DIE ZWEI-MINUTEN-REGEL
KLEINE REGEL, GROSSE WIRKUNG

Produktivitätssteigerung in nur 10 Minuten

Wie wäre es, wenn Sie mit nur einer einzigen Regel sofort produktiver und entspannter werden? Mit der Zwei-Minuten-Regel geht’s. Diese Regel ist einfach, sofort umsetzbar (selbst als Nicht-GTDler) und hat einen unmittelbaren Effekt auf Ihre Produktivität. Ihr Inhalt: Erledigen Sie jede Aufgabe, die nur zwei Minuten oder weniger beansprucht, sofort.

In diesem Artikel:

  • Was ist die Zwei-Minuten-Regel?
  • Wann wird sie angewendet?
  • Was bringt sie?

Die Zwei-Minuten-Regel

Die Selbstmanagement-Methode Getting Things Done ist ein umfassendes System, mit dem Sie Ihr gesamtes Leben produktiver und stressfreier führen können.

Im Idealfall setzen Sie alle Elemente von GTD ein, um die volle Wirkung zu entfalten. Noch nicht so weit? Dann beginnen Sie mit einzelnen Elementen. Die Zwei-Minuten-Regel ist ein solches Element, dass Ihnen sofort mehr Wohlbefinden und Effizienz bringt. Einige unserer Seminarteilnehmer berichten immer wieder, es sei der beste Ratschlag, den sie seit langem bekommen haben:

„Erledigen Sie alle Aufgaben sofort, die weniger als zwei Minuten dauern.“

So simpel dieser Ratschlag auch klingt, so groß ist sein Nutzen. Denn gerade die kleinen Themen (Mail kurz beantworten, Kontaktdaten schicken, Überweisung erledigen etc.), die Platz in Ihrem Kopf beanspruchen kosten Energie, wenn Sie sie nicht sofort erledigen. Probieren Sie es aus und überzeugen Sie sich selbst.

Der GTD Workflow: An welcher Stelle wird die Zwei-Minuten-Regel angewendet?
Für alle, die den GTD Workflow bereits nutzen: die Zwei-Minuten-Regel ist Bestandteil der Phase „Verarbeiten“.
Nachdem Sie sich aus Ihren Verpflichtungen eine Aufgabe herausgesucht und auf die Frage „Ist mit dieser Aufgabe eine Aktion erforderlich?“ mit „Ja“ geantwortet haben, gibt es drei Möglichkeiten, weiter damit zu verfahren:

  • Sie können die Aufgabe an jemanden delegieren,
  • Sie können die Aufgabe auf einen anderen Zeitpunkt verschieben oder
  • Sie können die Aufgabe sofort erledigen, wenn dies in zwei Minuten möglich ist.

Und genau das ist bereits der Inhalt dieser Regel: Eine Tätigkeit, die sich in zwei Minuten (oder weniger) abarbeiten lässt, sollte direkt erledigt werden.

Natürlich können Sie die Zwei-Minuten-Regel auch dann anwenden, wenn Sie GTD noch nicht implementiert haben.


Praxistipp

Nehmen Sie sich an dieser Stelle Ihre Uhr hervor und stellen Sie die Stoppuhr auf zwei Minuten, bevor Sie diesen Text zu Ende lesen.

Fertig?
Dann können Sie nun gerne weiterlesen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie weit Sie in den nächsten zwei Minuten kommen werden.

Sie werden überrascht sein, was in zwei Minuten alles möglich ist
Falls Sie sich fragen, welche Aufgaben alle zu denen gehören, die sich in zwei Minuten erledigen lassen, geben wir Ihnen gern einige Beispiele:

  • Mails (viele Mails lassen sich in nur zwei Minuten erledigen)
  • Anrufe (zumindest einige)
  • Ausdrucken oder Ablegen von Dokumenten
  • Überweisungen
  • Bestellungen (Material, Bücher, Privates)

Der Nutzen: Sie haben es erledigt und aus Ihrem Kopf.

