Schwierige Mitarbeitergespräche führen: Tipps für Führungskräfte

Tipps:

1. Gehe nicht mit "Faktenkeulen" ins Gespräch – nutze das "Seh-ich-das-richtig?"-Prinzip  

Viele Führungskräfte starten heikle Gespräche mit einer Liste von Problemen:

"Sie haben in den letzten drei Monaten wiederholt Deadlines verpasst, das Team wird dadurch ausgebremst."

„Sie sind zu den letzten drei Meetings immer zu spät gekommen, das ist respektloses Verhalten dem Team und mir gegenüber!“

Solche Gesprächseinstiege sorgen schnell für defensives Verhalten auf der Seite des Mitarbeiters.

Lösung: Stelle deine Wahrnehmung als Beobachtung zur Diskussion:

"Ich habe das Gefühl, dass einige Deadlines in den letzten Monaten schwierig einzuhalten waren. Seh ich das richtig?"

„Ich habe festgestellt, dass Sie zu den letzten drei Meetings unpünktlich erschienen sind, habe ich das richtig wahrgenommen?“

Warum funktioniert das?

Es nimmt den Druck aus der Situation und gibt deinem Gegenüber Raum, sich zu erklären. Oft gibt es Faktoren, die du nicht kennst – und die Mitarbeitenden haben so die Chance, sich einzubringen, anstatt direkt auf Verteidigung zu schalten.  

2. Halte das Gespräch professionell – nutze das AMPP-Modell  

Wenn du schwierige Gespräche führst, geht es oft darum, dass dein Gegenüber sich gehört und verstanden fühlt. Das AMPP-Modell hilft dir, eine offene Atmosphäre zu schaffen, in der Mitarbeitende die Gelegenheit bekommen sich mitzuteilen, anstatt in Verteidigungshaltung zu gehen.  

AMPP steht für:  
Ask – Stelle offene Fragen ("Wie siehst du das?")  
Mirror – Spiegele wahrgenommene Emotionen zurück ("Es wirkt, als wärst du frustriert?")  
Paraphrase – Wiederhole in eigenen Worten ("Habe ich das richtig verstanden, dass…?")  
Prime – Falls die andere Person zögert, sprich deine Vermutung aus ("Ich habe das Gefühl, das Thema beschäftigt dich stärker, als du sagst.")  

Beispiel für ein Gespräch mit AMPP:

Führungskraft: "Mir ist aufgefallen, dass du dich in Meetings weniger einbringst. Wie siehst du das?" (Ask)  
Mitarbeitender: "Naja, ich finde einfach, dass meine Ideen nicht wirklich ankommen."  
Führungskraft: "Es wirkt, als wärst du frustriert darüber?" (Mirror)  
Mitarbeitender: "Ja, genau. Ich hatte ein paar Vorschläge, aber niemand ist darauf eingegangen."  
Führungskraft: "Habe ich dich richtig verstanden, dass du dir mehr Raum für deine Ideen wünschst?" (Paraphrase)  
Mitarbeitender: "Ja, ich weiß nur nicht, wie ich mich da besser einbringen kann."  
Führungskraft: "Ich könnte mir vorstellen, dass es manchmal schwer ist, Gehör zu finden. Sollen wir gemeinsam überlegen, wie wir das ändern können?" (Prime)

Das AMPP-Modell ist besonders nützlich, wenn Mitarbeitende defensiv oder unsicher sind. Es schafft Vertrauen und hilft, Gespräche offener und produktiver zu gestalten.  

3. Trenne Gesprächszweck von Beziehung – auch bei Kündigungen

Eine der schwierigsten Herausforderungen für Führungskräfte ist die Entlassung eines Mitarbeitenden. Nicht nur wegen der möglichen emotionalen Reaktion, sondern auch wegen der Angst, das persönliche Verhältnis unwiderruflich zu beschädigen. Doch genau hier liegt der entscheidende Denkfehler:

Kündigungen sind keine persönlichen Urteile – sie sind unternehmerische Entscheidungen.

Wenn Führungskräfte das verinnerlichen, fällt es ihnen leichter, Klarheit zu schaffen und gleichzeitig Respekt zu wahren. Ein einfacher, aber wirkungsvoller Perspektivwechsel hilft:

Falscher Ansatz: „Ich muss diese Person loswerden, weil sie nicht mehr ins Team passt.“
Richtiger Ansatz: „Die Anforderungen der Position haben sich verändert, und es ist meine Aufgabe sicherzustellen, dass wir das Unternehmen zukunftsfähig aufstellen.“
Wenn du mit dieser Haltung in das Gespräch gehst, schaffst du eine sachliche Grundlage und minimierst das Risiko, dass es als persönliche Zurückweisung empfunden wird.

Beispiel für eine professionelle Kündigungsformulierung:

„Ich schätze Ihre Arbeit hier sehr. Gleichzeitig hat sich das Anforderungsprofil dieser Position verändert, und wir sehen, dass eine andere Ausrichtung notwendig ist.“

Diese Art der Kommunikation gibt dem Mitarbeitenden die Möglichkeit, mit Würde aus dem Gespräch zu gehen – ohne Schuldzuweisungen oder unnötige Härte. Eine klare Trennung zwischen Mensch und Position sorgt für einen respektvollen Abschied, der auch die verbleibenden Teammitglieder positiv beeinflusst.

4. Kläre Erwartungen im Voraus – damit schwierige Gespräche gar nicht erst nötig werden

Viele schwierige Gespräche entstehen, weil Erwartungen nicht von Anfang an klar definiert wurden. Wenn Mitarbeitende nicht genau wissen, was von ihnen erwartet wird, kann es schnell zu Missverständnissen und Frustration kommen.

Eine effektive Strategie ist es daher, Erwartungen von Anfang an messbar und konkret zu formulieren:

"Ich wünsche mir, dass du wöchentlich ein kurzes Update zu deinen Projekten gibst, damit wir alle auf dem gleichen Stand sind."

"In dieser Rolle ist es wichtig, proaktiv Probleme zu erkennen und Lösungen vorzuschlagen. Ich freue mich, wenn du mir deine Gedanken dazu regelmäßig mitteilst."

Durch klare Absprachen vermeidest du spätere Unsicherheiten und machst es für alle Beteiligten einfacher, Verbindlichkeit zu schaffen.

5. Halte schwierige Gespräche kurz und lösungsorientiert

Ein häufiges Problem in schwierigen Gesprächen ist, dass sie sich in langen Diskussionen verlieren und kein klares Ergebnis haben. Statt endlose Argumente auszutauschen, ist es effektiver, das Gespräch mit einer lösungsorientierten Struktur zu führen:

1. Beschreibe die aktuelle Situation: "Mir ist aufgefallen, dass du in den letzten Wochen einige Deadlines nicht einhalten konntest."
2. Erläutere die Auswirkungen: "Das hat dazu geführt, dass das Team länger auf die Ergebnisse warten musste und Projekte verzögert wurden."
3. Erarbeite gemeinsam eine Lösung: "Was können wir tun, damit das in Zukunft besser funktioniert? Gibt es Hindernisse, die wir gemeinsam aus dem Weg räumen können?"

Dieser Ansatz sorgt dafür, dass das Gespräch effizient bleibt und sich auf die Zukunft statt auf Schuldzuweisungen konzentriert.