Share it on 
Meetings als stille Zeitfresser – woran es wirklich liegt
Die Zahlen sprechen für sich und enthüllen das Ausmaß des Problems. Laut mehreren aktuellen Studien verlieren Fachkräfte bis zu 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings. Das entspricht einem geschätzten Verlust von 37 Milliarden Dollar pro Jahr. Noch alarmierender ist, dass 68 % der Angestellten in einer Microsoft-Studie angaben, während ihres Arbeitstages zu wenig ungestörte Konzentrationszeit zu haben. Dabei wurden ineffektive Meetings als das Haupthindernis für die Produktivität identifiziert.
Die im Oktober 2024 erschienene Studie „State of Meetings Report” von Calendly offenbart besonders aussagekräftige Daten: 43 % der Angestellten verbringen mehr als drei Stunden pro Woche allein mit der Planung von Meetings. Die Hälfte der Verkäuferinnen und Verkäufer nimmt täglich an fünf Stunden oder mehr Besprechungen teil. Bezüglich der häufigsten Schwierigkeiten nennen 80 % der Befragten drei Hauptgründe: fehlende Folgemaßnahmen oder konkreten Aktionen nach der Besprechung, das Fehlen wichtiger Teilnehmer, wodurch Entscheidungen blockiert werden, und das Fehlen einer vorher festgelegten Tagesordnung.
Tipps:
1. Finde den richtigen Kommunikationskanal, um deine Wirkung und Effizienz zu vervielfachen
Die Hauptherausforderung besteht darin, unsere zahlreichen digitalen Tools und Kommunikationskanäle optimal zu nutzen. Trotz aller technischen Möglichkeiten treten Missverständnisse, doppelte Aufgaben und Zeitverluste häufig auf. Viele verbringen ihre Zeit in Meetings mit Abstimmungen und Gesprächen, ohne sich vorher vorzubereiten, und schaffen so einen Teufelskreis der Ineffizienz.
Bevor du ein Meeting organisierst, um Informationen zu vermitteln, ein Problem zu lösen oder Optionen zu diskutieren, frage dich, ob dieser synchrone Austausch wirklich der effektivste Ansatz ist. Könnte dieses Meeting durch eine strukturierte E-Mail oder eine Sofortnachricht mit einer klaren Anfrage und gut präsentierten Informationen ersetzt werden?
Andrew Grove identifiziert in seinem Werk "High Output Management" fünf grundlegende Gründe für die Durchführung eines Meetings: informieren (Informationen übermitteln), Informationen erhalten (Feedback sammeln), Optionen entwickeln (alle möglichen Lösungen betrachten), Entscheidungen treffen (nächste Schritte finalisieren) und menschliche Verbindungen stärken (persönliche Bindungen schaffen, um zukünftige Interaktionen zu humanisieren).
Jedes Meeting kann gleichzeitig eines oder mehrere dieser Ziele verfolgen. Wenn jedoch einige Teilnehmende nur anwesend sind, um Informationen zu erhalten, während andere nur kommen, um Entscheidungen zu treffen, kann diese Ziel-Disparität zu erheblichen Dysfunktionen führen.
Praktische Tipps zur Optimierung deiner Kanäle:
Nutze kollaborative Tools, die asynchrone Antworten mit Umfrage-Optionen ermöglichen. Füge außerdem eine Erinnerung in deine Liste „Warten auf” hinzu, falls innerhalb der Fristen keine Antwort eingeht. Teile Links zu Studiendokumenten, in die Mitarbeitende ihre Kommentare und eventuellen Fragen eintragen können. Führe strukturierte Systeme mit zentralisierten Tableaus ein, in denen alle Informationen an einem Ort zu finden sind. So vermeidest du wiederholende Meetings, in denen geklärt wird, wer was macht und was noch zu tun bleibt.
