Getting Things Done digital umsetzen in Microsoft To Do®
Lerne, wie du deine Aufgaben-Listen nach den GTD-Kontexten ordnest und mit der richtigen Formulierung sofort weißt, was jetzt zu tun ist
Du nutzt MS To-Do, aber deine Listen sind überfüllt und führen nicht wirklich zur Handlung? Das Problem liegt meist in der fehlenden Struktur. In diesem Artikel tauchen wir in das Herz der GTD-Methode ein: die Organisation. Wir zeigen dir, wie du MS To-Do in dein persönliches Kontrollzentrum verwandelst. Erfahre, wie du deine Listen mithilfe von Kontexten klug strukturierst und jede Aufgabe so formulierst, dass du sie ohne Zögern erledigen kannst.
Vom Sammeln zum Handeln:
Warum Organisation entscheidend ist
Im ersten Teil unserer Office-Serie hast du gelernt, wie du E-Mails aus Outlook in Aufgaben umwandelst. Nun stehen diese gesammelten Aufgaben in deiner Microsoft To-Do Liste. Doch wenn du jetzt deine App öffnest und dort Aufgaben wie "Projektbericht" siehst, entsteht sofort wieder das Gefühl der Überforderung. Die Organisation im GTD-Sinne löst dieses Problem durch zwei zentrale Prinzipien:
- Der Nächste Schritt: Jede Aufgabe muss als eine physische, sichtbare Aktion formuliert sein, die du jetzt tun kannst.
- Der Kontext: Die Aufgabe muss dem Ort oder dem Werkzeug zugeordnet sein, das du gerade nutzt.
MS To-Do ist das perfekte Werkzeug, um diese beiden Prinzipien im Microsoft-Ökosystem umzusetzen.
Die Magie der Umformulierung: Der Nächste Schritt
Du musst jede Aufgabe, die du in MS To-Do erstellst, sofort umformulieren. Dies ist der Wendepunkt von der Absicht zur Handlung. Ein Nächster Schritt ist die kleinste, sichtbare Einzelaktion, die erforderlich ist, um eine Situation voranzutreiben. Es beantwortet die Frage: "Was genau muss ich tun?"
| Statt dieser Vageheit | Formuliere als klare Aktion |
|---|---|
| Urlaub planen | "Hotelpreise auf Booking.com vergleichen" |
| Meeting | "Tagesordnung für das Montagstreffen entwerfen" |
Dein Gewinn durch die klare Formulierung:
- Kein Widerstand: Dein Gehirn muss keine Energie mehr für die Entscheidungsfindung aufwenden.
- Wahrnehmung von Fortschritt: Da die Schritte klein sind, erledigst du sie schnell.
Organisation nach Kontext: Die MS To-Do Listenstruktur
Deine Listen in MS To-Do dienen dazu, die Kontexte deiner Arbeit abzubilden. Du brauchst nicht alle Aufgaben gleichzeitig sehen, sondern nur jene, die du jetzt erledigen kannst.
So erstellst du die Basis-Struktur eines GTD-Systems
Aktionslisten (GTD-Kontexte)
Erstelle für jeden Ort/ jedes Werkzeug eine separate Liste:
@Computer/Büro: Alles, wofür du deinen Computer brauchst.
@Anrufe: Eine Sammlung aller Telefonate.
@Erledigungen: Aufgaben, die du unterwegs erledigst.
@Zuhause: Aufgaben im privaten Kontext.
Weitere Referenzlisten
Die Warten Auf-Liste:
Für Aufgaben, die du delegiert hast und auf deren Rückmeldung du wartest.
Vielleicht / Irgendwann:
Für Ideen und Pläne, die du derzeit nicht aktiv verfolgst.
Die Verknüpfung zur Quelle:
Der Turbo-Workflow in der Organisation
Der Vorteil der Verzahnung von MS To-Do und Outlook:
- Die "Gekennzeichnete E-Mails" Liste: Alle aus Outlook importierten E-Mails landen hier.
- Der Verarbeitungsschritt: Du gehst diese Liste durch, verschiebst die Aufgabe in die richtige Kontext-Liste und benennst sie um in den "Nächsten Schritt".
Wenn du in einer deiner Kontext-Listen auf das kleine E-Mail-Symbol klickst, öffnet sich die Original-Nachricht in Outlook – du hast sofort den vollen Kontext.
Mehr zu GTD in Outlook findest du in diesem lesenswerten Artikel.
Ein Blick über den Tellerrand: Projekte & Projektunterstützungsmaterial
Für Projekte (alles, was mehr als eine Aktion erfordert) brauchst du drei synchronisierte Elemente:
Projekte und Projektunterstützungsmaterial
1. Ein konkreter Nächster Schritt:
Für jedes aktive Projekt muss mindestens ein konkreter Nächster Schritt in einer deiner Kontext-Listen (@Computer/Büro, @Anrufe etc.) stehen.
2. Das als Ziellinie definierte Projekt
Du benötigst eine separate Projektliste (z.B. in MS To-Do), in der das Projekt mit seinem klaren Erfolgsergebnis definiert ist.
3. Projektunterstützungsmaterial:
Die Detailinformationen (Notizen, Dokumente, Links) gehören nicht in die Aufgabenliste. Dafür nutzt du ein Werkzeug wie OneNote, um alle unterstützenden Informationen zu sammeln.
