Entrümple dein digitales Leben: So startest du stressfrei ins neue Jahr

Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Stressreduktion

Mit einfachen Strategien zu mehr Klarheit und Produktivität in der digitalen Welt

Was kannst du konkret tun, um dich auf das nächste Jahr vorzubereiten und mental sowie digital Platz zu schaffen? Ohne eine digitale Umgebung, die dir voll und ganz dient, gibt es weder Gelassenheit noch Effizienz.

Heutzutage sind wir mit riesigen Datenbergen konfrontiert. Die weltweiten Zahlen sprechen für sich: Laut Statista werden im Jahr 2023 stündlich 14 Milliarden E-Mails ausgetauscht und mehr als 3 Milliarden Sofortnachrichten verschickt – all das wird auf über 230 Millionen Servern gespeichert. Unser Gehirn leidet unter der täglichen Informationsflut; es ist nicht dafür geschaffen, mit dem daraus resultierenden Stress umzugehen. In unserer allgegenwärtigen digitalen Welt scheint jede technologische Komponente uns persönlich zu belästigen, ob wir es merken oder nicht.

Um das kommende Jahr produktiv zu beginnen und nicht im digitalen Chaos unserer Tools zu versinken, hier drei einfach umzusetzende Maßnahmen, um den Überblick zu behalten:

Verändere den Umgang mit deinen mobilen Geräten, damit sie deinen tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen.
Entrümple deine digitale Welt, um deine psychische Belastung zu reduzieren und deinen Alltag zu vereinfachen.
Optimiere im Team den Zugriff auf wichtige Daten, die für eine reibungslose und fehlerfreie Zusammenarbeit notwendig sind.

1. Befreie dich von der Überlastung durch Smartphones und Tablets

Wende die folgenden Routinen an, um dich von der Überforderung durch deine mobilen Geräte zu befreien:

Identifiziere auf deinen digitalen Geräten alle Apps, die für dein berufliches und privates Leben nicht notwendig sind. Deinstalliere sie nacheinander. Sie nehmen geistigen und physischen Speicherplatz in Anspruch.
Deaktiviere alle überflüssigen Benachrichtigungen, die dich tagsüber und nachts unterbrechen und damit chronischen Stress verursachen.
Entferne Benachrichtigungen, deren rote Farbe automatisch einen Dopaminschub in deinem Gehirn auslöst. Auf Dauer führt dies zu starker Müdigkeit.
Deaktiviere in den Einstellungen deines E-Mail-Programms die „Push“-Funktion, die deine E-Mails automatisch abruft. So kannst du sie abrufen, wann immer du willst, und dich von der Tyrannei ungelesener E-Mails befreien, die dich ständig rufen.
Richte Zeitfenster ein, in denen du dich auf deine Aufgaben konzentrierst und alle Benachrichtigungen ausschaltest. Diese Fokuszeiten stellen sicher, dass du deine Verpflichtungen einhältst und deine Projekte abschließt.
Lösche alle speicherintensiven Inhalte wie Videos, Podcasts und hochauflösende Fotos, um deinen digitalen Fußabdruck zu verkleinern.
Entferne heruntergeladene Dateien und veraltete Inhalte. Das garantiert dir im Laufe der Zeit mehr Sicherheit und Übersichtlichkeit.
Lösche oder archiviere SMS, Sofortnachrichten und E-Mails, die nicht mehr gültig oder veraltet sind. Sie können unbewusst deine Aufmerksamkeit erregen.
Lösche auch unnötige Backups von Servern.

Diese Maßnahmen helfen dir, häufigen Unterbrechungen während des Tages zu vermeiden. So kannst du deine psychische Belastung reduzieren, deine Schlafqualität verbessern und mehr Zeit mit den Menschen verbringen, die dir wichtig sind.

