PRIORITÄTEN RICHTIG SETZEN
MIT GTD

Prioritäten richtig sezten - Das Wichtigste zuerst

Das Dringende vom wirklich Wichtigen unterscheiden und klare Prioritäten setzen – ist das eine Kunst, die wir lernen können? Und das auch noch in einer Welt voller digitaler Ablenkungen und Anforderungen, die sich gegenseitig den Rang streitig machen? Getting Things Done unterstützt Sie mit tausendfach erprobten Empfehlungen darin, Ihre Produktivität richtig anzuschieben und Ihren Zielen konstant näher zu kommen. 

Lesen Sie in diesem Artikel:


Auf der Jagd nach der einen Priorität

Einen Punkt möchten wir vorweg nehmen: "Prioritäten" gibt es nicht, sondern nur "die eine Priorität". Der Begriff ist ein Einzahlwort und ist verwurzelt im lateinischen "prior", was "der Vordere" oder "der Erste" bedeutet. Und logischerweise kann immer nur eine Position die erste sein – nicht zwei, nicht drei und auch nicht zehn.

Was soll in jedem Moment wirklich im Fokus unserer Aufmerksamkeit stehen – und was nicht? Was ist das Erstwichtigste, das Zweitwichtigste, das Drittwichtigste usw.? Fragen, für die wir heutzutage schwieriger denn je nach der Antwort suchen. Unsere Arbeitswelt und auch unser Privatleben haben sich massiv gewandelt. Die Zeiten, in denen wir im Büro einfach dort weitermachen konnten, wo wir am Vortag mit der Arbeit aufgehört haben, sind lange schon vorbei. Heute sind wir auf der Suche nach Lösungen, einem geeigneten Zeitmanagement und einfach anwendbaren Werkzeugen.

 

Die Herausforderung

Multitasking und Arbeit an diversen Projekten. Konkurrierende Aufgaben und Anforderungen aus den verschiedensten Bereichen. Und nicht zuletzt die verschwimmenden Grenzen zwischen dem Beruf und unserem Privatleben, die uns an die Grenzen der Überforderung bringen: Die Herausforderungen sind massiv gewachsen. Zusammen mit der 24/7-Erreichbarkeit durch Smartphone und digitale Nachrichten sowie einer Flut elektronischer Ablenkungen stehen wir vor dem Problem des ständigen Abwägens zwischen dringlich und wirklich wichtig – nützlich und in Wahrheit unwichtig, ja häufig sogar kontraproduktiv.

"Wenn man guten Gebrauch von seiner Zeit machen will, muss man wissen, was am wichtigsten ist, und sich dann mit ganzer Kraft dafür einsetzen.", sagte der amerikanische Top-Manager Lee Iacocca. Wie aber können wir die gestiegenen Herausforderungen bewältigen und zum Prioritäten-Profi werden? Was tun und welche Methoden einsetzen, um den richtigen Kurs einzuschlagen und sicherzustellen, dass wir mit dem Fokus auf das Wichtigste so produktiv wie möglich sind – ohne uns zu stressen? 

 

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Erfahren Sie mehr über Getting Things Done - dem weltweit erfolgreichsten Selbstmanagement-Ansatz für stressfreie Produktivität.

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Priorisieren - mit der richtigen Haltung

Der Selbstmanagement-Ansatz Getting Things Done geht über reine theoretische Techniken hinaus. Vielmehr verhilft er Ihnen zu einer positiveren, zielgerichteten mentalen Haltung und führt Sie somit zu mehr Kontrolle und Perspektive über alle Verpflichtungen im Alltag. Die Effekte:

  • Klarheit und Selbstsicherheit über Ihre Aufgaben
  • Fokus halten können und Ablenkungen vermeiden
  • Bewusste Entscheidungen treffen und richtig Priorisieren
  • Steigerung von Wohlbefinden und Produktivität
  • Sicherstellung mittel- und langfristiger Ziele 

First things first – Klarheit schaffen

Getting Things Done ist dafür bekannt, die überkommenen Empfehlungen des traditionellen Selbstmanagements zu hinterfragen, sei es das Pomodoro-Prinzip, die Eisenhower-Matrix, das 80/20 Modell oder das sture Abarbeiten von To-Do-Listen. An ihre Stelle treten Abläufe, die eine echte Antwort auf die Probleme des modernen Zeitalters sind. Im Kern steht der 5-stufige Prozess des Sammelns, Verarbeitens, Organisierens, Durchsehens und Erledigens. Seine beharrliche Anwendung schafft jenes Gefühl des entspannten Produktivseins, das heutzutage viele nur selten zu spüren bekommen.


