GTD DIGITAL UMSETZEN -
DIE FRAGE NACH DER SOFTWARE

Welche Software empfiehlt GTD zur täglichen Anwendung?

Diese Frage wird uns sehr oft gestellt. Und auch, ob es ein eigenes Software-Tool, exakt zugeschnitten auf die Abläufe und Anwendungsempfehlungen von Getting Things Done gibt. 

Schließlich sprechen wir in unseren Seminaren immer von der Implementierung und dem Aufbau eines verlässlichen Systems. Worin sammeln, verarbeiten und organisieren Sie alle Kalendereinträge, E-Mails, Aufgaben und Projekte? Mit welchem System arbeiten Sie also, wenn Sie den Weekly Review durchführen? 

 

So viel vorweg: Wer jetzt die ultimative technische Lösung erwartet, wird enttäuscht. Es gibt einfach nicht DAS EINE System zur maßgeschneiderten Anwendung. Dafür gibt es zwei Gründe:

  1. Jeder Mensch ist individuell gestrickt und unterscheidet sich sowohl in Technikaffinität, Anwendungstiefe und Vorliebe für die differenzierten Gestaltungen der Software-Tools.
  2. Eine technische Lösung nach den Gedanken von David Allen, Entwickler von GTD, konnte bislang nicht programmiert werden. 

 

Lesen Sie im folgenden Artikel... 

 

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Liebe Leser,

Dieser Newsletter richtet sich an jeden von Ihnen, der jemals gefragt hat: "Welches ist das beste Software-Tool, mit dem GTD umgesetzt werden kann?"

Mir schwirren noch immer die Ereignisse des GTD-Summits im Juni in Amsterdam durch den Kopf. So viele Menschen aus der ganzen Welt; so viel positive, unterstützende Energie von allen für alle Beteiligten. Wow. Eine ganz besondere Erfahrung für mich und alle anderen - nach dem, was ich von allen Beteiligten gehört habe.

Ein Thema, das ich auf dem Summit ansprechen wollte, war: "Wo ist die GTD-Anwendung?" als Software-Tool, das es für mich wirklich "geschafft" hat.

Es gibt sie noch nicht.

 

Auf dem Summit habe ich kurz eine Vision der "ultimativen GTD-App" geteilt, die aus 19 Seiten handgezeichneter Entwürfe der Bildschirme besteht, die ich verwenden möchte. Ich sagte mir nur: "Kann ich auf meinem Computer auf F1 klicken und einen klaren Kopf bekommen?" Ich habe zwei Tage damit verbracht, diese Bildschirme zu erstellen. Das war 1994.

Seit ich diese Entwürfe gezeichnet habe, haben wir in zwei ernsthafte Versuche investiert, ein Softwareprodukt zu entwickeln, das es schaffen würde (oder zumindest nahe kommt), die Anforderungen zu erfüllen. Beide endeten in einem "noch nicht abgeschlossenen"-Stadium, nach umfangreichen Recherchen in der Technologie und Marktanalyse (eine Mitte der 90er Jahre und die letzte Mitte der 2010er Jahre). Unsere Partner in diesen Unternehmen waren die besten und klügsten, die Sie je treffen konnten, um dies zu erforschen und zu entwickeln. Aber die Technologie, die erforderlich ist, um einige einfache GTD-Praktiken durchzuführen, und das mangelnde Bewusstsein auf dem Markt für ein solches Tool haben beide Bemühungen in obsolet gemacht.

 

Ich habe den Hunderten Teilnehmern des Summits versprochen, dass ich diese Bildschirme der Öffentlichkeit zugänglich mache. Meine Entwürfe waren ursprünglich rechtlich geschütztes Material; aber ich entschied mich, es jetzt einfach als "Open Source" zur Verfügung zu stellen, falls einer da draußen es schaffen sollte, DIE Software-Lösung zu programmieren.

Laden Sie hier das PDF mit den Entwürfen runter.


