SCHREIBTISCHORGANISATION –
MEHR ÜBERSICHT AM ARBEITSPLATZ

Wie Sie Ihren Schreibtisch optimal organisieren

Nichts drosselt die eigene Produktivität stärker und erzeugt mehr unnützen Stress als Chaos am Arbeitsplatz. Egal ob Zuhause oder im Büro: Sie lassen sich leichter ablenken, sind unkonzentriert und neigen eher dazu, zu prokrastinieren. Dabei kann Ihnen schon eine Reihe simpler Tipps für eine optimierte Schreibtischorganisation dabei helfen, am Arbeitsplatz den Überblick zu behalten und die gewünschte Ordnung zu schaffen. 

 

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Schreibtischorganisation oder: das Geheimnis effizienter und produktiver Arbeit

"Was ist das?" – "Warum ist das hier?" – "Was soll ich damit tun?" – "Wo ist, was ich jetzt brauche?" Die fürchterlichen Stimmen im Kopf, die beim Anblick eines überquellenden Schreibtisches ertönen – wer kennt sie nicht? Fragen wie diese sind nicht nur lästig, sondern rauben Zeit und Energie. Und diese fehlen uns, um effizient zu arbeiten und unsere Ideen zu verwirklichen.

Kein Wunder also, dass unsere Aufgaben liegen bleiben, Projekte sich endlos hinauszögern und die kreative Schaffenslust bereits im Ansatz vergeht. Chaos am Arbeitsplatz führt zu Chaos im Kopf und umgekehrt. Den Mythos vom Genie, das das Chaos beherrscht, glaubt in unserer heutigen Wissensgesellschaft niemand mehr.

Stifte und Unterlagen ständig erst suchen zu müssen ist nicht nur mühevoll und unproduktiv – es blockiert uns regelrecht. Unbewusst sträuben wir uns förmlich gegen Arbeit und Aufgaben, wenn unser Schreibtisch uns mit Kopfzerbrechen straft. So entfernen wir uns vom Geheimnis der Produktivität, das David Allen wie folgt beschreibt:

Das große Geheimnis effizienten und produktiven Denkens und Handelns besteht darin,
die richtigen Dinge zur richtigen Zeit in den Fokus zu rücken. 

Der erste Schritt, um stressfrei produktiv zu sein, beginnt also mit einer optimalen Arbeitsplatzorganisation. Wenn wir unseren Schreibtisch nach bestimmten Prinzipien bestmöglich organisieren, erschließen sich uns die erstaunlichsten Ressourcen. Und die Zeit, die wir zum Aufräumen brauchen, wird durch die Freude an der Arbeit umso stärker aufgewogen.

 

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Im persönlichen Coaching an Ihrem Schreibtisch organisieren mit Ihrem Coach alles, was für Sie wichtig ist:

  • Sie entlasten Ihren Kopf
  • Sie befreien Ihren Schreibtisch und leeren alle Posteingänge
  • Sie organisieren alle Ihre unerledigten Aufgaben und Anfragen
  • Sie haben die Übersicht über Ihre Projekte und Aufgaben (beruflich und privat)
  • Sie gehen gelassen mit plötzlichen Herausforderungen um
  • Sie entdecken überflüssige Zeitfresser sofort und wissen diese zu vermeiden

Das große Aufräumen: Sortieren Sie Ihren Schreibtisch mit Getting Things Done

Ein Schreibtisch, ein Wochenende, ein einziges Ziel: Ordnung schaffen und die Systeme installieren, die Sie für immer aus dem Chaos befreien können. Das Getting Things Done Prinzip setzt den Hebel genau dort an, wo Sie Ihre Welt aus den Angeln heben können: am eigenen Schreibtisch.

