Ziele formulieren – Arbeiten Sie smart statt hart

Kategorie:
GTD, Produktivität

Smarte Ziele mit Getting Things Done erreichen: der produktive und stressfreie Weg zum Erfolg

Die erfolgreichsten Anwender von GTD setzen sich Ziele, die SMART sind. Dadurch erreichen sie in kürzerer Zeit viel mehr, als andere mit Zielen, die in Wahrheit gar keine sind. Doch was bedeutet es konkret, sich „smarte“ Ziele zu setzen? Wie lässt sich diese einfache, aber effektive Art der Zielformulierung mit dem Ansatz von Getting Things Done kombinieren, um stressfrei und produktiv die größten Ziele zu verwirklichen?

Das erfahren Sie in diesem Artikel:

Was sind echte Ziele?
Was genau bedeutet SMART?
Wie können Sie lernen, smart zu formulieren und zu arbeiten?

Was sind Ziele?

Gesteckte Ziele sind der Antrieb für jegliches Handeln. Ohne zu wissen, wieso wir etwas tun, ist die Durchführung meist unmotiviert und trostlos. Jede bewunderungswürdige Leistung begann mit jemandem, der sie erzielen wollte. Alle renommierten Unternehmen waren einmal eine Start-Up-Idee im Kopf eines ehrgeizigen Gründers. Der erste und wichtigste Schritt auf dem Weg des Erfolges beginnt damit, sich ein klares Ziel zu setzen.

Einer der Pioniere auf dem Gebiet der Persönlichkeitsentwicklung war Jim Rohn. Das erste Mal bekannt wurde er mit einem Seminar, das seine Geschichte vom einfachen Bauernjungen zum wohlhabenden Unternehmer im sonnigen Kalifornien erzählte. Er sagte einmal:

Ziele. Niemand kann sagen, was wir tun können, wenn sie uns inspirieren. Niemand kann sagen, was wir tun können, wenn wir an sie glauben. Und niemand kann sagen, was alles passieren wird, wenn wir nach ihnen handeln.

“Doch hat nicht jeder Mensch Ziele?”, lautet eine berechtigte Frage. Ja und nein. Dinge wie “Erfolg”, “finanzielle Freiheit”, “Karriere machen” oder “den Halbmarathon laufen” sind nämlich das, was als “falsche Freunde” bezeichnet wird. Sie fühlen sich gut an und klingen nach Zielen. Wenn Sie aber den entscheidenden Unterschied kennen, dann wissen Sie, dass sie kaum etwas mit echten Zielen gemeinsam haben.

Klare Ziele formulieren - Ein Kernthema von GTD

Die Selbstmanagement-Methodik Getting Things Done bietet einige einfache Phasen und Prozesse, mit deren Hilfe Sie sich besser organisieren, Klarheit schaffen und Ziele ergebnisorientiert formulieren können.
Darüber hinaus bietet es noch viele weitere positive Effekte:

Bewahren Sie den Überblick über alle Verpflichtungen, Aufgaben und Termine
Delegieren Sie klare Aufgaben und behalten Sie deren Erfüllung im Blick
Steigern Sie Ihre Produktivität und schaffen mehr in weniger Zeit
Verhindern Sie stressbedingte Erkrankungen rechtzeitig
Schaffen Sie Entlastung und reduzieren Überforderung

Echte Ziele ausfindig machen

Echte Ziele sind smarte Ziele: Sie lassen sich tatsächlich erreichen. Sie sind wie Leuchttürme, die unübersehbar in die Höhe ragen. Jeder Kapitän kann sein Schiff in ihre Richtung lenken und weiß, wohin er Fahrt aufnehmen muss.

Smarte Ziele können Sie sehen, hören und greifen. Wenn Sie mit Ihren Kollegen, Familienmitgliedern oder Ihrem Coach über persönliche, smart formulierte Ziele sprechen, dann wissen sie genau, was Sie meinen. Das gleiche Bild, das Sie früh morgens schon begeistert aus dem Bett steigen lässt, können auch sie vor Augen sehen.

Smarte Zielsetzung motiviert zum Handeln, denn Sie wissen, dass Sie smarte Ziele erreichen können. Sie wissen auch genau, was zu tun ist. Wenn Sie jemanden anstellen würden, der für Ihre Ziele arbeiten soll, dann würde Ihr Mitarbeiter nicken und sich an die Arbeit machen. Er würde dann mit genau dem Ergebnis zu Ihnen kommen, mit dem Ihr gesetztes Ziel verbunden ist.

Alles das ist möglich, wenn Sie Ihre Ziele SMART formulieren:

Spezifisch
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Terminiert

S wie spezifisch

Wann immer Sie sich ein Ziel setzen – seien Sie möglichst spezifisch! Die eigene Vorstellung von dem gewünschten Ergebnis so konkret wie möglich zu formulieren entspricht dem ersten Buchstaben des SMART-Prinzips. Spezifisch und konkret zu wissen, was Sie wollen, ist das A und O.

