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Checklisten und Notfallpläne: Wie du mit dem GTD-Workflow den Arbeitsschutz erhöhst

Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Zusammenarbeit

Bessere Systeme, um die Risiken in deinem Arbeitsumfeld zu minimieren

In der modernen Arbeitswelt stehst du vor zahlreichen Herausforderungen, die deine Produktivität und deine Sicherheit beeinflussen. Getting Things Done (GTD) hat sich als äußerst effektiver Ansatz erwiesen, um diese Herausforderungen zu meistern. David Allens Selbstmanagementansatz, erhöht die persönliche und berufliche Produktivität durch strukturiertes Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Reflektieren und Erledigen von Aufgaben. 

Neben der optimierten Produktivität spielt die Arbeitssicherheit eine entscheidende Rolle für die mentale Gesundheit deiner Angestellten. Unfälle und Vorfälle haben häufig schwerwiegende gesundheitliche Folgen und beeinträchtigen die gesamte Arbeitsleistung. 

Was Dich in diesem Artikel erwartet: 

In diesem Artikel tauchen wir mit dir in die Prinzipien von GTD ein und wie du diese konkret einsetzen kannst, um, die Arbeitssicherheit in deiner Organisation zu erhöhen. 

Grundlagen von GTD und Arbeitssicherheit

Eine der Herausforderungen für dich als Unternehmerin ist das Management von Ressourcen. Während der Fokus häufig auf Finanzen, Personal oder technischer Infrastruktur liegt, wird eine der wichtigsten Ressourcen – Zeit – oft vernachlässigt. Zeitnot und ein als endlos empfundener Arbeitszeitdruck führen dazu, dass viele Konflikte im Gründerteam aufgeschoben oder nur oberflächlich gelöst werden, um sich zügig wieder dem Tagesgeschäft widmen zu können. Doch verdrängte Konflikte verschwinden nicht, sondern bleiben als Brandherde im Unternehmen und können im ungünstigsten Fall zu einem Flächenbrand führen, der das Firmenkonstrukt erfasst. 

Darüber hinaus verursachen ungelöste Konflikte Stress und Frust. Dieser wirkt sich unmittelbar auf die Leistungsfähigkeit und das Betriebsklima aus. Negative Energie, die in destruktive Spiralen führen kann, anstatt positiv in Richtung Zielerreichung umgewandelt zu werden. Eine angemessene Auseinandersetzung mit Konflikten stärkt das Gründerteam und damit das Unternehmen insgesamt. 

Grundlagen von GTD und Arbeitssicherheit

Die vier Schritte des Getting Things Done-Ansatzes
angewandt auf Arbeitssicherheit

1. Sammeln:

Erstelle eine Gedankensammlung mit allen sicherheitsrelevanten Elementen, die deine Aufmerksamkeit beanspruchen und deren potenzielle Risiken, zu Arbeitsunfällen oder Verlusten führen können.

2. Verarbeiten:

Analysiere jedes Element, indem du mögliche Risiken brainstormst und jeweils einen konkreten nächsten Schritt definierst, der das Risiko reduzieren könnte. 

3. Organisieren:

Sortiere alle nächsten Schritte und Risiken in Kontextlisten als Teil deines Sicherheitsmanagements, das für alle transparent ist. 

4. Reflektieren & Erledigen:

Überprüfe deine Kontextlisten regelmäßig, um die Relevanz und Aktualität sicherzustellen und damit flexibel neu priorisieren zu können. 

Grundprinzipien der Arbeitssicherheit 

Arbeitssicherheit umfasst eine Reihe von Maßnahmen und Vorschriften, die darauf abzielen, Unfälle und Gesundheitsrisiken am Arbeitsplatz zu reduzieren. Dazu gehören: 

  • Gefährdungsbeurteilungen: Potenzielle Gefahren am Arbeitsplatz identifizieren und bewerten. 
  • Schulungen und Unterweisungen: Mitarbeiter regelmäßig zu sicherheitsrelevanten Themen schulen und sensibilisieren. 
  • Schutzmaßnahmen: Schutzvorrichtungen und Sicherheitsprotokolle implementieren. 
  • Notfallpläne: Notfallpläne sowie Evakuierungsstrategien entwickeln und kommunizieren. 

GTD in Sicherheitsprotokolle integrieren

Sammeln und Priorisieren von Sicherheitsthemen

Durch die Anwendung des Getting Things Done-Ansatzes kannst du sicherheitsrelevante Aufgaben und potenzielle Gefahren systematisch sammeln und priorisieren. Zum Beispiel bei der Planung eines Events sammelst du alle notwendigen Maßnahmen wie den Einsatz von Sicherheitspersonal oder die Installation von Notbeleuchtungen als konkrete Aufgaben. Dies hilft dir dabei, dass du keine wichtigen Aspekte übersiehst und Zeitverzögerungen vermeidest. Auch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung einer Kontrollliste ist Teil deines GTD-Prozesses und trägt dazu bei, sicherheitsrelevante Themen immer im Blick zu behalten. Dies kann beinhalten:

  • Risikoanalysen

  • Wartungspläne für Sicherheitsausrüstung

  • Schulungsprotokolle

  • Berichte über Beinaheunfälle

  • Team-Retrospektiven über Minor and Major Incidents

Klare Definition und Organisation von Sicherheitsaufgaben

Sind alle Mitarbeitenden gebrieft kann das dazu beitragen, das Risiko von Unfällen zu minimieren. Wenn jede Mitarbeiterin weiß, welche konkreten Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden müssen und wie sie durchzuführen sind, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und kommunikativen Missverständnissen. In einem Produktionsbetrieb können beispielsweise konkrete Checklisten über die sichere Bedienung von Maschinen und spezielle Schulungen für die Handhabung gefährlicher Materialien angeboten werden. Weitere Prioritäten könnten sein:

  • Sofortige Maßnahmen bei identifizierten Gefahren

  • Regelmäßige Sicherheitsinspektionen

  • Fortlaufende Schulungen für Mitarbeitende

Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Sicherheitsmaßnahmen

Der GTD-Ansatz legt großen Wert auf regelmäßige Reflexion und Optimierung. Neue Technologien, Gesetzesänderungen oder neue Erkenntnisse können zu einer Notwendigkeit für Anpassungen führen. Wenn du diese regelmäßig in deine GTD-Reflexion integrierst, stellst du sicher, dass deine Initiativen immer auf dem neuesten Stand sind.

Notfallmanagement

NYT Bestseller Autor und Selbstmanagement Experte David Allen hat in seinem Artikel “How to Manage Emergencies and Still Stay on Track” hervorgehoben, wie wichtig es ist, auf unerwartete Ereignisse vorbereitet zu sein und dabei fokussiert zu bleiben. GTD bietet hierbei wertvolle Ansätze:

  • Entwicklung von Notfallplänen: Wie bei Feuerwehrleuten, die stets auf Einsätze vorbereitet sind, sollten auch Unternehmen klare Notfallpläne haben.

  • Schulung und Empowerment der Belegschaft: Mitarbeitende sollten befähigt werden, Probleme selbstständig zu lösen und in Notfällen richtig zu handeln.

  • Zeit für Notfälle planen: Es sollte immer ein Puffer für unvorhergesehene Ereignisse eingeplant werden, um schnell reagieren zu können.

Praktische Beispiele

Fallbeispiel 1:

Ein mittelständisches Bauunternehmen wollte die Unfallrate auf seinen Baustellen senken. Durch die Einführung der GTD-Methode in die Sicherheitsprotokolle konnte das Unternehmen seine Checklisten für die tägliche Inspektion neu strukturieren. Mithilfe von GTD wurden Aufgaben priorisiert und die Kommunikation zwischen Sicherheitsbeauftragten und Arbeitsteams optimiert. Innerhalb von sechs Monaten sank die Unfallrate deutlich. Die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsprotokolle und klare Maßnahmenplanung trugen maßgeblich zu diesem Erfolg bei.

Fallbeispiel 2:

Ein Produktionsbetrieb mit mehreren hundert Mitarbeitenden kämpfte mit häufigen Arbeitsunfällen und Produktivitätsverlusten. Nach der Einführung des GTD-Ansatzes zur Steigerung der Arbeitssicherheit fanden spezifische Workshops für Mitarbeitende und Führungskräfte statt. Diese Schulungen schärften das Risikobewusstsein und erhöhten die Sensibilität im Umgang mit Gefahrensituationen. Indem Risiken strukturiert erfasst und verarbeitet wurden und indem definierte Maßnahmen konsequent umgesetzt wurden, sank die Unfallrate innerhalb eines Jahres deutlich. Besonders hervorzuheben ist das neu eingerichtete „Sicherheitsboard“, auf dem Mitarbeitende aktiv Vorschläge einbrachten und den Fortschritt der Maßnahmen nachverfolgten.

Praktische Tipps zur Umsetzung

Konkrete Tipps und Strategien

Hier ein paar praktische Tipps, die dir dabei helfen, die GTD-Prinzipien erfolgreich in deine Organisation zu integrieren:

Tipp 1: Sicherheitsbesprechungen


Führe wöchentliche Safety Meetings durch, um relevante Aufgaben zu besprechen und zu priorisieren.

Tipp 2: Checklisten

Erstelle konkrete Checklisten für regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen

Tipp 3: Schulungen

Führe regelmäßige Schulungen durch, um das Bewusstsein für die Bedeutung der Arbeitssicherheit und die Anwendung der GTD-Prinzipien zu schärfen.

Tipp 4: Einbindung der Mitarbeitenden

Binde Mitarbeitende aktiv in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Arbeitssicherheit ein und etabliere ein Sounding Board.

Tipp 5: Reflektieren und Anpassen:

Setze feste wöchentliche Zeitfenster für die Reflexion und Optimierung der Sicherheitsprotokolle.

Tools und Ressourcen

Es gibt eine Vielzahl von Tools und Ressourcen, die dabei helfen, GTD und Arbeitssicherheit effektiv zu managen:

  • Projektmanagement-Software: Tools wie Trello, Asana oder Microsoft Planner helfen dabei, Aufgaben in Form eines Kanban-Boards zu erfassen, zu verarbeiten und zu organisieren.

  • Sicherheits-Apps: Spezielle Apps wie SafetyCulture oder iAuditor unterstützen bei der Durchführung von Inspektionen und der Verwaltung von Sicherheitsprotokollen.

Unser Fazit

Die Integration von GTD in die Arbeitssicherheit bietet zahlreiche Vorteile und leistet einen Beitrag, deinen Arbeitsplatz sicherer und produktiver zu gestalten. Durch systematisches Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Reflektieren & Erledigen von Sicherheitsaufgaben können Unfälle reduziert und die allgemeine Effizienz gesteigert werden. Übernimm die GTD-Prinzipien in deinem Arbeitsumfeld und leiste so einen positiven Beitrag zur Sicherheit und Produktivität.

Unsere Webinare im Juni:

Steigere deine Produktivität und lerne,
wie du Gespräche führst, um schwierige Themen anzusprechen.

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