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Hier liegen Zettel auf dem Schreibtisch, dort klingelt das Telefon, hinter Ihnen klopft es an der Tür. Und das natürlich alles zur gleichen Zeit. Wen wundert es, dass es Ihnen hin und wieder schwerfällt, in dieser Unruhe alle Aufgaben gewissenhaft und rechtzeitig zu erledigen. Was her muss, ist ein Prozess, der Ihrem (Arbeits-)Alltag mehr Struktur gibt.
Die 5 Phasen der Selbstmanagement-Methode Getting Things Done helfen dabei, anstehende Aufgaben besser in den Griff zu bekommen, strukturiert zu arbeiten und in der Folge den Kopf für Dinge frei zu bekommen, die wirklich wichtig und angesagt sind.
Lesen Sie in diesem Artikel:
Wer kennt das nicht: Am Schreibtisch auf der Arbeit im Büro stapeln sich die Akten, alle paar Minuten kommt eine neue E-Mail herein und andauernd klingelt das Telefon. Dabei müssen Sie dringend eine Präsentation ausarbeiten und auch der nette Kollege von nebenan wartet dringend darauf, die Details der in der nächsten Woche stattfindenden Konferenz mit Ihnen zu besprechen. Effizientes strukturiertes Arbeiten? Fehlanzeige!
Der Arbeitsalltag der meisten Menschen ist voll von Aufgaben, die erledigt werden müssen. Da reichen die Arbeitstage oftmals nicht aus. Die Folge: Die Motivation schwindet, das Setzen von Prioritäten mislingt und eine gut strukturierte Organisation des Tagesablaufs lässt zu wünschen übrig.
Und das bezieht sich nicht nur auf den beruflichen, sondern auch auf den privaten Alltag, denn auch am Abend und am Wochenende gibt es eine Menge zu erledigen: Da steht es an, die Kinder bei den Hausaufgaben zu unterstützen, den Kühlschrank aufzufüllen, die Wohnung aufzuräumen, die Schwiegermutter zu besuchen oder endlich mal wieder Sport zu treiben. Kein Wunder also, dass viele Menschen Stress, Anspannung oder Überforderung empfinden: Studien zeigen, dass knapp 9 von 10 Arbeitnehmern in Deutschland sich am Arbeitsplatz gestresst fühlen.
Dies wirkt sich auf die Dauer negativ auf die Arbeitsqualität, die Karriere und im Endeffekt auch auf das körperliche und psychische Wohlbefinden aus. Zudem steigt damit die Gefahr, ernsthaft an einer der heutigen Volkskrankheiten zu erkranken: Vom chronischen Rückenleiden bis hin Burn-Out.
Wir bieten Ihnen Hilfe an, dieser Falle zu entgehen. Lernen Sie, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe besser strukturieren können.
Getting Things Done verhilft Ihnen nicht nur zu mehr Struktur Ihrer Arbeit, sondern eliminiert Stress nachhaltig und steigert Produktivität nachweislich.
Erreichen Sie mit GTD:
Antworten darauf, wie sich der Stresspegel senken und die eigene Produktivität und Kreativität steigern lassen, liefert die Selbstmanagement-Methode Getting Things Done (GTD), die von dem renommierten Management-Berater David Allen entwickelt wurde. Sein Credo:
Was er damit meint, ist an sich recht simpel: Denken Sie ständig nur an Dinge, aus Furcht, diese vergessen zu können, machen Sie sich auf Dauer selbst verrückt. Stattdessen empfiehlt er, über Dinge nachzudenken und die Resultate an einem vertrauensvollen Ort verlässlich und schriftlich festzuhalten. Somit werden die Kapazitäten des Kopfes effektiv genutzt und gleichzeitig eine Entlastung hergestellt, da die wertvollen Gedanken, Resultate und Entscheidungen nicht mehr verloren gehen können.
Das Ziel von GTD ist es, das persönliche Wohlbefinden zu steigern, indem zuerst Kontrolle über alle persönlichen Aufgaben erlangt und anschließend erkannt wird, wozu die einzelnen Aufgaben überhaupt gebraucht werden. Im Zentrum von GTD stehen praxisbezogene Empfehlungen, Tipps und Tricks, damit strukturiertes Arbeiten gelingt.
