GETTING THINGS DONE - 
MIT KLARHEIT ZUM SINN

Sabri Eryigit im Magazin "Neue Narrative":
Wie Sie mit GTD Klarheit und Sinn erlangen

Um Raum für das zu haben, was uns wirklich wichtig ist, brauchen wir zwei Dinge: Kontrolle darüber, was es zu erledigen gibt, und Klarheit über den Sinn und Zweck dieser Aufgaben. Der Selbstmanagement-Ansatz Getting Things Done bringt beides zusammen.

Autor: Sabri Eryigit, erschienen in "Neue Narrative" im Mai 2018


Über GTD

Getting Things Done (GTD) ist ein Selbstmanagement-Ansatz, der dabei hilft, alles aus dem Kopf zu bekommen, was die eigene Aufmerksamkeit bindet. Dabei gehen die Gedanken aber keineswegs verloren. Vielmehr hilft GTD dabei, sie vor die Tür des Gedächtnisses zu legen: an einen Ort, wo man sie findet, wenn man sie braucht und wo man sie nicht sieht, wenn man sie nicht gebrauchen kann. Es geht darum, dann über die Dinge nachzudenken, wenn sie auftauchen, und nicht erst dann, wenn es brennt. Die Kunst liegt darin, alles nur einmal anzufassen. Nachdem die Aufgaben definiert sind, werden sie systematisch geordnet, sodass man jederzeit den Überblick behält und zu gegebener Zeit auf sie zurückgreifen kann.

 

Der Ansatz wurde von David Allen entwickelt, um ein möglichst effizientes und belastungsfreies Arbeiten zu gewährleisten. Denn wer entspannte Phasen dazu nutzt, seine Aufgaben klar zu definieren und zu strukturieren, kann sie in stressigen Situationen entspannt erledigen. Drei zentrale Gründe sprechen für die Nutzung von GTD:

 

  • Selbstmanagement hilft dabei, die eigene Arbeit richtig zu definieren. Dabei gilt es zu unterscheiden, ob mit einer Sache etwas zu tun ist oder ob sie auch gelassen werden kann.

  • Außerdem stärkt GTD die eigene Reflexionsfähigkeit. Immer wieder lädt der Ansatz dazu ein, darüber nachzudenken, warum man etwas macht.

  • Mit GTD halten wir den Vertrauensvertrag intakt, das heißt, dass wir alle Vereinbarungen einhalten, die wir eingegangen sind.

Ihr Trainer

Sabri Eryiğit

Managing Partner, Coach & Trainer
+49 (0)30 314 913 04
eryigit(at)next-action.de

PROFIL

GTD hilft dabei, herauszufinden, was eigentlich zu tun ist

Nun zur Frage, wie sich GTD konkret in den eigenen Alltag integrieren lässt. Ein zentraler Aspekt ist dabei die Kontrolle, also die Fähigkeit, jederzeit zu wissen, was gerade in diesem Moment zu erledigen ist. Das klingt trivial und ist gleichzeitig elementar wichtig. Denn um Sinnfragen den dafür nötigen mentalen Raum geben zu können, gilt es erst einmal Platz zu schaffen und akkurat zu organisieren, was wir tun.

Am Anfang steht die Frage: In welchem Modus befinde ich mich gerade? Und worauf sollte ich meine Aufmerksamkeit lenken? Der GTD-Workflow bietet sich an, um das herauszufinden:

Sammeln:

Alles, was die Aufmerksamkeit bindet, sollte in möglichst wenigen Behältern gesammelt werden, um es aus dem Kurzzeitgedächtnis heraus zu bekommen.

Verarbeiten:

In diesem Schritt werden die gesammelten Elemente verarbeitet. Wichtig ist, dass jeder Punkt nur einmal angefasst und durchdacht wird. Dinge, die keine Aktion erfordern, können abgelegt oder – falls sie unwichtig sind – gleich gelöscht werden. Sollte eine Aktion erforderlich sein, wird eine konkrete Aufgabe formuliert. Grundsätzlich gilt die zwei Minuten Regel: Alles, was weniger als zwei Minuten Bearbeitungszeit erfordert, sollte sofort erledigt werden, weil es zeitlich und geistig aufwendiger wäre, die Erledigung für einen späteren Zeitpunkt zu planen.

