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Entscheidungen treffen mit GTD
Kategorie:
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement
GTD, Produktivität, Selbst-/Zeitmanagement
Entscheidungen treffen – in 3 einfachen Schritten
Was ist das Sinnvollste, was wir in jedem Moment im Büro, am Flughafen oder sonst wo tun können, um beruflich und privat voranzukommen und rechtzeitig alles Wichtige zu erledigen? Wie treffen wir unter dem Druck, von den vielen To-Do’s und Aufgaben genau das relevante zu tun, optimale Entscheidungen?t.
Lesen Sie in diesem Artikel:
- Was wir von Ärzten lernen können
- Wie GTD bei der Entscheidungsfindung unterstützt
- In 3 Schritten Entscheidungssicherheit erlangen
Entscheidungen treffen in Notsituationen – wie Ärzte vorgehen
Vielleicht haben Sie schon von dem systematischen Prozess gehört, mit dem Ärzte in der Notfallmedizin zur Entscheidungsfindung gelangen. Dieser Ablauf wurde für besonders heikle Situationen entwickelt: dann, wenn es die begrenzten Ressourcen von Zeit, Personal und medizinischer Versorgung optimal zu konzentrieren gilt. Gerade bei größeren Unglücken greifen die Mediziner zurück auf dieses Instrument (das sogenannte „Sichten“).
Dabei gehen die Ärzte nach einem fixen Schema vor. Wer soll als Erstes behandelt werden? Wer als Zweites und wer als Letztes? Um das zu entscheiden, weisen sie den Patienten in der Notaufnahme eine von drei Karten nach den Ampelfarben zu: Wer zwar blutet, aber noch auf den Beinen steht, der ist vermutlich nur leicht verletzt. Diese Person erhält daher eine grüne Karte. Ein Knochenbruch dagegen – das kann schon eine ernstere Angelegenheit sein. Er lässt sich aber vor Ort eine Weile stabilisieren, und darum bekommt der Betroffene Gelb. Die dringenden Notfälle hingegen, für die jede Sekunde zählt, erhalten die rote Karte.
Das ist also das erlernbare Schema, das Ärzten im Krankenhaus hilft, unter Stress und bei Notfällen selbst heikle Entscheidungen zu treffen und das Bestmögliche zu tun, das sie in solchen Situationen nur tun können.
Der Umgang mit Ihren Verpflichtungen
Im Selbstmanagement geht es vor allem darum, Ihre eigenen Verpflichtungen, ob beruflich oder privat, verlässlich und mühelos zu meistern. So ist das Treffen von Entscheidungen zu jedem reinkommenden Element nur ein kleiner Teil, mit dem GTD sich befasst. Warum das Einrichten eines vertrauten Systems Gold wert ist:
- Sie erlangen und halten Übersicht über alle Eingänge
- Sie schaffen sich ein klares Bild und verarbeiten alles konsequent
- Ihre Entscheidungsfindung wird optimal unterstützt
- Sie können nur dann wieder in Ihr System zurück finden, wenn Sie eins haben
- Sie gewinnen Selbstsicherheit über alle Aufgaben der Verpflichtungen
Endlich die richtigen Dinge tun – aber wie?
Natürlich: Im Alltag der Allermeisten geht es oft viel weniger dramatisch zu. Dennoch kann sich der Entscheidungsdruck, dem wir häufig gegenüberstehen, wie eine stete schwere Last anfühlen. Tag für Tag strömen die verschiedensten Aufgaben auf uns ein. Unser Smartphone, unser Terminplaner, unser Notizbuch oder einfach die Ideen in unserem Kopf stellen uns immer wieder vor die sprichwörtliche Qual der Wahl.
- Wir haben Angst, das Richtige zu unterlassen und das Falsche zu tun – und Verantwortung für unerwünschte Konsequenzen zu übernehmen.
- Wir wissen manchmal nicht, wo unser Kopf steht.
- Wir wünschen uns ein sicheres Vorgehen, um öfter das zu tun, was uns beruflich und privat wirklich voranbringen kann und unsere Ziele schneller verwirklichen lässt.
Getting Things Done ist ein Ansatz, der für den “normalen” Alltag entwickelt wurde und sich auch genau dort – im normalen Alltag – zahlloser Menschen weltweit bewährt hat. GTD ist leicht erlernbares Selbstmanagement auf höchstem Niveau mit einem systematischen Ablauf, der uns ähnlich wie einen Notfallarzt zur optimalen Entscheidung verhelfen kann und der nicht viel komplexer ist, als zwischen Grün, Gelb oder Rot auszuwählen.
