Next Action Partners Redaktion29.10.20257 min read

Getting Things Done® nutzen mit Google Apps®

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Getting Things Done im Google Workspace®

Google ist aus der modernen Arbeitsumgebung kaum mehr wegzudenken und immer mehr Privatpersonen und Unternehmen nutzen Google-Anwendungen und Services. Mit den Google Apps Implementierungsprodukten zeigen wir Ihnen in praktischen Anleitungen, wie Sie Ihr persönliches GTD-System mit den integrierten Google-Anwendungen erstellen, die früher als Google Apps und heute als G Suite bezeichnet werden.

Inhaltsverzeichnis

Warum aktives Zuhören unverzichtbar ist
Die Vorteile des aktiven Zuhörens Auf Einen Blick
Warum fällt uns aktives Zuhören schwer?
Hindernisse beim Zuhören und wie du sie überwinden kannst

Wie Du Aktives Zuhören In Deinem Alltag Trainierst
Tipps
Übung: Aktives Zuhören bewusst anwenden.
Fazit

GTD in Google

Die Lösung für ihr GTD System

Die Implementierung fokussiert sich auf die folgenden 4 Komponenten eines GTD-Systems und die hierfür nutzbaren Google Apps:

Google Tasks, Tasksboards und Google Keep für nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte
Gmail als Mail-Client
Google Kalender für Kalendermanagement
Google Tasks, Google Drive und Google Keep für Referenzmaterial

In einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahren Sie, wie Sie sich Ihr persönliches GTD-System in der Google Umgebung (G Suite) aufbauen und an Ihre persönlichen Bedürfnisse und Arbeitsweisen anpassen.

Weibliche Führungskraft mit Kanban-Projektmanagement-Software auf dem Laptop. GTD Aufgabensystem. GTD Tool. Getting Things Done. iStock-2226897035

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Die Vorteile des aktiven
Zuhörens auf einen Blick

Fördert Gegenseitiges Verständnis

„Aktives Zuhören“ ermöglicht es, die Gedanken, Gefühle und Bedürfnisse des Gegenübers wirklich zu verstehen.

Stärkt Beziehungen

Es zeigt Empathie und Respekt, was Vertrauen und Nähe in persönlichen und beruflichen Beziehungen aufbaut.

Verbessert die Kommunikation

Wer „aktiv zuhört“, kann gezielter und direkter antworten, was den Dialog fördert.

Fördert Problemlösungen

Durch „aktives Zuhören“ werden die wahren Ursachen von Problemen klarer, was zu besseren Lösungen führt.

Wertschätzung

„Aktives Zuhören” gibt der Sprecherin das Gefühl, gehört und ernst genommen zu werden, was ihr Selbstwertgefühl stärkt.

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Was Sie erwartet

Best Practices für GTD
Nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte in Google Tasks
Nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte in Google Keep
Verknüpfungen von Listeneinträgen und E-Mails
Verknüpfung von nächsten Schritten und Projekten
Anpassen von Kontext-Listen
Kalendermanagement mit dem Google Kalender
Verarbeiten und organisieren Ihrer E-Mails
Den Mail-Eingang auf null bekommen
Organisation von Referenzmaterial in Google Tasks, Google Drive und Google Keep
Die wichtigsten Kurzbefehle (Shortcuts)

Hinweis & Vorraussetzungen:

Für die Nutzung des Guides wird vorausgesetzt, dass Sie bereits wissen, wie die GTD-Methode funktioniert, da Sie eines unserer Grundlagenseminare besucht haben oder David Allens Bestseller „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ gelesen bzw. gehört haben.

Auf diesem Wissen aufbauend erfahren Sie im Guide, wie Sie Ihr GTD-System technisch innerhalb der G Suite umsetzen und erhalten praktische Tipps und Best Practices für die Nutzung der Google Apps für GTD.