2. Strukturiere die Abstimmungen und optimiere deine Update-Prozesse
Wiederkehrende Meetings erzeugen oft beträchtliche Zeitverluste. Häufige Dysfunktionen sind individuelle Updates zu hören, Themen zu behandeln, die nur wenige Personen betreffen, und starr an festen Zeitslots festzuhalten, selbst wenn es nichts zu diskutieren gibt.
Um die Wirkung deiner regelmäßigen Termine und Einzelgespräche zu optimieren, lass dich von agilen Ansätzen inspirieren und organisiere kurze Stand-ups. Nutze diese Synchronisationsmomente, um gegenseitige Unterstützung zu fördern und Blockaden zu klären, statt nur Berichte zu erstellen.
Ein Schlüsselelement zur Förderung der Teamzusammenarbeit bei Meetings ist die visuelle Darstellung der Arbeit. Wenn allen Teilnehmenden beobachten können, was die anderen realisieren, ohne nachfragen zu müssen, reduziert das überflüssige Kommunikation erheblich und minimiert endlose Update-Meetings.
Das gesamte Team sollte die Aktivitäten jeder und jedes Einzelnen durch eine aktualisierte Projektliste kennen – eine klassische Getting-Things-Done-Technik. Diese Transparenz ermöglicht es, Redundanzen zu identifizieren und zu eliminieren, bevor sie wertvolle Zeit und Energie verbrauchen. Mit einem gemeinsam geteilten und regelmäßig aktualisierten Verständnis der Realität zu arbeiten, bedeutet einen Bruch mit traditionellen „Status-Update-Meetings".
Tipps zur effizienten Strukturierung deiner Austausche:
Reduziere deine Einzeltermine auf 15 Minuten und erstelle transparente Listen der zu diskutierenden Themen. Unterteile sie zum Beispiel in die Kategorien „Mit meinem Manager oder meiner Managerin zu besprechen” und „Warten auf”. Teile einen festen Link zu einer Seite eines kollaborativen Tools, in dem alle Diskussionspunkte und der Projektfortschritt erfasst werden. Biete jedem Teammitglied die Möglichkeit, seine Diskussionspunkte im Voraus und sogar während des Meetings hinzuzufügen. Stelle eine strukturierte Vorlage zur Verfügung, die Anfragen, den Status und zu treffende Entscheidungen klar darstellt.
Tipps:
3. Dein Kalender gehört dir – gestalte Meetings so, dass sie dich und dein Team weiterbringen.
Die für Meetings vorgesehene Zeit scheint oft in Stein gemeißelt, dennoch können Diskussionen den vorgesehenen Zeitrahmen überschreiten oder sich im Gegenteil schnell abschließen. Einige Abstimmungen verlängern Meetings unnötig, während andere sich in wenigen Minuten regeln lassen, das Treffen aber aus Gewohnheit weitergeht.
Es ist entscheidend, sich vor Augen zu führen, dass Meetings nicht für Führungskräfte organisiert werden. Ihr Zweck besteht darin, die Arbeit zu unterstützen und die nächsten Aktionen schnell zu klären. Forschungen zur kognitiven Ermüdung empfehlen Pausen nach 30 Minuten, da signifikante Veränderungen in der physiologischen und subjektiven Ermüdung nach 50 Minuten Videokonferenz beobachtet wurden.
Das Team sollte sich vorab die Zeit nehmen, um das erwartete Ergebnis und die verfügbaren Ressourcen für dessen Erreichung klar zu definieren. Das ermöglicht es den Teammitgliedern, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren – unabhängig von ihrem Standort. Virtuelle Teams erfordern eine erhöhte Klarheit bei der Definition der Arbeit, der Rollenverteilung sowie der Fristen und Kollaborationsmethoden.
Ein entscheidender Aspekt des Getting-Things-Done-Modells in diesem Kontext ist es, den gewünschten Endzustand festzulegen, um die Prozesse zu optimieren. Es ist relevant zu fragen, wie diese neue Realität die bestehende Arbeitskultur beeinflussen könnte. Ein effektiver Ansatz besteht darin, sich folgende Frage zu stellen: „Wo stünden wir und wie würden wir uns verhalten, wenn diese Veränderung kein Problem darstellen würde und wir voll eingebunden wären?”
