PAPIERLOS ARBEITEN -
DAS BÜRO NEU ORGANISIEREN

Zettelwirtschaft? Nein danke!

Digital statt analog: In einem papierlosen Büro geht es darum, jegliche Form von Papier aus dem Büro zu verbannen – ein Schritt, der noch vor wenigen Jahren vollkommen unvorstellbar erschien. Mittlerweile weiß man, dass die Einführung eines papierlosen Büros nicht nur ein umweltfreundlicheres, sondern vor allem ein effizienteres Arbeiten zur Folge hat. Das papierlose Arbeiten ist daher für Unternehmen, die mit der Zeit gehen, mehr als eine Option.

 

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Die Herausforderung: Papiermassen

Rund 250 Kilogramm Papier verbraucht jeder Deutsche durchschnittlich pro Jahr – im privaten Bereich zuhause, vor allem aber auch im Büro. Das ist eine enorm große Menge, die sich trotz zunehmender Digitalisierung in allen Bereichen unseres Lebens in den letzten Jahren nicht wesentlich reduziert hat. Was für uns selbstverständlich ist, stellt für unsere ohnehin schon gebeutelte Umwelt eine Belastung dar. Denn ungefähr jeder zweite weltweit gefällte Baum wird zu Papier verarbeitet. Dabei ist es unumstritten, wie wichtig die Wälder für die Umwelt und damit auch für uns Menschen sind. 

 

Papierlos: mehr als nur Umweltschutz

Einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz durch die Reduktion des Papierverbrauchs zu leisten, ist gar nicht mal so schwierig. Die Lösung heißt: "Papierloses Büro".

Papierlos oder zumindest papierminimiert zu arbeiten, geht jedoch weit darüber hinaus, erst zu überlegen und dann zu drucken. "Think before you print": Der Hinweis, der in der Signatur vieler E-Mails zu lesen und mit der Bitte verbunden ist, nur dann zu drucken, wenn das Dokument auch wirklich in Papierform erforderlich ist, ist jedoch ein guter Anfang, um ein papierloses und damit nachhaltiges Büro zu realisieren.

Denn gerade E-Mails und auch Briefe können in den meisten Fällen in digitaler Form verarbeitet oder weitergereicht werden. Die Realität sieht jedoch ganz anders aus. Denn in vielen Büros werden immer noch tagtäglich unendlich viele Seiten ausgedruckt, die bereits in digitaler Form gespeichert sind und daher eigentlich nicht in gedruckter Ausfertigung vorliegen müssten. Vor allem beim Ausdrucken mehrseitiger Dokumente oder Internetseiten kommt es häufig vor, dass leere Seiten oder nicht benötigte Informationen ebenfalls mit ausgedruckt werden. Diese Seiten landen dann meistens im Altpapier – und das ist schade.

Genaue Zahlen liefert eine aktuelle Studie zum Thema "Papierloses Büro in Deutschland und Österreich“, die Anfang 2019 erschienen ist. Befragt wurden knapp 1.700 Büroangestellte, die einen PC-Arbeitsplatz haben. Das Ergebnis der Studie:

  • Nur 4 Prozent der Befragten gaben an, vollkommen ohne Papier zu arbeiten.
  • Etwa ein Viertel der Umfrageteilnehmer (24 %) gab an, mehr als 100 (!) Seiten in der Woche zu drucken.
  • Zu den am häufigsten gedruckten Unterlagen zählen gemäß der Umfrage vor allem textbasierte Dokumente (65 %), Tabellen (38 %) und E-Mails (37 %).
  • Obwohl in vielen Büros nach wie vor eine Menge Papier für Ausdrucke verschwendet wird, würden die meisten der Befragten papierarmes Arbeiten begrüßen: Fast drei Viertel von ihnen gehen davon aus, dass auf Dokumente in Papierform in den nächsten Jahren zunehmend oder sogar vollkommen verzichtet werden kann.

Und damit liegen sie richtig. Denn der Papierverbrauch lässt sich in Büro und auch im Home-Office tatsächlich ohne größeren Aufwand reduzieren – und die Umwelt dadurch schonen.
 

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Indem Sie Klarheit über alle Ihre Zettel, Nachrichten und Aufgaben gewinnen, werden Sie nicht nur papierfreier, sondern entlasten neben Ihrem Schreibtisch auch Ihren Kopf und maximieren Ihre Produktivität. Getting Things Done gibt Ihnen ebenfalls Hilfestellungen zu folgenden Themen:

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  • Motiviert an den Arbeitsplatz kommen und nach Feierabend entspannt abschalten
  • Mehr Raum für Kreativität, neue Ideen und Ihren Fokus im Leben

Wie arbeite ich papierlos?

