Produktiv trotz Sommerpause: So nutzt du die ruhigste Zeit des Jahres optimal

Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement, Stressreduktion

Wie du Projekte, Teamarbeit und persönliche Erholung clever und entspannt miteinander verbindest.

Die Sommerpause bietet dir eine einzigartige Gelegenheit, dein eigenes Produktivitätssystem zu überdenken und zu optimieren. Ein durchdachtes Vorgehen in den Sommermonaten kann den Unterschied zwischen einem chaotischen Herbst und einem strukturierten, erfolgreichen Jahresende ausmachen. Nutze die Ruhe, um dein persönliches “Getting Things Done“-System (GTD) zu verfeinern und dich mental auf die kommenden Herausforderungen vorzubereiten. Erfahre in diesem Artikel, wie dir die reduzierte Arbeitsbelastung der Sommermonate ermöglicht, in die Tiefe zu gehen und wirklich nachhaltige Veränderungen in deinem Arbeits- und Lebensalltag umzusetzen.

Mehr Klarheit, weniger Stress: 8 Strategien für echte Sommerproduktivität

Der Sommer bringt natürliche Rhythmusveränderungen mit sich. Die längeren Tage, die entspannte Atmosphäre und die geringere Arbeitsbelastung schaffen ideale Bedingungen für Reflexion und Neustrukturierung. Dein Geist ist offen für neue Ansätze, und du hast dadurch mehr mentale Kapazität für die tieferen Ebenen deiner Selbstorganisation.

Gleichzeitig ist es die Zeit, in der du ohne den üblichen Druck experimentieren kannst. Neue Gewohnheiten lassen sich leichter etablieren, wenn der Alltagsstress nachlässt. Die Sommermonate bieten den perfekten Rahmen, um langfristige Veränderungen anzustoßen, die sich dann im Herbst als wertvolle Gewohnheiten etabliert haben.

Die GTD-Fokushorizonte: Dein Kompass für ganzheitliche Produktivität

Bevor wir in die konkreten Schritte einsteigen, ist es wichtig, die verschiedenen Perspektiven1 zu verstehen, die David Allen in seinem GTD-System als “Fokushorizonte” definiert hat. Sie bilden das Fundament für eine nachhaltige Produktivitätsstrategie:

Horizont 5 – Sinn und Zweck: die tiefste Ebene deiner Motivation. Hier geht es um deine fundamentalen Werte und deinen Lebenssinn. Was treibt dich an? Welche Bedeutung hat dein Tun für dich und andere?

Horizont 4 – Vision: deine langfristige Vorstellung davon, wie dein Leben in fünf bis zehn Jahren aussehen soll. Eine inspirierende Zukunftsvision, die als Magnetfeld für deine täglichen Entscheidungen fungiert.

Horizont 3 – Ziele und Zielsetzungen (1-3 Jahre): die mittelfristigen Meilensteine, die dich deiner Vision näherbringen. Konkrete, messbare Ziele, die in einem überschaubaren Zeitrahmen erreichbar sind.

Horizont 2 – Rollen und Verantwortlichkeiten: die verschiedenen Hüte, die du trägst – beruflich wie privat. Jede Rolle bringt bestimmte Erwartungen und Aufgaben mit sich.

Horizont 1 – Projekte: alle Vorhaben, die mehrere Schritte erfordern und ein klares Ergebnis anstreben. Sowohl berufliche als auch private Projekte fallen hierunter.

Horizont 0 – Nächste Schritte: Die konkretesten, sofort ausführbaren Aktionen. Der Ort, wo Planung in Handlung übergeht.

8 Schritte für eine produktive Sommerzeit

Physisch entrümpeln: Mehr Raum für Fokus schaffen

Beginne mit deinem direkten Umfeld. Räume deinen Schreibtisch leer und entferne alte Notizzettel, kaputte Stifte, Papierstapel sowie Bücher, die du seit Monaten ignorierst. Alles, was du nicht benutzt oder brauchst, darf weg. Ein leerer Arbeitsplatz wirkt nicht nur ordentlicher, sondern signalisiert deinem Gehirn: Hier ist Platz für Neues.

Gehe systematisch vor: Erstelle drei Kategorien: “Behalten”, “Wegwerfen” und “Unsicher”. Alles, was in die Kategorie “Behalten” fällt, sollte einen festen Platz erhalten. Für “Unsicher” gilt die Regel: Wenn du es in den letzten sechs Monaten nicht benutzt hast, kannst du es wahrscheinlich entsorgen.

