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Die Zeit scheint nie zu ausreichen: Kaum ist der Computer bei der Arbeit hochgefahren, warten Dutzende E-Mails und ellenlange To-Do-Listen darauf, bearbeitet zu werden. Der Chef braucht den Bericht im Prinzip bis mittags, um 16 Uhr ist ein Teammeeting. Und nach Feierabend noch schnell einkaufen…
Wie ärgerlich: wieder einmal haben Sie es weder zum Sport geschafft noch das Buch gelesen, das schon ewig originalverpackt auf dem Nachttisch liegt. Stattdessen fallen Sie todmüde aufs Sofa, um sich vom tristen Fernsehprogramm berieseln zu lassen. Und Sie fragen sich: Wie schafft es nur die Kollegin im Büro, immer so aufgeräumt und entspannt zu wirken und fast immer die richtigen Business-Entscheidungen zu treffen?
Wenn im Büro und/oder auch in der Freizeit immer mehr Dinge auf der Strecke bleiben, fallen möglicherweise Sätze, die ein konkretes Ziel beinhalten, etwa: „Ich mache jetzt zunächst das Angebot fertig, dann kümmere ich mich um das Anliegen von Herrn Müller. Dabei lasse ich mich nicht ablenken, bis ich damit fertig bin.“
Dieses „Ich mache jetzt …“ ist auch als „Flow“ bekannt – ein Zustand, in dem wir ganz in unserer Aufgabe aufgehen und uns von nichts und niemandem ablenken lassen. Die Erfahrung zeigt: In diesem Flow-Zustand ist es möglich, extrem viel zu erledigen und Raum für die Dinge zu schaffen, die in diesem Moment am wichtigsten sind.
Das Selbstmanagement-Prinzip unterstützt dabei, ein selbstbestimmteres und entspannteres Leben zu führen. Dadurch schaffen Sie es, den Flow zu erreichen. Dies sind einige positive Effekte eines wirkungsvollen Selbstmanagements:
Getting Things Done umfasst jahrelang erprobte Best Practices, gibt jedoch kein starres Muster vor. GTD ist somit eine Methode, die sich im Vergleich zu anderen Selbstmanagement-Ansätzen persönlich und nach den eigenen Anforderungen und Wünschen gestalten lässt.
Der Grund dafür ist so einfach wie logisch: Erfolgreiche Selbstorganisation im Business lässt sich nur durch ein System erreichen, mit dem Sie gerne arbeiten.
Der bewährte Selbstmanagement-Ansatz GTD wird seit mehr als 20 Jahren millionenfach erfolgreich von Menschen angewendet, die sich grundsätzlich besser organisieren wollen.
Die Methode ermöglicht es, ein persönliches System aufzusetzen, das sich auf das eigene Berufs- und Privatleben anwenden lässt und das Struktur und Überblick gibt. Zudem hilft GTD dabei, die Kontrolle zu erhöhen und die Perspektive zu erweitern – für maximale Produktivität und spürbar weniger Stress im Leben.
Getting Things Done hilft unter anderem dabei, akuten Aufgabendruck zu lindern und tagesaktuelle Verpflichtungen zu regeln. Der Ansatz geht allerdings noch viel weiter: Mit dem Konzept der Fokushorizonte entwickeln Sie eine mittel- und langfristige Perspektive und Sie stellen sicher, dass Sie diese nicht aus den Augen verlieren, sondern fest im Blick behalten. Hierdurch unterstützt Sie GTD auch beim Erreichen größerer (Lebens-)Ziele, etwa in puncto Karriereplanung.
Die fünf Phasen von GTD unterstützen Sie dabei, alle aktuellen Aufgaben, Verpflichtungen, akute Anfragen und Nachrichten optimal zu managen – und jederzeit den Überblick zu bekommen und zu behalten.
Sammeln, was Ihre Aufmerksamkeit beansprucht
Im allerersten Schritt sammeln Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit gerade in Anspruch nimmt. Diese Sammlung tragen Sie danach an möglichst wenigen Orten zusammen. Auch – und gerade die vielen tausend Dinge – die Ihnen zum Beispiel morgens gleich beim Aufwachen oder abends vor dem Einschlafen im Bett durch den Kopf gehen.
Klären, was es bedeutet
Als nächstes verarbeiten Sie diese Sammlung: Was ist mit jedem einzelnen Punkt zu tun? Braucht es mehr als einen Schritt, damit eine Aufgabe erledigt werden kann? Ist es wirklich Ihre Aufgabe oder können Sie diese vielleicht delegieren? Und besteht akuter Handlungsbedarf oder kann die Aufgabe auf später verschoben werden?
Einsortieren, wo es hingehört
Im dritten Schritt ordnen Sie jedes verarbeitete Element einem Kontext zu. Die Zuordnung macht Sie schneller und effizienter in der Erledigung von Aufgaben und Sie brauchen sich nur mit dem zu beschäftigen, was im aktuellen Arbeitskontext erledigt werden kann – oder muss. Damit entlasten Sie Ihren Kopf und reduzieren Stress.
