TO-DO-LISTEN EFFEKTIV NUTZEN 
MIT GETTING THINGS DONE

Geschafft und abgehakt!
Wie Sie mit To-Do-Listen nach GTD Ihre Aufgaben wirklich erledigen

To-Do-Listen sind ein wertvolles und nützliches Werkzeug des Selbstmanagements, auch im Ansatz von Getting Things Done. Damit wir aber ihr volles Erfolgspotenzial für uns nutzen können, gilt es, die zwei größten Fallen dieser Wunderlisten zu vermeiden.
 

Lesen Sie in diesem Artikel:

 


To-Do-Listen: Berühmt und berüchtigt

Wer auf der Suche nach einem besseren Zeitmanagement ist, kommt um To-Do-Listen nicht drumrum. Der eingedeutschte Begriff mag für viele erstmal hochtrabend klingen. Es handelt sich schlicht und ergreifend um Aufgabenlisten, die alles sammeln, was wir zu erledigen haben. Sie sollen ein erprobtes Mittel sein, das uns zu mehr Klarheit und Fokus verhelfen und unsere Produktivität in die Gänge bringen kann. Im Idealfall erscheinen auf der To-Do-Liste alle anstehenden Aufgaben - nach Priorität geordnet und zum Abhaken. Doch häufig geben diese scheinbar unscheinbaren gesammelten Notizen Anlass für gemischte Gefühle.

Wir finden kaum eine Methode zur persönlichen Strukturierung oder zur Unterstützung im Projektmanagement, die ohne diese allseits bekannten "Wunderlisten" auskommt. Im Gegenteil: Oft sind sie ein wesentlicher Teil des Werkzeugkastens unterschiedlicher Selbstmanagement-Methoden. Und was sich fast überall so erfolgreich behaupten konnte, kann doch nicht verkehrt sein, oder? 

 

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Mit Getting Things Done mehr als nur Listen erstellen

Das Verarbeiten und Organisieren von Aufgaben in Listen ist nur ein Teil von Getting Things Done (GTD). Viel mehr stellt es einen kompletten Arbeitsfluss dar - anwendbar auf Berufs- und Privatleben.

GTD unterstützt Sie darin:

  • Ihren Kopf zu entlasten
  • Kontrolle über alle Aufgaben, Verpflichtungen und Termine zu halten
  • Souverän auf herausfordernde Situationen zu reagieren
  • Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen
  • Klarheit zu gewinnen und eine verlässliche Übersicht zu gewährleisten

Der Systemfehler klassischer To-Do-Listen  

Die Wirklichkeit zeigt: Viele Listenschreiber schaffen es einfach nicht, endlich schneller voranzukommen und den gewünschte Übersicht zu erlangen. Obwohl sie ihre Aufgaben sorgfältig niederschreiben und To-Do-Listen ihr täglicher Begleiter bei der Arbeit sind, warten sie vergeblich auf das Eintreten der angekündigten entspannten Produktivität.

To-Do-Listen kommen mehr und mehr in Verruf. Manche fühlen sich sogar nur bei dem Gedanken, sie wieder zur Hand nehmen zu müssen, entnervt und demotiviert. Und so pflastern sie ihren Aufgaben einen Weg in ein Niemands-Land, wo sie auf unbestimmte Zeit unerledigt bleiben. Haben Sie auch schonmal eine alte Liste gefunden, die noch immer aktuelle Aufgaben enthielt und haben sich bei deren Betrachtung schlecht gefühlt?

Wie aber kann es sein, dass To-Do-Listen auch bei GTD ihren festen Platz bekommen haben? Eilt ihnen ein schlechter Ruf voraus, den sie in Wahrheit gar nicht verdient haben? Wo ist der Fehler im System?

Die richtigen Werkzeuge auch richtig einsetzen

Kurz und knapp gesagt: So wie To-Do-Listen heutzutage im klassischen Zeitmanagement zum Einsatz kommen, wird das Ziel der stressfreien Produktivität für die meisten weiterhin ein Wunschtraum bleiben. Sollen wir sie also ein für alle Mal zerknüllen und in den Papierkorb werfen? Keinesfalls!