Vergiss auch nicht die weniger offensichtlichen Bereiche: Schubladen, Ablagefächer, Bücherregale. Oft sammeln sich hier über Monate hinweg Dinge an, die längst ihren Zweck verloren haben. Gründliches Entrümpeln kann überraschend befreiend wirken.

Digital detox: Speicher leeren, Klarheit gewinnen

Der digitale Raum ist häufig chaotischer als der physische. Nutze die ruhigeren Sommerwochen, um Dateien, Mails und To-Do-Tools zu bereinigen:

Lösche irrelevante E-Mails oder archiviere abgeschlossene Unterhaltungen.

Entferne doppelte Dateien und leere deinen Download-Ordner.

Beende oder archiviere alte Projekte in deinen digitalen Tools.

Räume deinen Desktop auf – visuelle Klarheit ist mentale Klarheit.

Lösche Screenshots, alte PDFs, Sprachmemos und Präsentationen, die keinen Nutzen mehr haben.

Ein strukturierter Ansatz für den digitalen Frühjahrsputz: Beginne mit dem E-Mail-Posteingang. Nutze die “Zwei-Minuten-Regel”: Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, erledigst du sofort. Längere Aufgaben kommen in ein separates System.

Überprüfe deine Ordnerstruktur: Sind deine Dateien so organisiert, dass du sie schnell findest? Gibt es eine logische Hierarchie? Eine gut durchdachte Ordnerstruktur spart langfristig unzählige Stunden.

Prüfe auch deine Cloud-Speicher. Oft lagern dort Dateien, die du längst vergessen hast. Lösche überflüssige Dateien und organisiere den Rest. Denk daran: Jede Datei, die du behältst, kostet dich später Suchzeit.

Tipp: Stell dir vor, du gibst deinen Laptop an ein neues Teammitglied – was darf bleiben, was ist überflüssig?

Smartphone & Tablet aufräumen: Digitales Wohlfühlklima schaffen

Deine mobilen Geräte sind ständige Begleiter – und sie haben Pflege verdient. Beginne mit den Apps. Lösche alle, die du in den letzten drei Monaten nicht geöffnet hast. Reduziere Push-Benachrichtigungen radikal, besonders bei Social Media, Nachrichten-Apps und Messengern.

Gehe dann in deine Galerie: Sortiere Fotos, lösche doppelte oder veraltete Bilder, entferne Videos, die keinen Mehrwert mehr haben. Vergiss auch an Downloads, PDFs und gescannte Dokumente nicht – sie lagern oft vergessen im Hintergrund.

Die Smartphone-Optimierung geht über das reine Aufräumen hinaus. Gestalte deinen Homescreen neu. Welche Apps brauchst du wirklich? Platziere nur die essenziellen Apps auf dem Hauptbildschirm. Alles andere kann in Ordner oder auf weitere Screens. Nutze die Gelegenheit, um deine Benachrichtigungseinstellungen anzupassen. Jede Benachrichtigung ist eine Unterbrechung deines Fokus. Frage dich bei jeder App: Muss ich wirklich sofort informiert werden, oder reicht es, wenn ich selbst nachschaue?

Überprüfe auch deine Abonnements und automatischen Downloads. Podcasts, die du nicht mehr hörst, und Newsletter, die du nicht mehr liest – all das verbraucht nicht nur Speicherplatz, sondern auch mentale Energie.

Ein aufgeräumtes Smartphone ist kein Luxus – es reduziert kognitive Belastung, spart Energie und fördert deinen Fokus. Deine digitalen Geräte brauchen genauso viel Pflege wie dein Auto oder dein Schreibtisch.

Was liegt an? Deine nächsten konkreten Schritte klären

Jetzt wird’s konkret. Welche Aufgaben kannst du sofort erledigen? Formuliere jede nächste Aktion so, dass sie klar und direkt umsetzbar ist. Statt “Website überarbeiten” lieber “Bilder für Startseite auswählen”. Dieser kleine Unterschied kann entscheidend sein, ob du ins Tun kommst oder weiter blockiert bleibst.

Hier greift das GTD-Prinzip der “nächsten Schritte”. Formuliere jede Aufgabe so, dass du sie ohne langes Überlegen ausführen kannst. Sie sollte eine konkrete Handlung beschreiben, die ein sichtbaren Ergebnis erzeugt.

Erstelle verschiedene Kontextlisten: “@Computer”, “@Handy”, “@Besorgungen”, “@Home”. So kannst du je nach Situation und verfügbaren Ressourcen die passenden Aufgaben auswählen.