Der Schreibtisch ist in den meisten Fällen der zentrale Ort an Ihrem Arbeitsplatz, von dem aus Sie Ihre Dinge geregelt bekommen. Ihm sollte mehr Aufmerksamkeit gegeben werden, als es in der Regel üblich ist. Am leichtesten ist es, wenn Sie eine gründliche Aufräumaktion starten. Blockieren Sie sich am besten direkt ein ganzes Wochenende Zeit dafür. Wenn Sie sich einen zu kurzen Zeitraum freihalten, verfallen Sie nur in ein selbstgemachtes Stressgefühl. Planen Sie daher lieber mehr Zeit ein, schauen Sie nicht auf die Uhr und freuen Sie sich über die gewonnenen Momente, wenn Sie doch schon früher fertig sind. 

Der Prozess, den Sie beim Aufräumen durchlaufen, gibt Ihnen ein Gefühl der entspannten Kontrolle, welches Sie noch nie zuvor erfahren haben. Dieses positive Gefühl führt zu realen Fortschritten der Dinge und Aufgaben, die für Sie in Ihrem Leben gerade jetzt von Bedeutung sind. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Handelt es sich um Ihren Arbeitsplatz im Büro werden Ihre Kollegen am Montag nicht schlecht schauen, was Sie alles geschafft haben. Und vielleicht werden Sie sogar ein Vorbild in Ihrer Abteilung und stecken auch Ihre Teammitglieder an, einen Arbeitsplatz-Frühjahrsputz durchzuführen.


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Ein System cleverer Tricks

Haben Sie schon einmal Arbeitsdokumente mit nach Hause genommen, die Sie am nächsten Tag wieder unbedingt mitnehmen mussten? Wie haben Sie sich das letzte Mal daran erinnert, zur Firmenfeier ja nicht ohne das liebevoll gewählte Geschenk zu erscheinen?

Vielleicht haben Sie das Dokument auf Ihre Schuhe gelegt oder das Geschenk auf Ihre Schlüssel. Dadurch konnten Sie es gar nicht vergessen, denn Sie mussten durch Ihre gewohnten Handgriffe zwangsläufig darauf stoßen. Genialer Trick! Und er funktioniert immer wieder, in den verschiedensten Situationen! Oft sind es die simplen Tricks, die unser Leben erleichtern können.

Was anderes haben Sie gemacht, als eine Strategie eingesetzt, auf die Sie sich verlassen können? Sie haben einen Trick genutzt, nicht mehr und nicht weniger. Und oft sind es genau diese kleinen Tricks, die uns das Leben in Summe erleichtern und unsere Produktivität erhöhen.

So beruht die Organisation Ihres Arbeitsplatzes mit Getting Things Done ebenfalls auf einer Reihe von Strategien und Tricks. Häufig kann die Anwendung nur einiger weniger Tricks schon Ihr Leben so weit verbessern, dass Ihre Experimentierfreude spürbar steigt. Beginnen Sie also heute damit, eine der folgenden Strategien für die optimale Schreibtischorganisation umzusetzen. Oder am besten gleich alle.

Praxis-Tipps

Was also können Sie nun praktisch tun, um Ihren Schreibtisch und Arbeitsplatz nach einem verlässlichen System zu organisieren?

Das Portal zum richtigen Workflow: Einen Eingangskorb anlegen

Der erste Schritt des Workflows nach GTD ist das Sammeln: Alles, was unsere Aufmerksamkeit bindet, soll in so wenigen Behältern wie möglich gesammelt werden. So schaffen wir nicht nur Platz im Kurzzeitgedächtnis, sondern beginnen den eigentlichen Prozess des Selbstmanagements.
 

Alles, was unsere Aufmerksamkeit hält, sollte in so wenig Behältern wie möglich gesammelt werden.
 

Für Ihren Schreibtisch bedeutet das: Legen Sie sich einen physischen Eingangskorb an. Das kann eine Briefablage sein, in der ankommende Projektunterlagen, Dokumente und Notizen den Weg zu Ihnen finden. Sobald etwas in dieser Ablage landet und nach Ihrer Aufmerksamkeit ruft, schicken Sie es durch die fünf Phasen des Workflows.