Mein CTO und langjähriger Freund Eric Mack kam mit seinem Versuch am ehesten an unsere Vorstellungen heran, die einige der besten Praktiken integriert hat. Kürzlich hat er über seine Erfahrungen und was es braucht, um die ultimative GTD-App zu entwickeln, geschrieben.

Er kennt die Methodik, im wahrsten Sinne des Wortes, in und auswendig und was funktioniert hat und was nicht, wenn es darum geht, sie zu digitalisieren. Es erforderte die Konfiguration der Lotus (IBM) Notes App, die wir in unserem Unternehmen noch verwenden, mit einigen tollen Funktionen und Fähigkeiten. (Das ist noch immer das Tool, welches ich zur Verwaltung meiner eigenen Aktionslisten verwende.) Eric hat sich bereit erklärt, dass er offen für eine Verbindung mit jedem von euch sein würde, der mehr darüber erfahren möchte, wie dieses Best-Practice-Modell digitalisiert werden kann. Er ist (auf englisch) per Mail erreichbar: Eric.Mack@FasterAtWork.com

Alles Gute für Sie alle,

David Allen

    Die richtige Software-Auswahl

    Es gibt eine Vielzahl an digitalen Organisations- und Strukturierungs-Tools, die alle mit den Prinzipien von Getting Things Done kompatibel sind (zur Aufzählung geht´s hier).

    Auch wenn diese Frage häufig auftritt: Eine eindeutige Tool-Empfehlung können wir nicht geben. Warum?

    • Jeder Mensch entscheidet nach seinem eigenen Geschmack , womit er gerne arbeitet und welches Design/Layout/Aufbau ihn anspricht.
    • Gerade im Firmenkontext sind häufig die Tools festgelegt oder Regulierungen in der Tool-Nutzung von der IT vorgegeben.
    • Durch technische Voraussetzungen (bspw. Betriebssysteme) ist nicht jeder Computer, jedes Tablet oder jedes Smartphone in der Lage, eine bestimmte Software bereit zu stellen.
       

    Warum es egal ist, welche Software Sie nutzen

    Wir betonen es immer wieder: wenn Sie die Methodik und die Prinzipien verstanden haben, ist es gleichgültig, mit welchem Tool Sie GTD im Alltag umsetzen. Natürlich fällt Ihnen Ihre Selbstorganisation leichter, wenn Sie sich in eine Software eingearbeitet haben, die Shortcuts kennen und können und genau wissen, was wo zu finden ist.

    An dieser Stelle eine provokante Idee:

    Wechseln Sie ab und zu Ihr Tool! Stellen Sie um von Outlook auf Trello, von ToDoIst auf Wunderlist! Sie fragen sich, wieso Sie das tun sollten? Durchbrechen Sie Ihre Muster! Setzen Sie Ihr System neu auf und nutzen Sie diese Gelegenheit, Störfaktoren auszuschalten und den Aufbau zu optimieren! Verlassen Sie gewohnte Pfade und stellen Sie sich auf etwas neues ein - Sie werden feststellen, dass das Wunder bewirken und Ihre Motivation ungemein steigern kann!

     

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    GTD-kompatible Software-Tools

    Folgende Programme sind reibungslos mit Getting Things Done kompatibel. Zur Einrichtung des jeweiligen Tools unter GTD-Gesichtspuntken können Sie englischsprachige Implementierungs-Guides hier erwerben.

    • Asana                           
    • Evernote (für Mac oder Windows)
    • Google Apps                 
    • Lotus Notes
    • Nirvana                         
    • OmniFocus
    • OneNote                       
    • Outlook (für Mac oder Windows)
    • Things                           
    • ToDoIst
    • Trello                             
    • Wunderlist

    Haben Sie Fragen oder möchten mehr zu GTD erfahren?

    Sprechen Sie uns an unter +49 (0)30 314913 00 und info(at)next-action.de, wenn Sie Fragen haben oder mehr zu GTD erfahren möchten. Einen Überblick zur Methodik und unseren nächsten Seminarterminen finden Sie hier. Das Leben ist zu kurz, um mit unerledigten Aufgaben zu hadern. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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