WIE „GEHT“ GTD? –
EINE EINFÜHRUNG IN GTD UND DIE 5 PHASEN

Einfach und verständlich

 
Getting Things Done ist leicht verständlich, für jeden sofort anwendbar und braucht nicht das Erlangen umfassenden Wissens, bevor es erste Erfolge zeigt. Es gibt hilfreiche Tipps, wie über das Managen der eigenen Zeit hinaus das gesamte Leben in den Griff zu bekommen ist. Privat- und Arbeitsleben werden zusammen betrachtet, da das eine untrennbar einen großen Einfluss auf das andere ausübt.

Entlastung und Orientierung

 
Das Ziel von GTD ist es, das persönliche Wohlbefinden zu steigern, indem Sie sowohl die Kontrolle über alle persönlichen Aufgaben erlangen als auch eine Perspektive, wozu die einzelnen Aufgaben überhaupt gebraucht werden. Dadurch wird Ihr Geist unmittelbar entlastet und Ablenkungen, Stressoren und Unsicherheiten werden reduziert.

Sie wissen, welche nächste Tätigkeit Sie aus welchen Gründen durchführen und treffen im richtigen Moment die richtigen Entscheidungen über Ihre Prioritäten. So erlangen Sie eine deutliche Orientierung und Selbstsicherheit darüber, wo die Reise hingeht.

Best Practice Ansatz vs. feste Strukturen

 
GTD ist ein anwendungsorientiertes Modell, das sich über die Nutzung in der Praxis entwickelt und weiterentwickelt hat. Statt einem starren System zu folgen, setzt es auf dem persönlichen Ordnungssystem und den Bedürfnissen seiner Nutzer auf. Es sieht also davon ab, einen detaillierten Tagesablauf vorzuschlagen und gibt auch kein Muster vor, in welcher Reihenfolge Prioritäten zu setzen sind. All dies hat sich in der Realität kaum bewährt, da diese Vorgaben auf lange Sicht ohnehin kaum einhaltbar sind, wenn sie von außen vorgegeben werden.

GTD gibt stattdessen praxisbezogene Empfehlungen, Tipps und Tricks, die zu mehr Produktivität und Kreativität führen und Stress reduzieren. Erfolgreich ist ein System nur dann, wenn Sie sich damit wohlfühlen und es Ihnen Spaß macht, damit zu arbeiten. Vertrauen Sie Ihrer eingerichteten Organisation nicht oder arbeiten Sie nur widerwillig damit, wird sich auf Dauer kein Erfolg einstellen können.

Daneben ist auch die Reflektion eigener Denkmuster und der eigenen Haltung sehr hilfreich. Keine Methodik ist die "eierlegende Wollmilchsau", wenn ich sie mir nicht zu eigen mache und mich bewusst entscheide, mich mit ihr und nach ihr zu organisieren.

Phase 1: Sammeln (den Kopf leeren)

 
In der heutigen Zeit erhalten wir alle von unterschiedlichen Seiten und aus unterschiedlichen Medien eine Flut von Input. Sei es per Post, Telefon, SMS, E-Mail, sozialen Netzwerken, Intranet oder aus persönlichen Gesprächen. Diese Fülle an Information gilt es auf irgendeine Art zu fangen.

Die erste Phase, das Sammeln, ist dazu da, alle irgendwo angefallenen Punkte zu erfassen. Nehmen Sie sich die Zeit, aus allen Medien (wie Mails, Notizen, Mailboxnachrichten, Artikel usw.) die relevanten Informationen heraus zu sammeln. Schreiben Sie sie auf, bis nichts mehr an Input übrigbleibt. Machen Sie das gleiche mit Ihren Gedanken: Notieren Sie alles, was in Ihrem Kopf herumgeistert und Ihre Aufmerksamkeit beansprucht. Schreiben Sie es unsortiert auf. Wir nennen dies „Gedankensammlung“.

Sie haben am Ende einen großen Stapel mit Notizen vor sich liegen (elektronisch oder auf Papier). Wichtig ist, dass dieser Stapel regelmäßig sortiert wird.

Der aus dem Sammeln entstehende Vorteil ist, dass es ungemein entlastend ist, alle Gedanken aus seinem Kopf zu befreien.

Phase 2: Verarbeiten

 
Im nächsten Schritt nehmen Sie sich jeden einzelnen gesammelten Punkt nacheinander vor und verarbeiten ihn mit folgendem Prozess:
Durchdenken Sie genau ein Mal, was mit der Aussage, dem Gedanken oder der nun vor Ihnen liegenden Aufgabe geschehen soll.

