Getting Things Done digital umsetzen in Microsoft To Do®
Lerne, wie du deine Aufgaben-Listen nach den GTD-Kontexten ordnest und mit der richtigen Formulierung sofort weißt, was jetzt zu tun ist
Du nutzt MS To-Do, aber deine Listen sind überfüllt und führen nicht wirklich zur Handlung? Das Problem liegt meist in der fehlenden Struktur. In diesem Artikel tauchen wir in das Herz der GTD-Methode ein: die Organisation. Wir zeigen dir, wie du MS To-Do in dein persönliches Kontrollzentrum verwandelst. Erfahre, wie du deine Listen mithilfe von Kontexten klug strukturierst und jede Aufgabe so formulierst, dass du sie ohne Zögern erledigen kannst.
Vom Sammeln zum Handeln
Warum Organisation entscheidend ist
Im ersten Teil unserer Office-Serie hast du gelernt, wie du E-Mails aus Outlook in Aufgaben umwandelst. Nun stehen diese gesammelten Aufgaben in deiner Microsoft To-Do Liste. Doch wenn du jetzt deine App öffnest und dort Aufgaben wie "Projektbericht" siehst, entsteht sofort wieder das Gefühl der Überforderung. Die Organisation im GTD-Sinne löst dieses Problem durch zwei zentrale Prinzipien:
- Der Nächste Schritt: Jede Aufgabe muss als eine physische, sichtbare Aktion formuliert sein, die du jetzt tun kannst.
- Der Kontext: Die Aufgabe muss dem Ort oder dem Werkzeug zugeordnet sein, das du gerade nutzt.
MS To-Do ist das perfekte Werkzeug, um diese beiden Prinzipien im Microsoft-Ökosystem umzusetzen.
Die Magie der Umformulierung
Der Nächste Schritt
Du musst jede Aufgabe, die du in MS To-Do erstellst, sofort umformulieren. Dies ist der Wendepunkt von der Absicht zur Handlung. Ein Nächster Schritt ist die kleinste, sichtbare Einzelaktion, die erforderlich ist, um eine Situation voranzutreiben. Es beantwortet die Frage: "Was genau muss ich tun?"
| Statt dieser Vageheit | Formuliere als klare Aktion |
|---|---|
| Urlaub planen | "Hotelpreise auf Booking.com vergleichen" |
| Meeting | "Tagesordnung für das Montagstreffen entwerfen" |
Dein Gewinn durch die klare Formulierung
- Kein Widerstand: Dein Gehirn muss keine Energie mehr für die Entscheidungsfindung aufwenden.
- Wahrnehmung von Fortschritt: Da die Schritte klein sind, erledigst du sie schnell.
Organisation nach Kontext: Die MS To-Do Listenstruktur
Deine Listen in MS To-Do dienen dazu, die Kontexte deiner Arbeit abzubilden. Du brauchst nicht alle Aufgaben gleichzeitig sehen, sondern nur jene, die du jetzt erledigen kannst.
So erstellst du die Basis-Struktur eines GTD-Systems
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Aktionslisten (GTD-Kontexte)
Erstelle für jeden Ort/ jedes Werkzeug eine separate Liste:
@Computer/Büro: Alles, wofür du deinen Computer brauchst.
@Anrufe: Eine Sammlung aller Telefonate.
@Erledigungen: Aufgaben, die du unterwegs erledigst.
@Zuhause: Aufgaben im privaten Kontext.
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Weitere Referenzlisten
Die Warten Auf-Liste:
Für Aufgaben, die du delegiert hast und auf deren Rückmeldung du wartest.Vielleicht / Irgendwann:
Für Ideen und Pläne, die du derzeit nicht aktiv verfolgst.
Die Verknüpfung zur Quelle:
Der Turbo-Workflow in der OrganisationDer Vorteil der Verzahnung von MS To-Do und Outlook:
- Die "Gekennzeichnete E-Mails" Liste: Alle aus Outlook importierten E-Mails landen hier.
- Der Verarbeitungsschritt: Du gehst diese Liste durch, verschiebst die Aufgabe in die richtige Kontext-Liste und benennst sie um in den "Nächsten Schritt".
Wenn du in einer deiner Kontext-Listen auf das kleine E-Mail-Symbol klickst, öffnet sich die Original-Nachricht in Outlook – du hast sofort den vollen Kontext.
Mehr zu GTD in Outlook findest du in diesem lesenswerten Artikel.
Ein Blick über den Tellerrand: Projekte & Projektunterstützungsmaterial
Für Projekte (alles, was mehr als eine Aktion erfordert) brauchst du drei synchronisierte Elemente:
1. Ein konkreter Nächster Schritt:
Für jedes aktive Projekt muss mindestens ein konkreter Nächster Schritt in einer deiner Kontext-Listen (@Computer/Büro, @Anrufe etc.) stehen.
2. Das als Ziellinie definierte Projekt
Du benötigst eine separate Projektliste (z.B. in MS To-Do), in der das Projekt mit seinem klaren Erfolgsergebnis definiert ist.
3. Projektunterstützungsmaterial:
Die Detailinformationen (Notizen, Dokumente, Links) gehören nicht in die Aufgabenliste. Dafür nutzt du ein Werkzeug wie OneNote, um alle unterstützenden Informationen zu sammeln.
Ein vollständiges GTD-System verlangt die regelmäßige Synchronisation dieser Ebenen.
