele Aufgaben eingebracht hat, die sich in einem überquellenden Postfach widerspiegeln. Das bedeutet aber nicht, dass Sie versagt haben: Treffen Sie einfach die Entscheidung, wieder die Kontrolle zu übernehmen. Setzen Sie sich hin und arbeiten Sie konsequent den Nachrichtenberg ab. Und schon beherrschen Sie wieder die Lage!
Nehmen Sie sich einen Nachmittag Zeit – je früher, desto besser. Machen Sie eine gründliche Aufräum-Aktion, um Ihren E-Mail-Eingang vollständig zu leeren und die hilfreichen Ordner und Aufgaben-Kategorien anzulegen, die Sie in Zukunft benutzen werden.
Trauen Sie sich dabei ruhig, so viel wie möglich zu löschen oder in einen Archiv-Ordner zu sortieren. Wir denken häufig: “Das könnte ich ja irgendwann einmal gebrauchen”, doch diese Angst ist völlig unbegründet. Wenn etwas in Zukunft irgendwann wieder wichtig werden sollte, werden Sie die richtige Information in den archivierten Mails finden. Alles, worauf Sie in den nächsten 6 Monaten mit Sicherheit nicht mehr zurückkommen werden, verbannen Sie für immer in den Papierkorb.
Sie werden sehen, dass diese Regeln funktionieren und Sie, wenn es um Ihre E-Mails geht, mit einigen kleinen Schritten mehr bewirken können, als Sie sich vermutlich vorstellen können.
Nachdem Sie nun in Ihrem E-Mail-Programm Ordnung geschafft haben, regelmäßig Ihre Mails organisieren und Ihr Postfach auf Null bringen, möchten wir Ihnen noch einige Tipps mitgeben, die die generelle Kommunikation in Ihrem Unternehmen – oder auch mit Kunden oder Lieferanten – verbessern können. So erreichen Sie Verlässlichkeit, ein transparentes Miteinander und durch gegenseitige Achtsamkeit eine positive und produktive Zusammenarbeit.
Next Action GmbH
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