Organisieren:

Die Ergebnisse aus Schritt zwei werden nun in Kategorien eingeteilt, die dem Arbeitskontext entsprechen, in dem sie erledigt werden. Die vier wichtigsten Kategorien dafür sind: Projekte (also gewünschte Ergebnisse, die mehrere Arbeitsschritte erfordern, die binnen eines Jahres erledigt werden können), Kalender (Aufgaben, die zu einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen), nächste Schritte (Aufgaben, die zeitnah zu erledigen sind) und Warten auf (nächste Schritte, die von anderen bearbeitet werden, die man aber im Auge behalten will).
 

Aufgaben werden nicht chronologisch oder nach Prioritätenlisten abgearbeitet. Sie werden dann erledigt, wenn der Kontext stimmt. Ein Beispiel: Wer regelmäßig Auto  fährt und unterwegs gerne telefoniert, kann die Fahrten dafür nutzen, die Kontextliste Telefon abzuarbeiten. Ganz gleich, ob es um das Telefonat mit der Geschäftspartnerin oder einen Anruf bei der Mutter geht.

 

Durchsehen:

Gut geführte Aktionslisten bieten die Möglichkeit, jederzeit eine Standortbestimmung durchzuführen. Die Listen sollten immer dann durchgesehen werden, wenn man Zeit hat, etwas zu erledigen. Zusätzlich sollte man sich wöchentlich einen Überblick verschaffen, um Klarheit zu bekommen.

 

Erledigen:

Hier geht es darum, die Aufgaben auszuwählen und zu erledigen, die zum jeweiligen Kontext gerade am besten passen. Die Priorisierung geschieht bei GTD über alle Projekte und Lebensbereiche hinweg intuitiv. Das klingt einfach. Und das ist es auch, sofern man weiß, was man will, wofür man steht und warum man es will.

GTD schafft einen klaren Geist

Durch eine konsequente Anwendung des GTD-Workflows wird ein höheres Maß an Kontrolle erreicht. Aber Kontrolle allein ist nicht genug. Um einen klaren Geist zu bekommen, braucht es auch Perspektive. Das schreibt David Allen in seinem Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege (2001).

 

Perspektive bedeutet zu wissen, warum wir etwas tun, also welchen Sinn und Zweck wir verfolgen. Die sechs Fokushorizonte von GTD helfen dabei, die Perspektive auf das zu richten, was einem wirklich wichtig ist. Um beruflich und privat alles im Griff zu haben, braucht es also beides: Kontrolle und Perspektive.

Nach der Kontrolle bilden die Fokushorizonte die zweite Dimension des mentalen Modells von GTD. Sie lesen sich wie eine Höhenkarte: Konsequent definiert, ergeben sie im Idealfall ein kohärentes Ganzes ohne Widersprüche.

 

  1. Sinn & Zweck: An erster Stelle steht die Frage nach dem Sinn und den eigenen Prinzipien. Was ist die tiefere Absicht hinter meinem Handeln? Wofür stehe ich jeden Morgen auf, was ist mir wirklich wichtig, in meinem Leben erreicht zu haben? Was würde ich gern tun, wenn Geld absolut keine Rolle spielte? Wofür stehe ich ein – und wofür nicht?

  2. Vision: Wo möchte ich in drei bis fünf Jahren stehen? Wie sieht mein Leben dann ganz konkret aus? Welches Bild habe ich vor Augen?

  3. Ziele: Was genau gilt es für mich in den nächsten 12 bis 24 Monaten zu erreichen, um langfristig meine Vision zu realisieren?

  4. Fokusbereiche und Rollen: Welche privaten und beruflichen Rollen nehme ich aktuell ein, welche davon will ich auch weiterhin ausfüllen und welche sollte ich besser abgeben?

  5. Projekte: Hier laufen beide Dimensionen – Perspektive und Kontrolle – ineinander. Bei diesem Horizont geht es um gewünschte Ergebnisse, die mehr als einen Schritt erfordern und sich innerhalb eines Jahres verwirklichen lassen.

  6. Nächste Schritte: Was ist der nächste sichtbare Schritt, den ich mich tun sehe, um in einem meiner Projekte voran zu kommen?

