Getting Things Done für Steuerberater: Selbstmanagement für Kanzlei und Privatleben

Victoria Ernst29.10.202511 min read

Effektives Selbstmanagement für Steuerberater mit Getting Things Done

17:14

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Selbst- & Zeitmanagement für Steuerberater im Kanzleialltag und darüber hinaus

Mehr und mehr Steuerberater machen sich den ganzheitlichen Selbstmanagement-Ansatz von Getting Things Done zunutze. Diese Methode steigert die Produktivität in der Kanzlei und führt zu mehr Leichtigkeit im Alltag. Denn GTD unterstützt sowohl die berufliche Organisation von Beratung, Bilanzierung und Buchhaltung als auch den privaten Bereich. Wie die Methode hilft, stressfrei und gleichzeitig fehlerfrei zu arbeiten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Welche Herausforderungen prägen den komplexen Kanzleialltag?
Wie hilft Zeit- und Selbstmanagement im Alltag von Steuerberaterinnen und Steuerberatern?
Welche wissenschaftlichen Erkenntnisse stützen die Wirksamkeit von GTD?

3 Gründe, warum Getting Things Done beruflichen und privaten Erfolg fördert
Wie lässt sich GTD in den Kanzlei-Alltag integrieren?
Fazit: Stressfrei erfolgreich mit GTD
FAQ: Häufige Fragen zu Getting Things Done im Steuerberater-Alltag

Warum GTD?

Herausforderungen des komplexen Kanzleialltag

Noch nie waren die Belastungen des Berufsalltags als Steuerberater so hoch wie heute. Die Aufgaben der Beratung, Bilanzierung und Buchhaltung stellen in der immer komplexer werdenden Welt eine größere Herausforderung dar. Eine große Leistung ist es, neben dem Tagesgeschäft auch regelmäßig Zeit für das langfristige Wachstum der eigenen Kanzlei zu finden. Immer mehr Anfragen zur Beratung und Vertretung bei Unternehmensgründungen, Umstrukturierungen und der Planung von Unternehmensnachfolgen kommen dazu. Neue Steuergesetze zwingen zu Weiterbildung und fortlaufendem Selbststudium.

o Selbstorganisation im Steuerberater-Alltag mit GTD

Wie können Sie sicherstellen, dass alle Aufgaben in Ihrer Kanzlei fristgerecht erledigt werden, bevor es zu spät für die Abgabe der verschiedenartigen Steuererklärungen ist? Wie können Sie dafür sorgen, dass auch die Arbeit für Nebenprojekte oder das langfristige Wachstum nicht zu kurz kommt oder sogar vergessen wird? Gibt es eine Methode, um den beruflichen und privaten Alltag gleichermaßen zu meistern – um stressfrei produktiv zu werden?

Ja, es gibt sie. Und das bereits seit über 20 Jahren.

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Wie hilft Zeit- und Selbstmanagement im Alltag von Steuerberaterinnen und Steuerberatern?

Getting Things Done ist eine einzigartige Zeit- und Selbstmanagement-Methodik, die sich großer Beliebtheit erfreut. Auf der ganzen Welt zählen Menschen auf die unmittelbar einsehbaren Prinzipien und Vorgehensweisen dieses Ansatzes, der in einer Zeit des digitalen Umbruchs und steigender Komplexität das Leben vieler Individuen und Organisationen zum Positiven gewandelt hat. Zahlreiche Steuerberater profitieren davon, ihre Aufgaben in kürzerer Zeit mit weniger Fehlern und bei weniger Stress zu erledigen.

Wissenschaftliche Forschungen bestätigen die Wirksamkeit des Ansatzes, der das, was er verspricht, in der Geschäftigkeit des Berufs- und Privatalltags auch konsequent hält.

Stress als Folge unerledigter Aufgaben

Ein zentraler Punkt ist das Gefühl, unter den vielen Aufgaben und unerledigten Dingen, die unser Bewusstsein im Alltag belasten, irgendwann zusammenzubrechen. All die offenen “Ich muss”, “Ich sollte”, “Ich könnte” und “Ich würde gerne” verbrennen unsere geistigen Energiereserven und trüben den Blick für das, was im Augenblick das Wesentliche ist.

Der Ansatz von Getting Things Done empfiehlt, dass wir unseren Kopf in regelmäßigen Abständen leeren, damit wir uns von diesem mentalen Ballast befreien. Sobald wir diese Gedanken in ein externes System überführt haben, dem wir vertrauen können, lassen sich die damit zusammenhängenden Aufgaben leichter erledigen. Die Folge sind mehr Fokus, Klarheit und Produktivität bei gleichzeitig weniger Stress.