Techniken zur Zeitbeherrschung:
Sorge für professionelle Moderation, um Zeitverlust bei Themen zu vermeiden, die wenige Personen betreffen. Ernenne einen Verantwortlichen für Zeit und Wortmeldungen. Nutze automatische KI-Tools für die Notizen und das Verfolgen der nächsten Aktionen und beauftrage eine Person damit, die Kanban-Boards basierend auf diesen Listen zu aktualisieren. Teile im Team einen festen Ort für alle Ideen vom Typ „Eines Tages/ Vielleicht”. Organisiere Team-Termine ohne Computer, um alle Teammitglieder zum persönlichen Austausch zu ermutigen.
Integriere Check-in- und Check-out-Momente in die Teamrituale.
Ermutige zur Rotation bei der manuellen Erstellung von Notizen, um alle einzubeziehen.
Sende einige Tage vor dem Meeting ein Dokument mit einer klaren Anfrage, falls Vorbereitungsarbeit nötig ist. Wenn das Meeting nicht vorbereitet ist, verschiebe es, falls möglich.
4. Wenn du nicht „Nein“ sagen kannst, verliert dein „Ja“ jeden Wert
Meeting-Anfragen regnen herab und manchmal drängt ein innerer Druck dazu, alles zu akzeptieren – sei es aus Höflichkeit oder weil dich bestimmte Themen interessieren. Mit wenigen Klicks ist dein Kalender voll. Bleibt dann noch Zeit, um deine wesentlichen Aufgaben zu erledigen?
Wenn du merkst, dass du eine Meeting-Anfrage ablehnen musst, weil die Agenda unklar ist oder deine Anwesenheit optional scheint, kannst du zunächst deine Bereitschaft zu helfen zeigen und die Gründe für deine Ablehnung erläutern. Das Ziel bleibt, dir Zeit für die Austausche und Meetings zu reservieren, die die größte Wirkung für dich und deine Kolleginnen und Kollegen haben.
Eine der Hauptfragen betrifft die Auswirkungen des virtuellen und hybriden Modells auf die Stärkung der Unternehmenskultur und die Loyalität der Mitarbeitenden. Der Mangel an Klarheit bezüglich Rollen und Verantwortlichkeiten erfordert Stunden der Abstimmung, um Aufgaben effizient zu verteilen.
Strategien zum Umgang mit Meeting-Anfragen:
Blockiere deinen Kalender im Voraus für die nächsten vier Wochen zu den Schlüsselzeiten, um unpassende Anfragen zu vermeiden. Lehne Anfragen ab, indem du Alternativen vorschlägst, z. B. ein späteres konkretes Datum, eine Expertenberatung oder Austausch, der um einige Tage verschoben wird. Es wird empfohlen, die Kommunikationskanäle zu wechseln, um eine Überlastung der Teams durch Videoanrufe zu vermeiden. So wie einige Fachleute Papierarbeit bevorzugen, bevorzugen andere klassische Telefonanrufe anstatt Videokonferenzen oder entscheiden sich für Videoanrufe mit ausgeschalteten Kameras.
Nimm dir fünf Minuten Zeit, um deine Meetings dieser Woche zu analysieren. Analysiere für jedes Meeting:
Diese Reflexion wird dir helfen, fundiertere Entscheidungen bei deinen nächsten Meeting-Einladungen und -Teilnahmen zu treffen.
Vincent Mignard ist zertifizierter Getting Things Done® Master-Trainer. Er bildet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin aus, gesunde und leistungsfähige Gewohnheiten zu entwickeln. Mit seinem strukturierten Ansatz, Pragmatismus und Authentizität liefert er GTD-Trainings, die nachhaltigen Wissenstransfer und eine sofortige Umsetzung in die Praxis garantieren.
