Getting Things Done im Google Workspace®
Google ist aus der modernen Arbeitsumgebung kaum mehr wegzudenken und immer mehr Privatpersonen und Unternehmen nutzen Google-Anwendungen und Services. Mit den Google Apps Implementierungsprodukten zeigen wir Ihnen in praktischen Anleitungen, wie Sie Ihr persönliches GTD-System mit den integrierten Google-Anwendungen erstellen, die früher als Google Apps und heute als G Suite bezeichnet werden.
Die Lösung für ihr GTD System
Die Implementierung fokussiert sich auf die folgenden 4 Komponenten eines GTD-Systems und die hierfür nutzbaren Google Apps:
- Google Tasks, Tasksboards und Google Keep für nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte
- Gmail als Mail-Client
- Google Kalender für Kalendermanagement
- Google Tasks, Google Drive und Google Keep für Referenzmaterial
In einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahren Sie, wie Sie sich Ihr persönliches GTD-System in der Google Umgebung (G Suite) aufbauen und an Ihre persönlichen Bedürfnisse und Arbeitsweisen anpassen.
G Suite (Google Apps) und GTD – Überblick und Vorteile
Google Workspace (Google Apps) eignet sich hervorragend, um Ihre Aufgaben, Erinnerungen und Projekte im Blick zu behalten. Die G-Suite (Google Workspace) zeichnet sich insbesondere aus durch ihre
- einfache und intuitive Nutzung,
- optisch ansprechende Gestaltung,
- Teilbarkeit von Listen,
- geräteübergreifende Nutzbarkeit (Desktop, Mobile und Web) und
- zahlreichen Features für die Aufgabenverwaltung
Damit sind die Google Apps sowohl im beruflichen Kontext eine hervorragende GTD-Lösung als auch für private GTD-Systeme oder GTD-Systeme, die beides integrieren. Sie können die Google Apps im Rahmen eines persönlichen Google Accounts nutzen oder im Rahmen eines kostenpflichtigen Google Workspace Abonnements, das weitere Anwendungen, wie zum Beispiel Google Sheets, G-Drive, Google Tasks, etc.
GTD-System in den Google Apps einrichten
Hier ein paar wertvolle Tipps für ihr GTD system in Google:
Google Tasks im Kontext GTD
Das Herzstück Ihres GTD-Systems innerhalb der G Suite bildet in der Regel Google Tasks – die Software von Google für Aufgabenlisten, die mit Ihrem Google Mail-Konto und Ihrem Google Kalender verknüpft ist. Google Task bietet Ihnen folgende Funktionen:
- Anlage unterschiedlicher Aufgabenlisten für Ihre Kontext-Listen, Projekt-Liste und Erinnerungen (Warten auf Liste, Checklisten)
- Aufgabenverwaltung inkl. Fälligkeiten, Notizen, Erinnerungen und Unteraufgaben
- Einfache Umwandlung von Google E-Mails in Aufgaben bzw. Listeneinträge
- Verschieben von Aufgaben zwischen verschiedenen Listen
- Sortieren der Aufgaben innerhalb der Listen (nach Erstellungsdatum oder Fälligkeit)
- Zugriff über Smartphone und Tablet mit der Google Tasks App
Google Drive im Kontext GTD
Google Drive eignet sich sowohl für die persönliche Dateiablage (Projektunterstützungs- und Referenzmaterial) als auch für das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien wie z.B. Projektunterstützungsmaterial, geteilten Checklisten und ähnlichem.
- Speichern von Daten in der Cloud und damit geräteunabhängiger Zugriff
- Freigabe von Dateien (auch zeitlich limitiert möglich)
- Zusammenarbeit mit anderen Nutzern an Dokumenten, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen
- Zugriff auf Versionshistorie
- Synchronisation ausgewählter Ordner auf dem eigenen Rechner (für Offline-Zugriff)
Gmail und Google Kalender im Kontext GTD
Gmail bietet umfassende E-Mailclient-Funktionen wie z.B. das Verfassen, Versenden, Verschieben und Speichern von E-Mails für ein oder mehrere Gmail-Accounts. Darüber hinaus lassen sich Mails in Ordnern organisieren, Abwesenheitsbenachrichtigungen verfassen und vieles mehr. Wenn Sie Ihr GTD-System innerhalb von Google Tasks organisieren, empfiehlt es sich, Gmail als E-Mailclient zu nutzen, da Sie so besonders leicht E-Mails verarbeiten und organisieren können. Über Gmail haben Sie auch Zugriff auf weitere Google Apps wie z.B. Google Tasks, Google Drive und den Google Kalender.
Der Google Kalender bietet Ihnen ebenfalls zahlreiche einfache und erweiterte Kalenderfunktionalitäten, wie z. B.
- Erstellen unterschiedlicher Kalender für unterschiedliche Bereiche Ihres Lebens
- Assistent zum Planen von Meetings innerhalb von Gruppen / Teams
- Hinzufügen und Verbergen von Termindetails
- Aufsetzen von Videocalls (über Google Hangout)
- Dateianhänge
- Darstellung unterschiedlicher Zeitzonen
- Individuelle Erinnerungszeiten
- Teilen von Kalendern
- Individualisierung der Kalender-Darstellung
Google Keep im Kontext GTD
Google Keep eignet sich insbesondere für die Organisation von Referenzmaterial, kann aber auch für das Aufsetzen Ihres GTD-Systems genutzt werden, wie wir im Guide erläutern. Google Keep ist eine optisch ansprechend dargestellte Notizen App mit interessanten Features wie z. B.
- Nutzung von Tags (Labels)
- Farbkodierung
- Erinnerungen
- Integration von Fotos
- Transkribieren von Text in Bildern
- Audio-Einträge
- Archiv
- Zeichenfunktion
- Shortcuts für noch schnellere Nutzung