Das erklärt auch, warum kein Mensch jemals “Erfolg” oder “finanzielle Freiheit” erreichen kann. Selbst wenn er noch so motiviert und 80 Stunden pro Woche daran arbeitet. Denn das sind nur allgemeine Begriffe, die den konkreten Inhalt vermissen lassen. Doch darum geht es schließlich.

Was konkret also bedeutet es für Sie, in irgendeinem Bereich Ihres Lebens erfolgreich zu sein?

Was ist Ihre spezifische Definition des Ziels, das Sie erreichen wollen?

Sie können beispielsweise sagen: “Beruflicher Erfolg bedeutet für mich, mich als Hochzeitsfotograf selbstständig zu machen. Täglich gehe ich meiner Leidenschaft des Einfangens von schönen Momenten nach, die ich mit meinen Mitmenschen teilen möchte. Es bedeutet, dass ich damit so viel Geld verdiene, um neben dem Geschäft auch genug Zeit zu haben, um mindestens fünfmal pro Jahr zu reisen und die schönsten Orte der Erde zu besuchen.”

Damit Sie Ihr Ziel möglichst spezifisch formulieren können, stellen Sie sich Fragen wie:

Wie sieht das gewünschte Ergebnis aus?
Wie hört es sich an?
Wie fühlt es sich an?
Was ist das konkrete Resultat in der wirklichen Welt?

Bei Getting Things Done geht es um spezifische Dinge, die wir erreichen wollen. Diese stressfreie und produktive Form des Selbstmanagements legt den Fokus auf die konkreten Ergebnisse. Das systematische Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Ausführen entfalteten unsere maximale Kreativität und visionäre Vorstellungskraft. Gleichzeitig bleiben wir vollständig auf die Realität fixiert, auf die konkreten Ergebnisse und die Schritte, die uns dorthin führen.

M wie messbar

Smarte Ziele sind messbar. Messbarkeit bedeutet, dass Sie genau bestimmen können, wie weit Sie noch von Ihrem Ziel entfernt sind. Betriebswirtschaftlich wird diese Messbarkeit in KPIs, also durch bestimmte Kennzahlen festgelegt.

Wenn Sie bis Ende des Monats zehn Kisten Gerümpel aus Ihrem Keller entsorgt haben möchten, nach der ersten Aufräumaktion zwei Kisten weg sind, wissen Sie eindeutig, dass noch acht Kisten fehlen. Ihr Ziel der Selbstständigkeit als Hochzeitsfotograf bedarf der Messbarkeit. Um zu wissen, ob und wann wir “gut verdienen” halten wir unseren Erfolg in Zahlen fest: in Form des monatlichen Umsatzes zum Beispiel.

Vor allem, wenn Sie mit anderen Menschen zusammenarbeiten, ist es unumgänglich, Ziele messbar zu machen. Dadurch schaffen Sie Klarheit für Ihre Kollegen. Keine Missverständnisse und Ausreden mehr, denn die Kennzahlen sind festgelegt. So funktioniert smartes Projektmanagement. Und nur so kann das gemeinsame Streben nach erfolgreich abgeschlossenen Projekten auch wirklich gelingen.

Die Anwender von Getting Things Done konkretisieren ihre Ziele nicht nur, sondern überführen sie in die deutliche Sprache der Mathematik. Sie legen genau fest, wie viel es ist, dass sie verdienen, entrümpeln, laufen oder sonst wie umsetzen möchten.

Getting Things Done lernen

Lernen Sie in unseren eintägigen Grundlagenseminaren Zeitmanagement-Tricks, Kniffe und sofort anwendbare Praxistipps für den Alltag und spüren Sie den unmittelbaren Effekt auf Ihre Selbstorganisation. In den unterschiedlichsten Städten in Deutschland, Österreich und der Schweiz bringen Ihnen unsere zertifizierten GTD-Trainer Ihr umfangreiches Wissen rund um die intuitiven fünf Phasen von GTD bei und helfen Ihnen somit dabei, klare Ziele zu formulieren und zu erfüllen.

A wie attraktiv

Smarte Ziele sind nicht nur spezifisch und messbar – sie sind auch “attraktiv“. Also so formuliert, dass es Sie motiviert, sie durchzuführen. Der Buchstabe “A” steht auch für “aktions-” oder “anwendungsorientiert”. Und genau hier setzt die GTD-Methodik mit einer klaren Unterscheidung an. David Allen differenziert nämlich zwischen Projekten und den nächsten Schritten.

Ein Projekt ist jedes gewünschte Ergebnis, welches wir innerhalb eines Jahres erreichen wollen und welches mehr als einen Schritt erfordert. Dazu gehören viele, eher kleinere Dinge, die wir normalerweise nicht als Projekte begreifen. Ebenso listen wir auch größere Ziele als Projekte auf, wenn sie nicht länger als ein Jahr erfordern. Der Grund dafür ist: Wenn ein Schritt nicht ausreicht, um das Projekt zum Abschluss zu bringen, dann braucht es eine Erinnerungshilfe. Wir brauchen ein verlässliches System, das uns an unsere offenen Baustellen erinnert – und zwar genau dann, wenn wir gerade die Zeit und die Möglichkeit haben, an ihnen weiterzuarbeiten. Und Getting Things Done liefert uns dieses System.