Bemühen Sie sich, diesen Eingangskorb immer leer zu halten, um maximale Klarheit und Ordnung sicherzustellen.

 

Das schwarze Loch übervoller Schubladen: Entrümpeln für Klarheit und Fokus

Räumen Sie alle Schubladen aus und entleeren Sie den Inhalt in den Eingangskorb. Nehmen Sie danach jedes Ding aus dem Korb maximal einmal zur Hand. Überlegen Sie sich, was Sie damit tun müssen – ja, ob es überhaupt eine Handlung verlangt. Ein Grundprinzip lautet: Alles, was Sie innerhalb der nächsten sechs Monate nicht mehr benötigen, können Sie getrost entsorgen.

Allein schon Ihre Schubladen zu entrümpeln, befreit den Geist und schärft den Fokus. Für die Zukunft jedoch gilt: Eine Schublade darf nicht mehr als zu drei Viertel angefüllt sein. Vollgestopfte Schreibtischschubladen bleiben nicht nur ungeöffnet, sondern zerstören den Fokus und vernebeln das Denken.
 

Eine Schublade sollte nicht mehr als zu drei Viertel angefüllt sein.
 

"Und was mache ich mit Dingen, die ich jetzt zwar nicht brauche, aber später vielleicht interessant sein könnten?" Auch dafür bietet Getting Things Done eine hilfreiche Lösung an: das allgemeine Referenzsystem.

Ordnung von A bis Z: Das allgemeine Referenzmaterial

Eines der größten Hindernisse für optimale Selbstorganisation ist, kein allgemeines System für Referenzmaterial zu haben. Gemeint ist ein physischer Ordner, in den Sie nützliches oder interessantes Material einsortieren: Broschüren, Notizen, Dokumente, aber auch Gegenstände wie Schlüssel, Mitgliedskarten oder USB-Sticks. Dieses System ist eine erweiterte Form Ihrer privaten Bibliothek.

Wichtig ist, dass es sich schnell und funktional verwenden lassen, ja sogar Spaß machen soll. Denn nur so können Sie den Prozess des Sammelns und Verarbeitens in Gang halten, der die einzigartige Stärke von GTD ist.

Alles, was in diese Mappe wandern soll, ermitteln Sie durch folgende Fragen:

  • Was könnte potenziell von Interesse für mich sein?
  • Welche Informationen sollten jeden Augenblick für mich verfügbar sein?

Stellen Sie sicher, dass Sie diesen wichtigen Ordner mit einem Griff zur Hand nehmen können. Nichts nämlich ist schlimmer, als etwas einsortieren zu wollen, ohne eine Mappe oder geeignete Ablage zu haben.

Legen Sie die Inhalte dieser Mappe in alphabetischer Reihenfolge hinein. Nehmen Sie sich die Freiheit, so viel in dieser Mappe aufzubewahren, wie Sie möchten. Sie können die Inhalte nach Thema, Person, Projekt oder Firma sortieren. Die Kategorisierung hilft Ihnen, einen Überblick über die amorphe Masse an Informationen zu gewinnen.
 

Das Wunder des Beschriftens

Das Grundprinzip von GTD lautet: Alles Zeug, das sich angesammelt hat, in ein klares Inventar an bedeutsamen Handlungen, Projekten und brauchbaren Informationen umwandeln. Das ist eine der Stärken der Methodik. Hand in Hand damit geht eine Erkenntnis, die vielen nicht unbekannt ist:  Alles, was wir benennen, besitzen wir – namenloses Zeug, das sich angesammelt hat, besitzt umgekehrt uns. Beschriften Sie also so viel wie möglich, um wieder die Übersicht und Kontrolle zu erlangen!
 

Alles, was wir benennen, besitzen wir – namenloses Zeug, das sich angesammelt hat, besitzt umgekehrt uns.
 