Eine Studie des Psychologen Dr. Roy Baumeister (2011) hat sich mit der Wirkung dieser chronischen Belastung durch unvollendete Aufgaben befasst: “Unfullfilled Goals Interfere with Tasks That Require Executive Functions.” Dazu gehören Ihre Ziele für Ihre Kanzlei, aktuelle Projekte und Ergebnisse, die Sie in der Steuerberatung erreichen möchten. Es sind Aufgaben, die wir übernommen, jedoch noch nicht erledigt haben. Die Schlussfolgerungen von Baumeister belegen, was David Allen, der Entwickler von Getting Things Done, seit Jahrzehnten weitergibt:

Unerfüllte Aufgaben nehmen Raum in unserem Bewusstsein ein, was unsere Klarheit zerstört und unseren Fokus einschränkt.

Interessanterweise ist es jedoch gar nicht erforderlich, das Projekt zu Ende zu bringen und die Aufgabe schnellstmöglich abzuhaken:

Ausschlaggebend ist, dass wir einem zuverlässigen Plan folgen, ein System haben, dem wir vertrauen können.

Es reicht schon aus, den nächsten Schritt zu bestimmen, der uns dem gewünschten Ergebnis näherkommen lässt: eine kurze E-Mail an Ihren Klienten? Ein Anruf bei der Schule für den Besichtigungstermin? Vielleicht ein Buch zu kaufen, das Ihnen das komplexe Wissen in strukturierter Form nachschlagefertig zur Hand gibt?

Die Voraussetzung ist, die Erinnerungsnotiz an einem Ort zu parken, von dem wir wissen, dass wir ihn zu einem späteren Zeitpunkt mit Sicherheit aufsuchen werden. Genau das vermittelt der GTD-Ansatz in praktischer und intuitiv nachvollziehbarer Weise!

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3 Gründe, warum Getting Things Done beruflichen und privaten Erfolg fördert

Ganzheitliches Selbstmanagement für alle Lebensbereiche

Getting Things Done ist eine ganzheitliche Methode, mit der Sie Ihre Aufgaben der Beratung, Bilanzierung und Buchhaltung effektiv erledigen können. Ihre eigene Kanzlei zu führen, Ihre Klienten zu beraten und in Steuerangelegenheiten zu vertreten erfährt eine ungemeine Erleichterung dadurch. Mit diesem Ansatz können Sie diese Aufgaben in kürzest möglicher Zeit auf bestmögliche Weise erfüllen.

Fokus auf berufliche und persönliche Ziele gleichermaßen

Das Besondere daran ist, dass Getting Things Done auch den privaten Lebensbereich nicht vernachlässigt. Im Gegenteil: Um dauerhaft stressfrei produktiv zu werden und den gewünschten Fokus auf das Wesentliche zu halten, dürfen auch die persönlichen Termine, Rollen und Verpflichtungen nicht vergessen werden. Somit wird es Ihnen gelingen, neben einer erfolgreichen Steuerberatungskanzlei ein ebenso erfülltes Privatleben zu führen.

Klar definierte Ergebnisse und verlässliche Systeme

Dieser ganzheitliche Ansatz verwandelt alle unsere To-Do’s – ob sie einen Klienten, die eigene Familie oder Besorgungen im Haushalt betreffen – in eine Aufgabe oder ein Projekt mit einem klaren Ergebnis. Dafür wird einfach der nächste Schritt definiert, um sie dann in ein zuverlässiges System zu überführen, das Sie regelmäßig durchsehen. So stellen Sie sicher, dass jeder Lebensbereich seine verdiente Aufmerksamkeit erhält.

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Wie lässt sich GTD in den Kanzlei-Alltag integrieren?

Selbstmanagement für Steuerberater im Kanzleialltag und darüber hinaus

So kann Ihnen GTD helfen:

Selbstorganisation im Steuerberater-Alltag

Als Steuerberater in eigener Kanzlei stehen Sie täglich vor Aufgaben der Beratung, Buchhaltung und Bilanzierung. Es gilt, Steuererklärungen zu unterschiedlichen Terminen einzureichen, telefonische Beratungen zu führen und auch die Administration für das eigene Geschäft zu überblicken. Daher sind effiziente Abläufe und strategisch sinnvolle Entscheidungen die Voraussetzung, um durch den Arbeitsalltag zu gelangen.

Die kraftvollen Prinzipien und Handlungsempfehlungen von Getting Things Done helfen Ihnen dabei, täglich die gefragte Struktur zu finden. Sobald Sie die Prinzipien von GTD verinnerlicht haben, stellt sich mit der Zeit auch ein intuitives Gefühl für die richtigen Entscheidungen bei Ihnen ein. „Was ist das Wichtigste, was ich jetzt tun kann?“, wird zu einer Frage, für die Sie künftig jederzeit eine klare Antwort finden werden.

