Mehr Struktur, weniger Stress: So führst du dein Team optimal

Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Stressreduktion

Warum klare Arbeitsstandards und eine durchdachte Rollenverteilung den Erfolg deines Teams fördern

Die heutigen Arbeitsumgebungen stellen oft eine immense Belastung dar: Übermäßiger Druck, fehlende Kontrolle über Prioritäten und das Gefühl der Sinnlosigkeit führen zu einer Vielzahl von Problemen – bis hin zu ernsthaften Risiken für die psychische Gesundheit. Stress, der auf allen Ebenen einer Organisation ausgeübt wird, kann das menschliche Gehirn überfordern. Die Folgen: Viele Mitarbeitende engagieren sich entweder übermäßig oder ziehen sich immer weiter zurück. Oft resultiert dies in längeren Krankheitsphasen oder sogar in der endgültigen Trennung vom Unternehmen.

Laut der Weltgesundheitsorganisation gehen jährlich 12 Milliarden Arbeitstage aufgrund von Depressionen und Angstzuständen verloren. Dies verursacht Produktivitätsverluste von rund einer Milliarde US-Dollar pro Jahr.

Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, gilt es in diesem Artikel einige der wichtigsten Prinzipien zu vermitteln, die deinem Team helfen werden, effektiver und stressfreier zu arbeiten.

Du wirst lernen:

Klare Grundsätze für dein Team zu definieren und zu kommunizieren, um eine eindeutige Orientierung zu schaffen
Arbeitsstandards festzulegen, um erwünschtes Verhalten zu fördern
Eine sinnvolle Rollenverteilung im Team vorzunehmen, um das Engagement aller zu maximieren.

Ohne klare Rahmenbedingungen und Spielregeln riskierst du, dein Team zu demotivieren.

Beachte vor allem zwei wesentliche Aspekte:

1. Definiere und kommuniziere den Zweck deines Teams regelmäßig

Warum existiert dein Team? Warum ist es wichtig? Was würde passieren, wenn es nicht mehr da wäre? Indem du offen und regelmäßig den Sinn hinter den Projekten und Tätigkeiten deines Teams hervorhebst, schaffst du eine höhere Identifikation mit den Zielen und Erfolgen. Oft reicht es, diesen Sinn in wenigen Schlüsselsätzen zusammenzufassen, die du im Laufe der Zeit weiter verfeinerst.

2. Erstelle eine Liste von “Anti-Werten”

Um den richtigen Kurs für dein Team festzulegen, ist es entscheidend, Werte und Prinzipien zu definieren. Ein guter Ansatz ist es, zuerst die “Anti-Werte” festzulegen – also Verhaltensweisen, die auf keinen Fall Teil eurer Kultur sein sollen. Anschließend kannst du diese umkehren, um die positiven Werte deines Teams zu bestimmen. Diese werden zur Basis für kollektive Entscheidungen und helfen, die gewünschten Verhaltensweisen zu unterstützen.

Gemeinsam könnt ihr fünf bis zehn Grundsätze erarbeiten, die als Leitfaden für eure Zusammenarbeit dienen.

Arbeitsstandards:

Der Schlüssel zu Klarheit und Effizienz

Klare Arbeitsstandards sind unerlässlich, um Erwartungen zu erfüllen. Sie beschreiben die Praktiken und Prozesse, die es deinem Team ermöglichen, die festgelegten Prinzipien im Alltag umzusetzen.

1. Gemeinsam Standards definieren

Stelle sicher, dass alle Teammitglieder in den Prozess eingebunden sind. Hier eine Liste von Fragen, die euch dabei helfen können:

Wie sollen Meetings ablaufen? Welche Prozesse sind vor, während und nach den Meetings zu beachten?
Wie werden Tools für die interne und externe Zusammenarbeit eingesetzt?
Wie strukturieren wir die Interaktionen im Team? Welche Reaktionszeiten sind akzeptabel?
Wie dokumentieren wir Entscheidungen und pflegen unsere Referenzdokumente?
Welche Technologien nutzen wir wann? Ist es erlaubt, Zeitfenster für regelmäßige Reviews zu blockieren, wie es z. B. der GTD-Ansatz empfiehlt?

2. Fokus wahren: Anfragen ablehnen

Um eine hohe Leistung im Team sicherzustellen, ist es ratsam, eine Liste der aktiven und ausstehenden Projekte zu führen. So fällt es leichter, Anfragen von außen gezielt abzulehnen oder laufende Projekte neu zu verhandeln. Als Führungskraft schaffst du ein Umfeld, das effektive Zusammenarbeit fördert, indem du die Zeit deiner Mitarbeitenden schützt und Arbeitsstandards konsequent einhältst.

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Transparente Rollen und Verantwortlichkeiten

Mitarbeitende können oft mehrere Rollen innerhalb eines Unternehmens übernehmen. Um den größtmöglichen Beitrag sicherzustellen, sollten zwei wesentliche Aspekte beachtet werden:

1. Das “Warum” hinter jeder Rolle klären

Jede Rolle im Team hat einen klaren Zweck, der sowohl für die betroffene Person als auch für das Team transparent und dokumentiert sein muss. Dieser Ansatz geht weit über eine einfache Stellenbeschreibung hinaus und berücksichtigt auch implizite Verantwortlichkeiten.

2. Klare Ergebnisse definieren

Für jede Rolle sollten die erwarteten Ergebnisse festgehalten werden. Eine Mindmap kann hierbei hilfreich sein, um die Verantwortlichkeiten und die dazugehörigen Ergebnisse visuell darzustellen. So stellst du sicher, dass alle Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird.

Fazit: Stress reduzieren, Engagement steigern

Wenn du deinen Mitarbeitenden eine gesunde und produktive Arbeitsumgebung bieten möchtest, in der Stress minimiert und Engagement gefördert wird, dann lohnt es sich, die oben genannten Ansätze auszuprobieren. All diese Prinzipien basieren auf der bewährten Methode Getting Things Done (GTD). In unseren speziell entwickelten Trainings kannst du diese Ansätze vertiefen und viele weitere wertvolle Techniken erlernen, um dein Team effizienter zu organisieren, den Fokus zu steigern und Stress nachhaltig zu reduzieren. Lass dich von GTD inspirieren und führe dein Team auf ein neues Level. Melde dich noch heute für einen unserer Workshops an und setze das Gelernte direkt in die Praxis um – dein Team wird es dir danken.

Starte jetzt deinen Weg zu einer effektiveren Führung!

Über den Autor:

Vincent Mignard ist zertifizierter Getting Things Done® Master-Trainer. Er bildet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin aus, gesunde und leistungsfähige Gewohnheiten zu entwickeln. Mit seinem strukturierten Ansatz, Pragmatismus und Authentizität liefert er GTD-Trainings, die nachhaltigen Wissenstransfer und eine sofortige Umsetzung in die Praxis garantieren.

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