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GTD - Level 1: Grundlagenseminar

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Datum: Mittwoch, 06.02.2019
Ort: Design Offices Stuttgart Mitte
Zeit: 09:00 bis 17:00 Uhr

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Die Selbstmanagement-Matrix

Zusammengeführt werden die beiden Dimensionen, Kontrolle und Perspektive, in der Selbstmanagement-Matrix. Sie unterscheidet vier Zustände. Kapitän und Kommandant ist der Zustand, den wir anstreben. Dieser Zustand ermöglicht uns das höchste Maß an Kontrolle und Perspektive. Selbstverständlich ist dieser Zustand nicht dauerhaft zu halten. Genauso wenig ist es möglich, in allen Lebensbereichen gleichzeitig Kapitän & Kommandant zu sein. Welche Rolle wir gerade einnehmen, hängt wie so oft vom Kontext ab: Bei der Arbeit befinden wir uns vielleicht in einem anderen Quadranten als zu Hause bei der Familie.

Das ist völlig okay. Entscheidend ist, dass wir erkennen, wenn wir uns in einem suboptimalen Zustand befinden. Denn wenn uns das bewusst ist, fällt es auch leichter, die richtigen Schritte zu definieren, um erneut ein höheres Maß an Kontrolle und Perspektive zu gewinnen.

Das Opfer und der Reagierende

Wer sich in diesem Quadranten bewegt, ist in der Lage, taktisch durchdacht zu reagieren. Das kann für kurzfristige Stabilität zwar durchaus hilfreich sein. Es kann aber auch zum Leben im Opfermodus führen. Das Opfer ist stets vom Letzten und Lautesten getrieben, das im Leben auftaucht. Ständig im Krisenmodus werden Sprachnachrichten abgehört und E-Mails gescannt – aus der bloßen Angst heraus, etwas Wichtiges zu vergessen.

Der Micro-Manager 

Menschen in diesem Quadranten verfügen über ein hohes Maß an Ordnung und Struktur und sind permanent darauf fokussiert, Aufgaben zu erfüllen. Sie haben eine hohe Kontrolle darüber, was zu tun ist. Das reicht aber nicht aus. Dem Micro-Manager mangelt es an Perspektive. Häufig erledigt er Aufgaben unreflektiert, nur um sie schnell abhaken zu können. Weil ihm die Perspektive fehlt, setzt er sich überwiegend mit kleinteiligen Themen auseinander.

 

Der Visionär und Verrücktmacher

Der Visionär hat Ideen und ist gut darin, andere zu inspirieren. Zu seinen Stärken gehören zudem Kreativität und eine klare Zielsetzung. Da es ihm jedoch an Kontrolle mangelt, vergisst er häufig Dinge, die eigentlich zu erledigen wären. Außerdem hat er Schwierigkeiten damit, Grenzen von anderen zu berücksichtigen. Nicht nur er selbst ist deshalb regelmäßig überfordert, er macht auch die Menschen in seinem Umfeld verrückt.

Der Kapitän und Kommandant

Der Kapitän & Kommandant hat beides: eine Perspektive und Kontrolle über sein Handeln. Er setzt sinnvolle Dinge mit angemessenem Fokus um und kommt mit einer agilen Umwelt gut zurecht. Auch wenn es im Sinne von GTD der ideale Zustand ist, besteht für Menschen in diesem Quadranten auf Dauer die Gefahr, selbstgefällig zu werden.

 

Fazit

GTD kann dabei helfen, in möglichst vielen Lebensbereichen von unten links nach oben rechts zu kommen, also zum Kapitän zu werden, der weiß, dass neues Arbeiten immer zwei Seiten hat – Kontrolle und Sinn. Wenn beides zusammenkommt, entsteht möglicherweise etwas wirklich Kraftvolles.

Doch genug geschrieben.

Am besten integrieren Sie GTD ins eigene Leben, indem Sie sofort anfangen.

Also: Was haben Sie mitgenommen? Und was sind Ihre konkreten nächsten Schritte? Schreiben Sie sie auf!

 



Neue Narrative ist das Magazin für Neues Arbeiten. In der zweiten Ausgabe geht es um Sinn (und ein kleines bisschen um Unsinn). Denn auch wenn manche Menschen und Unternehmen das immer noch anders sehen, finden wir: Sinn und Wirtschaft haben ganz viel miteinander zu tun, zumindest in der Arbeitswelt, die wir uns wünschen. Hier können Sie das Magazin online bestellen: https://neuenarrative.de/bestellen/".

GTD Q – Selbsttest

Sind Sie im Opfer-Modus, Ausführender oder Kapitän und Kommandant mit voller Perspektive und Kontrolle über alle Aufgaben und Anforderungen? Mit diesem Test finden Sie es in 2 Minuten heraus.

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