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Effizienz vs. Effektivität
Effektivität beschreibt, ob das richtige Ziel erreicht wurde. Effizienz zeigt, wie ein Ziel erreicht wurde, z. B. mit minimalem Aufwand und maximaler Wirkung. Effektiv arbeiten heißt die richtigen Dinge tun; effizient arbeiten heißt, sie clever zu tun. Studien belegen, dass etwa 20 % der Arbeitszeit häufig durch unnötige Prozesse, zu lange Aufgabenlisten oder schlechtes Zeitmanagement ineffizient verschwendet wird. Daher gilt es, sich zuerst über die Wirkung klar zu werden und dann die Struktur zu optimieren.
Multitasking
Multitasking wird fälschlich als Stärke betrachtet, obwohl es nachweislich Konzentration stört und Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht.
Meeting-Chaos
Meetings ohne klare Strukturkosten Zeit, ohne konkrete Ergebnisse zu liefern.
Unklare Prioritäten
Unklare Prioritäten führen dazu, dass viel Energie in Aufgaben fließt, die keinen wirklichen Beitrag zum Ziel leisten.
Digitaler Dauerbeschuss
Digitaler Dauerbeschuss durch E-Mails, Nachrichten und ständige Erreichbarkeit sorgt für permanente Unterbrechungen und damit für weniger Fokus.
Ausgangssituation:
Qualtrics verzeichnete starkes Wachstum und stellte in kurzer Zeit viele neue Mitarbeitende ein. Die Herausforderung: Neue Teammitglieder sollten möglichst schnell eingearbeitet werden, um in einem dynamischen Umfeld vom ersten Tag an effektiv arbeiten zu können.
Die Lösung:
40 Mitarbeitende des Delivery-Teams nahmen am Getting Things Done®-Training teil. Die Methode vermittelte praxisnahe Strategien, um Aufgaben, Anfragen und Unterbrechungen zu steuern, Prioritäten klar zu setzen und Deadlines zuverlässig einzuhalten. Sechs Wochen später folgte eine Booster-Session, ergänzt durch Coaching und Vorbildverhalten der Führungskräfte.
Das Ergebnis
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen effizientem und effektivem Arbeiten?
Effektiv zu arbeiten bedeutet: Das richtige Ziel zu erreichen. Effizient zu arbeiten bedeutet: Dieses Ziel mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen. Erst die Effektivität sicherstellen, anschließend Wege zur Effizienz gestalten. Effizienz kommt – wenn das Ziel definiert ist – durch optimierte Prozesse und reduzierte Ressourcen.
Wie hilft mir GTD effizienter zu arbeiten?
Die Methode Getting Things Done (GTD) schafft Struktur im Arbeitsalltag, auch wenn es turbulent wird. Statt Aufgaben im Kopf zu jonglieren, wird alles verlässlich erfasst, sortiert und in konkrete nächste Schritte übersetzt. Dadurch fällt es leichter, den Fokus zu halten, Prioritäten zu setzen und Aufgaben systematisch abzuarbeiten. GTD hilft dabei, effizienter zu arbeiten und reduziert auch spürbar das Gefühl von Überforderung.
Wie kann ich mir mit The Power of Habit / Die Macht der Gewohnheit effizienteres Arbeiten angewöhnen?
Nachhaltige Effizienz entsteht durch funktionierende Routinen. Das Training The Power of Habit zeigt, wie Gewohnheiten entstehen und wie man sie gezielt verändern kann. Im Arbeitskontext bedeutet das: Blockierende Gewohnheitsmuster wie Aufschieberitis oder Reaktionsstress lassen sich durch neue, produktive Abläufe ersetzen. Das schafft mehr Klarheit im Tagesverlauf und fördert auch langfristig eine effiziente Arbeitsweise.
Ist Multitasking ineffizienter als Monotasking?
Ja. Studien zeigen: Multitasking führt zu Zeitverlust, Fehlern und mentaler Erschöpfung. Fokus auf eine Aufgabe erlaubt schnelleres und präziseres Arbeiten. Monotasking steigert die Effizienz und reduziert Stress.
Wie kann ich mit KI effizienter arbeiten?
In Kombination mit einer Methode wie GTD kann KI helfen, Aufgaben zu priorisieren, Gedanken zu strukturieren und Arbeitsprozesse zu automatisieren. Tools wie Microsoft CoPilot oder ChatGPT erstellen Wochenrückblicke, priorisieren Aufgaben oder greifen E‑Mails effizient auf. Wichtig bleibt: KI nutzt nur klar strukturierte Systeme wirkungsvoll.
Wie verhindere ich ständige Unterbrechungen durch E-Mails oder Chat-Nachrichten?
Effizientes Arbeiten erfordert Kommunikationsregeln: feste Zeiten für E‑Mail‑Checks, klare Reizfilter im Kalender und bewusste Offline-Zonen für konzentrierte Arbeit. Die Auseinandersetzung mit dem Thema „Ständige Erreichbarkeit“ zeigt: Ohne Grenzen steigt Stress, Konzentration leidet und die Folgen gehen weit über den Arbeitstag hinaus
Wie organisiere/strukturiere ich effiziente Meetings?
- Nur wirklich relevante Personen einladen
- Agenda vorab versenden
- Zeitlimit festlegen und einhalten
- Moderation etablieren
- Ergebnisse und To‑dos klar festhalten (Aktionsplan)
Solche Maßnahmen reduzieren Zeitverlust und erhöhen die Ergebnisqualität – ein einzelnes strukturiertes Meeting spart oft mehr als längere unstrukturierte Treffen.
Victoria Ernst ist Klinische Psychologin (M. Sc.), zertifizierter systemischer Personal- & Business-Coach (ECA & QSA) und Marketing Managerin bei Next Action Partners. Mit ihrer psychologischen Expertise und ihrem praxisnahen Coaching-Ansatz unterstützt sie Menschen dabei, Herausforderungen souverän zu meistern und persönliche sowie berufliche Entwicklung gezielt und lösungsorientiert voranzutreiben.
