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Ob in der Buchhaltung, in der Produktion, im Marketing oder Sales-Bereich: Wer träumt nicht davon, im Job effizienter zu sein, um dadurch schneller ans Ziel und entsprechend früher nach Hause, zu Freunden und Familie oder zum Sport zu kommen? Oder als weiteres Motiv: Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern, um erfolgreicher zu sein und auf der Karriereleiter aufzusteigen. Die gute Nachricht: Das ist keine Utopie! Wie es möglich ist, seine Effizienz zu steigern, zeigen die nachfolgenden Tipps.
In diesem Artikel lesen Sie:
Zunächst soll mit einem weit verbreiteten Missverständnis aufgeräumt werden: Die beiden Begriffe Effizienz und Effektivität, die im betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauch wie auch im alltäglichen Leben häufig synonym verwendet werden, meinen nicht dasselbe.
Ob das richtige Ergebnis erzieltwird, lässt sich zumeist mit einem einfachen „Ja“ oder eben auch mit einem „Nein“ beantworten. Optimal ist es somit, die richtigen Dinge zu tun und ein beherztes „Ja“ für sich zu beanspruchen.
Hier stehen der Weg dahin bzw. die Vorgehensweise – beispielsweise unter Wahrung der Wirtschaftlichkeit oder der zur Verfügung stehenden Zeit – im Fokus. Führt ein geringer Aufwand zu einem bestmöglichen Ergebnis, gilt das in unserer Gesellschaft heute als ideal.
Wie heißt es doch so schön im Englischen? “Work smarter, not harder“. Auf das Arbeitsleben übertragen bedeutet dies: Eine Steigerung der Effizienz ist meist nur dann realistisch, wenn Arbeitsabläufe optimiert werden – unter der Voraussetzung, dass effektiv gearbeitet wird.
Klingt kompliziert, ist es aber meistens gar nicht – vor allem vor dem Hintergrund, dass gemäß etlicher Studien in vielen Unternehmen und Büros ungefähr 20 Prozent der Arbeitszeit nicht wirklich sinnvoll genutzt werden, weil Prozesse zu kompliziert strukturiert, Herangehensweisen zu umständlich oder das Zeitmanagement von Geschäftsführung und Mitarbeitern einfach miserabel sind. Effizient geht anders.
Wie Sie mit Aufgaben, Terminen und Verpflichtungen umgehen und wie Sie ihnen gegenüber stehen, ist eine Haltungsfrage. Ein wirksames Selbstmanagement-System kann Sie darin unterstützen, Ihre persönliche Haltung anzupassen. Dies beinhaltet:
Wer das schafft, mischt ganz weit vorne mit. Dabei gibt es zu bedenken, dass zunächst an der Effektivität geschraubt werden sollte, um Ziele zu erreichen, bevor sich an die Steigerung der Effizienz gemacht wird. Zum Beispiel, indem Sie hinterfragen, wie viel Zeit, Geld, Nerven und/oder Energie Sie in ein vergangenes Projekt gesteckt haben.
Die Erfahrung zeigt, dass vieles hiervon nicht unbedingt hätte sein müssen. Eine detaillierte Analyse gibt mit Sicherheit darüber Aufschluss, welche Bereiche sich zukünftig wirtschaftlicher, nervenschonender oder günstiger und damit effizienter gestalten lassen. So ist es möglich, die Effizienz zu steigern, indem einzelne Arbeitsschritte genau geplant werden oder eine gut durchdachte Strategie auch wirklich verfolgt wird. Wenn die Erledigung von einzelnen Aufgaben zu viele Nerven kostet, können Blockaden, Ungereimtheiten, Überforderung, Probleme mit Kunden oder Kollegen oder Stress ursächlich sein. Nehmen Sie Ihre Arbeitsweise doch einfach mal dezidiert unter die Lupe, es lohnt sich!
To-Do- oder Aufgabenlisten sind als Hilfestellungen einfach wunderbar – solange sie übersichtlich sind. Jeder weiß jedoch auch, wie lähmend ellenlange To-do-Listen sein können. Besser ist es, kontextbezogene Listen zu erstellen bzw. die Aufgaben verschiedenen Kategorien zuzuordnen. Zugegebenermaßen erfordert dies ein wenig Energie – es ist allerdings gut investierte Zeit! Wenn Sie die dann kürzeren Listen gezielt abarbeiten und nur in den Kontext sehen, der gerade für Sie relevant ist, werden Sie schnell sehen, dass dies auch auf die Effizienz einzahlt. Sind Sie mit dem Abarbeiten der einzelnen Punkte schneller als ursprünglich erwartet fertig, können Sie sich weiteren Aufgaben widmen.
