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Meine Geschichte begann vor über zwanzig Jahren als Projektmanager in einer großen Internet-Agentur. Schon damals, Mitte der Neunziger Jahre, gab es täglich unzählige E-Mails, Meetings und Telefonkonferenzen. Passend wurden uns damals Zeitmanagement-Seminare und individuelle Coachings angeboten. Hier und da halfen auch einige der Tipps und Theorien. Aber – um ehrlich zu sein – vieles konnte ich im Alltag nicht umsetzen (Stichwort „Eisenhower Matrix“). Der Wust an analogen und digitalen Unterlagen, an Listen und To Do Zetteln wurde nicht kleiner und überschaubarer. Ich war immer auf der Suche nach besseren und praktischeren Lösungen.
Nach vielen Jahren als angestellte Führungskraft machte ich mich Anfang 2002 selbständig. Seitdem habe ich in Dutzenden von Beratungsprojekten weitere Tools und Methoden zur Produktivitätssteigerung und zum „Zeitmanagement“ kennengelernt. Aber das ultimative Tool war nie dabei. Bis ich 2012 gemeinsam mit Kollegen und Kolleginnen aus dem Netzwerk ein eintägiges GTD-Seminar bei Todd Brown machen durfte. Das Seminar machte großen Spaß und war sehr inspirierend. Danach las ich innerhalb von wenigen Wochen zwei Bücher von David Allen und fing an mein erstes eigenes System aufzubauen.
Allerdings: einige Wochen später merkte ich, dass ich weder regelmäßig den Weekly Review machte, noch einige andere der Regeln richtig umsetzte. Es gab jedoch eine Sache, die ich aus dem Seminar von Todd Brown auch langfristig in meinen Arbeitsalltag rettete und die mir sehr half: die „rote“ Mappe, in die alle „things/Dinge“ zur weiteren Beurteilung und Bearbeitung abgelegt wurden: meine Taxiquittungen, Rechnungen, Mitschriften aus Meetings, Visitenkarten, Werbeprospekte etc. Die Inhalte arbeitete ich zwar nicht immer in einem „Weekly Review“ ab. Aber ich arbeitete sie ab. Und das war ein gutes Gefühl.
Noch einmal zwei Jahre später und um einige GTD-Erfahrungen reicher erhielt ich die Chance, eine Ausbildung zum Trainer für GTD zu machen. Ich entschloss mich spontan, dabei zu sein und endlich richtig einzutauchen in GTD. Ich verstand immer besser, dass es nicht darum geht, GTD perfekt zu beherrschen. Sondern darum – im Sinne einer langen Reise – kontinuierlich Neues zu entdecken und zu lernen.
Geholfen haben bei dieser Reise nicht nur die vielen hochwertigen Unterlagen von David Allen. Sondern auch die Gründer von Next Action Partners (Todd Brown, Edward Lamont, Sabri Eryigit und Detlev Trapp) als „Typen, die GTD verkörpern und atmen“. Bei einer persönlichen Begegnung mit David Allen 2014 in Berlin merkte ich, was der Gründer der Methode für ein entspannter, gemütlicher Kerl ist. Ich glaube sogar, David hat die Methode unter anderem deswegen erfunden, damit er ein entspanntes, stressfreies Leben führen kann. 🙂
Die Ausbildung und das kontinuierliche Lernen kamen zum richtigen Zeitpunkt: inzwischen war ich neben dem freien Beratungsjob, und der GTD Trainer-Ausbildung auch festangestellter Geschäftsführer einer kleinen Stiftung geworden. Dazu Ehemann und Vater zweier Töchter. Und damit verantwortlich für Dutzende von Projekten, Aufgaben und Herausforderungen. GTD half und hilft mir dabei, all dies zu bewältigen und „cool“ zu bleiben. Ich weiß zu jedem Zeitpunkt: mein System „hält“ und enthält alles, was ich brauche.
Mein eigenes System habe ich stetig verbessert und auch immer wieder ganz neu aufgesetzt: z.B. mit neuer Software oder neuen Listen. Mein Motto ist: Probieren, ggf. verwerfen, wieder probieren und verbessern. Das ist einer der Lerneffekte der letzten Jahre: es klappt nicht immer alles sofort. Es muss nicht alles sofort perfekt sein. Jeder braucht seine eigene Zeit. Und jeder mag bestimmte Teile der Methode besonders gern.
Es sind für mich drei Dinge, die ich an der GTD-Methode sehr schätze und die mir das Leben und Arbeiten erleichtern:
Die „Rote Eingangsmappe“: das Gefühl, alles Papier und Zettelwerk an einem Ort zur weiteren Beurteilung und Bearbeitung aufzubewahren, beruhigt mich ungemein.
Meine leeren E-Mail Posteingänge am Abend: Alle Mails sind abends in einem der Ordner @action, @waiting for, archiviert oder gelöscht. Ein tolles Gefühl.
Die „2-Minuten-Regel“: eine einfache und sinnvolle „Regel“. In kurzer Zeit kann ich eine Menge Punkte abhaken.
Meine Erfahrung als Trainer ist: für alle Anwender und Anwenderinnen gibt es solche persönlichen, nützlichen Highlights, die den Alltag deutlich leichter machen. Wenn ich in einem Satz zusammenfassen müsste, was für mich persönlich der Sinn und Zweck der Anwendung der GTD Methode ist, würde ich antworten: Raum und Zeit für neue Ideen geschenkt zu bekommen.
Peter Tscherne ist seit 2014 zertifizierter GTD-Trainer bei Next Action Partners. Er berät seit über fünfzehn Jahren nationale und internationale Organisationen sowie Führungskräfte bei großen Veränderungsprozessen. Dabei legt er in seiner Arbeit einen Fokus auf wirkungsvolle und relevante Kommunikation. Als Trainer ist es ihm ein Anliegen, Führungskräften die Kraft und Wirkung der GTD-Methode praktisch und mit vielen Beispielen zu vermitteln.
Next Action GmbH
Kurfürstendamm 207-208
10719 Berlin
info(at)next-action.de