Sie erlangen schneller Klarheit über die nächsten Handlungen und gewinnen eine Entscheidungssicherheit, durch die Ihre Souveränität weiter ansteigt.

Die Entwicklung der eigenen Kanzlei

Höchste Konzentration und das völlige Aufgehen in der aktuellen Aufgabe: Das ist ein seltener Zustand, der Anwälte in ihrer herausfordernden Arbeit zu höchster Leistung führen kann. Das Zeitgefühl löst sich auf. Ihre Aufmerksamkeit ist vollständig auf das Tun gerichtet, auf den nächsten Schritt im Gerichtsprozess, auf die Fakten, die Sie sich mühelos ins Gedächtnis rufen können.

Die zentrale Gewohnheit, vollständig den eigenen Kopf zu leeren und sich auf das Wesentliche zu fokussieren, ist ein Garant für diese sogenannte “Flow”-Erfahrung. GTD wurde mit dem Versprechen entwickelt, maximale Konzentration in einer Welt mit einer unüberschaubaren Menge von potenziell wichtigen Aufgaben zu erreichen. Die GTD-Methode zeigt Ihnen, wie dieser optimale Zustand zum festen Bestandteil Ihres beruflichen und privaten Alltags werden kann.

Flexible Umsetzung und größtmögliche Teilerfolge

GTD ist fester Bestandteil des Lebens zahlreicher Individuen und Organisationen geworden. Dies verdankt der Ansatz seiner ungewöhnlichen Flexibilität. Sie müssen sich in Ihrer Arbeit als Steuerberater keinem weiteren starren Muster unterwerfen, sondern können die Methode fließend in Ihr Leben integrieren.

Diese Flexibilität entsteht durch die praktischen Handlungsempfehlungen, beruhend auf den selbsterklärenden Prinzipien von GTD. Dabei reicht es auch schon, nur einige wenige Tipps zu übernehmen, um einen großen Teil der Wirksamkeit der Methode zu erfahren. Mentale Überforderung und chronische Dauerbelastung reduzieren sich so auf ein Minimum.

Ein Beispiel dafür ist die Zwei-Minuten-Regel. Sie ist einfach, sofort umsetzbar und hat eine unmittelbare Auswirkung auf Ihre Produktivität. Diese Regel verlangt, dass Sie jede Aufgabe, die nur zwei Minuten oder weniger beansprucht, sofort erledigen. „Das ist offen gesagt der beste Ratschlag, den ich seit langem bekommen habe“, berichten unsere Seminarteilnehmer immer wieder.

Sie beantworten die kurze Nachfrage Ihres Klienten in dem Moment, in dem Sie dessen E-Mail gelesen haben.
Sie schicken Ihre Kontaktdaten gleich nach dem Treffen, um es nicht zu vergessen.
Wenn Sie schon im Geschäft sind, kaufen Sie gleich auch die Batterien für die kaputte Fernbedienung.

Es ist erstaunlich, was wir in zwei Minuten im Grunde alles erledigen können: viele Anrufe, Ausdrucke, Bestellungen, Überweisungen… Dieser Ratschlag mag simpel klingen, führt jedoch zu erstaunlichen, sofort spürbaren Auswirkungen. Ihr Nutzen ist eine erledigte Aufgabe, die Ihren Kopf verlässt und den täglichen Stress um einiges erleichtert.

Die Zwei-Minuten-Regel allein zu übernehmen kann schon einen deutlich spürbaren Unterschied in Ihrem Alltag machen. Machen Sie die Probe aufs Exempel: Übernehmen Sie diesen Tipp für drei Tage. Schon haben Sie einen Vorgeschmack auf das, was die übrigen Tipps und Abläufe des Ansatzes für Ihr Leben noch alles leisten können.

Minimale Fehlerquote durch Getting Things Done

Steuerberater müssen sicherstellen, ihre Klienten mit immer aktuellen Informationen beraten zu können, die in der jeweiligen, individuellen Situation genau angemessen sind. Damit keine Haftungsansprüche geltend gemacht werden, sind korrekte Angaben und präzises Arbeiten Kern des Tagesgeschäfts.

Unterschiedliche Ausgangspunkte und persönliche Charaktere der Klienten in teilweise emotionalen Situationen möchten professionell gemanaged werden.

Regelmäßig den Kopf frei zu machen und den Überblick über alle Aufgaben zu gewinnen ist eine Kernkompetenz, die GTD wie kein anderer Ansatz schult und als Routine in Ihr Leben integriert. Es ist tatsächlich möglich, dass Sie trotz der vielen Verpflichtungen den Fokus finden und mit maximaler Konzentration Ihre Aufgaben erledigen.