2. Schaffe Klarheit in deiner digitalen Welt

In der digitalen Welt verschwindet nichts von selbst. Schaffe Klarheit, indem du folgende Maßnahmen umsetzt:

Lösche auf deinem Arbeits- oder Privatcomputer alle Programme, die du selten oder gar nicht verwendest, und entferne die damit verbundenen Benachrichtigungen.
Archiviere und lösche in deinen Instant-Messaging-Programmen veraltete Unterhaltungen. So behältst du den Überblick über mögliche Aufgaben.
Stelle Benachrichtigungen aus, damit du konzentriert arbeiten kannst. Ständige Unterbrechungen sind eine Belastung für dein Gehirn.
Halte den Desktop deines Computers so übersichtlich wie möglich und mit so wenigen Elementen wie nötig.
Vereinfache die Ordnerstruktur deiner Dateien und Referenzablage, um sie kompakt und schlank zu halten. Verwende einen „Archiv“-Ordner für Dinge, die du aufbewahren möchtest, und lösche alles andere, was du nicht brauchst.
Entrümple deine E-Mail-Konten, indem du nur die E-Mails der letzten sechs Monate aufbewahrst. Lege für alles andere einen „Archiv“-Ordner an und fasse vorhandene Unterordner zusammen. Verzichte auf komplizierte Ordnerstrukturen und nutze die Suchfunktion, um Elemente zu finden.
Verarbeite alle deine beruflichen und privaten E-Mails mithilfe des GTD-Entscheidungsmodells. So kannst du E-Mails schnell in nächste Schritte umwandeln, die du in einer Kontextliste speicherst, oder in Erinnerungen in deinem Kalender. Den Rest kannst du archivieren oder löschen.

Wenn du deinen Datenfluss kontrollierst und rigoros verwaltest, wirst du deine Produktivität deutlich steigern, da du dich nicht mehr mit der Suche und Verwaltung von Informationen herumschlagen musst.

3. Optimiere die Teamarbeit durch ein zentrales System

Keine Teamarbeit ohne ein zentrales System, das regelmäßig gewartet wird. Hier einige gute Ansätze:

Reduziere das Chaos in deinem Team und den Zeitverlust, der durch die Datenflut verursacht wird, indem du eine vierteljährliche digitale Aufräumaktion planst, die von einer verantwortlichen Person begleitet wird.
Lege Prozesse für die Speicherung und Strukturierung von Daten fest, die für alle Projekte des Teams relevant sind: Welche Daten müssen konsolidiert, archiviert oder gelöscht werden?
Sprich im Team folgende Fragen an und diskutiere sie: Wie kommunizieren wir, um Konflikte und Missverständnisse zu vermeiden? Welche Kanäle werden für welche Zwecke verwendet? Wo und wie sollen die Referenzdokumente des Teams aufbewahrt werden?
Nimm dir die Zeit, jedes Projekt zu hinterfragen und zu entscheiden, ob es sinnvoll ist. Darunter können sich Projekte verbergen, die weniger zeitkritisch sind. Erstelle dafür eine Liste „nicht kritische Projekte“. Schließlich solltest du Teamprojekte einstellen, die dich von deinen langfristigen Zielen ablenken und nicht mit dem Zweck und der Vision deines Teams übereinstimmen.

Die Erfahrung zeigt, dass dein Team und deine Teammitglieder zwischen drei und fünf Stunden pro Woche einsparen können, wenn sie einfachen Zugang zu grundlegenden Daten haben, um ihre Arbeit zu erledigen und ihre wichtigsten Projekte voranzubringen. Es ist essenziell, ihnen eine optimale und angemessene Umgebung zur Verfügung zu stellen, damit sie ihre Aufgaben so einfach wie möglich erledigen können.

Clean the Deck – Schaffe Platz für Neues

Bereite den Boden für neue Möglichkeiten oder Projekte, indem du veraltete oder unnötige Dinge loslässt, um Raum für Überraschendes zu schaffen. Um es mit den Worten von Dominique Loreau zu sagen: „In einer Welt des Überflusses bedeutet das Leben zu vereinfachen, es zu bereichern.“ Alle oben genannten Prinzipien basieren auf der bewährten Methode Getting Things Done (GTD). In unseren speziell entwickelten Trainings kannst du diese Ansätze vertiefen und viele wertvolle Techniken erlernen, um dein Team effektiver zu organisieren, deine Konzentration zu steigern und Stress nachhaltig für das kommende Jahr abzubauen. Lass dich von GTD inspirieren und bringe dein Team auf ein neues Level. Melde dich noch heute für einen unserer Workshops an und setze das Gelernte direkt in die Praxis um – dein Team wird es dir danken.

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Über den Autor:

Vincent Mignard ist zertifizierter Getting Things Done® Master-Trainer. Er bildet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin aus, gesunde und leistungsfähige Gewohnheiten zu entwickeln. Mit seinem strukturierten Ansatz, Pragmatismus und Authentizität liefert er GTD-Trainings, die nachhaltigen Wissenstransfer und eine sofortige Umsetzung in die Praxis garantieren.

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