Eine Möglichkeit besteht darin, Dokumente und Dateien ganz einfach per USB-Stick, Speicherkarte, mit einer externen Festplatte oder natürlich auch per E-Mail an Kollegen und andere Menschen weiterzureichen. Das spart nicht nur Papier und obendrein Kosten für Verbrauchsmaterial wie etwa teure Toner und Tinte, sondern auch Zeit und Nerven. Denn das Speichern auf einem externen Speichermedium nimmt zumeist weniger Zeit in Anspruch als das Ausdrucken eines mehrseitigen Dokuments. Im Übrigen können Präsentationen, Tabellen oder Grafiken perfekt am Bildschirm betrachtet werden. Und platzsparend ist das papierlose Büro ebenfalls. Die einst meterlangen Regale voller Akten gehören dank papierlosen Arbeiten der Vergangenheit an, da wird eine Menge Raum frei!

Weitere hilfreiche Tipps für das papierlose Büro

Vor dem Drucken innehalten

Muss tatsächlich das ganze Dokument ausgedruckt werden oder reicht es vielleicht, nur ein paar Seiten daraus zu drucken? Oder das Material gar direkt abzulegen?

 

Doppelseitig ausdrucken

Der Papierverbrauch lässt sich zumindest reduzieren, wenn Papiere, die wirklich in schriftlicher vorliegen müssen, von beiden Seiten bedruckt werden. Hierfür gibt es entsprechende Standardeinstellungen am Computer.

Briefe und Faxe durch E-Mails ersetzen

Bei besonders wichtigen Dokumenten macht es Sinn, diese per Post zu verschicken. In vielen Fällen reicht aber tatsächlich eine E-Mail aus. Dies sollte im Einzelfall geprüft werden.
 

Papiersparwochen einführen

Um an das ökologische Bewusstsein der Mitarbeiter zu appellieren, können Papiersparwochen zum Beispiel zweimal im Jahr ausgerufen werden. Diejenige Abteilung eines Unternehmens, die am wenigsten Papier in einer vorher festgelegten Zeit verbraucht bzw. spart, könnte am Ende der Aktion eine Anerkennung erhalten.

Nicht nur papierlos, sondern effektiver organisiert: Unsere GTD-Tagesseminare

In unseren Grundlagenseminaren zu Getting Things Done erfahren Sie, wie Sie das täglich auftretende Chaos an Aufgaben, Terminen, Verpflichtungen, Zetteln und Belegen mit einfachen Tipps erfolgreich meistern können. Wenn Sie die Prinzipien verinnerlicht und ein System aufgesetzt haben, mit dem Sie gerne, verlässlich und vertraut arbeiten können, wird automatisch die Menge an Papier reduziert. Sie erfassen alles sofort in der passenden Kategorie und finden auf Anhieb, was Sie früher lange gesucht haben. 

Diese und weitere Nutzen sind leicht erlernbar. Sie bestimmen selbst, wie ausführlich und tiefgreifend Sie die Tipps anwenden möchten. Erweitern Sie die Methode, wann immer Sie bereit dafür sind oder reduzieren Sie, was für Sie nicht fruchtbar funktioniert. Das Schöne an GTD: Es gibt Empfehlungen, ohne Sie in ein starres Muster zwängen zu wollen. Testen Sie doch einfach selbst die positiven Effekte.

Die nächsten Termine

EventOrtDatum
GTD - Level 1: GrundlagenseminarMünchen22. Mai 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBasel30. Mai 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarFrankfurt/Main29. August 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarZürich12. September 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHamburg19. September 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarDüsseldorf13. November 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHannover20. November 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin03. Dezember 2019Info & Anmeldung

Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier in dieser Datenschutzerklärung.

Papierlos arbeiten dank zentraler Ablage

Neben der Möglichkeit, Papier und andere, mit dem Drucken verbundene Verbrauchsmaterialien einzusparen, bringt das papierlose Büro noch einige weitere Vorteile mit sich. Werden Dokumente in eine zentrale digitale Ablage abgelegt, kann jeder – auch über Suchfunktionen – darauf zugreifen, sofern entsprechende Rechte vergeben wurden. Das führt unter anderem auch zu einer Steigerung der Effizienz. Denn wie viel Zeit geht in Büros oftmals dafür drauf, die passenden Papiere und Dokumente zu suchen – vor allem, wenn die Kollegen eine völlig abweichende Vorstellung von System und Ordnung haben. Dazu kommt der Dokumentationsaspekt: Im digitalen papierlosen Office ist es nämlich leichter, Arbeiten zu dokumentieren und diese nachzuverfolgen – ohne dabei eine Papierflut zu verursachen.
 