Um Kontrolle über die eigenen Tätigkeiten, Termine und Aufgaben zu bekommen, ist es zunächst einmal wichtig, sich einen umfassenden und vollständigen Überblick zu verschaffen. Mit den folgenden fünf Phasen gelingt Ihnen dies – und noch viel mehr.
Im Folgenden erfahren Sie…
Zunächst einmal gilt es, die Flut an Informationen, die in unserer immer schneller werdenden Gesellschaft jeden Tag auf uns einprasseln, einzufangen bzw. zu sammeln und zu erfassen. Das führt dazu, dass der Kopf nicht mehr so voll ist und Sie strukturierter arbeiten können – ein schönes Gefühl!
Damit Sie in den Genuss dieses Gefühls kommen, sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, um aus allen Informationen – ob aus Mails, Memos, telefonischen Nachrichten oder Artikeln – die wirklich relevanten herauszufiltern. Am besten gelingt das, indem Sie diese Informationen aufschreiben – und zwar solange, bis nichts mehr an Input übrigbleibt. Und auch die Gedanken, die Ihnen im Kopf herumschwirren und Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen, notieren Sie. Sie werden schnell merken, dass diese Gedankensammlung den Kopf ungemein entlastet. Das sichtbare Ergebnis dieser Gedankensammlung? Ein großer Stapel mit Notizen, der nun regelmäßig sortiert wird.
Zusätzlicher Profi-Tipp: Schaffen Sie sich einen einzelnen Eingangskorb an, indem sich alles ansammeln kann. Je weniger Orte es gibt (ob physisch oder digital), an denen sich Dinge verstecken können, desto erfolgreicher und vollständiger wird die Sammlung sein.
In Phase 2 geht es darum, sich jede einzelne Notiz aus dem Stapel vorzuknöpfen und nach einem festgelegten Procedere zu verarbeiten. Dabei sind folgende Fragen zu beantworten:
Wenn eine Aktion erforderlich ist, auch kein Problem. Können Sie die Aufgabe innerhalb von zwei Minuten erledigen? Dann tun Sie es sofort.
Sind Sie gar nicht der richtige Ansprechpartner für diese Aufgabe oder können Sie sie an einen Kollegen delegieren: Tun Sie es.
Ansonsten planen Sie einfach den nächsten Schritt, den die Aufgabe bedarf. Am besten geht das, indem Sie diesen möglichst konkret und als sichtbaren Schritt aufschreiben – idealerweise in einem kurzen Satz, der Verben enthält. Beispiel: “Termin mit Herrn Krause vereinbaren” oder: “Die Präsentation für Dienstag finalisieren”.
Ist nicht nur ein einziger nächster Schritt erforderlich und braucht es bis zur Erfüllung der Aufgabe mehr als 12 Monate, dann handelt es sich um ein Projekt.
To-Do-Listen erstellen und Schritte aufschreiben: Damit haben die wenigsten Menschen ein Problem. Problematisch wird es jedoch, wenn die gesammelten Werke unbearbeitet bleiben und womöglich im Nirwana verschwinden. Schade drum, Entlastung adieu!
Wenn Sie sich also schon die Mühe gemacht und To-Do-Listen (GTD bezeichnet diese als Aufgabenlisten) erstellt haben, dann ordnen Sie Ihre nächsten Schritte am besten kontextbezogenen Listen bzw. Kategorien zu. Beispiel: Der Schritt “Neues weißes Hemd kaufen” gehört in die Kategorie “Besorgungen”. “Den Steuerberater anrufen” gehört dann in die Liste “Anrufe”, die Aktualisierung von Adressen zu “Laptop unterwegs”. Und die Mail an die Schwiegermutter sollte sich der Logik nach auf der Liste für “private Mails” wiederfinden. David Allen hat in seinem Buch einige sinnvolle Kategorien zusammengestellt, die das strukturierte Arbeiten erleichtern. Welche Listen bzw. Kategorien für Sie am besten geeignet sind, bleibt natürlich Ihnen überlassen.