Die Folge davon ist: bessere Leistungen, weniger Fehler und zufriedenere Kunden. Wie wäre es, wenn Sie sich Tag für Tag in einen Zustand höchster Konzentration versetzen könnten, um Ihren Arbeitsalltag mit den Kunden und Partnern bestmöglich zu bewältigen? Was würde es für Sie bedeuten, nach Feierabend im Augenblick anzukommen und liegen gebliebene Aufgaben im Büro zu lassen? Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie jedes Wochenende wirklich abschalten und Ihre Zeit für sich selbst und Ihre Familie nutzen könnten, um immer wieder neue Kraft zu tanken?

Genau das kann die GTD zu Ihrem gelebten Alltag werden lassen, jetzt und in Zukunft.

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Die Essenz

Fazit:

Stressfrei erfolgreich mit GTD

Die Anforderungen an Steuerberaterinnen und Steuerberater sind heute so hoch wie nie. Zwischen komplexen Mandaten, rechtlichen Neuerungen und dem Druck, keinen Fehler zu machen, braucht es mehr als reines Fachwissen. Es braucht einen klaren Kopf, ein belastbares System und einen Plan. Getting Things Done schafft genau dafür die passenden Strukturen: Einfache Prinzipien, die individuell anpassbar sind und Ihnen dabei helfen, sich inmitten von Aufgabenbergen souverän zu bewegen.

Mit GTD entlasten Sie Ihr Denken, schaffen verlässliche Abläufe und gewinnen die Kontrolle über berufliche wie private To-do’s zurück. Und ganz gleich, ob Sie Ihre Kanzlei weiterentwickeln oder endlich mehr Zeit für sich selbst finden möchten – dieser Ansatz liefert die Klarheit und Handlungssicherheit, die es dafür braucht.

Wenn Sie neugierig sind, wie das für Sie oder Ihr Team im Arbeitsalltag konkret aussehen kann: Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch und entdecken Sie passende Trainingslösungen für Ihren Arbeitsalltag.

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Häufige Fragen (FAQ)

Warum eignet sich GTD besonders gut für Steuerberater?

Steuerberater stehen täglich vor einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben und Fristen. GTD hilft, alle Aufgaben zuverlässig zu organisieren, den Kopf zu entlasten und gleichzeitig den Überblick über Prioritäten zu behalten – auch in stressigen Phasen.

WWas sind die positiven Auswirkungen, wenn ich GTD nutze?

Getting Things Done hat bereits seit Jahrzehnten tausende Leben positiv beeinflusst. Einige der Auswirkungen:

Das Behalten des Überblicks über alle Aufgaben, Verpflichtungen, Termin
Rechtzeitige Fertigstellung von Kundenaufträgen und Anfragen
Kontrolle und Fokus und Perspektive über und auf Ihr Leben – beruflich und privat
Prävention stressbedingter Krankheiten durch frühzeitiges Erkennen
Mehr Raum für kreative Ideen, Projekte und langfristige Ziele schaffen
Positive mentale Grundhaltung, auch in schwierigen oder herausfordernden Zeiten

Wie lässt sich GTD mit bestehenden Kanzleiabläufen kombinieren?

GTD ist kein starres System, sondern lässt sich flexibel in bestehende Strukturen integrieren. Ob digitales Tool oder Papierkalender – der Ansatz passt sich Ihrer bevorzugten Arbeitsweise an und kann Schritt für Schritt eingeführt werden.

Was bringt GTD über das Berufliche hinaus?

GTD bezieht den privaten Lebensbereich bewusst mit ein. Es hilft Ihnen dabei, auch persönliche Aufgaben und Verpflichtungen zu organisieren, freie Zeit gezielter zu nutzen und langfristig ein ausgewogenes Leben zu führen.

Wie beginne ich am besten mit GTD?

Ein guter Start ist das Leeren des Kopfes und das Einführen der Zwei-Minuten-Regel. Viele kleine, sofort umsetzbare Schritte sorgen für schnelle Erfolge – und machen Lust auf mehr. Die Methode kann dann nach und nach erweitert werden.

Kann GTD helfen, Fehler in der Steuerberatung zu vermeiden?

Ja. GTD fördert Klarheit, Übersicht und Konzentration. Wer regelmäßig den Kopf frei macht und seine Aufgaben strukturiert verwaltet, reduziert die Fehlerquote deutlich – was gerade in der Steuerberatung von großer Bedeutung ist.

Über unsere Autorin

Dieser Artikel wurde
aktualisiert von:

Victoria Ernst ist Klinische Psychologin (M. Sc.), zertifizierter systemischer Personal- & Business-Coach (ECA & QSA) und Marketing Managerin bei Next Action Partners. Mit ihrer psychologischen Expertise und ihrem praxisnahen Coaching-Ansatz unterstützt sie Menschen dabei, Herausforderungen souverän zu meistern und persönliche sowie berufliche Entwicklung gezielt und lösungsorientiert voranzutreiben.