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Warum die Tool-Frage bei GTD so entscheidend ist
Nach dem Einstieg in GTD – etwa durch das Buch oder Seminar – taucht fast immer eine zentrale Frage auf: „Welches Tool ist das beste für GTD?“ Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Denn GTD ist klar in der Methode, aber individuell in der Umsetzung. Die Auswahl hängt ab von:
- deinen digitalen Vorlieben (Apps vs. Papier),
- deinem Arbeitsstil (visuell, textbasiert, strukturiert oder spontan),
- deinem beruflichen Umfeld (Teamarbeit, Selbstorganisation, hybrides Arbeiten).
Ein durchdachtes Tool-Set kann hier nicht nur Klarheit schaffen, sondern GTD auch wirklich praktikabel machen – und damit den entscheidenden Unterschied im Alltag.
Sammeln: Alles beginnt mit einem zuverlässigen Eingang
Der erste Schritt in GTD besteht darin, alles zu erfassen, was deine Aufmerksamkeit beansprucht. Das gelingt nur mit einem Tool, das jederzeit griffbereit ist – physisch oder digital.
Geeignete Werkzeuge:
- Sich selbst E-Mails oder Nachrichten schicken – Eine einfache Möglichkeit, Ideen aus dem Kopf sofort in das System zu überführen
- Sprachnotiz-Apps – Für den Kopf-frei-Moment auf dem Heimweg, unterwegs oder beim Sport
- Apple Notizen / Papiernotizbuch / OneNote / Obsidian – Für schnelle Gedanken, Skizzen oder Projektideen – digital oder analog, je nach Vorliebe
Wichtig: Die zentrale Frage ist nicht was, sondern wohin. Du kannst nicht zu viel sammeln – nur zu wenig. Alles, was deine Aufmerksamkeit beansprucht, gehört aus dem Kopf heraus in ein vertrauenswürdiges System.
Verarbeiten & Organisieren: Vom Gedanken zur nächsten Aktion
Der wohl kritischste Teil im GTD-System: Entscheidungen treffen. Was ist das? Ist es umsetzbar? Was ist der nächste Schritt
Bewährte Tools für diese Phase:
- Apple Erinnerungen, Todoist oder Microsoft To Do – Für strukturierte Listen mit Kontexten
- Kalender (Outlook, Apple Kalender, Fantastical) – Für zeitpunktbezogene Aufgaben, tagesbezogene Aufgaben oder Informationen, die man an einem bestimmten Tag braucht
- Digitale Notizsysteme wie Obsidian, Notion oder Apple Notizen – Für das Projektreferenzmaterial. Gut strukturiert und zugänglich – aber Vorsicht: Es gilt die Devise „Keep it simple“. Vor allem Tools wie Obsidian oder noch mehr Notion bieten die ständige Gefahr des Over- Engineerings
Listen-Tools nehmen hier eine zentrale Rolle ein. Die Möglichkeit, Aufgaben in erster Linie nach Kontexten zu organisieren und dann weitere technische Möglichkeiten wie mit Deadlines, GPS-Koordinaten oder anderen Kriterien zu versehen, hilft dir, jederzeit zu sehen, was du sehen willst, und zielgerichtet zu handeln.
Durchsehen: Ein System lebt nur, wenn es gepflegt wird
Der Wochenrückblick – das berühmte Weekly Review – ist das Herzstück eines funktionierenden GTD-Systems. Hier wird geprüft, ob alles aktuell, vollständig und vertrauenswürdig ist.
Hilfreiche Werkzeuge:
- Checklisten-Vorlagen (z. B. als Notiz in deinem digitalen Notiztool)
- Projektübersichten in Tools wie Trello, Things oder Notion Verbindlichkeit und Regelmäßigkeit stärken
- Wochenüberblick im Tandem durchführen – Gemeinsam mit einer anderen Person geplant erhöht sich die Verbindlichkeit, den Review-Termin wirklich wahrzunehmen.
- Ritualisierung – Wenn du deinen Wochenüberblick immer zur gleichen Zeit, mit einem festen Ablauf und vielleicht einer kleinen Belohnung (z. B. Kaffee, Musik, fester Ort) verknüpfst, wird er zur stabilen Routine.
Nimm dir 10 Minuten und beantworte folgende Fragen:
Notiere spontan 2–3 Tools, die du regelmäßig nutzt. Schau dir an, ob du damit Sammeln, Verarbeiten, Organisieren und Durchsehen zuverlässig abbilden kannst. Wichtig ist: Du solltest mit den Tools gerne arbeiten. Ein Kanban-Board, das sich auf dem Smartphone nur schlecht bedienen lässt, kann für dich ein K.O.-Kriterium sein – oder genau das, was dir den entscheidenden Schub gibt.
Pascal Reischl ist ein Digital Native der ersten Stunde, erfahrener Getting Things Done®-Trainer und Experte für digitale Transformation. Mit seiner fundierten Erfahrung in der Implementierung moderner Technologien und digitaler Prozesse in globalen Konzernen sowie der Führung interkultureller Teams begleitet er Unternehmen erfolgreich durch Veränderungsprozesse. Darüber hinaus berät Pascal Start-ups im Silicon Valley zu Themen wie digitale Zusammenarbeit und selbstorganisierte Teams – und hilft ihnen dabei, innovative und effiziente Arbeitsmodelle für die Zukunft zu entwickeln.