Die Wurzel des Problems liegt in einem ganz bestimmten Detail: Aufgabenlisten sind nur dann wertvoll und wirksam, wenn wir sie richtig zu gebrauchen wissen. Und das ist der entscheidende Unterschied: Es reicht nicht nur, das richtige Werkzeug zu haben. Wir müssen dieses Werkzeug auch richtig einsetzen können. Sie können einen erstklassigen Hammer, eine hochkarätige Säge, ja sogar den leistungsstärksten Akku-Schrauber haben: Wenn Sie mit diesen Werkzeugen nicht umzugehen wissen, sinkt ihr Nutzen für Sie auf null.

Getting Things Done hat die zwei größten Fallen identifiziert, in welche die meisten Listenschreiber hineintappen. (Er-)Kennen Sie die Fallen und lernen Sie, wie Sie dieses Werkzeug in Zukunft richtig einsetzen können. Und so endlich entspannt produktiv werden.

Die 2 üblichen Fallen im Umgang mit To-Do-Listen

Falle Nr. 1: Unklare Formulierungen – unklare Ergebnisse  

Eine typische To-Do-Liste, wie sie beispielsweise unsere Seminarteilnehmer häufig dabei haben, enthält Aufgaben wie „Bank“ oder „Kundenpräsentation“. Die Schwierigkeit ist, dass sie nur allgemeine Begriffe beschreiben, die alles Mögliche bedeuten können. Ein solche Liste hinterlässt uns mit einem Fragezeichen: Was genau bedeutet das?

Wir brauchen konkrete Hinweise, um zu wissen, was wir eigentlich damit erreichen möchten. Was wollen wir bei der Bank? Und was hat es mit der Kundenpräsentation auf sich? In der fehlenden Formulierung der Aufgabe ist das Versagen schon vorprogrammiert. Es ist, als würden wir dem Navigationssystem als unser Fahrtziel „Einkaufen“ nennen. Aber wo genau? Was ist die Adresse? Solange wir diese nicht eingeben, brauchen wir nicht mal losfahren.

In unseren Seminaren betonen wir die Wichtigkeit, klare Resultate in Worte zu fassen: Was ist das konkrete Ergebnis, auf das wir nach unserem Bankbesuch zufrieden zurückschauen möchten? Wollen wir unser Kontomodell wechseln? Eine Überweisung stornieren? Ein Sparbuch eröffnen?

Klarheit über das Ergebnis zu haben ist kriegsentscheidend. Erst dann können wir überhaupt beurteilen, ob wir erfolgreich waren oder nicht. Ein konkretes Resultat, das wir uns bildlich vorstellen können, motiviert uns. Nur mit seiner Hilfe können wir außerdem auch die Schritte erkennen, die uns zum gewünschten Ziel bringen sollen.


    Falle Nr. 2: Eine folgenschwere Verwechslung

    Und das führt uns zur zweiten Falle, einer folgenschweren Verwechslung, die es unbedingt zu vermeiden gilt: Ergebnisse sind, wenn sie mehr als einen Schritt zur Erfüllung brauchen, Projekte. Die einzelnen Schritte, aus denen das Projekt besteht, sind unsere Aufgaben – und nur diese sollten auf unserer Liste erscheinen! Es ist also durchaus möglich, sein Projektmanagement anhand To-Do-Listen durchzuführen. Unter folgender Prämisse: 

    Unterscheiden Sie zwischen einer gesonderten Projektliste und Aktionslisten.

    Wenn Sie den Keller entrümpeln möchten, dann ist die Aufgabe nicht „Keller entrümpeln“, weil dies ein Ergebnis ist, welches mit hoher Wahrscheinlichkeit mehr als einen Schritt umfasst. Es handelt sich um ein kleines Projekt. Damit Sie dieses erfolgreich erledigen können, formulieren Sie auf der Projektliste das gewünschte Ergebnis: „Der Keller ist vollständig entrümpelt“, um darunter dann mindestens eine Aufgabe aufzuschreiben: den nächsten Schritt.

      Nächste Schritte formulieren und Kontextlisten pflegen -
      in den eintägigen Selbstmanagement-Seminaren

      Lernen Sie die fünf Phasen des GTD-Workflows in unseren Seminaren kennen und erfahren Sie, wie Sie die Kontrolle und Übersicht über alle Ihre Verpflichtungen angemessen unter einen Hut bekommen. Wir bieten in vielen Städten in Deutschland, Österreich und der Schweiz für alle Interessenten am Thema Selbst- und Zeitmanagement offene Seminare an. Treffen Sie gleichgesinnte und tauschen Sie sich mit unseren erfahrenen Trainern über die organisatorischen Herausforderungen des Alltag aus. GTD unterstütz Sie dabei!

