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Wer von Ihnen wünscht sich was, wenn am Silvesterabend Raketen in den Himmel steigen? In den vergangenen Jahren habe ich immer eine Rakete starten lassen. Mit „Getting Things Done“ zünde ich in diesem Jahr zum ersten Mal mein Fokus-Feuerwerk. Neben meiner „Traditions-Rakete“ folgen sechs Fokus-Raketen.
Und wenn das neue Jahr dann begonnen hat und Sie sich Gedanken machen, welche praktischen Handlungen Sie dieses Jahr sichtbar verbessern möchten, haben wir auch dafür einige Tipps parat.
Lesen Sie in diesem Artikel:
Das ist meine „Traditions-Rakete“. Wie jedes Jahr gilt diese Rakete meiner Familie und allen Menschen, die mich als Weggefährten durch mein Leben begleiten. Diese Rakete entzünde ich mit der Hoffnung, dass das neue Jahr für alle voller Liebe und Frieden ist.
Nachdem diese Rakete gezündet ist, beantworte ich mir einige persönliche Fragen. Was ist mein persönlicher Sinn & Zweck? Wozu ist unsere Firma da? Wie ist die innerste DNA meiner privaten und beruflichen Existenz aufgebaut, die alle meine Entscheidungen steuert?
Privat möchte ich beispielsweise meinen Kindern ein guter Begleiter sein und sie auf Ihrem Entwicklungsweg unterstützen. Beruflich möchte ich meine Kunden dabei begleiten, ihre täglichen Herausforderungen besser und vor allem ohne Stress zu meistern.
Was ist Ihr Sinn & Zweck? Können Sie ihn kurz und klar formulieren bevor die Rakete verglüht? Falls nicht, macht es Sinn, dass Sie sich gegebenenfalls nochmal in Ruhe hinsetzen und sich Klarheit darüber verschaffen. Natürlich erst nach der Silvesterparty.
Rakete 3 in die Flasche, anzünden, zwei Schritte zurück treten und definieren, wo Sie in den nächsten 3-5 Jahren sein möchten.
Denken Sie daran: Nur wenn Sie auf die Zukunft vorbereitet sind und wissen, was Sie wollen, haben Sie eine Chance, diese Ziele auch zu erreichen.
Wo will ich in 3-5 Jahren stehen – im Privatleben und im Beruf?
Wird es substantielle Änderungen in der Firma oder an meinem Arbeitsplatz geben, auf die ich mich vorbereiten sollte? Kommt beispielsweise beruflich ein neuer Kunde oder eine Expansion auf mich zu, die deutlich mehr Energie von mir verlangen wird, als üblich. Was ist der Plan im Privatleben?
Planen Sie große private Schritte in den nächsten Jahren, wie zu heiraten oder Kinder zu bekommen? Auch das gilt es vorzubereiten.
Und dann gilt es die privaten und beruflichen Schritte in Einklang zu bringen.
Übrigens, Sie können nicht vorschlafen, um auftretenden Schlafmangel durch schreiende Babys zu kompensieren.
Hier definiere ich meine Ziele für das nächste Jahr. Beispielsweise ein neues Zuhause oder gemeinsam mit meiner Frau die richtige Schule für unseren Sohn zu finden?
Was sind Ihre Ziele für dieses Jahr? Eine Traumhochzeit zu feiern (vorher erfolgreich einen Heiratsantrag zu machen). Möchten Sie eine Beförderung erwirken oder für eine besondere Aufgabe nominiert werden? Schreiben Sie auf, welche Ziele Sie in diesem Jahr erreichen möchten, damit Sie heute in einem Jahr sagen können: „Dieses Jahr war ein erfolgreiches Jahr für mich.“ Ich gebe zu, zum Aufschreiben ist die Flugphase handelsüblicher Raketen zu kurz. Vielleicht schaffen Sie es, die Ziele bis heute Abend aufzuschreiben und sie an die Rakete zu binden.
Mit dieser Rakete definiere ich alle meine Rollen, die ich brauche, um meine Ziele zu erreichen und meiner Vision und meinem Sinn & Zweck näher zu kommen. Welche Rollen brauche ich in der Firma? Im Rahmen meines Aufgabenbereiches und gleichzeitig auch in meiner Rolle als Kollege oder Führungskraft. Privat sind das die Rollen, die ich in der Familie einnehme – als Ehemann, Vater und Sohn. Und natürlich gehören dazu auch die Rollen, die ich für mich selbst definiert habe. Allen voran mein eigener Gesundheitsmanager zu sein und darauf zu achten, dass ich regelmäßig Sport treibe.
Mit dieser Rakete definiere ich meine Projektliste für das kommende Jahr. Ich achte darauf, dass diese Liste alle Verpflichtungen enthält, die nur mit mehr als einem Schritt zu erledigen sind. Mit einer akkuraten Projektliste kann ich gelassener in größeren Zeiträumen denken. Die Projektliste kann ich im Laufe des Jahres gut als Statusliste nutzen und heute in einem Jahr meinen Erfolg messen.