TIPP: Arbeiten, die sich schnell erledigen lassen, vorziehen. Eines sollten Sie jedoch nicht vergessen: die Listen immer auf einem aktuellen Stand zu halten! Lesen Sie mehr dazu im Artikel GTD-Wochenüberblick.
Nur die wenigsten Menschen sind Multitasker, auch wenn dies viele für sich in Anspruch nehmen. Das belegen verschiedene Studien. Diese zeigen auch, dass Multitasking für eine gute Arbeitseffizienz kontraproduktiv ist, weil es das Gehirn überfordert, zu Zeitverlusten, Fehlern und Stress führen kann.
Wer effektiv und effizient arbeiten will, sollte seine ganze Konzentration einer einzigen Aufgabe widmen und sich erst nach deren Abschluss der nächsten Aufgabe zuwenden. Diese Vorgehensweise zieht weit weniger Unterbrechungen nach sich, weil das Gehirn sich nicht jedes Mal wieder aufs Neue orientieren muss. Wenn Sie technikaffin sind, können Ihnen hierbei Produktivitäts-Apps helfen.
Fast jeder von uns hat einen inneren Schweinehund, der immer wieder dazu verführt, unangenehme Aufgaben aufzuschieben. Wer dazu neigt, wichtige Dinge auf die „lange Bank“ zu schieben, also chronisch zu prokrastinieren, kann garantiert nicht effizient sein. Viele Menschen, die prokrastinieren, tun dies, weil sie nicht wissen, womit sie anfangen sollen. Anstatt sich also an die Zusammenstellung einer längst fälligen Rechnung zu machen, verschwenden sie ihre Zeit darauf, Kaffee zu kochen, Blumen zu gießen oder Besprechungen vorzubereiten, die erst im nächsten Monat stattfinden sollen.
Besser ist es, nach Abschluss einer Aufgabe den nächsten Schritt festzulegen und diesen dann auch wirklich und konzentriert zu gehen. Alle, die zum Prokrastinieren neigen, sollten in sich gehen und erforschen, warum sie dies tun. Vielleicht aus Bequemlichkeit? Oder aus Angst? Die Vorstellung, wie es sich anfühlen würde, erst in letzter Minute mit einem Projekt fertig zu werden oder es womöglich nicht mehr zu schaffen, motiviert oft schon, gleich damit loszulegen – ein echter Boost für die Produktivität und Steigerung der Effizienz!
Wer kennt das Problem nicht: Der Schreibtisch ist voll, ein Meeting jagt das nächste und die Zeit bis zur Abgabe der Präsentation rinnt nur so dahin. Da kommt es häufig vor, dass Pausen unter den Tisch fallen. Keine gute Idee! Denn wer effizient sein will oder seine Effizienz am Arbeitsplatz steigern möchte, muss unbedingt Pausen machen. Ansonsten drohen Energietiefs, die eine effiziente Arbeitsweise unmöglich machen.
Mit etwas Bewegung, dem Lieblingstee, einem kurzen Plausch mit den Kollegen oder einem gesunden leichten Essen wird das eigene Energie- und Konzentrationslevel wieder in die Höhe schnellen. Auch ein kurzes Zwischendurch-Nickerchen von gerademal 15 Minuten soll die Arbeitskraft, Produktivität und Kreativität nachhaltig steigern: Das haben Wissenschaftler in verschiedenen Studien festgestellt. Studien haben außerdem gezeigt, dass unser Gehirn in Intervallen von 90 Minuten am effizientesten arbeitet. Nach diesen Intervallen sind kurze Pausen empfehlenswert – so wie in der Schule oder an der Uni, wo Stundenpläne zumeist 90-minütige Lerneinheiten mit darauffolgenden kurzen Pausen zur Erholung des menschlichen Gehirns und zur Regenerierung vorsehen. Fällt es schwer, auf die Zeit bzw. dringend anstehende Pausen zu achten? Die Weckfunktion im Handy sorgt für Abhilfe! Pausen mit festen Ritualen zu verbinden, ist ebenfalls hilfreich.
