WIE „GEHT“ GTD?
EIN ÜBERBLICK ÜBER GTD UND DIE 5 PHASEN

Die Essenz von Getting Things Done

Sie haben von Selbstmanagement oder der Methode GTD gehört und wollen mehr erfahren? Vielleicht wollen Sie auch herausfinden, was die Methode ausmacht, bevor Sie sich intensiver damit befassen.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über:

  • Was GTD bedeutet und worum es sich dabei handelt
  • Die 5 Phasen von GTD (das Herzstück der Methode)
  • Wie Sie GTD am besten lernen

Getting Things Done – Ursprung und Grundidee

Getting Things Done® (GTD) ist eine Selbstmanagement Methode, die von David Allen entwickelt wurde. David Allen ist seit über 20 Jahren führender Management-Berater und hat aus eigenen Erfahrungen und Erkenntnissen in seinen Beratungen herausgefunden, wo die größten Schwachpunkte in der persönlichen Organisation vieler Menschen liegen und wie diese behoben werden können.

Getting Things Done (dt. „Wie ich die Dinge geregelt kriege“) gibt einfache, konkrete und sofort anwendbare Tipps und Schritte, wie jeder seine persönliche Produktivität vermehren kann, während gleichzeitig der Stresspegel sinkt.

Neben dem Best-Seller Buch von David Allen ist GTD mittlerweile eine eingetragene Marke mit lizenzierten GTD-Trainern auf fast allen Kontinenten und in über 50 Ländern. Von diesen Trainern kann jeder in der Praxis lernen, wie GTD funktioniert und wie es im individuellen Alltag angewendet werden kann.

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Warum GTD als Selbstmanagement Methode?

Es gibt unterschiedliche Methoden, die mehr Effizienz und weniger Stress durch Selbstmanagement versprechen. Was macht GTD so erfolgreich?

Einfach und verständlich

 
Getting Things Done ist leicht verständlich, für jeden sofort anwendbar und braucht nicht das Erlangen umfassenden Wissens, bevor es erste Erfolge zeigt. Es gibt hilfreiche Tipps, wie über das Managen der eigenen Zeit hinaus das gesamte Leben in den Griff zu bekommen ist. Privat- und Arbeitsleben werden zusammen betrachtet, da das eine immer einen großen Einfluss auf das andere ausübt.

Entlastung und Orientierung

 
Das Ziel von GTD ist es, das persönliche Wohlbefinden zu steigern, indem Sie sowohl die Kontrolle über alle persönlichen Aufgaben erlangen als auch eine Perspektive, wozu die einzelnen Aufgaben überhaupt gebraucht werden.

Best Practice Ansatz vs. feste Strukturen

 
GTD ist ein anwendungsorientiertes Modell, das sich über die Nutzung in der Praxis entwickelt und weiterentwickelt hat. Statt einem starren System zu folgen, setzt es auf dem persönlichen Ordnungssystem und den Bedürfnissen seiner Nutzer auf. Es sieht also davon ab, einen detaillierten Tagesablauf vorzuschlagen und gibt auch kein Muster vor, in welcher Reihenfolge Prioritäten zu setzen sind. All dies hat sich in der Realität kaum bewährt, da diese Vorgaben auf lange Sicht ohnehin kaum einhaltbar sind, wenn sie von außen vorgegeben werden.

GTD gibt stattdessen praxisbezogene Empfehlungen, Tipps und Tricks, die zu mehr Produktivität und Kreativität führen und Stress reduzieren. Daneben ist auch die Reflektion eigener Denkmuster sehr hilfreich.

 

Sie müssen Ihren Kopf benutzen, um die Dinge aus dem Kopf zu bekommen.

– David Allen

Ein Kern von GTD: Die 5 Phasen

Um dem Ziel der Kontrolle über die eigenen Tätigkeiten, Termine und Aufgaben näher zu kommen, ist es wichtig, sich einen Überblick über alles zu schaffen. Mit den folgenden fünf Phasen gelingt es Ihnen – und noch viel mehr.

