Die Implementierung fokussiert sich auf die folgenden vier Komponenten eines GTD-Systems und die hierfür nutzbaren Google Apps:
Google Tasks, Tasksboards und Google Keep für nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte
Gmail als Mail-Client
Google Kalender für Kalendermanagement
Google Tasks, Google Drive und Google Keep für Referenzmaterial
In einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahren Sie, wie Sie sich Ihr persönliches GTD-System in der Google Umgebung (G Suite) aufbauen und an Ihre persönlichen Bedürfnisse und Arbeitsweisen anpassen.
Best Practices für GTD
Nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte in Google Tasks
Nächste Schritte, Erinnerungen und Projekte in Google Keep
Verknüpfungen von Listeneinträgen und E-Mails
Verknüpfung von nächsten Schritten und Projekten
Anpassen von Kontext-Listen
Kalendermanagement mit dem Google Kalender
Verarbeiten und organisieren Ihrer E-Mails
Den Mail-Eingang auf null bekommen
Organisation von Referenzmaterial in Google Tasks, Google Drive und Google Keep
Die wichtigsten Kurzbefehle (Shortcuts)
Für die Nutzung des Guides wird vorausgesetzt, dass Sie bereits wissen, wie die GTD-Methode funktioniert, da Sie eines unserer Grundlagenseminare besucht haben oder David Allens Bestseller „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ gelesen bzw. gehört haben.
Auf diesem Wissen aufbauend erfahren Sie im Guide, wie Sie Ihr GTD-System technisch innerhalb der G Suite umsetzen und erhalten praktische Tipps und Best Practices für die Nutzung der Google Apps für GTD.
Setzen Sie mit Hilfe des Google Apps Guides (Sprache: Englisch) Ihr GTD-System auf. Richten Sie Ihr System GTD-konform ein und holen Sie so das Maximum aus den technischen Möglichkeiten raus.
Dabei ist es egal, ob Sie Google und die G Suite bereits nutzen und erweitern wollen oder komplett neu aufsetzen möchten. Synchronisieren Sie die G Suite auf unterschiedlichen Endgeräten und sind Sie somit auch unterwegs immer Up to Date.
In diesem Guide beziehen wir uns auf die Standardanwendungen
Gmail
Google Tasks
Google Keep
Google Kalender
Google Drive,
auf die Sie in der Regel über den auf Ihrem Computer installierten Browser oder über separate SmartPhone Apps zugreifen.
Wir empfehlen, Ihr GTD-System zunächst auf Ihrem Computer über die Weboberfläche aufzubauen, damit Sie dies möglichst einfach und mit dem vollen Funktionsumfang tun können. Die Darstellungen in diesem Guide beziehen sich ebenfalls auf die Weboberfläche (diese können abhängig vom genutzten Browser abweichen).
Mit Getting Things Done haben weltweit bereits viele Tausend Menschen ihr Zeitmanagement in den Griff bekommen. Seit mehr als 20 Jahren verhilft die GTD-Methodik von David Allen zu mehr Stressreduktion, Produktivitätssteigerung und Struktur in der eigenen Organisation.
So erhalten Sie einen Überblick über alle Verpflichtungen, Aufgaben und Termine und schaffen es dank der simplen 5 Phasen Ihre Priorität richtig zu setzen und den Fokus zu halten.
Microsoft To Do eignet sich hervorragend, um Ihre Aufgaben, Erinnerungen und Projekte im Blick zu behalten.
Die Software zeichnet sich insbesondere aus durch ihre
einfache und intuitive Nutzung,
optisch ansprechende Gestaltung,
Teilbarkeit von Listen,
geräteübergreifende Nutzbarkeit (Desktop, Mobile und Web) und
zahlreichen Features für die Aufgabenverwaltung
Damit ist To Do sowohl im beruflichen Kontext eine hervorragende GTD-Lösung als auch für private GTD-Systeme oder GTD-Systeme, die beides integrieren. Sie können Microsoft To Do im Rahmen eines persönlichen Microsoft Accounts nutzen (bisher kostenlos) oder im Rahmen eines kostenpflichtigen Microsoft 365 Abonnements, das weitere Anwendungen, wie zum Beispiel Excel, Word, Powerpoint, Planner und Teams enthält.
Das Herzstück Ihres GTD-Systems innerhalb der G Suite bildet in der Regel Google Tasks – die Software von Google für Aufgabenlisten, die mit Ihrem Google Mail-Konto und Ihrem Google Kalender verknüpft ist. Google Task bietet Ihnen folgende Funktionen:
Anlage unterschiedlicher Aufgabenlisten für Ihre Kontext-Listen, Projekt-Liste und Erinnerungen (Warten auf Liste, Checklisten)
Aufgabenverwaltung inkl. Fälligkeiten, Notizen, Erinnerungen und Unteraufgaben
Einfache Umwandlung von Google E-Mails in Aufgaben bzw. Listeneinträge
Verschieben von Aufgaben zwischen verschiedenen Listen
Sortieren der Aufgaben innerhalb der Listen (nach Erstellungsdatum oder Fälligkeit)
Zugriff über Smartphone und Tablet mit der Google Tasks App
Google Drive eignet sich sowohl für die persönliche Dateiablage (Projektunterstützungs- und Referenzmaterial) als auch für das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien wie z.B. Projektunterstützungsmaterial, geteilten Checklisten und ähnlichem.
Speichern von Daten in der Cloud und damit geräteunabhängiger Zugriff
Freigabe von Dateien (auch zeitlich limitiert möglich)
Zusammenarbeit mit anderen Nutzern an Dokumenten, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen
Zugriff auf Versionshistorie
Synchronisation ausgewählter Ordner auf dem eigenen Rechner (für Offline-Zugriff)
Gmail bietet umfassende E-Mailclient-Funktionen wie z.B. das Verfassen, Versenden, Verschieben und Speichern von E-Mails für ein oder mehrere Gmail-Accounts. Darüber hinaus lassen sich Mails in Ordnern organisieren, Abwesenheitsbenachrichtigungen verfassen und vieles mehr. Wenn Sie Ihr GTD-System innerhalb von Google Tasks organisieren, empfiehlt es sich, Gmail als E-Mailclient zu nutzen, da Sie so besonders leicht E-Mails verarbeiten und organisieren können.
Über Gmail haben Sie auch Zugriff auf weitere Google Apps wie z.B. Google Tasks, Google Drive und den Google Kalender.
Der Google Kalender bietet Ihnen ebenfalls zahlreiche einfache und erweiterte Kalenderfunktionalitäten, wie z. B.
Erstellen unterschiedlicher Kalender für unterschiedliche Bereiche Ihres Lebens
Assistent zum Planen von Meetings innerhalb von Gruppen / Teams
Hinzufügen und Verbergen von Termindetails
Aufsetzen von Videocalls (über Google Hangout)
Dateianhänge
Darstellung unterschiedlicher Zeitzonen
Individuelle Erinnerungszeiten
Teilen von Kalendern
Individualisierung der Kalender-Darstellung
Google Keep eignet sich insbesondere für die Organisation von Referenzmaterial, kann aber auch für das Aufsetzen Ihres GTD-Systems genutzt werden, wie wir im Guide erläutern. Google Keep ist eine optisch ansprechend dargestellte Notizen App mit interessanten Features wie z. B.
Nutzung von Tags (Labels)
Farbkodierung
Erinnerungen
Integration von Fotos
Transkribieren von Text in Bildern
Audio-Einträge
Archiv
Zeichenfunktion
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