Mit Hilfe dieses Vorgehens erteilen wir überflüssigem Stress und Gefühlen der ständigen Überforderung eine klare Absage. So schaffen wir es, in jedem Moment zu entscheiden, wo wir die kostbaren Ressourcen unserer Zeit, Energie und Aufmerksamkeit am besten bündeln. Und wie wir hinterher mit einem Lächeln feststellen können, dass wir uns bestmöglich
In drei simplen Schritten zur richtigen Entscheidung
Schritt 1: Wissen, was es zu entscheiden gibt
Sollen wir zuerst den Abwasch erledigen oder die unbekannte Nummer von heute Morgen auf unserem Telefon zurückrufen? Wofür nutzen wir am besten die zwei Stunden Wartezeit auf dem Flughafen? Es ist Dienstagvormittag, 10:30 Uhr, im Büro, kurz nach dem ersten Meeting – welche Aufgabe sollten wir jetzt anpacken?
Getting Things Done gibt Ihnen unterstützende Abläufe, um dieses Dilemma konstruktiv zu lösen. Der erste Schritt, um richtige Entscheidungen treffen zu können, ist herauszufinden, was es überhaupt zu entscheiden gibt. Das entspricht der Phase des “Sammelns” und bedeutet ganz konkret: Alles, was nur irgendwie um Aufmerksamkeit buhlt, gilt es aus dem Kopf und auf ein Blatt Papier zu bekommen. Alle To-Do’s aus dem Büro und auch alle unsere privaten Verpflichtungen. Alle unsere Ideen und alles, was uns sonst noch beschäftigen könnte – ungefiltert und komplett.
Wir müssen die sichere Gewissheit erlangen, dass wir unseren Kopf geleert und vollständig vor Augen haben, was wir im Moment alles tun könnten, müssten, sollten oder gerne wollten.
Achten Sie darauf, diesen ersten und wichtigen Schritt auf dem Weg zur Entscheidungsfindung nicht zu überspringen oder nur halbherzig durchzuführen. Nehmen Sie sich die Zeit und machen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme, um wirklich alles einzufangen. Gehen Sie dabei Ihre E-Mails, Notizen, Mailbox-Nachrichten und auch Erinnerungen durch. Es reicht, wenn Sie diese Punkte einfach unsortiert aufschreiben und das erstellen, was bei Getting Things Done als “Gedankensammlung” bezeichnet wird.
Sie werden feststellen, dass Sie unmittelbar aufatmen können – befreit von der Plage der herumgeisternden Gedanken in Ihrem Kopf. Allein das ist schon ein gutes Argument für diese geistige Aufräumaktion. Der Anblick der entstandenen Notizen, ob auf dem Papier oder elektronisch, ist Ihr erster kleiner Triumph auf dem Weg zur richtigen Entscheidung. Was aber ist eigentlich dieses ganze “Zeugs”, das dabei anfällt? Und was fangen wir damit an?
Bei vielen kommen oft, wenn sie das Sammeln durchführen, Notizen zu irgendwelchen Rundschreiben von Behörden oder ihrer Firma aufs Papier oder auf den Bildschirm. “Und was ist mit der E-Mail vom Personalbüro”, bringt es David Allen, der Entwickler dieses Prozesses auf den Punkt, “die uns mitteilt, das Blabla über das Blabla sei nun die Politik von Blabla.” Müssen wir überhaupt auf solche und ähnliche Dinge reagieren? Was nun?
Schritt 2: Ein sicherer Weg zur richtigen Entscheidung
Das passiert in der nächsten Phase, dem sogenannten “Verarbeiten”. Nun haben wir eine umfassende Liste erstellt und können jeden Punkt, den wir gesammelt haben, einzeln nacheinander betrachten. Durchdenken Sie dabei, was mit der jeweiligen Idee, Aussage oder Aufgabe geschehen soll – und zwar genau ein einziges Mal. Stellen Sie sich hierzu die entscheidenden zentralen Fragen:
- Was ist es? Ist es eine Aufgabe, ein Termin, eine Idee für die Zukunft oder ein Wunsch – oder etwas anderes?
- Erfordert es eine Aktion? Muss etwas damit passieren? (Denken Sie an das Rundschreiben über das Blabla: Es mag zwar eine interessante Info sein, doch praktisch gesehen hat es im Grunde keinen Einfluss auf Ihr Leben).
Keine Aktion erforderlich
Nehmen Sie sich nun nacheinander jeden einzelnen gesammelten Punkt vor. Ob eine Aktion erforderlich ist, ist eine simple Entscheidungsfrage. Deshalb kennt sie nur zwei Möglichkeiten: entweder Ja oder Nein.
Wenn der Punkt aus Ihrer Gedankensammlung von oben keine Aktion erfordert, dann können Sie:
- ihn einfach streichen/entsorgen/recyclen,
- ihn für später auf Wiedervorlage legen oder
- ihn als Referenzmaterial in eine Datei oder Mappe einordnen.
