GETTING THINGS DONE
& GOOGLE APPS
 

IMPLEMENTIERUNGSGUIDE

GTD-Implementierungsguide für Google Apps  

Google ist aus der modernen Arbeitsumgebung kaum mehr wegzudenken und immer mehr Privatpersonen und Unternehmen nutzen Google-Anwendungen und Services. Mit dem Google Apps Implementierungsguide zeigen wir Ihnen in praktischen Anleitungen, wie Sie Ihr persönliches GTD-System mit den integrierten Google-Anwendungen erstellen, die früher als Google Apps und heite als G Suite bezeichnet werden. 

Der Guide fokussiert sich auf die folgenden vier Komponenten eines GTD-Systems und die hierfür nutzbaren Google Apps: 

  • Google Tasks und Google Keep für nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte 

  • Gmail als Mail-Client 

  • Google Kalender für Kalendermanagement 

  • Google Tasks, Google Drive und Google Keep für Referenzmaterial  

In einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahren Sie, wie Sie sich Ihr persönliches GTD-System in der Google Umgebung (G Suite) aufbauen und an Ihre persönlichen Bedürfnisse und Arbeitsweisen anpassen. Sie finden außerdem zahlreiche Tipps und Best Practices für die Nutzung von GTD in der G Suite.  

 

Das erwartet Sie im Google Implementierungsguide 

  • Best Practices für GTD 

  • Nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte in Google Tasks 

  • Nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte in Google Keep 

  • Verknüpfungen von Listeneinträgen und E-Mails  

  • Verknüpfung von nächsten Schritten und Projekten 

  • Anpassen von Kontext-Listen 

  • Kalendermanagement mit dem Google Kalender 

  • Verarbeiten und organisieren Ihrer E-Mails  

  • Den Mail-Eingang auf null bekommen  

  • Organisation von Referenzmaterial in Google Tasks, Google Drive und Google Keep  

  • Die wichtigsten Kurzbefehle (Shortcuts)  

GTD Methode

Erfahren Sie mehr über Getting Things Done - dem weltweit erfolgreichsten Selbstmanagement-Ansatz für stressfreie Produktivität.

ZUR METHODIK

Hinweis

Für die Nutzung des Guides wird vorausgesetzt, dass Sie bereits wissen, wie die GTD-Methode funktioniert, da Sie eines unserer Grundlagenseminare besucht haben oder David Allens Bestseller „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ gelesen bzw. gehört haben.

Auf diesem Wissen aufbauend erfahren Sie im Guide, wie Sie Ihr GTD-System technisch innerhalb der G Suite umsetzen und erhalten praktische Tipps und Best Practices für die Nutzung der Google Apps für GTD.

Der GTD & Google Apps Implementierungsguide - Für 9,99 EUR

Google Apps als System einrichten

Setzen Sie mit Hilfe des  Google Apps Guides (Sprache: Englisch) Ihr GTD-System auf. Richten Sie Ihr System GTD-konform ein und holen Sie so das Maximum aus den technischen Möglichkeiten raus.

Dabei ist es egal, ob Sie Google und die G Suite bereits nutzen und erweitern wollen oder komplett neu aufsetzen möchten. Synchronisieren Sie die G Suite auf unterschiedlichen Endgeräten und sind Sie somit auch unterwegs immer Up to Date.

 

 GOOGLE APPS (ENGLISCH)

 

Coming soon: Google Apps (Deutsch)

 

System-Voraussetzungen für die Google Apps 

In diesem Guide beziehen wir uns auf die Standardanwendungen  

  • Gmail 

  • Google Tasks 

  • Google Keep 

  • Google Kalender  

  • Google Drive,

auf die Sie in der Regel über den auf Ihrem Computer installierten Browser oder über separate SmartPhone Apps zugreifen.  

Wir empfehlen, Ihr GTD-System zunächst auf Ihrem Computer über die Weboberfläche aufzubauen, damit Sie dies möglichst einfach und mit dem vollen Funktionsumfang tun können. Die Darstellungen in diesem Guide beziehen sich ebenfalls auf die Weboberfläche (diese können abhängig vom genutzten Browser abweichen). 

Sie kennen GTD noch nicht? Dann finden Sie hier unsere offenen GTD-Trainings, unsere Angebote für Unternehmen und unsere GTD-Coachings. Wir bieten alle Formate selbstverständlich auch online an. 

G Suite (Google Apps) und GTD - Überblick und Vorteile 

Die G Suite bietet zahlreiche Lösungen, um (Zusammen-)Arbeit im Alltag effizient und nahtlos über unterschiedliche Geräte und Anwendungen hinweg zu erledigen. Für das persönliche Selbstmanagement bieten sich insbesondere 

  • Google Tasks für Aufgabenlisten, Projektlisten sowie Erinnerungen, 

  • Gmail als Mail Client, 

  • Google Kalender als integrierte Kalenderlösung und  

  • Google Keep oder Google Drive für Referenzmaterial  

an. Alle Listen, Erinnerungen und Einträge, die Sie innerhalb der G Suite erstellen, werden in der Google Cooud gespeichert. Sie können unabhängig vom Gerät jederzeit und überall online darauf zugreifen und Ihre Listen verwalten. 