Der Effekt auf Ihren Maileingang
Gehen wir von dem Beispiel der Beantwortung einer E-Mail aus. Ein häufig beobachteter Prozess im Umgang mit Mails ist dieser:

  • Sie erhalten die Mail und nehmen Sie wahr
  • Sie lesen oder überfliegen die Mail
  • Sie machen sich kurz Gedanken
  • Sie setzen sie auf „ungelesen“ (weil Sie die Zwei-Minuten Regel noch nicht beherzigen)
  • Sie lesen die nächste Mail

Fühlen Sie sich ertappt? Den meisten Teilnehmern unserer Seminare geht es genau so. Ist das produktiv? Nein (auch das ist den meisten bereits klar). Die E-Mail wurde einmal gelesen, gedanklich durchdacht und dann entschlossen, sie nicht zu bearbeiten.Was als nächstes passiert ist also, dass es diese nicht verarbeitete E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu lesen und zu durchdenken gilt. Wird nämlich mit vielen Aufgaben so verfahren, ist es unmöglich, sich alle Gedanken dazu zu merken. Sie starten den Prozess also erneut und verwenden somit die doppelte Zeit darauf. Und bei verschwendeter Zeit alleine bleibt es nicht. Auch körperliche und geistige Energie verpufft und sorgt dafür, dass Sie sich am Ende eines Tages erschöpft fühlen, obwohl Sie nicht den Eindruck haben, als hätten Sie viel erledigt (was in diesem Beispiel auch so ist).

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Das bringt die Zwei-Minuten-Regel

Stattdessen greift bei GTD die Zwei-Minuten-Regel. Sie lesen die E-Mail, durchdenken Sie (automatisch), entscheiden nun, was damit zu tun ist und beantworten sie direkt (wenn zwei Minuten dafür ausreichen).

Versuchen Sie es und nehmen Sie sich Ihre Aufgaben im „Eiltempo“ vor: Begrenzen Sie Ihre Zeit bewusst und beobachten Sie, wie viel Sie in der Lage sind zu tun. Und beobachten Sie auch, wie sich das für Sie anfühlt. Auch wenn es viele kleine Dinge sind – Sie bringen jede Menge Projekte oder Tätigkeiten einen Schritt voran.

Es ist sehr motivierend, zehn kleine Dinge zu erledigen, statt Ihre Zeit etwas Großem zu widmen, bei dem sich dann vielleicht nicht mal etwas tut. Das Gefühl, etwas abgearbeitet zu haben, ist sehr erhebend und schüttet sogar Glückshormone aus. Ihrem Gehirn ist es dabei egal, ob es ein weltbewegender Schritt war oder nur eine Antwort per E-Mail an einen Kollegen.

Die Kollegen oder Mitarbeiter wiederum sind dankbar, wenn sie dank Ihrer Antwort weiterarbeiten können und fühlen sich entlastet, da kein weiteres Warten auf eine Antwort mehr Zeit raubt.

Übung: Eine Woche mit der Zwei-Minuten-Regel

Und, hat die Stoppuhr bereits geklingelt? Nein? Nun sehen Sie, dass sich in zwei Minuten häufig viel mehr schaffen lässt, als vielleicht erwartet. Probieren Sie doch eine Woche lang folgende Übung und beobachten Sie, wie sie sich auf Sie, Ihre Arbeit und Ihr Umfeld auswirkt:

Nehmen Sie sich täglich einen Zeitraum von 15 bis 20 Minuten, in dem Sie sich ausschließlich um „Kleinzeug“ kümmern. Pro Aufgabe können Sie sich auf zwei Minuten begrenzen (im Idealfall schaffen Sie es also, zehn oder sogar mehr Dinge voran zu bringen). Fokussieren Sie sich in diesen zwei Minuten nur darauf – nehmen Sie gerne die Stoppuhr als Unterstützung. Sie werden schnell feststellen, dass Antworten auf E-Mails häufig sogar noch schneller erledigt sind. Auch das Sprechen auf die Mailbox eines Kunden wird selten länger als zwei Minuten dauern.

Wenn Sie während dieser Übung auf Dinge stoßen, die Ihnen sogar zu unwichtig sind, um Ihnen zwei Minuten Zeit zu schenken: Weg damit! Entsorgen oder löschen Sie die Aufgabe direkt.

Tipp für GTDler:
Ist in den zwei Minuten die Sache erledigt, dann machen Sie einen Haken in Ihrer nächsten Schritte Liste daran. Folgt daraus ein nächster Schritt: Halten Sie ihn in Ihrem System fest und legen Sie ihn in der passenden Kategorie ab.

Von der Last, etwas zu tun, hin zum Frieden, etwas erledigt zu haben.

Julia Louise Woodruff

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