Erfolgskritisch jedoch ist die Entscheidung darüber, was wir in jedem Moment als Nächstes tun, der nächste Schritt. Auch diese Handlung gilt es eindeutig zu formulieren, denn sonst bleibt sie nur ein vager Wunsch. Was ist das nächste, konkret sichtbare Verhalten, das uns zum gewünschten Ergebnis führen wird? Und ist es auch ausführbar?

Ausführen können wir nur Schritte, aber keine Projekte.

Auf ein Ergebnis haben wir meist weniger Einfluss als auf die Handlungen, die es im besten Fall herbeiführen können. Niemand kann beispielsweise im nächsten Frühjahr den Halbmarathon gewinnen. Das ist unmöglich. Was er jedoch tun kann, ist, ein Jahr lang vier- bis fünfmal pro Woche zu trainieren, sich richtig zu ernähren und alles zu tun, was er tun (und ausführen) kann, um möglichst fit zu werden. So steigert der ehrgeizige Läufer seine Chance, damit er am Tag des Wettkampfes sein Ziel verwirklicht und als Erster durch die Ziellinie läuft – am Ende einer langen Reihe von einzelnen Schritten, die er wirklich gehen oder besser gesagt laufen konnte.

R wie realistisch

Sie haben ein großes Ziel, eine Vision, die Sie erreichen wollen, und das ist gut so. Sie wollen Ihre konkrete Idee von einem Start-Up umsetzen und monetarisieren. Oder Sie wollen bald den endgültigen Absprung in die berufliche Selbstständigkeit wagen. Ihr Spanisch soll ein Niveau erreichen, mit dem Sie Südamerika wie ein Muttersprachler erkunden können. Und genauso soll es sein!

Ziele sind erst Ziele, wenn Sie die Kraft haben, uns zu motivieren.

Wenn wir die extra Energie bekommen, nach einem stressigen Arbeitstag noch die Laufschuhe anzuziehen, wissen wir: Es ist unser Ziel!

Das motivierendste Ziel allein aber reicht nicht aus, wir brauchen auch Zwischenziele. Und diese sollten unbedingt “realistisch”, das heißt, erreichbar sind. Wer glaubt, mit der ersten Iteration gleich eine fehlerlose App zu launchen, die nur begeisterte Rezensionen erhält, programmiert in Wahrheit seinen Misserfolg. Wer meint, nach zehn Jahren ohne Sport den Mont Blanc besteigen zu können, braucht einen Reality Check.

Setzen Sie sich daher mehrere Zwischenziele, die motivierend und gleichzeitig erreichbar sind. Und nehmen Sie sich für die geplante Schritte eher weniger vor als mehr. Besser ist es, schnell kleine Erfolge zu sammeln, die Sie beflügeln und Ihre Motivation entzünden, als sich selbst mit Enttäuschungen und Fehlschlägen rasch wieder vom Weg abzubringen. Auch dieses entscheidende Detail berücksichtigt der Ansatz von Getting Things Done.

T wie terminiert

Der letzte Buchstabe im SMART-Prinzip steht für eine wichtige Voraussetzungen für jeglichen Erfolg: Um wirklich voranzukommen, sollten Ziele terminiert sein!

Denn ein Ziel ist ein Traum mit einer Deadline.

Sich eine Deadline zu setzen sollte positiven Druck aufbauen. Es spornt uns an, wenn wir einen Tag X im Kalender haben, an dem wir den Halbmarathon laufen, die Südamerikareise antreten oder unsere App launchen wollen.

Auch Getting Things Done arbeitet mit Deadlines. Jedoch empfiehlt es, nur zeit- und tagesspezifische Aufgaben und Informationen in den Kalender aufzunehmen. Nutzen Sie den Kalender also gezielt und füllen Sie ihn nicht unnötig mit Remindern, die Ihnen mehr schaden als helfen. Ständig aufblinkende Erinnerungen ziehen Ihre Aufmerksamkeit auf sich und lenken Sie ab.

Ob Sie mit allen Ihren nächsten Schritten auf einem guten Weg sind, überprüfen Sie im Wochenüberblick. Somit haben Sie spätestens dann die regelmäßige Erinnerung an die Erledigung spezieller Aufgaben oder Projektabschlüsse. Halten Sie fest, wann ein Ziel erfüllt sein soll, arbeiten Sie auch gerne mit definierten Sprints, um das Tempo aufrecht zu halten, bewahren Sie sich jedoch selbst davor, sich an jeden kleinen Schritt erinnern zu lassen.

Dadurch behalten wir auch den Überblick über den Weg zum Ziel und kommen mit nachweislich weniger Stress auf dem produktivsten Weg zum gewünschten Ergebnis. Wer in Verbindung mit Getting Things Done smarte Ziele formuliert, wechselt auf die Überholspur und erreicht in kürzester Zeit größtmögliche Erfolge.