Welche Einzelaufgaben gehören auf meine Aufgabenliste, damit ich meine Projekte erfolgreich umsetzen, meine Rollen sinnvoll füllen, meine Ziele nachhaltig erreichen und meiner Vision und meinem Sinn & Zweck ein Stück näher kommen kann?
Dazu gehören unter anderem Kalendereinträge für Reisen, die Termine für meine Sporteinheiten (nur dann gehe ich auch Joggen) oder die nächste Zahnprophylaxe. Natürlich zählen dazu auch Aufgaben wie Telefonate, Einzelaufgaben für Kundenprojekte und Einträge in meine „Warten auf“-Liste, damit nichts untergeht.
Während sich also das neue Jahr so einpendelt: Was halten Sie davon, an ein paar Schräubchen Ihres GTD-Systems und Ihrer GTD-Gepflogenheiten zu drehen, um das neue Jahr erfüllter, produktiver und stressfreier als vergangenes Jahr zu gestalten?
Wenn Sie sich auf regelmäßige Termine in Ihrem Kalender vorbereiten, wie beispielsweise den wöchentlichen Jour Fixe mit Ihrem Chef, stellen Sie sicher, dass Sie folgende zwei Listen dabeihaben:
Diese Listen unterstützen Sie darin, nicht so leicht vom Thema abzuweichen und Sie stellen gleichzeitig sicher, dass Sie das Optimum aus dem Gespräch herausholen. Erfahrungsgemäß erkennen auch Gesprächspartner das Optimierungspotential und gehen häufig selbst dazu über, „Agenda“- und „Warten auf“-Listen zu führen.
Noch zwei Tipps für fehlenden Fokus in Meetings:
Läuft Ihr Posteingang über? Falls ja braucht es eventuell mehr Klarheit und Organisation.
Halten Sie sich über die nächsten Wochen einige Zeitfenster in Ihrem Kalender frei und nutzen Sie diese, um lose Enden zu schließen und Anfragen zu verarbeiten. Dies hilft Ihnen dabei, die Postfächer (physisch und digital) wieder ein gutes Stück leerer zu bekommen.
Vielleicht ist es auch nicht Ihr Postfach das voller wird, sondern Ihre Liste mit anstehenden Aufgaben. Falls dem so ist, verfahren Sie nach dem gleichen Prinzip: setzen Sie sich über die nächsten Wochen einige Blöcke in Ihrem Kalender und nutzen Sie diese gezielt, um die gesammelten Aufgaben zu verarbeiten und zu organisieren.
Findet Ihr Wochenüberblick nicht immer, nun ja, wöchentlich statt? Der Wochenüberblick ist der erfolgskritischste Faktor bei der Umsetzung und Anwendung von Getting Things Done. Ohne ihn ist es kaum möglich, den Überblick über Ihr Leben zu behalten.
Auch in diesem Fall kann Ihnen Ihr Kalender helfen: Blocken Sie sich jede Woche eine Stunde im Kalender, um eine Routine zu etablieren. Wir empfehlen Ihnen zur Vereinfachung einen festen Tag in der Woche.
Für viele ist es hilfreich, sich ein Ritual auszudenken: Sie können sich eine Musik-Playlist zusammenstellen, die Sie immer hören, während Sie den Wochenüberblick durchführen. Oder sich immer freitags nachmittags in Ihr Lieblingscafé setzen. Oder jeden Sonntagabend mit einem Glas Rotwein vor Beginn des Tatorts Ihre Durchsicht durchführen. Finden Sie einfach selbst heraus, was für Sie am besten funktioniert.
Selbst ein regemäßiger, nur 20-minütiger Wochenüberblick, unterstützt Sie darin, alle Verpflichtungen, Aufgaben und Termine im Griff zu behalten.
Macht Ihnen die Anwendung Ihrer Produktivitäts-Tools Spaß? Falls nicht, hilft Ihnen vielleicht ein Wechsel zu einem anderen Tool.
Die Möglichkeiten:
Welches Instrument nutzen Sie beispielsweise zur Erfassung und Sammlung von Daten, Aufgaben und Projekten? Die digitalen Assistenten auf unseren Smartphones – wie Siri auf dem iPhone, Cortana aus dem Microsoft-Universum oder die Google-App – erleichtern die Datensammlung ungemein. Darüber hinaus gibt es Apps wie Braintoss oder Omnifocus, die die Erfassung und Speicherung von Gedanken vereinfachen.
Wenn Sie offen für etwas völlig Neues sind, wechseln Sie doch mal das Betriebssystem oder die Plattform. Von Windows hin zu Mac oder umgekehrt. Vielleicht ist es auch an der Zeit für neue Hardware.
Eine weitere Variante ist natürlich papierbasiertes Arbeiten.
Reflektieren Sie hin und wieder die Möglichkeiten, die Sie zur Verfügung haben und finden Sie heraus, was Ihnen am meisten Spaß macht.
Der Vorteil:
Durch eine Neuaufstellung des persönlichen Systems werden Sie dazu animiert, über alles nachzudenken, was Ihnen wirklich elementar wichtig ist.
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