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Die Zielsetzung der Selbstmanagement Methode Getting Things Done ist es, mit Leichtigkeit und Spaß das eigene Arbeits- und Privatleben zu managen und Strategien zu entwickeln, um sich effizient und stressfrei produktiver zu organisieren. Dies ist für sich alleine schon eine große Aufgabe und GTD bietet hier Abhilfe. Doch wie gelingt es in Kombination mit anderen – beispielsweise in Meetings?
Meetings gehören in den meisten Unternehmen zum Tagesgeschäft. Oft sind sie allerdings (leider zu Recht!) unbeliebt und Mitarbeiter schleppen sich von einem Meeting zum nächsten, ohne das Gefühl zu haben, Ihre Zeit sinnvoll einzusetzen.
Investieren Sie in Ihrer Organisation ein wenig Zeit in den Aufbau und die Entwicklung einer Meetingkultur und finden Sie heraus, wie enorm Sie davon profitieren können!
In diesem Artikel erfahren Sie:
Der Nutzen, den GTD in Ihr Unternehmen bringen kann, ist vielfältig und geht weit über die Meetingkultur hinaus:
Jeder kennt sie: Meetings ohne nennenswerte Ergebnisse, bei denen die Teilnehmer hinterher gelangweilt, frustriert oder genervt den Raum verlassen.
Die Ursachen ineffizienter Meetings:
Na, kommt Ihnen die eine oder andere der gerade genannten Situationen bekannt vor? Dann lesen Sie jetzt, wie Sie die Effizienz Ihrer nächsten Meetings durch einzelne Tipps aus GTD deutlich erhöhen können.
Getting Things Done als individuell konfigurierbares System zur Maximierung Ihrer persönlichen Produktivität kann mit wenigen, einfachen Kniffen auf die Gestaltung von Meetings übertragen werden.
Kalkulieren Sie die Dauer des Meetings nur so, wie Sie sie für realistisch halten. Ist es wirklich erforderlich, jedes Meeting mit 60 Minuten anzuberaumen? Oder ist es auch in 45 Minuten durchführbar? Wenn Sie 4 Meetings am Tag haben und diese statt mit 60 mit nur 45 Minuten planen, haben Sie insgesamt eine Stunde mehr Zeit am Tag für andere Tätigkeiten zur Verfügung! So können Sie Ihren eigenen Kalender entlasten – und auch den aller Beteiligten. Dies sorgt dafür, dass die Teilnehmer motiviert ins Meeting kommen.
Wichtig: halten Sie die kalkulierten Zeiten konsequent ein. Sonst entsteht eine „das Meeting dauert doch eh wieder länger als einberufen“-Stimmung und daraus resultierend Zeitdruck.
Laden Sie ausschließlich die wichtigen und erforderlichen Ansprechpartner zu den jeweiligen Themen ein. Sind Entscheidungen erforderlich, dann führen Sie das Meeting nur dann durch, wenn auch die Entscheider in der Angelegenheit anwesend sind.
Meetings mit weniger Teilnehmern sind effizienter. Ebenso Meetings mit Teilnehmern, für die das Thema wirklich Relevanz besitzt. Darüber hinaus zeigt es einen respektvollen und wertschätzenden Umgang mit der Zeit Ihrer Kollegen.
Manchmal kann es sinnvoll sein, eine zusätzliche Person einzuladen, die von außen einen guten Überblick hat und neue Impulse zu dem Thema geben kann.
Dies lehnt sich übrigens an Ihren Umgang mit E-Mails an: setzen Sie immer nur die Kollegen in „cc“, die die Mail wirklich lesen sollten und belasten Sie andere nicht mit unwichtigen Informationen und Datenmüll.
Wie auch bei der Verarbeitung von Punkten aus Ihrer Gedankensammlung sollten Sie zur Vorbereitung eines Meetings alle relevanten Themen aufführen und durchdenken. Gerne können Sie vor dem Versand der Einladungen auch weitere Themen und Punkte von den Teilnehmern erfragen und mit einarbeiten.
Wird erst im Meeting gesammelt, was überhaupt besprochen werden soll, zieht sich das Meeting in die Länge und ist oft nicht richtig durchdacht.
Des Weiteren hilft Ihnen die inhaltliche Vorbereitung auch bei der Planung der Meetingdauer. Sind alle wichtigen Punkte in 45 Minuten abhandelbar? Brauchen Sie doch 60 Minuten? Oder reichen 20 Minuten aus, da es sich nur um ein kurzes Statusupdate handelt?
Überdenken Sie, ob es wirklich notwendig ist, ein Meeting durchzuführen. Wird das Treffen gebraucht, um als Team zusammenzukommen und zu entscheiden? Oder werden Punkte vorgestellt, die jeder bereits kennt?