Phase 1: Sammeln (den Kopf leeren)

 
In der heutigen Zeit erhalten wir alle von unterschiedlichen Seiten und aus unterschiedlichen Medien eine Flut von Input. Sei es per Post, Telefon, SMS, E-Mail, sozialen Netzwerken, Intranet oder aus persönlichen Gesprächen. Diese Fülle an Information gilt es auf irgendeine Art zu fangen.

Die erste Phase, das Sammeln, ist dazu da, alle irgendwo angefallenen Punkte zu erfassen. Nehmen Sie sich die Zeit, aus allen Medien (wie Mails, Notizen, Mailboxnachrichten, Artikel usw.) die relevanten Informationen heraus zu sammeln. Schreiben Sie sie auf, bis nichts mehr an Input übrigbleibt. Machen Sie das gleiche mit Ihren Gedanken: Notieren Sie alles, was in Ihrem Kopf herumgeistert und Ihre Aufmerksamkeit beansprucht. Schreiben Sie es unsortiert auf. Wir nennen dies „Gedankensammlung“.

Sie haben am Ende einen großen Stapel mit Notizen vor sich liegen (elektronisch oder auf Papier). Wichtig ist, dass dieser Stapel regelmäßig sortiert wird.

Der aus dem Sammeln entstehende Vorteil ist, dass es ungemein entlastend ist, alle Gedanken aus seinem Kopf zu befreien.

Phase 2: Verarbeiten

 
Im nächsten Schritt nehmen Sie sich jeden einzelnen gesammelten Punkt nacheinander vor und verarbeiten ihn mit folgendem Prozess:
Durchdenken Sie genau ein Mal, was mit der Aussage, dem Gedanken oder der nun vor Ihnen liegenden Aufgabe geschehen soll.

Nutzen Sie folgende Fragen für jedes einzelne Fragment:

  1. Was ist es? Eine Aufgabe? Ein Termin? Eine Idee für die Zukunft? Ein Wunsch?
  2. Ist eine Aktion erforderlich? Muss etwas damit passieren? Darauf gibt es nur 2 mögliche Antworten: Ja oder nein. Wenn keine Aktion erforderlich ist: Schmeißen Sie es weg, legen Sie es für später auf Wiedervorlage oder ordnen Sie es als Referenzmaterial in eine Mappe ein.
  3. Was ist der nächste Schritt? Wenn eine Aktion erforderlich ist, stellt sich die Frage, was nun als nächstes damit passieren soll. Schreiben Sie sich daraus resultierend den ersten nächsten, konkreten und sichtbaren Schritt auf. Mehr nicht. Formulieren Sie einen kurzen Satz, keinen Stichpunkt, und verwenden Sie Verben. Beispiel: „Reisebüro Schönwars anrufen“

 
Hier folgt die nächste Entlastung: alles, was keine Aktion erfordert, ist erledigt und braucht somit keine weitere Aufmerksamkeit oder Speicher in Ihrem Kopf. 

Phase 3: Organisieren

 
Listen und Schritte aufschreiben kennen die meisten. Doch häufig bleiben diese unbearbeitet und verschwindet dann in irgendeiner Schublade.

Nun kommt ein spezieller Tipp von GTD:

Ordnen Sie Ihre nächsten Schritte kontextbezogenen Listen zu. Ist ein nächster Schritt beispielsweise „Blumenkübel für Balkon kaufen“ dann ordnen Sie ihn in eine Liste „Besorgungen“ ein. „Susanne wegen des Finanzmeetings am 12.7. anrufen“ gehört dann in die Liste „Anrufe“.

David Allen empfiehlt in seinem Buch erste sinnvolle Kategorien, mit denen Sie anfangen können, zu arbeiten. Welche Listen bzw. Kategorien Sie selbst als nützlich empfinden ist natürlich Ihnen überlassen.