Wir empfehlen für die oben beschriebenen Projekte eine eigene Kategorie zu erstellen. Notieren Sie dort das Endziel, wie es aussieht, wenn ein Projekt beendet ist. Zum Beispiel “Umzug ins neue Büro ist abgeschlossen und alle Kollegen können reibungslos in einer großartigen Atmosphäre arbeiten”. Was der nächste Schritt ist (Angebot für Möbel einholen), ist wiederum nicht dem Projekt, sondern der passenden Kategorie (Computer) zugeordnet.
“Ordnung ist das halbe Leben”, ein weises altes Sprichwort, das nichts an Aktualität verloren hat – auch wenn es um Ihre Listen, Kalendereinträge und Eingangskörbe geht. Halten Sie diese also in Ordnung, indem Sie sie regelmäßig durchsehen. Und nicht das Aussortieren vergessen! Alles, was nicht mehr relevant ist, entsorgen oder löschen Sie! Dinge, die in naher Zukunft anstehen, können Sie bereits anfangen zu planen. Und alles, was Ihnen durchgeflutscht ist, arbeiten Sie nach. Die Erfahrung zeigt: Am besten ist es, den Vorgang des regelmäßigen Durchsehens und Sortierens so oft wie möglich – mindestens einmal wöchentlich – zu wiederholen, auch wenn dies etwas Zeit kostet. Dafür bekommen Sie ein angenehmes Gefühl von Sicherheit – und eine stets aktuelle Gesamtübersicht und Kontrolle über alle anstehenden Tätigkeiten und Aufgaben – eine ideale Voraussetzung, um strukturiert zu arbeiten.
Melden Sie sich auch gerne hier zur wöchentlichen Erinnerung an den Wochenüberblick an. Dort erhalten Sie auch eine Schritt für Schritt Anleitung zur Durchführung des Wochenüberblicks.
Jetzt ist es soweit: In der letzten der fünf Phasen geht es um das Erledigen der Dinge, die Sie zuvor selbst definiert haben. Doch in welcher Reihenfolge, was hat Priorität? Hier tritt die vorher erstellte Kontextliste in Kraft. Wenn Sie also gerade im Büro sind, dann widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit logischerweise einer Kategorie, mit der Sie sich gerade wirklich beschäftigen können – und machen den Termin mit Herrn Krause! Die Liste der „Besorgungen“ sollte Sie in diesem Moment nicht scheren, es sei denn, Sie wollen der Liste etwas hinzufügen. Und im Flugzeug von Hamburg nach München können Sie geflissentlich die Liste „Anrufe“ vergessen, wohl aber die anstehenden Aufgaben aus der Kategorie „Laptop unterwegs“ in Angriff nehmen. So füttern Sie Ihren Kopf immer nur mit gerade realistisch umsetzbaren Aufgaben.
Last but not least noch ein wichtiger Tipp: Kurz vor Feierabend, vor einem Wochenende oder einem Urlaub macht es keinen Sinn, mit größeren Projekten – wie etwa der Budgetplanung für das nächste Jahr oder der Konzeption für die Jubiläumsgala – zu beginnen. Das erzeugt nur Stress.
Einen Tipp zum Setzen von Prioritäten haben wir für Sie: Suchen Sie sich aus der passenden Kategorie immer die Aufgabe heraus, die gerade für Sie die höchste Relevanz hat, für die Sie ausreichen Zeit zur Verfügung haben und die zu Ihrem aktuellen Energielevel passt.
Wir wünschen frohes Schaffen, viel Erfolg beim strukturierten Arbeiten und einen möglichst niedrigen Stresslevel!
In nur einem Tag können Sie die Strukturen von Getting Things Done in unseren Grundlagenseminaren lernen. Dort bringen Ihnen unsere zertifizierten GTD-Trainer die Methodik und die intuitiven, einfachen Prinzipien von GTD nahe. Lernen Sie gleichgesinnte kennen, tauschen Sie sich über alltägliche Praktiken aus und löchern Sie den Trainer mit Fragen. Unser Ziel ist es, dass Sie im Anschluss einer Seminarteilnahme strukturierter und mit einem guten Gefühl in den nächsten Tag starten.
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