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Zeit für die wichtigen Dinge haben, diese konzentriert zu Ende bringen und nach Feierabend abschalten können: Zeitmanagement rückt dieses Ziel in greifbare Nähe.
Lesen Sie in diesem Artikel:
“Tut mir leid, ich habe keine Zeit!” Wie oft bekommen wir diesen Satz im Trubel des Alltags zu hören – oder geben ihn vielleicht selbst zur Antwort? Ernst Ferstl, ein österreichischer Dichter, hat einmal geschrieben: “Die modernste Form der Armut ist das Keine-Zeit-Haben.” In der Tat ist das Zeitproblem schon epidemisch geworden.
Wer keine Zeit hat, kommt nicht mehr mit seinen Aufgaben hinterher. Das E-Mail Postfach läuft über. Auf dem Schreibtisch herrscht Chaos, im Kopf genauso. Enttäuschte Gesichter erinnern uns daran, dass Familie und Freunde auf den hintersten Platz gerutscht sind. Und unsere Herzenswünsche sind hoffnungslos untergangen.
Daher wundert es nicht, dass Tipps zum besseren “Zeitmanagement” allgegenwärtig sind. Bücher, Coachings, Schulungen und Apps versprechen uns, den Biss des größten Problems der Burnout-Gesellschaft zu lösen: Mehr Zeit, um zügig und entspannt zu arbeiten. Mehr Zeit für Familie und Freunde. Und vor allem: Mehr Zeit für das, was uns wirklich wichtig ist.
Streng genommen gibt es kein persönliches Zeitmanagement. Durch keine noch so durchdachten Prinzipien oder Methoden können wir Zeit aus dem Nichts erschaffen. Ein 48-Stunden-Tag bleibt somit auch weiterhin ein Ding der Unmöglichkeit. Der Begriff “Zeitmanagement” ist selbst schuld an dieser Verwirrung.
Eine Stunde bleibt nämlich eine Stunde und eine Woche eine Woche. Was Zeitmanagement wirklich bedeutet, ist der Umgang mit unserer Zeit. Oder um genau zu sein: mit uns selbst. Sobald Sie das durchschaut haben, sind Sie bereits auf dem Weg zu einem Leben, welches Sie effizient und effektiv planen können. Dann haben Sie das wichtigste Prinzip schon verstanden:
Weder Uhr noch Kalender entscheiden also zwischen stressiger Hektik und fließender Gelassenheit. Wesentlich ist vielmehr: Was fangen wir an mit unserer Zeit? Den 24 Stunden pro Tag, die uns siebenmal je Woche zur Verfügung stehen? Nutzen wir sie mit Plan und Ziel oder vergeuden wir sie und schlittern so in den Zeitverzug?
Das Prinzip ist in wenigen Worten erklärt: Sobald wir uns besser organisieren, Prioritäten setzen und mit einem verlässlichen System leben und arbeiten, stellen sich rasch die ersten Erfolge ein.
Was bedeutet das konkret?
Lernen Sie innerhalb eines Tages, wie Getting Things Done auch Sie dabei unterstützen kann, mehr Produktivität bei nachlassendem Stress zu erreichen. In unseren offenen Seminaren werden Sie von erfahrenen GTD-Trainern Schritt für Schritt dabei begleitet, eine Systematik zu erlernen, die Sie unmittelbar anwenden können. So sparen Sie durch kontrollierte Anwendung der 5 Phasen von Getting Things Done jede Menge Zeit. Sie werden zwar keinen 48-Stunden-Tag erfinden, erreichen dennoch eine Stunde mehr Zeit, in der Sie Ihre wichtigen Ziele voranbringen können. Egal, ob auf die Arbeit oder Ihr Privatleben bezogen.
Natürlich, jeder von uns wünscht sich mehr Zeit. Doch wofür genau? Und wie kommen Sie dahin?
Sobald Sie nach den Prinzipien dieses Ansatzes zu leben beginnen und Ihre Arbeit organisieren, freuen Sie sich über mehr Zeit, weniger Stress und größeren Erfolg. Sie erreichen Ihre (wichtigen) Ziele schneller und konsequenter.
1. Ein essenzieller Schritt dabei sieht vor, Projektlisten zu führen. Nicht nur für die Aufgaben am Arbeitsplatz, sondern für Ihr gesamtes, auch privates Leben. Projekte nämlich sind für David Allen, den Entwickler von GTD, die Bausteine von Erfolg und ganzheitlichem Selbstmanagement. Ein Projekt ist schon alles, was mehr als einen Schritt umfasst und ein gewünschtes Ergebnis zum Ziel hat. Der Kindergeburtstag Ihrer Tochter zum Beispiel oder Ihre Wohnzimmerwand, die nach neuer Farbe schreit.
Doch Getting Things Done geht noch weiter: Der springende Punkt ist nicht, die Projekte zu definieren, sondern auch direkt den nächsten Schritt festzulegen.
2. Welcher Schritt steht als Nächstes an? Einladungskarten schreiben? Farbe im Baumarkt kaufen? Oder zuerst Ihren Bruder anrufen und einen Gefallen erbitten? Indem Sie den nächsten Schritt definieren, schaffen Sie Klarheit im Kopf und bringen sich selbst auf die richtige Route. Denn wann immer Sie Zeit haben, um Ihr Projekt fortzusetzen, können Sie gleich die nächste Aufgabe anpacken. Diese haben Sie ja bereits definiert.