Nutze die Sommerpause, um deine Aufgabenlisten zu überarbeiten. Oft sammeln sich dort über Monate hinweg Punkte an, die nicht mehr relevant sind oder nie konkret genug formuliert wurden. Streiche konsequent alles, was nicht mehr relevant ist.

Alle laufenden Projekte im Blick behalten

Erstelle eine vollständige Liste aller laufenden beruflichen und privaten Projekte. Jedes Projekt, das mehrere Schritte benötigt und aktiv bearbeitet wird, gehört hierher. Sortiere aus, streiche oder kombiniere, was keinen Mehrwert mehr bietet. Gönn dir das gute Gefühl, abgeschlossene Projekte bewusst abzuhaken.

Laut GTD-Definition ist ein Projekt alles, was mehr als eine Aktion erfordert und ein konkretes Ergebnis anstrebt. Das kann von “Küche renovieren” bis “Präsentation für Kundentermin erstellen” reichen.

Erstelle eine ehrliche Bestandsaufnahme. Welche Projekte sind noch relevant? Welche sind still und heimlich eingeschlafen? Welche könnten zusammengefasst werden?

Definiere für jedes aktive Projekt die nächste konkrete Aktion. Ohne diese Verbindung zwischen Projekt und nächster Aktion bleiben Projekte abstrakte Vorhaben ohne reale Umsetzung.

Berücksichtige auch die verschiedenen Lebensbereiche: Beruf, Familie, Gesundheit, Persönlichkeitsentwicklung und Finanzen. In jedem Bereich laufen oft mehrere Projekte, ohne dass uns das bewusst ist.

Die Sommerpause ist ideal, um auch mal größere Projekte anzugehen, die während des hektischen Alltags liegen bleiben. Nutze die ruhigeren Zeiten für Projekte, die mehr Konzentration erfordern.

Deine Rollen und Verantwortlichkeiten neu betrachten

Du bist nicht nur Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin, sondern vielleicht auch Elternteil, Freundin oder Freund, Community-Mitglied oder Führungskraft. In welchen Rollen blühst du gerade auf – und wo fühlst du dich eher getrieben als getragen? Diese Reflexion bringt emotionale und mentale Klarheit.

Rollen bestimmen nicht nur, was du tust, sondern auch, wer du bist. Jede Rolle bringt bestimmte Verpflichtungen und Erwartungen mit sich. Gleichzeitig bietet sie auch Möglichkeiten zur Gestaltung und Entwicklung. Schreibe eine Liste mit all deinen Rollen. Berücksichtige dabei sowohl die offensichtlichen (Beruf, Familie) als auch die subtileren (Mentor oder Mentorin, Lernende oder Lernender, Bürger oder Bürgerin). Oft spielen wir mehr Rollen, als uns bewusst ist.

Frage dich bei jeder Rolle: Erfüllt sie mich? Entspricht sie meinen Werten? Wo möchte ich mich weiterentwickeln? Welche Rolle vernachlässige ich gerade?

Die Sommerpause ist ideal, um über Rollenveränderungen nachzudenken. Vielleicht möchtest du in einer beruflichen Rolle mehr Verantwortung übernehmen? Oder du merkst, dass du als Freundin oder Freund präsenter sein möchtest?

Deine nächsten 1–3 Jahre planen

Was möchtest du mittelfristig erreichen? Beruflich: neue Verantwortung übernehmen, dich weiterbilden, ein eigenes Projekt starten? Privat: ein Buch schreiben, reisen, gesünder leben? Skizziere drei bis fünf Ziele für die kommenden Jahre. Sie geben deinem Alltag Richtung und helfen dir, Prioritäten zu setzen.

Mittelfristige Ziele sind die Brücke zwischen deiner großen Vision und deinen täglichen Aktionen. Sie sollten herausfordernd genug sein, um zu motivieren, aber realistisch genug, um erreichbar zu bleiben.

Berücksichtige verschiedene Lebensbereiche: Karriere, Beziehungen, Gesundheit, Finanzen und Persönlichkeitsentwicklung. Ein ausgewogenes Leben braucht Ziele in mehreren Bereichen.

Die Sommerpause eignet sich besonders gut für diese Art der Planung. Du hast mehr Ruhe, um zu reflektieren, und weniger Alltagsstress, der deine Sicht trübt.