Etiketten haben tatsächlich die wundersame Eigenschaft, unsere Ordner und unsere Beziehung zu diesen zu verwandeln – im positiven Sinne. Sie lassen sich bequem vom Schreibtisch aus lesen oder fallen uns beim Blick in die Aktentasche sofort ins Auge. Dadurch vermitteln Sie ein Gefühl der Ordnung und Sicherheit, weil wir wissen, wo wir was mit einem Griff verfügbar haben.

Wenn Sie nur diese Ratschläge beachten, kann Ihnen Ihr aufgeräumter Schreibtisch als optimale Basis dienen. Von dort aus regeln Sie alles andere – und genießen die Magie der stressfreien Produktivität.

 

Verbessern Sie Ihre Selbstorganisation: GTD-Seminare

Um sich selbst, seinen Arbeitsplatz und Schreibtisch besser zu organisieren, brauchen Sie zuerst einen klaren Kopf, definierte Schritte sowie Aufgaben und Klarheit über das, was Sie erledigen wollen. Wenn sich bereits in Ihrem Kopf die Gedanken überschlagen und Sie nicht mehr wissen, was für Sie überhaupt wichtig ist, Sie sich überfordert, unkontrolliert und überlastet fühlen, bringt auch der geleerte Schreibtisch Ihnen kaum Mehrwert.

Daher haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, unseren Seminarteilnehmern ein System aufzuzeigen, welches Struktur, Anleitung und einfache Prozesse bietet, um das Wohlbefinden zu steigern und Stress zu minimieren. Die Methodik Getting Things Done unterstützt Sie mit den intuitiven 5 Phasen und dem GTD-Workflow, ohne Sie in ein starres Muster von Abläufen zu pressen. Sie erhalten Empfehlungen, wie Sie Ihre Prioritäten setzen und Projekte planen und durchführen können, während Sie Ihrem System vertrauen und sich gerne darin bewegen. Besuchen Sie eines der nächsten eintägigen offenen Seminare und erfahren Sie Ihre persönlichen Mehrwert.

Die nächsten Termine

EventOrtDatum
GTD - Level 1: GrundlagenseminarStuttgart06. Februar 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarKöln12. März 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin14. März 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarSalzburg19. März 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarMünchen22. Mai 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarFrankfurt/Main29. August 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarZürich12. September 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHamburg19. September 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarDüsseldorf13. November 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarHannover20. November 2019Info & Anmeldung
GTD - Level 1: GrundlagenseminarBerlin03. Dezember 2019Info & Anmeldung

Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier in dieser Datenschutzerklärung.

Aufgeräumter Arbeitsplatz - und dann? Wie Sie Routinen schaffen

Nachdem Sie nun ein Wochenende damit verbracht haben, Ihren Arbeitsplatz und Schreibtisch aufzuräumen, fragen Sie sich, wie es nun weiter geht? Die größte Falle, in die wir immer wieder tappen, ist, in unser altes Verhalten zurück zu fallen. Die Stapel an Büchern, Magazinen, Zetteln und Belgen türmen sich also bald wieder. Zwar haben Sie sich ein Referenzsystem angelegt - doch bringt Ihnen dies nicht viel, wenn Sie dies nicht regelmäßig pflegen. Das Geheimnis an dieser Stelle? Routinen schaffen und langfristig das gelernte Verhalten anpassen. Nur so können Sie die Basis, die Sie geschaffen haben, auch dauerhaft halten.

Kaufen Sie einen großen Mülleimer

Einen einzigen Eingangskorb haben Sie ja bereits angelegt. Stellen Sie nun sicher, dass Ihr Mülleimer größer als der Eingangskorb ist. Schließlich möchten Sie sich selbst disziplinieren, weiterhin augeräumt zu bleiben. Begrenzen Sie außerdem Ihren Platz am Arbeitsplatz. Je weniger Ablageflächen, Schränke, Schubladen und Ordner Sie haben, desto weniger können Sie sie mit unnützem Kram befüllen.