      FLYER: WAS IST GTD?

      Die nächsten Termine

      EventOrtDatum
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarHannover20. November 2019Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin03. Dezember 2019Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarBasel, Sprache: Englisch17. Dezember 2019Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarFrankfurt/Main04. Februar 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarHamburg13. Februar 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarStuttgart03. März 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarKöln17. März 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarMünchen05. Mai 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin13. Mai 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarDüsseldorf25. August 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarFrankfurt/Main03. September 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarHannover15. September 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin22. September 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarMünchen06. Oktober 2020Info & Anmeldung
      GTD - Level 1: GrundlagenseminarHamburg27. Oktober 2020Info & Anmeldung

      Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier in dieser Datenschutzerklärung.

      Die Lösung: To-Do-Listen effektiv nutzen

      Die Kraft des nächsten Schritts

      Für jedes Projekt, das wir verfolgen, mindestens einen nächsten Schritt zu notieren, ist eines der Geheimnisse des Erfolges, den Getting Things Done unzähligen Personen und Organisationen ermöglichen konnte. Über die Jahre hinweg konnten wir außergewöhnliche Produktivitätssprünge feststellen, wo auch immer die gewohnheitsmäßige Frage nach dem nächsten Schritt aufgeworfen und auch beantwortet wurde.

      Für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist die unerlässliche Voraussetzung, auf jeder To-Do-Liste den nächsten Schritt zu definieren damit Sie das maximale Potenzial dieses Werkzeugs nutzen können. Kein Meeting, kein Telefonat und keine persönliche Planung sollten beendet werden, ohne klar zu bestimmen, was der nächste Schritt ist und wer diesen auszuführen hat. Stellen Sie also sicher, dass Sie immer mindestens einen Stift und Zettel parat haben, um sofort den nächsten Schritt schriftlich erfassen zu können! Positiver Nebeneffekt: Wenn Sie die nächste, noch so kleine Tätigkeit als Teilaufgabe definieren, machen Sie häufig automatisch mit den nächsten drei kleinen Schritten weiter und sind verblüfft, wie produktiv Sie auf einmal waren!

      Damit Sie im Beispiel mit dem Keller überhaupt beginnen können, formulieren Sie den ersten nächsten Schritt, den Sie sich erledigen sehen: „Termin zum Entrümpeln finden“. Und selbst wenn Sie gar nicht wissen, was der nächste Schritt ist, notieren Sie zumindest: „Nächsten Schritt zu Projekt XY definieren“ als nächsten Schritt. Wenn Sie also ein paar freie Minuten sowie Stift und Papier zur Hand haben, können Sie sich dann überlegen, wie Sie rasch und effektiv zum gewünschten Projektergebnis kommen. Und sich so den Weg zum Erfolg ebnen.


        Spezielle Listen für unterschiedliche Bedürfnisse

        Unsere geistigen Ressourcen sind beschränkt. Die klare Stärke unseres Gehirns liegt im kreativen Denken. Seine Schwäche jedoch ist, uns ständig an Dinge zu erinnern, die in schriftlicher Form an einer bestimmten Stelle besser aufgehoben wären. Mit schriftlich festgehaltenen To-Do’s wie „Herrn Schneider anrufen“ oder „Last-Minute-Urlaub buchen“ entlasten wir unsere Aufmerksamkeit und schaffen uns wertvolle Erinnerungshilfen, damit wir zur richtigen Zeit auch das Richtige tun.

        Genau darauf beruht die entspannte Gelassenheit, die Hand in Hand mit der erhöhten Produktivität einhergeht. Stress entsteht dadurch, dass wir uns die oft vielen, kleinen Dinge merken wollen, die wir noch zu erledigen haben. Gleichzeitig können wir nicht sicher sein, dass wir auch alles gut im Blick behalten – wenn wir nicht an den entscheidenden Schritt des Aufschreibens denken.

        Wenn Sie nur mit 20 bis 30 solcher Aufgaben arbeiten, reicht es natürlich, eine allgemeine Liste mit nächsten Schritten zu führen. Das kann eine To-Do-Liste sein, die Sie entweder handgeschrieben in Ihrem Notizbuch oder in einem Tool wie Wunderlist oder Trello festhalten können.