Die wichtigsten Funktionen von Google Tasks im Kontext GTD 

Das Herzstück Ihres GTD-Systems innerhalb der G Suite bildet in der Regel Google Tasks - die Software von Google für Aufgabenlisten, die mit Ihrem Google Mail-Konto und Ihrem Google Kalender verknüpft ist. Google Task bietet Ihnen folgende Funktionen: 

  • Anlage unterschiedlicher Aufgabenlisten für Ihre Kontext-Listen, Projekt-Liste und Erinnerungen (Warten auf Liste, Checklisten)  

  • Aufgabenverwaltung inkl. Fälligkeiten, Notizen, Erinnerungen und Unteraufgaben 

  • Einfache Umwandlung von Google E-Mails in Aufgaben bzw. Listeneinträge 

  • Verschieben von Aufgaben zwischen verschiedenen Listen 

  • Sortieren der Aufgaben innerhalb der Listen (nach Erstellungsdatum oder Fälligkeit) 

  • Zugriff über Smartphone und Tablet mit der Google Tasks App 

Die wichtigsten Funktionen von Gmail und Google Kalender im Kontext GTD 

Gmail bietet umfassende E-Mailclient-Funktionen wie z.B. das Verfassen, Versenden, Verschieben und Speichern von E-Mails für ein oder mehrere Gmail-Accounts. Darüber hinaus lassen sich Mails in Ordnern organisieren, Abwesenheitsbenachrichtigungen verfassen und vieles mehr. Wenn Sie Ihr GTD-System innerhalb von Google Tasks organisieren, empfiehlt es sich, Gmail als E-Mailclient zu nutzen, da Sie so besonders leicht E-Mails verarbeiten und organisieren können. 

Über Gmail haben Sie auch Zugriff auf weitere Google Apps wie z.B. Google Tasks, Google Drive und den Google Kalender. 

Der Google Kalender bietet Ihnen ebenfalls zahlreiche einfache und erweiterte Kalenderfunktionalitäten, wie z. B. 

  • Erstellen unterschiedlicher Kalender für unterschiedliche Bereiche Ihres Lebens  

  • Assistent zum Planen von Meetings innerhalb von Gruppen / Teams 

  • Hinzufügen und Verbergen von Termindetails 

  • Aufsetzen von Videocalls (über Google Hangout) 

  • Dateianhänge 

  • Darstellung unterschiedlicher Zeitzonen  

  • Individuelle Erinnerungszeiten 

  • Teilen von Kalendern 

  • Individualisierung der Kalender-Darstellung 

Die wichtigsten Funktionen von Google Drive im Kontext GTD 

Google Drive eignet sich sowohl für die persönliche Dateiablage (Projektunterstützungs- und Referenzmaterial) als auch für das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien wie z.B. Projektunterstützungsmaterial, geteilten Checklisten und ähnlichem. 

  • Speichern von Daten in der Cloud und damit geräteunabhängiger Zugriff 

  • Freigabe von Dateien (auch zeitlich limitiert möglich) 

  • Zusammenarbeit mit anderen Nutzern an Dokumenten, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen 

  • Zugriff auf Versionshistorie  

  • Synchronisation ausgewählter Ordner auf dem eigenen Rechner (für Offline-Zugriff) 

 


Die wichtigsten Funktionen von Google Keep im Kontext GTD 

Google Keep eignet sich insbesondere für die Organisation von Referenzmaterial, kann aber auch für das Aufsetzen Ihres GTD-Systems genutzt werden, wie wir im Guide erläutern. Google Keep ist eine optisch ansprechend dargestellte Notizen App mit interessanten Features wie z. B. 

  • Nutzung von Tags (Labels) 

  • Farbkodierung 

  • Erinnerungen 

  • Integration von Fotos 

  • Transkribieren von Text in Bildern  

  • Audio-Einträge 

  • Archiv 

  • Zeichenfunktion 

  • Shortcuts für noch schnellere Nutzung 

Haben Sie Fragen oder möchten mehr zu GTD erfahren?

Sprechen Sie uns an unter +49 (0)30 314913 00 und info(at)next-action.de, wenn Sie Fragen haben oder mehr zu GTD erfahren möchten. Einen Überblick zur Methodik und unseren nächsten Seminarterminen finden Sie hier. Das Leben ist zu kurz, um mit unerledigten Aufgaben zu hadern. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Selbstorganisation mit GTD

Mit Getting Things Done haben weltweit bereits viele Tausend Menschen ihr Zeitmanagement in den Griff bekommen. Seit mehr als 20 Jahren verhilft die GTD-Methodik von David Allen zu mehr Stressreduktion, Produktivitätssteigerung und Struktur in der eigenen Organisation.

So erhalten Sie einen Überblick über alle Verpflichtungen, Aufgaben und Termine und schaffen es dank der simplen 5 Phasen Ihre Priorität richtig zu setzen und den Fokus zu halten.

 

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