Wecker stellen

Sie können sich entweder einen Wecker stellen oder auch einen Kalendereintrag einrichten, der Sie jeden Nachmittag daran erinnert, den Arbeitsplatz erst dann zu verlassen, wenn Sie Ordnung geschaffen haben. Auch hier ist wieder Disziplin gefragt: Verschieben Sie das Aufräumen nicht auf den nächsten Morgen. Sie haben dadurch zwei Effekte:

  1. Mit der Zeit geht die Handlung des Aufräumens ins Blut über und die Handgriffe erfolgen automatisch, sobald sich neue Dokumente ansammeln. Somit werden Sie über kurz oder lang gar nicht mehr Abends aufräumen brauchen.
  2. Wenn Sie Abends Ordnung schaffen, kommen Sie am nächsten Morgen in eine aufgeräumte und saubere Umgebung, die Sie zum Arbeiten einlädt und nicht erst vor Chaos erschlägt.

Erweitern Sie Ihren Wochenüberblick

Wenn Sie Getting Things Done bereits kennen, dann sagt Ihnen auch der Begriff Wochenüberblick etwas. Dort blocken Sie sich einmal in der Woche eine gewisse Zeit, in der Sie sich einen Überblick über die vergangenen und kommenden Wochen, Projekte, Termine und Aufgaben machen. Sie führen die 5 Phasen des GTD-Workflows durch und schaffen Raum für mehr Kreativität. Wenn Sie den Wochenüberblick noch nicht kennen, können Sie ihn hier nachlesen. Um in der Ordnung zu bleiben, erweitern Sie Ihren Wochenüberblick bewusst um einen weiteren Punkt: Reflektion Ihres Ordnungssystems. Fragen Sie sich jede Woche neu, ob Sie die Möglichkeit haben, noch mehr auszusortieren, umzustellen oder umzustrukturieren. So behalten Sie das Thema Ordnung stets aktuell im Fokus.

Digitalisierung am Arbeitsplatz

Natürlich hilft Ihnen die Anwendung digitaler Lösungen dabei, Ihren Arbeitsplatz und Schreibtisch organisiert, übersichtlich und strukturiert zu halten. Bedenken Sie dabei jedoch, dass auch digitales Chaos den gleichen negativen Effekt zur Folge hat, wie der unorganiserte Schreibtisch. Auch hier gelten die oben genannten Tipps: Ein leerer Desktop, so wenig Eingangskörbe wie möglich, ein verlässliches Ablagesystem für Referenzmaterial und eine Wiedervorlage für Dinge, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt brauchen. Denken Sie auch daran, hin und wieder die Ordner zu aktualisieren und scheuen Sie sich nicht vor der Nutzung des digitalen Papierkorbs. 

Persönlicher Minimalismus 

Vielleicht sind Sie ein Freund von Dekorationsartikeln, Bildern, Zeichnungen Ihrer Kinder und Zimmerpflanzen. Dagegen lässt sich absolut nichts sagen, bedenken Sie dennoch, dass zu viele optische Reize ebenfalls Ihre Aufmerksamkeit beeinflussen. Das Auge wandert von einem Bild zum anderen, entdeckt ein braunes Blatt an der Palme und bringt Ihre Konzentration dadurch wieder durcheinander. Betrachten Sie also auch hier bewusst, was für Sie inspirierend ist (ein Spruch vielleicht, der Ihnen viel bedeutet) und was hingegen Ihren Fokus stört. 

Haben Sie Fragen oder möchten mehr zu GTD erfahren?

Sprechen Sie uns an unter +49 (0)30 520 05 69 62 und info(at)next-action.de, wenn Sie Fragen haben oder mehr zu GTD erfahren möchten. Einen Überblick zur Methodik und unseren nächsten Seminarterminen finden Sie hier. Das Leben ist zu kurz, um mit unerledigten Aufgaben zu hadern. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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Grundlagenseminar

Das Seminar für stressfreie Produktivität. Im Grundlagenseminar legen Sie die Basis für erfolgreiches Selbstmanagement.

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