Sie ersparen sich das mühsame, wiederholte Nachdenken-Müssen. Das Erinnern von Einzelheiten, die auf dem Papier viel besser aufgehoben sind. Und das Vergessen von Dingen, die Sie auf dem Heimweg ganz leicht hätten erledigen können. Für die innere Erleichterung und den gewonnenen Fokus dadurch finden sich kaum die passenden Worte. Daher schlägt Getting Things Done gleich eine konkrete Übung dazu vor
Ein schnurgerader Weg, um Zeitmillionär zu werden, führt darüber, unsere Zeit zu planen. Oder besser gesagt: das, was wir darin tun – unsere Termine und Aufgaben im Tages- und Wochenplan. Die Rechnung kann sich sehen lassen: Eine Minute in der Planung spart nachweislich 10 Minuten in der Ausführung. Das ergibt eine Rendite von nicht zehn, nicht hundert, sondern eintausend Prozent!
Ein System, das die Kunst des Planens und Ausführens auf höchstem Niveau vermittelt, ist Getting Things Done. Die Effekte sind in der Philosophie und Praxis des Selbstmanagements einzigartig. Anhand der einfachen und einprägsamen 5 Phasen bekommen Sie eine Anleitung für den Umgang mit allem, was die wertvollen Ressourcen Ihrer Zeit und Aufmerksamkeit beansprucht.
Sammeln, was Ihre Aufmerksamkeit beansprucht
Entlasten Sie Ihren Kopf: Sammeln Sie zusammen, was eine Aufgabe darstellt oder Dinge, die Sie im Blick behalten möchten. Zettel, E-Mails, Sprachnachrichten, Einkaufslisten bis hin zu Gedanken, Sorgen oder Ideen.
Klären, was es bedeutet
Verarbeiten Sie jedes gesammelte Element Schritt für Schritt: Erfordert es eine Aktion oder kann ich es entsorgen? Kann ich es direkt erledigen oder brauche ich mehrere Schritte dafür? Oder ist es gar nicht meine Aufgabe oder kann ich es an einen Kollegen delegieren?
Einsortieren, wo es hingehört
Sortieren Sie jedes verarbeitete Element in die passende Kategorie: E-Mails können nur beantwortet werden, wenn Sie Internet haben. Anrufe können Sie erledigen, wenn ein Telefon in der Nähe ist. Einkäufe können Sie nur besorgen, wenn Sie unterwegs sind.
Regelmäßig Überblick verschaffen
Durchsehen aller Kategorien stellt sicher, dass Sie nichts vergessen. Checken Sie einmal wöchentlich Ihr gesamtes System auf Vollständigkeit. Löschen Sie lieber die unwichtigen Elemente, als dass Sie etwas nicht erfasst haben.
Einfach tun
Erledigen Sie die einzelnen Aufgaben. Ihr System unterstütze Sie bei der Auswahl der richtigen und wichtigen Aufgabe. Die Faktoren Kontext, Zeit und Ressourcen sind dabei die Limitierungen.
Gerade auch für Firmen ist die Optimierung des Zeitmanagements ein wichtiges Thema. Häufig läuft die Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen sehr zeitintensiv ab: Durch das Warten auf Antworten wird Zeit ebenso verloren wie durch unnötig überzogene Meetings. Wie Sie im Team produktiver und organisierter werden, lernen Sie in unseren Firmenseminaren.
Was geht Ihnen zurzeit am meisten durch den Kopf? Vor welchem Problem stehen Sie? Schwärmen Sie vielleicht für eine bestimmte Idee, die Sie nicht loslässt? Was sonst nimmt einen großen Platz in Ihrem Bewusstsein ein?
Vielleicht steht eine Urlaubsreise an, für die noch Entscheidungen zu treffen sind. Womöglich hat die letzte E-Mail Ihres Kollegen Alarm geschlagen, und Sie müssen sich auf ein Fiasko vorbereiten. Oder aber, Sie haben eine aufregende Geschäftsidee, die Sie durchaus für realisierbar halten.
Was es auch ist: Nehmen Sie jetzt Stift und Papier zur Hand und schreiben Sie es sich auf. Oder tippen Sie es in Ihr Smartphone. Legen Sie in einem einzigen Satz das gewünschte Ergebnis fest, in das sich die Situation verwandeln soll. Was muss passieren, damit Sie dieses Projekt als erledigt abhaken können?
Es könnte sich simpel lesen lassen wie: “All-Inclusive-Urlaub auf Kreta buchen”, oder: “Situation mit Kunde X in den Griff bekommen”, oder auch: “Online-Shop für Gartenprodukte eröffnen”.
Sobald Sie das getan haben: Notieren Sie die nächste physische Handlung, die Sie Ihrem angepeilten Ergebnis näherbringt. Wenn Sie nichts anderes in Ihrem Leben zu tun hätten, als nur dieses Projekt abzuschließen: Welche sichtbare Handlung würden Sie jetzt setzen? Würden Sie …
Was es auch ist, bringen Sie diese nächste Handlung ebenfalls zu Papier.
Wenn Sie diese Übung gemacht haben, dann wird es Ihnen vermutlich wie den meisten Teilnehmern in den Getting Things Done-Seminaren ergangen sein: Sie werden mehr Fokus und Kontrolle erfahren haben. Das sichere Gefühl, eine wichtige Angelegenheit im Griff zu haben. Und die entspannte Erleichterung, die damit einhergeht.
Das ist nur die Spitze des Eisberges. David Allens Ansatz des Zeit- und Selbstmanagements beruht auf 30 Jahren Erfahrung und hilft Individuen wie Organisationen dabei, den maximalen Output zu erzielen. In einer Welt, die von Zeitknappheit und Ablenkung beherrscht ist. Und die sich durch die Anwendung der richtigen Systeme und Methoden besser in den Griff bekommen lässt, als viele vermuten würden.
Next Action GmbH
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