Multitasking: Warum es deine Produktivität zerstört und wie du es vermeidest

Tipps:

1. Multitasking stoppen: Schaffe eine fokussierte Arbeitsumgebung

Der erste Schritt zur Konzentration beginnt bei deiner Umgebung. Dein Arbeitsplatz – ob im Büro oder Homeoffice – sollte ein Ort sein, der dich unterstützt, nicht ablenkt. Digitale Benachrichtigungen, offene Tabs, App-Icons mit roten Punkten – all das signalisiert deinem Gehirn: „Du musst noch etwas tun!“

Tipp: Schalte alle unnötigen Benachrichtigungen auf dem Smartphone und Computer aus. Deinstalliere Apps, die dich regelmäßig unterbrechen oder kaum Mehrwert bieten. Schon das Ausblenden der roten „Badge“-Symbole auf dem Handy kann zu innerer Ruhe führen.

Die GTD-Methode zeigt dir, wie du die Informationsflut in den Griff bekommst – indem du bewusst entscheidest, welche Tools du nutzt, statt dich von ihnen steuern zu lassen. Informiere dein Team über deine bevorzugten Kommunikationskanäle und reduziere die Zahl der Wege, über die du erreichbar bist. Weniger Kanäle bedeuten weniger Unterbrechungen und mehr Klarheit.

Ein oft unterschätzter Trick: Verwende Statusanzeigen wie „Bitte nicht stören“, oder stelle ein kleines Schild an deinen Arbeitsplatz mit der Info: „Ich bin im Fokusmodus – ab [Uhrzeit] wieder verfügbar.“ Solche Signale helfen auch deinem Umfeld, deine Zeit zu respektieren.

Viele Tools bieten mittlerweile Fokusmodi, Offline- oder Flugzeugfunktionen – nutze sie konsequent. Verstaue dein Smartphone während konzentrierter Arbeitsphasen bewusst außer Sichtweite. Schon die bloße Sichtbarkeit des Geräts kann deine kognitive Leistung senken.

Ein aufgeräumter physischer und digitaler Raum schenkt dir mentale Freiheit und erhöht deine kognitive Leistungsfähigkeit – eine Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten.

2. Gedanken entlasten: Befreie deinen Kopf von mentalem Ballast

Hast du ständig To-dos, Ideen oder offene Fragen im Kopf? Das mentale Jonglieren mit nicht erledigten Aufgaben blockiert dein Denken. Hier setzt die GTD-Methode mit dem Prinzip der „Gedankensammlung“ an: Alles, was deine Aufmerksamkeit fordert, wird aus dem Kopf in ein verlässliches System überführt – schriftlich oder digital.

Tipp: Nimm dir einmal pro Woche 5–10 Minuten Zeit, um alle Gedanken, Aufgaben und Ideen zu sammeln. Du kannst das handschriftlich in ein Notizbuch schreiben oder Apps wie Todoist, Notion oder Evernote verwenden.

Sobald ein Gedanke auftaucht, der dich ablenkt – sei es während der Arbeit oder am Abend – halte ihn sofort fest. So entziehst du ihm die Macht, dich zu unterbrechen.

Kommt es zu Unterbrechungen während konzentrierter Arbeit, notiere dir, wo du gerade warst. Das erleichtert dir, später nahtlos wieder anzuknüpfen.

Der nächste Schritt: Verarbeite deine Gedanken in konkrete Aktionsschritte. Aus „Website aktualisieren“ wird z. B. „Bilder für Startseite auswählen“ oder „Kontaktformular testen“. Je klarer die nächste Handlung, desto geringer die mentale Hürde, sie umzusetzen.

Auch E-Mails und Chats solltest du mit dieser Denkweise strukturieren. Bearbeite sie nicht permanent nebenher, sondern blockiere zwei bis drei feste Slots pro Tag. Schließe E-Mail-Programme nach der Bearbeitung bewusst, statt sie dauerhaft offen zu lassen. So vermeidest du den Drang, ständig nach Neuem zu schauen.

Nutze den Single-Touch-Ansatz: Wenn du eine E-Mail öffnest, bearbeite sie sofort – innerhalb von maximal 30 Sekunden entscheidest du, ob du sie löschen, beantworten oder weiterleiten musst. Das spart nicht nur Zeit, sondern bringt Ordnung in deinen Kopf.

3. Fokus verbessern: Blockiere tägliche Fokuszeiten ohne Kompromisse

Viele erfolgreiche Menschen haben eines gemeinsam: Sie reservieren täglich feste Zeitfenster, in denen sie ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten – ohne Unterbrechung, ohne Kommunikation, ohne Ablenkung.

Tipp: Plane jeden Tag 60 bis 90 Minuten Fokuszeit ein. Trage sie als Termin mit dir selbst im Kalender ein. Behandle sie wie ein Meeting, das nicht verschoben werden kann. Informiere dein Umfeld und stelle sicher, dass du in dieser Zeit nicht gestört wirst.

In dieser Zeit:

• Deaktiviere alle digitalen Kommunikationsmittel.
• Stelle dein Smartphone auf Flugmodus und außer Sichtweite.
• Arbeite an nur einer einzigen Aufgabe – der wichtigsten des Tages.

Diese Form von Monotasking steigert deine Produktivität massiv. Du wirst in kürzerer Zeit mehr erreichen – und dich dabei deutlich weniger gestresst fühlen. Studien zeigen, dass konzentriertes Arbeiten zu höherer Arbeitsqualität und höherer Zufriedenheit führt.

Auch in Meetings gilt: Sei entweder voll präsent oder gar nicht dabei. Wer nebenher Nachrichten liest oder Mails tippt, nimmt Inhalte schlechter auf und riskiert Missverständnisse. Präsenz ist das neue Produktivitätssiegel.

Diese tägliche Fokuszeit ist ein Gamechanger für deinen Arbeitsalltag – und das Fundament echter Effizienz.

4. Klarheit schaffen: Stoppe den digitalen Overload in deinem Alltag

Wir sind daran gewöhnt, ständig viele Dinge gleichzeitig zu tun, ohne es zu merken. Acht offene Anwendungen, zwölf Browser-Tabs, sechs unbeantwortete E-Mails, WhatsApp, Slack, LinkedIn ... dieser digitale Overload führt zu innerer Unruhe, geistiger Erschöpfung und Stillstand.

Tipp: Mache mehrmals täglich einen kurzen Check-in mit dir selbst. Atme durch und stelle dir die Frage:
„Welche einzelne Aufgabe hätte heute den größten positiven Effekt, wenn ich sie jetzt erledige?“
Notiere dir die Antwort und halte den nächsten physischen Handlungsschritt fest – mit einem aktiven Verb, das beschreibt, was genau zu tun ist.

Schließe danach alle anderen Programme, lege dein Smartphone beiseite und arbeite konsequent nur an dieser Aufgabe. Ja, es wird dir schwerfallen – denn die Versuchung, schnell aufs Handy zu schauen oder eine kleine Aufgabe „schnell zu erledigen“, ist groß. Aber jedes Mal, wenn du dich bewusst auf eine Sache konzentrierst, trainierst du deinen Fokus – und wirst Schritt für Schritt besser darin.

Wiederhole diesen Mini-Reset so oft wie nötig - wie ein Muskel, den du gezielt stärkst. Wenn du auf eine Art arbeitest, die dein Gehirn unterstützt, reduzierst du nicht nur deinen Stress, sondern wirst auch klarer und effizienter. Am Ende des Tages wirst du dich deutlich zufriedener fühlen.