Phase 4: Durchsehen

 
Sehen Sie alle Ihre Listen, Kalendereinträge und Eingangskörbe regelmäßig durch und sortieren Sie aus, was nicht mehr relevant ist.

Arbeiten Sie nach, was Ihnen entgangen ist oder planen Sie, was bald ansteht. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft Sie es brauchen, um das Gefühl von Sicherheit zu halten. Das nimmt zwar etwas Zeit in Anspruch, gibt Ihnen als Ergebnis allerdings eine Gesamtübersicht und die Kontrolle über alle Tätigkeiten und Aufgaben.

Wir empfehlen Ihnen für das Durchsehen den Wochenüberblick. Erfahren Sie mehr über Ihre wöchentliche Durchsicht mit einer Anleitung der einzelnen Schritte und lassen Sie sich an diese Routine mit einer Mail erinnern.

Phase 5: Erledigen

 
Die letzte der fünf Phasen befasst sich nun mit dem noch ausstehenden Element: dem Erledigen. Worum es hier geht ist einfach: Tun Sie das, was Sie sich als Aufgabe/nächsten Schritt definiert haben!

Sie fragen sich jetzt, was Sie aus der langen Liste zuerst anpacken sollen?

Spätestens in dieser Phase ergibt das Verarbeiten (Phase 2) Sinn. Suchen Sie sich aus einer Kategorie etwas aus, mit welcher Sie sich in diesem Moment beschäftigen können. Sie sind im Büro? Dann schauen Sie nicht in die Liste „Besorgungen“ – das belastet nur Ihren Kopf. Sie sitzen im Flugzeug? Dann schauen Sie nicht in die Liste „Anrufe“, denn telefonieren ist gerade nicht möglich. Vielleicht haben Sie eine Liste erstellt mit dem Namen „PC unterwegs“, in welcher Dokumente abgelegt sind, die es für Sie durchzuarbeiten gilt, ohne einen Online-Zugang zu brauchen. Schauen Sie also nur in die Kategorie, die Sie gerade auch erfüllen können.

Und wenn Sie nur noch 20 Minuten Zeit haben und danach der Feierabend auf Sie wartet: beginnen Sie besser nicht mit der Budgetplanung für das nächste Jahr. Suchen Sie stattdessen nach einer Aufgabe, die besser zu Ihrem momentanen Zeit- und Energiepensum passt.

Wie kann GTD erlernt werden?

Wenn diese Erläuterung der Basis von Getting Things Done als Selbstmanagement Methode Ihr Interesse geweckt hat und Sie noch mehr Wissen erfahren wollen, um Ihre Produktivität zu steigern, dann besuchen Sie uns in einem unserer offenen Seminare. Wir bieten in regelmäßigen Abständen in vielen Städten in Deutschland, Österreich und der Schweiz als Lizenzpartner der David Allen Company eintägige Seminare an, an denen jeder teilnehmen kann.

In nur einem Tag lernen Sie anhand vieler Praxisbeispiele, wie die Methode funktioniert und wie Sie diese am besten für sich nutzen. Danach haben Sie alles, was Sie benötigen, um sich selbst mit GTD zu organisieren und dadurch stressfreier und produktiver zu werden. Überzeugen Sie sich selbst, was GTD Ihnen bringen kann.

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GTD - Level 1: Grundlagenseminar

GTD - Level 1: Grundlagenseminar

Datum: Mittwoch, 06.02.2019
Ort: Design Offices Stuttgart Mitte
Zeit: 09:00 bis 17:00 Uhr

Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier in dieser Datenschutzerklärung.

Haben Sie Fragen oder möchten mehr zu GTD erfahren?

Sprechen Sie uns an unter +49 (0)30 520 05 69 62 und info(at)next-action.de, wenn Sie Fragen haben oder mehr zu GTD erfahren möchten. Einen Überblick zur Methodik und unseren nächsten Seminarterminen finden Sie hier. Das Leben ist zu kurz, um mit unerledigten Aufgaben zu hadern. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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