LEIDEN SIE UNTER E-MAIL-INKONTINENZ?
DIE E-MAIL-FLUT BEWÄLTIGEN MIT GTD

Bekommen Sie Ihre E-Mail-Flut wieder in den Griff

Beschwerden über Berge von E-Mails zu hören, ist ein Berufsrisiko in unserer Branche. Doch das Seltsame daran ist, dass die Beschwerden sowohl von Leuten kommen, die 30 Mails pro Tag erhalten, als auch von jenen, die 300 bekommen. Ganz gleich wie hoch die Zahl ist, wir haben mehr Einfluss auf die Anzahl und die Geschwindigkeit, in der wir sie erhalten, als wir glauben. Wir haben keine totale Kontrolle, gleichzeitig habe ich bemerkt, dass ich trotzdem in der Lage bin, die Menge an Inputs, die ich erhalte, positiv oder negativ zu beeinflussen.

 

Es gibt drei Dinge, auf die Sie Einfluss haben:

 

1. Nicht schnell genug (oder gar nicht) zu antworten

Ich habe mit Kunden gearbeitet, bei denen 15-20 % der Inputs, die sie erhalten, von Leuten waren, die eine Reaktion auf eine frühere Mail forderten. Wenn Ihr Umfeld nicht mehr auf Ihre Fähigkeit vertraut, zeitnah zu antworten, entwickelt es Bewältigungsstrategien , wie z. B. eine Erinnerung im eigenen System zu aktivieren, um Ihnen erneut zu mailen oder Sie anzurufen, um sicherzugehen, dass Sie die letzte Mal erhalten haben, oder – noch schlimmer – persönlich zu kommen und Sie zu stören, um eine Antwort auf die Mails zu erhalten.

 

2. Zu schnell antworten

Wenn ich zu viel Zeit in meinem Posteingang verbringe, antworte ich oft zu schnell auf Mails und – folglich – antworte ich auf dieselbe Kette und all die verschiedenen Kommentare, die 5-10x pro Tag kopiert werden, wenn ein- oder zweimal ausreichend gewesen wären. Einige der Themen sind vielleicht sogar schon behandelt worden, bis ich am Ende des Tages dazu komme.

Ein Teil der Herausforderung besteht darin – als Neuigkeitsjunkie – dass das Arbeiten an etwas Neuem (und einer oft schnell erledigten und leichten Aufgabe) einen unmittelbaren Erfolg bringt, im Gegensatz zur Arbeit an Altem und Strategischem.

Der andere Teil besteht in der Rückkehr zu unseren Tagen als Macher und Entscheider von Dingen, die sichtbar sind. Wir tun dies, weil es sich gut anfühlt, einen Fortschritt zu sehen, irgendeinen Fortschritt, auch wenn es nur die kleine Zahl ist, die uns sagt, wie viele Mails in unserem Posteingang sind. Aber die Zahl der Mails abzuarbeiten, hängt mehr mit meiner Neurose zusammen als mit dem Bedürfnis der Welt, in kürzester Zeit von mir zu hören. Es besteht ein großer Unterschied zwischen der Antwort, weil ich antworten will und der aktuellen Notwendigkeit meiner Antwort.

 

3. Mails nach Büroschluss oder am Wochenende senden 

Verhält sich ähnlich wie beim vorherigen Punkt, denn wenn ich das tue, befriedige ich nur mein eigenes Bedürfnis danach, ein paar Sachen zu erledigen und für morgen oder Montagmorgen einen Schritt voraus zu sein. Die Herausforderung besteht darin: Es ist wie ein Wettrüsten, das schief geht – wenn ich um 22:00 Uhr auf eine E-Mail antworte, erhalte ich sie oft um 22:30 Uhr retour. Die E-Mail-Inkontinenz hält mich davon ab, jemals das Spiel, meinen Posteingang zu leeren, zu „gewinnen“. Was noch schlimmer ist, ich leiste meinen Beitrag zu der „allzeit bereit“-Kultur – ein erheblicher Stressfaktor am Arbeitsplatz – vor allem wenn ich der Chef bin.