        Die meisten von uns stehen aber vor einer Fülle von 50 bis zu 150 verschiedenen Aufgaben, die alle in einer einzigen Liste festzuhalten rasch die Übersicht zerstört. Aus diesem Grund greift der Ansatz von Getting Things Done auf Kategorien für besondere Bedürfnisse zurück: Projekt-, Kontext- und Zeitlisten:

           
          1. Projektliste

          Die Projektliste ist eine spezielle Form der To-Do-Liste, die Sie weiter oben bereits kennengelernt haben. Sie haben ausschließlich ein bestimmtes Projektergebnis („Keller ist entrümpelt“). Sie beruhen auf unseren beruflichen und persönlichen Zielen, die wir uns in den verschiedenen Bereichen unseres Lebens gesetzt haben.

          Wichtig ist: Um das Versprechen entspannter Produktivität einlösen zu können, müssen wir konsequent im Formulieren von Projekten mit den dazugehörigen Aufgaben sein. Zur Wiederholung: Ein Projekt ist alles, was mehr als einen Schritt verlangt und innerhalb eines Jahres abgeschlossen werden soll. Somit werden wir mehr Projekte definieren, als wir üblicherweise gewohnt sind. Die richtige Schule für unser Kind zu finden ist genauso ein Projekt wie der Aufbau des Webshops mit der Deadline zum Jahresende.

           

          2. Kontextlisten

          Kontextlisten entspringen der Tatsache, dass unser tägliches Leben mit verschiedenen Einschränkungen belastet ist. „Kontext“ heißt, dass wir immer dadurch beschränkt werden, was wir gerade tun können und was nicht. Einige Aufgaben unserer To-Do-Liste können wir überall und jederzeit erledigen: erste Gedanken für ein Konzept aufschreiben zum Beispiel. Andere dagegen verlangen ein bestimmtes Wo, wieder andere ein bestimmtes Wann: Wir können unsere Einkäufe nicht im Büro erledigen noch unseren Bankberater während eines Meetings anrufen. 

          Daher ist es sinnvoll, bspw. eine Anruf- oder Einkaufsliste zu definieren. Erstere nehmen wir zur Hand, wenn wir ein Zeitfenster haben und ungestört sind, letztere auf unserem Zwischenstopp im Supermarkt. Sie werden sehen, dass Sie pro Kontext schnell mehrere Punkte sammeln - auch wenn diese nicht zusammengehören. Formulieren Sie daher deutlich, weswegen Sie einen bestimmten Anruf tätigen wollen, damit Sie immer den Überblick behalten. Und das schönste, wenn Sie mehrere Telefonate geführt haben: Haken Sie die Punkte ab! Auch wenn Sie für Ihre Aufgabenverwaltung ein digitales System nutzen, ist das Klicken auf "Erledigen" ein tolles Gefühl!

           

          3. Die Zeitliste – unser Kalender

          Die Zeit ist ein eigener Kontext und betrifft alle zeitgebundenen Aufgaben oder einfach ausgedrückt: unsere Termine. Diese halten wir ganz klassisch in unserem Terminkalender fest. Denn damit wir das Konto bei der Bank eröffnen oder das Erstgespräch mit dem Kunden durchführen können, ist es erforderlich, dass wir mit einer bestimmten Person zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort ein Treffen arrangieren. Keine Aufgabe also, die wir nach Lust und Laune angehen können, wann immer wir gerade ein kleines Zeitfenster haben.

            Probieren Sie es selbst!

            Mit Projekt-, Zeit- und Kontextlisten haben Sie endlich die lang ersehnten Werkzeuge zur Hand, um mit den wachsenden Herausforderungen einer immer komplexer werdenden Welt Schritt zu halten. Indem Sie klar zwischen Aufgaben und Projekten unterscheiden und immer gleich den nächsten Schritt definieren, beginnen Sie Ihre Reise zu weniger Stress und mehr Produktivität. Wenn Sie diese Werkzeuge konsequent und auf die richtige Weise einsetzen, können Sie intuitiv die richtigen Entscheidungen treffen. Und innerhalb kürzester Zeit mehr Aufgaben erledigen und Projekte abschließen, als Sie je für wahrscheinlich gehalten hätten.


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