Wie „Warten Auf“ Ihren Aufgabendruck reduziert
Der Kern von Getting Things Done liegt darin, den Kopf von allen Gedanken an To dos, Verpflichtungen oder zu erledigenden Aufgaben zu befreien. Das gibt ihm die Möglichkeit, frei und kreativ zu denken und reduziert den wahrgenommenen Stress deutlich.
Der Kopf wird insbesondere dann frei(er), wenn Sie die Gewissheit haben, dass alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen in einem vertrauten und verlässlichen System gespeichert sind, auf das Sie jederzeit Zugriff haben und das Sie an Ihre Gedanken erinnert, wenn Sie diese brauchen.
Was passiert jedoch mit delegierten oder angefragten Aufgaben?
Was bedeutet „Warten auf“?
Die meisten Kategorien, die Sie bei der Anwendung von GTD nutzen, erinnern Sie daran, welchen nächsten Schritt Sie für welche Aufgabe definiert haben und in welchem Kontext Sie sich damit beschäftigen können. Texte lesen können Sie im Flugzeug, Telefonate führen im Taxi, Mails beantworten nur am Computer und Internetrecherche durchführen nur, wenn Sie Online sind.
Denken Sie an die Fragestellung während des Verarbeitens: Bedarf es einer Aktion? Ja? Können Sie die Aufgabe delegieren? Erfolgreiches Delegieren ist eine Kunst – doch wie kann Sie gelernt werden?
Die Kategorie „Warten auf“ befasst sich mit dem, was Sie angestoßen oder abgegeben haben und auf dessen Antwort oder Resultat Sie warten.
Die Liste erinnert Sie also nicht an eine persönliche nächste Handlung, sondern dient als Merker für ausstehende Handlungen anderer für Aufgaben, die Sie delegiert haben. Beispielsweise steht eine Rückmeldung eines Kunden zur Bestätigung eines Termins aus oder Sie warten darauf, dass Ihr Kollege Ihnen die Budgetplanung für das kommende Quartal vorlegt.
Die Vorteile von „Warten auf“ für Ihre Selbstorganisation
Dank dieser Liste ist das Verfolgen offener Punkte ein Leichtes. Die allgegenwärtige Übersicht über ausstehende Vorgänge erleichtert zusätzlich das Treffen von Maßnahmen.
Das Führen der „Warten auf“-Liste ist erleichternd, da sie nicht nur dazu animiert, Dinge konsequent an andere abzugeben, sondern Sie dadurch stets den Überblick behalten. Sie entlasten also Ihren Kopf und können sich darauf verlassen, im Wochenüberblick an alles erinnert zu werden, was andere Ihnen noch zu liefern haben. Die Teilnehmer unserer Seminare berichten häufig davon, wie viel gerade diese Kategorie für sie im Alltag bringt.
Diese Kategorie eignet sich auch zum Fest- und Nachhalten von To dos aus Meetings. Schritte, die im letzten Meeting festgehalten wurden, können durch das Vorliegen aller „Warten auf“-Punkte nun jederzeit zuverlässig geprüft und der aktuelle Status erfasst werden.
Ihr Nutzen
Das Führen einer „Warten auf“-Liste hat einige positive Effekte:
Freiraum im Kopf:
Das Festhalten delegierter Handlungen oder Themen in Ihrem System, zu denen Sie Rückmeldung erwarten, schafft mehr Freiraum im Kopf.
Nichts wird vergessen:
Aufgaben, die Sie delegiert haben, rutschen nicht mehr durch oder geraten in Vergessenheit.
Pünktliche Zulieferung:
Auch das unvermittelte „Aufploppen“ einer unerledigten Aufgabe kurz vor Abgabeschluss bleibt aus.
Sicherheit und Kontrolle:
Durch die direkte Übersicht aller unerfüllten Aufgaben auf einen Blick entsteht für Sie ein gesteigertes Sicherheitsgefühl und mehr Kontrolle über Ihre Verpflichtungen.
Anwendung in der Praxis
Wie können Sie die „Warten auf“-Liste nun aktiv im Alltag anwenden?
Dazu empfehlen wir Ihnen mit GTD folgenden Aufbau:
- Notieren Sie zu jeder Aufgabe den Ansprechpartner, sodass Sie auf den ersten Blick sehen können, von wem Sie auf etwas warten. Diese Person ist nun diejenige, der Sie die Aufgabe übergeben. Je nach Einstellung Ihres elektronischen Systems können Sie die Aufgaben alphabetisch sortiert anzeigen lassen und haben somit alles, was zu einer Person gehört, untereinander aufgelistet.
- Dann kommt der Betreff: Worum geht es? Definieren Sie die Aufgabe in dem Umfang, in dem Sie es brauchen – so grob oder detailliert, wie es für Sie Sinn ergibt. Denken Sie dabei an die Verwendung eines Verbes.
- Falls eine Deadline zur Abgabe oder Rückmeldung relevant ist schreiben Sie sie dazu. Beenden Sie die Aufgabe stets mit dem Datum, an dem Sie sie an die andere Person übergeben haben. Somit haben Sie jederzeit Einsicht darüber, seit wann Sie auf das Ergebnis warten.
Überprüft werden die Punkte der „Warten auf“-Liste nun immer dann, wenn Sie sich entweder in einem Gespräch mit dem Verantwortlichen befinden oder spätestens, wenn Sie Ihren Wochenüberblick durchführen. Dort können Sie die Gelegenheit nutzen, den aktuellen Status zu erfragen oder nachzufassen, wie weit die Erledigung der Aufgabe ist.