Mehr zu unseren GTD-Trainings erfahren

GTD in Google

G Suite (Google Apps) und GTD – Überblick und Vorteile

Google Workspace (Google Apps) eignet sich hervorragend, um Ihre Aufgaben, Erinnerungen und Projekte im Blick zu behalten. Die G-Suite (Google Workspace) zeichnet sich insbesondere aus durch ihre

einfache und intuitive Nutzung,
optisch ansprechende Gestaltung,
Teilbarkeit von Listen,
geräteübergreifende Nutzbarkeit (Desktop, Mobile und Web) und
zahlreichen Features für die Aufgabenverwaltung

Damit sind die Google Apps sowohl im beruflichen Kontext eine hervorragende GTD-Lösung als auch für private GTD-Systeme oder GTD-Systeme, die beides integrieren. Sie können die Google Apps im Rahmen eines persönlichen Google Accounts nutzen oder im Rahmen eines kostenpflichtigen Google Workspace Abonnements, das weitere Anwendungen, wie zum Beispiel Google Sheets, G-Drive, Google Tasks, etc.

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GTD-System in den Google Apps einrichten

Hier ein paar wertvolle Tipps für ihr GTD system in Google:

Fokus in Bewegung - Die Kraft der Konzentration im modernen Büro iStock-2207400965

Tipps

Google Tasks im Kontext GTD

Das Herzstück Ihres GTD-Systems innerhalb der G Suite bildet in der Regel Google Tasks – die Software von Google für Aufgabenlisten, die mit Ihrem Google Mail-Konto und Ihrem Google Kalender verknüpft ist. Google Task bietet Ihnen folgende Funktionen:

Anlage unterschiedlicher Aufgabenlisten für Ihre Kontext-Listen, Projekt-Liste und Erinnerungen (Warten auf Liste, Checklisten)
Aufgabenverwaltung inkl. Fälligkeiten, Notizen, Erinnerungen und Unteraufgaben
Einfache Umwandlung von Google E-Mails in Aufgaben bzw. Listeneinträge
Verschieben von Aufgaben zwischen verschiedenen Listen
Sortieren der Aufgaben innerhalb der Listen (nach Erstellungsdatum oder Fälligkeit)
Zugriff über Smartphone und Tablet mit der Google Tasks App

Google Drive im Kontext GTD

Google Drive eignet sich sowohl für die persönliche Dateiablage (Projektunterstützungs- und Referenzmaterial) als auch für das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien wie z.B. Projektunterstützungsmaterial, geteilten Checklisten und ähnlichem.

Speichern von Daten in der Cloud und damit geräteunabhängiger Zugriff
Freigabe von Dateien (auch zeitlich limitiert möglich)
Zusammenarbeit mit anderen Nutzern an Dokumenten, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen
Zugriff auf Versionshistorie
Synchronisation ausgewählter Ordner auf dem eigenen Rechner (für Offline-Zugriff)

Gmail und Google Kalender im Kontext GTD

Gmail bietet umfassende E-Mailclient-Funktionen wie z.B. das Verfassen, Versenden, Verschieben und Speichern von E-Mails für ein oder mehrere Gmail-Accounts. Darüber hinaus lassen sich Mails in Ordnern organisieren, Abwesenheitsbenachrichtigungen verfassen und vieles mehr. Wenn Sie Ihr GTD-System innerhalb von Google Tasks organisieren, empfiehlt es sich, Gmail als E-Mailclient zu nutzen, da Sie so besonders leicht E-Mails verarbeiten und organisieren können. Über Gmail haben Sie auch Zugriff auf weitere Google Apps wie z.B. Google Tasks, Google Drive und den Google Kalender.

Der Google Kalender bietet Ihnen ebenfalls zahlreiche einfache und erweiterte Kalenderfunktionalitäten, wie z. B.