TIPP: Es gibt eine Vielzahl an Apps, die Sie hierbei unterstützen können. Workflow-Timer geben Ihnen beispielsweise Zeiten vor, in denen Sie sich in der Sprintlogik ein Zeitintervall lang auf genau ein Projekt fokussieren. Andere Apps erinnern Sie an Pausen und schlagen Ihnen kurze Übungen (Atemübungen, Bewegungen) vor.
Sie wollen sich einer wichtigen Aufgabe widmen, doch werden dabei immer wieder gestört. Zum Beispiel, weil andauernd Kollegen mit vermeintlich “kurzen” Fragen hereinschneien. Oder das Telefon klingelt immerzu und E-Mails poppen alle paar Minuten auf. Da bleibt die Konzentration auf das eigentlich Wichtige auf der Spur. Um es besser zu machen und effizienter zu sein, hat es sich bewährt, für besonders wichtige Aufgaben entsprechende Zeitfenster zu schaffen, in denen Sie sich nicht von Kollegen, dem Chef oder E-Mails stören lassen.
Ein freundliches “Nein, ich habe dafür jetzt leider keine Zeit, ich komme später auf Sie zu” wird niemand übelnehmen. Weitere Optionen: den Anrufbeantworter einzuschalten und das E-Mail-Programm beenden. Dadurch sind Sie nicht ständig erreichbar und wesentlich effizienter.
Gerade in Teams bedarf es einer klaren Linie und einer konkreten Zuordnung von Aufgaben. Ansonsten kann es schnell passieren, dass Aufgaben doppelt bearbeitet oder nicht erledigt werden – oder zu kurz kommen, weil sich jeder auf den Kollegen oder die Kollegin verlässt. Von einer effizienten Arbeitsweise kann dann keine Rede sein. Interne Absprachen, die die jeweiligen Zuständigkeiten definieren, und gezielte, gut vorbereitete Meetings können dazu beitragen, die Effizienz eines Teams zu verbessern. Einfacher lassen sich Zeit, Geld und Energie nicht sparen!
TIPP: Informieren Sie sich über Kommunikations-Tools, mit denen Sie E-Mails reduzieren und gleichzeitig sicherstellen können, dass alle relevanten Kollegen eines Projektes im Bilde sind. Slack, Trello, MO365 und Yammer sind nur einige Beispiele für Systeme.
Morgens, zum üblichen Arbeitsbeginn ist das Energielevel meist höher als am Nachmittag oder gegen Abend. Aus diesem Grund ist es ratsam, gleich morgens mit den wichtigsten Aufgaben zu beginnen und weniger Wichtiges bzw. Anspruchsvolleres in die Nachmittagsstunden zu legen, wenn der Akku vergleichsweise leer ist.
Sollten Sie jedoch zu den Menschen gehören, die morgens noch nicht so recht in Schwung kommen, dafür allerdings nachmittags hochproduktiv und effektiv, also im „Flow“ sind, gilt für Sie die vorgeschlagene Vorgehensweise natürlich nicht: Sie sollten sich am Nachmittag den Dingen widmen, die Priorität haben und diese dann fokussiert bearbeiten. Das ist zugegebenermaßen nicht immer möglich, aber häufiger umsetzbar, als viele vielleicht denken.
Finden Sie also im ersten Schritt heraus, welcher Energie-Typ Sie sind und passen Sie Ihre Aufgaben Ihrer Konzentrationsfähigkeit an.
Viele Meetings sind viel zu lang und damit pure Zeitverschwendung! Effizienter ist es, diese kürzer zu gestalten und nur wirklich jene Menschen dazu einladen, die das jeweils auf der Agenda stehende Thema auch wirklich betrifft. Denn Meetings mit wenigen Teilnehmern sind grundsätzlich nicht nur produktiver, sondern auch effektiver.
Produktive Meetings zeichnen sich auch dadurch aus, dass sie gut vorbereitet und strukturiert sind. Viel Sinn macht zudem ein Moderator gibt, der durch das Meeting führt. Lesen Sie mehr dazu im Artikel über Meetingeffizienz.
Versinkt der Arbeitsplatz im Chaos, kann das mitunter wertvolle Arbeitszeit kosten, die für das Suchen und Finden von Dokumenten und anderem draufgeht. Wem Effizienz im Workflow wichtig ist, sollte daher regelmäßig den Schreibtisch aufräumen und sich nicht mehr benötigter Dinge entledigen.
Ein papierloses Büro trägt übrigens besonders zum Schaffen von Ordnung bei – einen Versuch ist es allemal wert!
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