Regelmäßigen Überblick verschaffen
Weiter geht es mit Phase vier, der Phase des Durchsehens: Durch regelmäßig durchgeführte Review-Formate prüfen Sie Ihre Kontextlisten und Ihren Kalender. So behalten Sie immer verlässlich den Überblick über alle Verpflichtungen, Projekte und Dinge, die gerade wichtig sind und die Sie auf keinen Fall vergessen sollten.
Einfach tun
Der finale, letzte Schritt ist das Erledigen der Ihnen zugeordneten Aufgaben. Nach welcher Priorität Sie dies tun, hängt von vielen verschiedenen Dingen ab: zum Beispiel, wo und an welchem Punkt Sie sich derzeit befinden, wieviel Zeit Ihnen zur Erledigung zur Verfügung steht und wie hoch Ihr momentanes Energielevel ist.
Auch wenn es manchmal nicht so aussieht: Der Tag hat für jeden 24 Stunden – egal, ob für den Vorstandsvorsitzenden oder Manager, den Teamleiter des Einkaufs, den Mitarbeiter in der Buchhaltung oder die Kassiererin im Supermarkt. Der Knackpunkt ist, wie Sie die zur Verfügung stehende Zeit nutzen.
Ein Schlagwort, das im Zusammenhang mit diesem Thema häufig auftaucht, ist „Zeitmanagement“. Doch dieser Begriff ist schlichtweg falsch. Denn Zeit lässt sich nicht managen: Sie vergeht im immer gleichen Rhythmus. Eine Minute bleibt eine Minute, eine Stunde eine Stunde. Was wir jedoch beeinflussen können, sind wir selbst und wie wir mit unserer Zeit umgehen. Immerhin geht viel kostbare Zeit dadurch verloren, dass wir nicht bei der Sache sind, obwohl wir es sein sollten.
Gut zu wissen: Der Mensch benötigt knapp 5 Minuten, um seine Tätigkeit nach einer Unterbrechung – egal welcher Art – wieder konzentriert aufzunehmen. Und es ist zu erwarten, dass die E-Mail-Flut zukünftig weiter zunehmen wird.
Natürlich können Sie Ihr Postfach so einstellen, dass E-Mails nur alle paar Stunden abgerufen werden und Social-Media während der Arbeitszeit blockiert sind. Das ist allerdings nur ein Teil der Lösung und behebt nicht die Ursache des Zeit-Problems. Getting Things Done setzt ganzheitlicher an. Das dahinterstehende Prinzip hilft Ihnen dabei, zu bewerten, was wirklich wichtig ist und Ihnen am meisten bringt. Außerdem unterstützt Sie GTD darin, stets einen umfassenden Überblick über alle Aufgaben, Projekte und Verpflichtungen zu haben. Das macht es leichter, anstehende Aufgaben effizient und fokussiert zu erledigen und zu managen. Ein verdammt gutes Gefühl!
Sie planen ein besonderes Event? Oder sollen Sie ein Business-Meeting vorbereiten? Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit, um all die Dinge zu notieren, die Ihnen – gern auch unsortiert – in diesem Moment durch den Kopf schwirren. Sie werden schnell feststellen, dass dieser grundsätzlich einfache Prozess Ihren Geist ungemein entlasten und befreien wird.
Dinge, deren Erledigung nur einen einzigen winzigen Schritt erfordern und/oder die nicht länger als 2 Minuten Ihrer Zeit einnehmen, sollten Sie sofort tun. Nehmen Sie sich täglich 20 Minuten Zeit, um auf diese Art und Weise 10 Dinge zu erledigen. Sie werden sehen, was sich in der Kürze der Zeit alles bewerkstelligen lässt und wie gut sich dies anfühlt.
Legen Sie sich für alles, was Sie an andere delegiert haben, eine Kategorie mit dem Namen „Warten auf“ an. Notieren Sie das Datum, an dem Sie die Aufgabe vergeben haben. So haben Sie stets im Blick, worauf Sie seit wann von wem auf Erledigung oder Rückmeldung warten. Dies führt zu Stabilität und der Sicherheit, Kontrolle über alle Aufgaben zu haben.
Die wöchentliche Durchsicht Ihrer Aufgabenlisten und Ihres Kalenders ist ein wesentliches Element, um den Überblick zu wahren. Wenn Sie alle Aufgaben und Termine erfasst haben, ist das bereits eine gute Basis. Mit dem Wochenüberblick bleiben Sie stets auf dem Laufenden und Sie aktualisieren Ihr System, damit Ihnen zukünftig nichts mehr durchs Raster fällt.
An jedem Arbeitsplatz gibt es Prozesse, die sich regelmäßig wiederholen. Für alle diese Prozesse empfiehlt es sich, Checklisten anzulegen. Notieren Sie, welche Punkte Sie durchzuführen oder zu prüfen haben und fügen Sie auch optionale Elemente hinzu. Sie werden sehen, wieviel Arbeit sich dadurch einsparen lässt – und Fehler werden ebenfalls reduziert!
Diese und viele weitere Tipps und Erfahrungswerte erhalten Sie von unseren Trainern im Seminar. Unsere Teilnehmer berichten uns regelmäßig davon, dass sich die Investition in das Seminar bereits innerhalb kürzester Zeit für sie ausgezahlt hat.
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