Nutzen Sie folgende Fragen für jedes einzelne Fragment:

1. Was ist es? Eine Aufgabe? Ein Termin? Eine Idee für die Zukunft? Ein Wunsch?
2. Ist eine Aktion erforderlich? Muss etwas damit passieren? Darauf gibt es nur 2 mögliche Antworten: Ja oder nein. Wenn keine Aktion erforderlich ist: Schmeißen Sie es weg, legen Sie es für später auf Wiedervorlage oder ordnen Sie es als Referenzmaterial in eine Mappe ein.
3. Was ist der nächste Schritt? Wenn eine Aktion erforderlich ist, stellt sich die Frage, was nun als nächstes damit passieren soll. Schreiben Sie sich daraus resultierend den ersten nächsten, konkreten und sichtbaren Schritt auf. Mehr nicht. Formulieren Sie einen kurzen Satz, keinen Stichpunkt, und verwenden Sie Verben. Beispiel: „Reisebüro Schönwars anrufen“

 
Hier folgt die nächste Entlastung: alles, was keine Aktion erfordert, ist erledigt und braucht somit keine weitere Aufmerksamkeit oder Speicher in Ihrem Kopf. 

Phase 3: Organisieren

 
Listen und Schritte aufschreiben kennen die meisten. Doch häufig bleiben diese unbearbeitet und verschwindet dann in irgendeiner Schublade.

Nun kommt ein spezieller Tipp von GTD:

Ordnen Sie Ihre nächsten Schritte kontextbezogenen Listen zu. Ist ein nächster Schritt beispielsweise „Blumenkübel für Balkon kaufen“ dann ordnen Sie ihn in eine Liste „Besorgungen“ ein. „Susanne wegen des Finanzmeetings am 12.7. anrufen“ gehört dann in die Liste „Anrufe“.

David Allen empfiehlt in seinem Buch erste sinnvolle Kategorien, mit denen Sie anfangen können, zu arbeiten. Welche Listen bzw. Kategorien Sie selbst als nützlich empfinden ist natürlich Ihnen überlassen.

Phase 4: Durchsehen

 
Sehen Sie alle Ihre Listen, Kalendereinträge und Eingangskörbe regelmäßig durch und sortieren Sie aus, was nicht mehr relevant ist.

Arbeiten Sie nach, was Ihnen entgangen ist oder planen Sie, was bald ansteht. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft Sie es brauchen, um das Gefühl von Sicherheit zu halten. Das nimmt zwar etwas Zeit in Anspruch, gibt Ihnen als Ergebnis allerdings eine Gesamtübersicht und die Kontrolle über alle Tätigkeiten und Aufgaben.

Wir empfehlen Ihnen für das Durchsehen den Wochenüberblick. Erfahren Sie mehr über Ihre wöchentliche Durchsicht mit einer Anleitung der einzelnen Schritte und lassen Sie sich an diese Routine mit einer Mail erinnern.

Phase 5: Erledigen

 
Die letzte der fünf Phasen befasst sich nun mit dem noch ausstehenden Element: dem Erledigen. Worum es hier geht ist einfach: Tun Sie das, was Sie sich als Aufgabe/nächsten Schritt definiert haben!

Sie fragen sich jetzt, was Sie aus der langen Liste zuerst anpacken sollen?

Spätestens in dieser Phase ergibt das Verarbeiten (Phase 2) Sinn. Suchen Sie sich aus einer Kategorie etwas aus, mit welcher Sie sich in diesem Moment beschäftigen können. Sie sind im Büro? Dann schauen Sie nicht in die Liste „Besorgungen“ – das belastet nur Ihren Kopf. Sie sitzen im Flugzeug? Dann schauen Sie nicht in die Liste „Anrufe“, denn telefonieren ist gerade nicht möglich. Vielleicht haben Sie eine Liste erstellt mit dem Namen „PC unterwegs“, in welcher Dokumente abgelegt sind, die es für Sie durchzuarbeiten gilt, ohne einen Online-Zugang zu brauchen. Schauen Sie also nur in die Kategorie, die Sie gerade auch erfüllen können.

Und wenn Sie nur noch 20 Minuten Zeit haben und danach der Feierabend auf Sie wartet: beginnen Sie besser nicht mit der Budgetplanung für das nächste Jahr. Suchen Sie stattdessen nach einer Aufgabe, die besser zu Ihrem momentanen Zeit- und Energiepensum passt.