 

Einige Lösungsvorschläge

Entscheiden Sie sich für eine Strategie zur E-Mail-Beantwortung für sich selbst/das Team/das Unternehmen – was können andere von Ihnen im Hinblick auf Antwortzeiten erwarten/nicht erwarten? Ihre Entscheidung wird sowohl von der Beschaffenheit Ihrer Arbeit als auch von Ihrer Unternehmenskultur beeinflusst, doch für die meisten Menschen würde eine Beantwortungszeit von 24 oder 48 Stunden eine erhebliche Verbesserung ihres Antwortverhaltens darstellen.

 

Erziehen Sie sich gegenseitig

Es ist so: Wenn Sie jemals einen Hund besessen haben, wissen Sie, dass Ihr Hund während der gesamten Zeit, in der Sie ihn erziehen, daran arbeitet, Sie zu erziehen. Wenn Sie jedes Mal die Tür öffnen, wenn der Hund daran kratzt, wer ist dann wohl erzogen worden?

Dasselbe gilt für unsere Kommunikationsnetzwerke. Wenn Sie Ihre Antwortzeit auf 10 Minuten festlegen, weil Sie immer alles gleich beantworten, wenn es hereinkommt, dann dürfen Sie sich nicht wundern, wenn Sie Ihre Kontakte nerven, weil Sie Ihnen erst nach ein paar Stunden antworten. Andererseits, wenn andere daran gewöhnt sind, alle 24 Stunden und nicht alle 24 Minuten eine Antwort zu erhalten, haben Sie sich einen erheblichen Zeitpuffer geschaffen, in dem Sie arbeiten und Ihre Zeit strategisch nutzen können.

Wenn ich diese Möglichkeit bei Workshops in den Raum stelle, höre ich manchmal: „Ja, aber mein Chef flippt aus, wenn er nicht sofort eine Antwort erhält.“ Das mag einige Male passiert sein, doch ich denke, dies ist genauso Teil des Mythos, der sich rund um das Bedürfnis, sofort zu antworten, gebildet hat. Manchmal ist es notwendig, doch selbst der anspruchsvollste Chef wird nicht erwarten, dass Sie mit Lichtgeschwindigkeit auf alle Mails antworten, die vom Rücksitz eines Taxis auf dem Weg zum Flughafen kommen. Nicht jede Mail. Sie werden dafür bezahlt, sofort auf dringende Mails zu antworten und nicht jede Mail so zu behandeln, als wäre sie dringend. Das macht einen großen Unterschied.

 

Nutzen Sie den "Entwürfe"-Ordner

Erklären Sie eine E-Mail-Amnestie – arbeiten Sie, wenn Sie wollen, aber schicken Sie nach einer bestimmten Uhrzeit oder an Wochenenden nichts mehr raus. Verwenden Sie nach 19:00 Uhr oder an Wochenenden „Entwürfe“. In meiner ein wenig plumpen und leicht skatologischen Metapher sind „Entwürfe“ die Windel, die alle davon abhalten… ich glaube, Sie verstehen mich. Nach einigen lockeren Selbstexperimenten kann ich sagen, dass es eine vollkommen andere Erfahrung ist, meinen Posteingang aufzuräumen, wenn ich weiß, dass ich nichts von dem, was über Nacht hereinkommt, selbst hervorgerufen habe. Jeden Morgen um 7:00 Uhr endet der Waffenstillstand und ich bin zurück in der Schusslinie.

Wenn es dringend ist, beantworte ich Anfragen auch nach 19:00 Uhr, doch während des 6-monatigen Versuchs gab es nur eine Handvoll Situationen, in denen ich meine Strategie ändern musste und es gab keine signifikanten Ausfälle, die aus der Umsetzung der Strategie resultierten.

Versuchen Sie es; ich vermute, niemand wird es merken und wenn doch, wird sich keiner darüber beschweren, dass Sie am Wochenende keine Mails mit neuen Problemen versenden, während alle anderen versuchen, Zeit mit Ihrer Familie und Freunden zu verbringen.

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