Um die Notiz zu streichen, reicht es, sie einfach in den Papierkorb zu befördern oder die Löschen-Taste zu drücken. Sie denken sich: “Danke für die Mitteilung”, und verabschieden sich von dem Rundschreiben.
Wenn Sie den Punkt für später auf Wiedervorlage legen möchten (“Antrag für neuen Reisepass”), so brauchen Sie einen Terminkalender oder irgendeine Form von Erinnerungsfunktion. So werden Sie zu gegebener Zeit wieder auf den Punkt aufmerksam gemacht.
Informationen, die Sie als Referenzmaterial festhalten möchten, geben Sie in eine übersichtliche Mappe oder ein gutes Dateisystem. Somit stellen Sie sicher, dass ein Dokument, welches für Sie interessant ist (Katalog vom Reisebüro), nicht verschwindet.
Aktion erforderlich
Wenn die Notiz dagegen eine Aktion von Ihnen verlangt, dann lautet die entscheidende Frage, die Sie sich anschließend stellen: Was ist der nächste Schritt? Das will heißen: Was ist die eine nächste, konkrete, physische Handlung, die es zu tun gilt? Dazu formulieren Sie am besten einen kurzen Satz, mit einem unmissverständlichen Verb.
Fragen Sie sich also, was das gewünschte Ergebnis und was die nächste Handlung ist, die von Ihnen verlangt wird. Schreiben Sie Dinge wie: “Thomas anrufen und mit ihm die Feier absprechen”, oder: “Aktenmanagement-Software recherchieren”.
Wieder haben Sie drei Handlungsmöglichkeiten:
- Erledigen, wenn es nicht länger als 2 Minuten dauert
- An eine andere Person delegieren
- Aufgabe für einen späteren Zeitpunkt festhalten
Die nächste wertvolle Entscheidungshilfe ist die Frage,in welcher Zeit dieser Schritt erledigt wäre. Dazu können Sie die Zwei-Minuten-Regel einsetzen: Ist die Aufgabe in zwei Minuten oder weniger erledigt, so erledigen Sie diese sofort. Dauert sie vermutlich länger als zwei Minuten, dann verschieben Sie die Erledigung auf einen späteren Zeitpunkt. Dafür ist es wichtig, alle nächsten Schritte zu einzelnen Aufgaben verlässlich zu erfassen. Eine dritte Möglichkeit besteht darin, die Aufgabe zu delegieren, wenn es jemand anderes übernehmen kann oder besser als Sie zur Erledigung der Aufgabe geeignet ist.
Sie werden feststellen, dass das Treffen von Entscheidungen auf einmal unheimlich einfach sein wird. Das Kopfzerbrechen über die eine große, wichtige Entscheidung entfällt und wird abgelöst von der simplen Betrachtung des einen, winzigen nächsten Schritts. Sie glauben nicht, wie kraftvoll das ist! Und ist erst diese eine kleine umsetzbare Aufgabe erledigt und die erste Hürde genommen, so notieren Sie wieder den nächsten, physisch sichtbaren Schritt und werden auf einmal in der Lage sein, eine enorme Geschwindigkeit im Voranbringen Ihrer Aufgaben aufzunehmen.
Schritt 3: Durch Übung zur messerscharfen Intuition
Verabschieden Sie sich von jetzt an für immer von Entscheidungsangst und dem nagenden Gefühl, vielleicht die falschen Alternativen gewählt zu haben. Wenn Sie den beschriebenen Prozess durchlaufen und routiniert in Ihren Alltag integrieren, werden Sie mehr und mehr “richtige” Entscheidungen treffen und mehr Selbstsicherheit gewinnen. Das ist im Grunde der wichtigste Schritt: das alltagstaugliche und effektive Vorgehen von Getting Things Done wiederholt anzuwenden.
Durch die Praxis – und nur durch die Praxis! – machen Sie rasch große Fortschritte und schärfen Ihr Gespür dafür, was in jedem Augenblick der sinnvollste Einsatz Ihrer begrenzten Ressourcen ist.
In Wahrheit wissen wir alle genau, was zu tun ist. Und auch, wie wir die Dinge – zumindest theoretisch – gut erledigen könnten. Indem Sie die intuitiven Prinzipien und Methoden von Getting Things Done konsequent übernehmen und die Tür zu Ihrem Leben öffnen, kommen Sie von der schwammigen Ahnung zum klaren und geprüften Erfahrungswissen.
Sie werden erstaunt über Ihre scheinbar neu gewonnene Fähigkeit sein, sich optimal zu entscheiden. Genießen Sie es und haben Sie Spaß damit!