Für wen sind zentrale Ablagen sinnvoll und welchen Nutzen bringen sie?
  • Gerade für Unternehmen, deren Mitarbeiter an mehreren verschiedenen Standorten rund um den Globus sitzen oder aber viel unterwegs sind, ergibt die zentrale Ablage in digitaler Form besonders viel Sinn.
  • Auch Mitarbeiter, die im Home-Office arbeiten, haben jederzeit schnell und einfach Zugriff auf die papierlose digitale Ablage und können mit nur wenigen Mausklicks gesuchte Dokumente gezielt finden.
  • Dadurch wird die Zusammenarbeit von Teams verschiedener Niederlassungen einfacher.
  • Sie sparen Zeit für andere wichtige Dinge, beispielsweise für Telefonate oder Meetings.

In jedem Fall ist effizienteres Zeitmanagement durch produktives Arbeiten, aber auch kollaboratives Arbeiten mit mehreren Personen oder Teams die Folge papierlosen Arbeitens.

Viele Unternehmen, die ihre Daten zentral und insbesondere mobil immer abrufbar haben möchten, entscheiden sich für eines der gängigen Cloud-Systeme, bei denen die Software nicht auf einem lokalen Rechner läuft, sondern auf einem Server, der die „Datenwolke“ global und rund um die Uhr bereitstellt. Komplizierte und kostenintensive Installationen neuer Software fallen damit nicht mehr an. Und auch die äußerst sensible Thematik rund um die Verschlüsselung der Daten ist mittlerweile gelöst, weil die diversen Anbieter das Thema glücklicherweise ausgesprochen ernst nehmen. Als wesentliche Treiber für das papierlose Büro gelten unter dem Strich also professionelle Softwarelösungen, die das Zusammenarbeiten an Dokumenten bzw. deren Organisation vereinfachen. Eine intelligente Dokumentenverwaltung ist beispielsweise heute in der Lage, die Ablage von Papier in den meisten Fällen überflüssig machen und so die lästigen Papierberge im Büro zu reduzieren. Während smarte Scan-Lösungen Informationen automatisch aus einem Dokument auslesen lassen, erlauben innovative Dokumentenmanagement-Systeme längst auch deren elektronische Bearbeitung. Dies reduziert den Papierverbrauch, aber auch Kosten und Durchlaufzeiten. Zugleich werden die Dokumentensicherheit und Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöht. Damit sichert papierloses Arbeiten auch die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen – eine perfekte Win-Win-Situation!

 

Vor allem kleinere Unternehmen tun sich mit dem Thema Digitalisierung schwer

Trotz der Vorteile, die das papierlose Arbeiten mit sich bringt, sind es vor allem größere Unternehmen, die daran arbeiten, ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren. Verschiedene Studien zeigen, dass sich die meisten kleinen und mittleren Unternehmen eher schwer damit tun, entsprechende Softwarelösungen zu implementieren.

Der Grund: Viele von ihnen halten den Wechsel hin zum papierlosen Büro für zu zeit- und kostenintensiv. Fest steht aber auch, dass die Digitalisierung von Büro- und Geschäftsprozessen – und damit zum papierlosen Büro – in immer mehr Unternehmen auf der Agenda steht. Jedoch ist da – wie so oft im Leben – noch reichlich Luft nach oben.

 

Organisation des papierlosen Büros

Last but not least ändert das papierlose Büro logischerweise die Arbeitsatmosphäre sowie die Arbeitsgewohnheiten. Auf der anderen Seite trägt die Flexibilität, die das papierlose Büro bringt, meistens auch dazu bei, weitere Innovationen zu fördern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Und auch im privaten Bereich punktet das papierlose Büro mit Vereinfachungen, Freiheits- und Platzzugewinn.

Ist der Entschluss gefallen, das papierlose Büro umzusetzen, gilt es zunächst, den Ist-Zustand zu analysieren. Wo und in welchen Bereichen fällt eigentlich Papier an? Dann sollte der Soll-Zustand definiert werden, bevor es schließlich an die schrittweise Umsetzung des papierlosen Büros geht. Die Erfahrung zeigt, dass in dieser Phase nicht immer alles nach Plan läuft und dass die konkrete Umsetzung – je nach Komplexität und Größe des Unternehmens – oftmals länger dauert, als ursprünglich geplant. Daher ist neben Geduld eine gute Planung des A und O. Rom wurde schließlich auch nicht an einem Tag gebaut!


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