Bei GTD gleicht dies der Frage „Ist eine Aktion erforderlich?“ im Prozess des Verarbeitens.
Wie wichtig ist es also, ein Treffen einzuberufen? Ist das Format des Meetings eigentlich das richtige? Oder reicht nicht doch eine Informationsmail oder eine Telefonkonferenz aus?
Sparen Sie sich und anderen Ressourcen und Zeit im Kalender.
Beginnen Sie die neuen Meetingformate damit, gemeinsam Regeln zu erarbeiten und aufzustellen, an die sich alle Teilnehmer einvernehmlich halten. Eine gemeinsam getroffene Vereinbarung wird in der Regel leichter eingehalten als eine von außen aufgezwungene. Die Dynamik im Team ändert sich ebenfalls und die Teilnehmer im Meeting erinnern sich gegenseitig an die Einhaltung der Vereinbarung.
Sie haben nun ein oder mehrere Themen für ein Meeting gefunden (Analog Phase 1: Sammeln), diese Themen durchdacht und daraus ergebende Inhalte zusammengefasst (Analog Phase 2: Verarbeiten) und Ihre Kollegen zum Meeting eingeladen (Analog Phase 3: Organisieren).
Im individuellen GTD-Prozess folgt nun in Phase 4 das Durchsehen. Auch diese Phase lässt sich – etwas abgewandelt – im Meeting anwenden. Die Phase des Durchsehens beinhaltet den Wochenüberblick, der in einen klaren Ablauf unterteil ist und Ihnen eine konkrete Struktur zum weiteren Vorgehen gibt. Nutzen Sie einen solchen Ablauf auch zur strukturierten Durchführung Ihrer Meetings.
Sie können damit beginnen, alle Anwesenden mit einem „Check-In“ abzuholen. Dort sagt jeder in einem Satz, wie es ihm gerade geht, was ihn beschäftigt oder gibt seine Antwort auf eine von Ihnen vorbereitete Fragestellung. Fühlt sich jemand schlecht, weil sich eine Erkältung ankündigt oder steht ein anderer unter großem Zeitdruck und muss deswegen das Meeting früher verlassen, wissen alle anderen davon und können entsprechend damit umzugehen.
Sprechen Sie dann das erste Thema durch, holen sich Klärungsfragen ein und bitten dann in einer Reaktionsrunde um Rückmeldung der Anwesenden. So arbeiten Sie Punkt für Punkt Ihrer vorbereiteten Agenda ab. Beenden Sie das Treffen mit einem „Check-Out“, in welchem jeder in einem kurzen Satz sagt, wie er das Meeting wahrgenommen hat.
Weiteren Input zu Meetingabläufen finden Sie auch in diesem Artikel.
Eine für alle bekannte, (im besten Fall zusammen erarbeitete) sich wiederholende Struktur sorgt für Klarheit. Und durch Klarheit entsteht Zufriedenheit und Effizienz.
Ein Ablauf bzw. eine Strukturierung ist sehr hilfreich, allerdings nutzlos, wenn niemand sie anleitet. Es ist sinnvoll, für jedes Meeting einen Moderator zu wählen, der durch die bekannten Abläufe führt und auf deren Einhaltung achtet.
Die Rolle des Moderators ist nicht ganz trivial, da sie nicht missbraucht werden darf, um sich selbst lange Redezeiten einzuräumen oder das Ergebnis zu manipulieren. Darüber hinaus erfordert diese Rolle eine Konsequenz in der Einhaltung der Struktur und die Courage, andere Teilnehmern thematisch und strukturell „einzufangen“, sollten diese ausschweifen.
Je nach Inhalt ist es empfehlenswert, zu überlegen, welche Person die Moderation übernimmt. Sollte der Organisator des Treffens moderieren, da er am tiefsten mit dem Thema vertraut ist? Oder ist genau diese Person zu sehr involviert oder neigt dazu, thematisch abzuschweifen? Oder ist es sogar hilfreich, wenn ein externer Moderator die Moderation übernimmt, der Erfahrung hat, Meetings zielorientiert anzuleiten?
Sammeln Sie zum Schluss des Treffens in einem Aktionsplan die nächsten, daraus resultierenden Aufgaben. Also die nächsten Schritte für alles, was besprochen wurde. Dieser Aktionsplan kann gleichzeitig als Meeting Protokoll dienen, da für jeden leicht ersichtlich ist, was besprochen wurde. Unterteilen Sie dies in folgende Bereiche:
Der große Vorteil am Aktionsplan ist, dass alle Meetingteilnehmer zusammenfassend einen Überblick bekommen, was alles durchgearbeitet wurde. Konkret festgehaltene nächste Schritte zeigen eine Perspektive für die Zukunft und es entsteht Klarheit darüber, wie es weitergeht. Daraus ergibt sich Motivation für alle Kollegen und Mitarbeiter.
Next Action GmbH
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