Sammeln, Verarbeiten, Organisieren – Aufgaben klären

Nachdem wir zunächst – durch das "Sammeln" – unseren Kopf geleert und alle nur irgendwie denkbaren Termine, Aufgaben, Verpflichtungen, Ideen und Wünsche zu Papier gebracht haben, geht es im zweiten Schritt ans "Verarbeiten" aller Dinge. Was ist es eigentlich, und erfordert es eine Handlung? Mit gezielten Fragen leeren wir die entstandene Liste und schaffen so Ordnung, Klarheit und ein wachsendes Gefühl der Kontrolle.

Bevor es um die richtige Priorisierung unserer augenblicklichen Aufgaben geht, interessiert uns vorher die dritte Phase: das "Organisieren". David Allen, der Entwickler von Getting Things Done, definiert das Organisiert-Sein in folgenden Worten:

"Organisiert zu sein bedeutet, dass der Ort einer Information mit der Bedeutung übereinstimmt, die sie für Sie hat." 

– David Allen

In der dritten Phase geht es also zunächst darum, alles, was mehr als einen Schritt erfordert und sich jetzt nicht gleich erledigen lässt, als eigenes Projekt zu definieren. Die Seminarplanung für das nächste Jahr, unser Wunsch nach der neuen Einbauküche, der Silvestertrip, der noch gebucht werden soll: alles Beispiele für Projekte. Diese halten wir händisch oder elektronisch in einer eigenen Projektliste fest und gewinnen so eine Zusammenstellung von Ziellinien in den verschiedensten Bereichen unseres Lebens. 

Organisieren mit Leichtigkeit

Mit folgender Hilfestellung können Sie Ihre Aufgaben im Nu organisieren:

  • Entscheidend ist, kein Projekt zu definieren, ohne auch den nächsten Schritt dafür zu beschließen. Jede offene Baustelle, sei es die Anmeldung der Tochter im Gymnasium oder die geplante Gehaltsverhandlung mit dem Chef, braucht eine klare Definition des nächstfolgenden Schritts: „Schulen im Internet recherchieren“ oder „Buch über Gehaltsverhandlung kaufen“.
  • Unser Terminkalender wiederum ist und bleibt der Ort für alles, was nur zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden kann – gemeinsame Meetings beispielsweise. Blockieren Sie lieber einzelne freie Zeiten für generelle Arbeiten als für spezielle. So umschiffen Sie die Falle, Blöcke ständig vor sich her zu schieben, falls Sie eine Aufgabe nicht abarbeiten konnten. 
  • Was so bald wie möglich geschehen soll, kommt in unsere Liste mit den „nächsten Schritten“. Hier befinden sich Aufgaben, die sich oft nur in einem bestimmten Kontext erledigen lassen: Einkaufen, wenn wir im Geschäft sind, oder Telefonieren in einer ungestörten Minute bei ausreichend Batterie und Empfang.
  • Auch gibt es viele Dinge, die wir ohne die Antwort eines anderen nicht vorbringen können oder die wir an jemand anderen delegiert haben: Diese notieren Sie in der besonders hilfreichen „Warten-auf“-Liste. So sehen Sie auf einen Blick, welche Themenpunkte oder Inhalte von welchen Personen noch offen sind und bewahren stets das Gefühl von Kontrolle.

 

INFOS ZU GETTING THINGS DONE

Prioritäten setzen mit Hilfe zweier einfacher Modelle

Eines der Erfolgsgeheimnisse von Getting Things Done besteht darin, dass es uns systematisch alle nur möglichen Aufgaben vorlegt, die jederzeit eine Priorität sein könnten, aber nicht zwangsläufig sein müssen. Um diesen Unterschied zu erkennen, definiert Getting Things Done zwei wertvolle Aspekte.