Deine große Vision klären

Wie sieht dein ideales Leben in fünf bis zehn Jahren aus? Wo bist du, was machst du, mit wem arbeitest du? Deine große Vision dient dir als innerer Kompass – sie muss nicht konkret sein, aber sie inspiriert und hilft dir, heute bessere Entscheidungen zu treffen. Stelle dir dein Zukunftsbild in lebendigen Farben vor.

Eine Vision ist mehr als ein Ziel – sie ist eine emotionale Vorstellung deiner idealen Zukunft. Sie sollte dich begeistern und gleichzeitig als Orientierung für deine täglichen Entscheidungen dienen.

Nimm dir Zeit für diese Übung. Schließe die Augen und stelle dir vor, wie dein idealer Tag in zehn Jahren aussieht. Wo wachst du auf? Was machst du? Mit wem verbringst du deine Zeit? Welche Gefühle dominieren?

Schreibe deine Vision auf – nicht als Liste, sondern als lebendige Beschreibung. Nutze alle Sinne: Wie sieht es aus? Wie fühlt es sich an? Was hörst du?

Eine gute Vision ist sowohl inspirierend als auch handlungsleitend. Sie sollte so motivierend sein, dass du bereit bist, dafür zu arbeiten – und konkret genug, um Entscheidungen zu treffen.

Bonus: Dein Warum – Sinn statt nur Struktur

Ganz am Ende, aber eigentlich am Anfang: Wofür tust du das alles? Was gibt dir Bedeutung, was motiviert dich langfristig? Dein persönlicher Sinn ist der Treibstoff für deine Ziele – und kann gerade in den stilleren Sommermonaten wiederentdeckt werden. Der Sinn stellt den tiefsten Fokushorizont im GTD-System dar. Er beantwortet die Frage nach dem “Warum” deines Lebens. Ohne klaren Sinn wirken selbst die besten Systeme und Strategien leer und mechanisch.

Finde heraus, was dich wirklich antreibt. Ist es der Wunsch, anderen zu helfen? Die Freude am Erschaffen? Das Streben nach Wissen? Die Liebe zur Familie? Oft sind es mehrere Aspekte, die zusammen deinen persönlichen Sinn ergeben. Dein Sinn verändert sich im Laufe des Lebens. Was in den Zwanzigern wichtig war, muss in den Vierzigern nicht mehr dieselbe Bedeutung haben.

Nutze die Sommerpause für tiefere Reflexion. Wann fühlst du dich lebendig? Welche Tätigkeiten geben dir Energie, statt sie dir zu rauben? Bei welchen Gelegenheiten vergisst du die Zeit? Ein klarer Sinn hilft dir, auch mal Nein zu sagen. Wenn du weißt, was dir wichtig ist, fällt es leichter, Ablenkungen und unwichtige Verpflichtungen zu identifizieren.

Was du im Sommer klärst, kannst du im November in Bewegung bringen

Du hast die Sommerpause genutzt, um Ballast abzuwerfen, Klarheit zu gewinnen und neue Perspektiven zu entwickeln? Dann ist jetzt der perfekte Moment, deine Pläne in die Umsetzung zu bringen.

In der GTD Masterclass im November – live in Berlin mit Mastertrainer Sabri Eryigit setzt du den nächsten Schritt: Du entwickelst deine Vision für die kommenden 3–5 Jahre, definierst konkrete Ziele und lernst, wie du sie strukturiert, nachhaltig und mit Leichtigkeit verwirklichst.

Fazit:

Sommerzeit ist Zukunftszeit

Der Sommer muss kein Leerlauf sein – er kann zu deinem wertvollsten Planungsmonat werden. Entrümple, sortiere, schaffe Klarheit und plane. Gönn dir bewusstes Nichtstun – aber verknüpfe es mit Klarheit über das, was kommt. Mit weniger Ballast und klarer Ausrichtung gestaltest du die zweite Jahreshälfte ruhiger, wirksamer und leichter.

Die Integration der GTD-Fokushorizonte in deine Sommerplanung sorgt für eine ganzheitliche Herangehensweise. Vom nächsten konkreten Schritt bis zu deinem tiefsten Lebenssinn – jede Ebene trägt zu einem erfüllten, produktiven Leben bei.

Vielleicht scheint jetzt alles ruhig – aber genau das macht diese Zeit so wertvoll. Was du heute sortierst, entlastet dich morgen.

Quellen

de Bloom, J., Geurts, S. A. E., Taris, T. W., Kompier, M. A. J., & de Weerth, C. (2011). How does a vacation from work affect employee health and well-being? Psychological Health, 26(12), 1606–1622.

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