Erstellen unterschiedlicher Kalender für unterschiedliche Bereiche Ihres Lebens
Assistent zum Planen von Meetings innerhalb von Gruppen / Teams
Hinzufügen und Verbergen von Termindetails
Aufsetzen von Videocalls (über Google Hangout)
Dateianhänge
Darstellung unterschiedlicher Zeitzonen
Individuelle Erinnerungszeiten
Teilen von Kalendern
Individualisierung der Kalender-Darstellung

Google Keep im Kontext GTD

Google Keep eignet sich insbesondere für die Organisation von Referenzmaterial, kann aber auch für das Aufsetzen Ihres GTD-Systems genutzt werden, wie wir im Guide erläutern. Google Keep ist eine optisch ansprechend dargestellte Notizen App mit interessanten Features wie z. B.

Nutzung von Tags (Labels)
Farbkodierung
Erinnerungen
Integration von Fotos
Transkribieren von Text in Bildern
Audio-Einträge
Archiv
Zeichenfunktion
Shortcuts für noch schnellere Nutzung

Jetzt bist du dran

Die Vorteile eines GTD-Systems in Microsoft Outlook bzw. To Do®

Die wichtigsten Funktionen von Microsoft ToDo

Aufgabenverwaltung inkl. wiederkehrenden Aufgaben, Notizen, Unteraufgaben, Fälligkeiten, Erinnerungen und Dateianhängen

Teilen von Listen mit Freunden, Familie und Kollegen

Gruppieren zusammengehöriger Listen

Individuelle Gestaltung der Listen-Hintergründen

„Mein Tag“ Liste zur persönlichen Tagesplanung und „Wichtig“ Liste zur Priorisierung

Synchronisation mit Outlook, voller Zugriff sowohl von Outlook als auch von ToDo auf die angelegten Aufgaben möglich (innerhalb eines Microsoft 365 Accounts)

Darstellung Ihnen zugewiesener Aufgaben aus Microsoft Planner in einer separaten Liste (innerhalb eines Microsoft 365 Accounts)

Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Outlook

Aufgabenverwaltung inkl. wiederkehrender Aufgaben, Fälligkeiten, Erinnerungen, Dateianhängen, Aufgabenlisten und vielem mehr

Projektübersicht und -verwaltung

Schnelle Umwandlung von E-Mails in Aufgaben (mit Text oder der Original-Mail als Anlage)

Anzeigen terminierter Aufgaben im Kalender

Erstellung von Listen und Aufgabenzuweisung in Kategorien

Umfassende Optionen zur Ansichtseinstellung (E-Mailansicht, Kalenderansicht, Aufgabenansicht)

Synchronisation mit Outlook, voller Zugriff sowohl von Outlook als auch von ToDo auf die angelegten Aufgaben möglich (innerhalb eines Microsoft 365 Accounts)

Man working from home. Tisch Laptop. Senkrecht. iStock-1927966993

Die Essenz

Fazit:
Mit GTD in Google Workspace Klarheit schaffen

Sie nutzen Gmail, Google Kalender, Tasks oder Keep und möchten endlich Struktur in Ihre Aufgaben bringen? Dann ist unser GTD-Training ohne Implementierung der perfekte Einstieg.

In unserem GTD Grundlagentraining lernen Sie die Getting Things Done® Methode unabhängig von einem bestimmten Tool kennen – ideal, wenn Sie mit Google Workspace arbeiten oder Ihr eigenes Setup nutzen möchten. Bringen Sie Fokus und Klarheit in Ihren Alltag mit einem System, das zu Ihnen passt.

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Unser Autor

Über den Autor:

Die Redaktion von Next Action Partners vereint tiefgehende Erfahrung in Selbstmanagement, Kommunikation, Leadership-Entwicklung und organisationaler Transformation. Als offizieller Lizenzpartner für Getting Things Done®, Crucial Conversations®, Crucial Accountability®, Crucial Influence® und The Power of Habit im deutschsprachigen Raum begleiten wir seit vielen Jahren Führungskräfte, Teams und Unternehmen dabei, komplexe Herausforderungen mit Struktur, Klarheit und Fokus zu meistern. In unseren Artikeln verbinden wir fundiertes Methodenwissen mit Praxisnähe und aktuellen Impulsen für mehr Wirksamkeit im Alltag.