Die Eingrenzungskriterien zur Wahl Ihrer Priorität

"Kontext“, "Zeit“ und "verfügbare Ressourcen“ – das sind die zentralen Kriterien, mit denen Sie aus den vielen Aufgabenlisten von Augenblick zu Augenblick Ihre echte Priorität finden können.

Wichtig ist: Sie haben zu jedem bestimmten Zeitpunkt immer nur eine beschränkte Zahl an Dingen zur Auswahl, die Sie wirklich angehen können:

Der Kontext

Das erste Kriterium ist der Kontext. Betrachten Sie die Umgebung, in der Sie sich gerade befinden. Einiges lässt sich überall erledigen, zum Beispiel Ideen für ein Projekt mit Bleistift und Papier skizzieren. Das meiste ist jedoch an einen gewissen Ort gebunden: zu Hause, im Büro oder im Supermarkt. Oder aber es setzt voraus, dass wir irgendein Arbeitsgerät wie einen Computer, das Smartphone oder ein bestimmtes Buch zur Hand haben. Betrachten Sie also für die Wahl der nächsten Priorität die passenden Kontextlisten, die Sie im Schritt "Organisieren" zugeordnet haben. 

Die Zeit

Das zweite Kriterium ist die Zeit, die Ihnen gerade zur Verfügung steht. Ein Blick in unseren Terminkalender hilft uns dabei, zu bestimmen, was wir als nächstes erledigen können. Zehn Minuten vor dem nächsten Meeting beispielsweise ist es vermutlich keine erfolgsversprechende Idee, mit der Budgetplanung für kommendes Jahr zu beginnen. Ein abgesagtes Meeting und somit ein neugewonnener Block von zwei Stunden hingegen eröffnet hier ungeahnte Möglichkeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Auswahl treffen, die konstruktiv ist. Vermeiden Sie, eine Aufgabe zu beginnen, von der Sie wissen, dass Sie währenddessen unterbrochen werden. Das sorgt für mehr Frust als Freude.

Weitere Ressourcen

Das dritte Kriterium hängt damit zusammen, dass einige Aufgaben frische kreative Geisteskraft erfordern, während andere eher physisches Durchhaltevermögen, wieder andere von beidem kaum etwas benötigen. Die Wenigsten haben beispielsweise kur vor dem Mittagessen noch ausreichend Energiereserven, um sich brillante Strategien für die Firmensanierung oder andere komplexe Probleme einfallen zu lassen. Somit ist die eigene Energie eine entscheidende Ressource, um die richtige Priorität zu setzen. Weitere Ressourcen stellt auch erforderliches Material dar (bestimmte Dokumente, Leinwände, Schreibutensilien, Druckerpatronen, …) oder Zeit und Energie einer Person oder eines Teams, ohne deren Zutun eine Erfüllung nicht möglich ist.

 

Priorität setzen leicht gemacht

Wenn wir also Kontext, Zeit und verfügbare Ressourcen als gegeben ansehen, so geht für uns daraus mit ein wenig Nachdenken die richtige Priorität hervor: Die Zugfahrt zum Kunden dauert noch eine Stunde. Sie haben Ihr Smartphone zur Hand, eine WLAN-Verbindung und einen gefühlten Energiewert von 7,5 auf einer Skala bis zehn. Sollen Sie noch einmal die Kundenpräsentation durchgehen, einen angefragten Kostenvoranschlag ausarbeiten, Ihre E-Mails durchgehen oder Ihre Mutter anrufen, die Sie gestern Abend nicht mehr erreichen konnten?

An dieser Stelle müssen Sie auf Ihre Intuition hören. Wenn Sie alle Aufgaben sorgfältig gesammelt, verarbeitet und organisiert haben und wenn Sie die gegebenen Kriterien berücksichtigen, werden Sie auf den ersten Blick die richtige Priorität erkennen und mit einem guten Gefühl umsetzen.

Grundlagenseminare zu Getting Things Done

Die richtige Priorität zu setzen ist nur die Krone auf einem verlässlich aufgebautem Selbstmanagement-System. Ohne eine vorherige Erfassung, Strukturierung und Klarheit über alle Aufgaben, Termine und Verpflichtungen Ihre Berufs- UND Privatlebens, ist es kaum möglich, eine Entscheidung über DAS Wichtigste zu treffen. Ein Besuch unsere Grundlagenseminars verhilft Ihnen zu genau den oben aufgezählen Punkten. Mit Hilfe einfacher und intuitiv anwendbarer Schritte erlangen Sie die Möglichkeit, ein verlässliches und vertrauenswürdiges System zu kreieren, welches Ihre individuellen Ansprüche erfüllt und mit dem Sie gerne arbeiten. Denn nur dann können Sie das tun, was Sie möchten: Eine bewusste Wahl über die wirklich wichtigen Dinge Ihres Lebens treffen. 

EventOrtDatum
GTD - Level 1: GrundlagenseminarOnline23. Juli 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarOnline20. August 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarDüsseldorf25. August 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarFrankfurt/Main03. September 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHannover15. September 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin22. September 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarMünchen06. Oktober 2020Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHamburg27. Oktober 2020Info & Anmeldung

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Arbeit ist nicht gleich Arbeit

Ein weiterer Tipp, der Ihnen bei der Suche nach der einen Priorität helfen kann, sind die drei Kategorien von Arbeit. Wann immer Menschen Aufgaben erledigen oder im landläufigen Sinne "arbeiten", sind sie im Grunde nur mit drei Arten von Tätigkeiten beschäftigt:

  • Sie verrichten vordefinierte Aufgaben.
  • Sie erledigen alles, was gerade anfällt.
  • Sie bestimmen ihre Arbeit selbst.

Vordefinierte Aufgaben

Wenn Ihnen bestimmte Tätigkeiten vorgegeben sind, dann arbeiten Sie einfache Ihre Liste der "nächsten Schritte" ab. Dabei vollenden Sie Aufgaben, für die Sie beim Organisieren Ihres Arbeitsablaufs schon festgelegt haben, was es zu tun gilt. Dann erledigen Sie erforderliche Anrufe, skizzieren mögliche Ideen und Lösungsvorschläge, recherchieren Informationen in der Bibliothek oder bringen das Paket zum gewünschten Abholort.

Ungeplante Aufgaben

Arbeit wäre aber im Prinzip wesentlich einfacher erledigt, wenn uns nicht immer auch Unterbrechungen und unvorhergesehene Situationen konfrontieren würden: der verfrühte Anruf des Steuerberaters oder die akuten PC-Probleme, die rasch gelöst werden müssen. Jeder Tag birgt Angelegenheiten, die einfach ungeplant auftauchen – und viele davon erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Wenn Sie deren Wichtigkeit erkennen, geben Sie ihnen den Vorrang und entscheiden, dass sie plötzlich die Priorität erhalten, die zuvor für etwas anderes reserviert war.

Aufgaben definieren

Wenn Sie Ihre Arbeit selbst bestimmen, dann gilt es den Eingangskorb, alle digitalen Nachrichten und Notizen durchzugehen, Entscheidungen darüber zu treffen sowie neue Projekte zu finden und in durchführbare Schritte zu zerlegen. Vieles lässt sich ohne Zweifel in zwei Minuten oder schneller erledigen, andere Dinge stoßen wir nur an und ordnen sie in die jeweilige Kontextliste ein, um später auf sie zurück zu kommen.

Gehen Sie die Herausforderung an - mit Getting Things Done

Sie sehen also: Mit den gestiegenen Herausforderungen des modernen, digitalisierten Arbeitsalltags haben sich die Werkzeuge verfeinert. Getting Things Done bietet einsatzerprobte und praktisch anwendbare Antworten auf die Frage nach der eigentlichen Priorität in jedem Augenblick. Mit dieser intelligenten Vorgehensweise schaffen Sie es, den Überblick zu behalten und gleichzeitig in die richtigen Aufgaben einzutauchen, die Ihre Produktivität am meisten bestärken.


Haben Sie Fragen oder möchten mehr zu GTD erfahren?

Sprechen Sie uns an unter +49 (0)30 314913 00 und info(at)next-action.de, wenn Sie Fragen haben oder mehr zu GTD erfahren möchten. Einen Überblick zur Methodik und unseren nächsten Seminarterminen finden Sie hier. Das Leben ist zu kurz, um mit unerledigten Aufgaben zu hadern. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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