DIE GRÖSSTEN GTD-VORURTEILE
UND WARUM ES GLEICHZEITIG VORTEILE SIND

Finden Sie Ihren Weg mit GTD

In der täglichen Praxis hören wir oft auch Skeptiker, die Kritik an Selbstmanagement-Methoden äußern. Das ist gut und richtig, denn niemand erwartet, dass Sie eine neue Methode kritiklos annehmen. Gerade wenn es um die Art und Weise geht, wie Sie arbeiten.

Wir haben das zum Anlass genommen, die größten Vorurteile und Missverständnisse zu Getting Things Done (GTD) zu adressieren.

In diesem Artikel:

  • Wie aus den vermeintlichen Vorurteilen Vorteile des Einsatzes von GTD werden
  • Weshalb GTD auch für Sie interessant sein kann

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„Selbstmanagement“ ist nicht klar definiert und sorgt somit bereits vorab für Missverständnisse. Es gibt unterschiedliche Methoden mit ebenso unterschiedlichen Ansätzen, die sich zum Ziel setzen, die persönlichen Aufgaben optimal zu erledigen und effizienter zu werden. Einige sind hilfreicher als andere. Kommen wir zu den Vorurteilen:
 

Vorurteil 1: „GTD ist auch nur ein starres System, von dem ich mir nicht vorschreiben lassen will, wie ich arbeite.“

Es ist nicht der Sinn oder das Ziel von Getting Things Done, Ihnen irgendetwas vorzuschreiben oder Sie in ein vorgegebenes Muster zu pressen. Vielmehr erhalten Sie Tipps, die Sie flexibel und individuell anwenden können – in genau dem Maß, in dem Sie es wollen und können. Der Ansatz von GTD bietet Ihnen ein Zusammenspiel von vielen Elementen, welche im Idealfall alle gemeinsam angewendet werden. Erfahrungsgemäß hilft auch die Verwendung einzelner Aspekte, die Sie unmittelbar produktiver machen, wie z.B. die die Zwei-Minuten-Regel.
 

Vorurteil 2: „GTD funktioniert nur, wenn nichts Unvorhergesehenes passiert. Spontane Planänderungen und Aufgaben machen das System wieder hinfällig .“

„Leben ist das, was passiert, während du dabei bist, andere Pläne zu schmieden.“ Aus dem Grund sind auch die plötzlichen, nicht vorhersehbaren Situationen Bestandteil von GTD. Wir nennen sie „ungeplante Aufgaben“ in den 3 Kategorien von Arbeit (ungeplante Aufgaben, Aufgaben definieren, vordefinierte Aufgaben). Das Wesentliche bei ungeplanten Aufgaben ist, sie priorisiert bearbeiten zu können und gleichzeitig alle bisherigen Aufgaben so zur Hand zu haben, dass Sie jederzeit wieder dort einsteigen können, wo die Unterbrechung auftrat. Das System wird also weder zerstört noch durcheinander gebracht, sondern hilft Ihnen dabei, mit plötzlichen Planänderungen umzugehen.

Es ist besser, kurzfristig aus seinem System zu fliegen, als überhaupt kein System zu haben.

Auch in chaotischsten und stressigen Situationen, in denen Sie den Überblick und die Kontrolle verlieren, ist GTD für Sie da und holt Sie zurück in eine Position, in der Sie sich wieder zurechtfinden. Alles was dafür gebraucht wird, ist etwas Zeit, eine bewusste Auszeit vom Chaos und Ihr Wissen über GTD: Dann finden Sie schnell in geordnete Fahrwasser zurück und sehen wieder Land.
 

Vorurteil 3: „Ich habe bereits ein System – jetzt muss ich mich komplett umstellen und alles neu organisieren.“

Getting Things Done ist flexibel und lässt sich an jedes System anpassen. Ganz gleich, ob Sie papierbasiertes Arbeiten bevorzugen oder mit digitalen Tools wie Outlook, Notes, Evernote, OmniFocus oder anderen arbeiten: Die Grundsätze und Tipps von GTD lassen sich immer anwenden. Inhalt und Nutzen von GTD ist die Art und Weise wie Sie denken, mit Ihren Aufgaben umgehen und sich selbst strukturieren. Es ist also primär ein mentales Modell, das sich auf verschiedenste Systeme übertragen lässt.
 

Vorurteil 4: „Ich habe zu viel zu tun, um die Einrichtung von GTD durchzuführen – es ist ein zu großer (Zeit)Aufwand.“

Es stimmt, dass die einmalige Einrichtung des Systems etwas Zeit und Fokus braucht – und sie wird mit dem besten Aufwand-Nutzen-Verhältnis honoriert, das Sie wahrscheinlich je erlebt haben. Denn dieser Schritt steht in keiner Relation zu der Zeit, die Sie zukünftig durch die Anwendung von GTD mehr zur Verfügung haben. GTD-Anwender berichten uns davon, dass sie sich nicht nur effizienter organisiert wahrnehmen, sondern auch, dass sie mehr schaffen, ihr persönlicher Stresslevel abnimmt und sie sich insgesamt besser, entspannter und leistungsfähiger fühlen.
 

Vorurteil 5: „Ich möchte keine unterschiedlichen Listen führen. Das bedeutet für mich mehr Aufwand.“

Da stimmen wir Ihnen komplett zu. Führen Sie nur die Listen, die für Sie persönlich Sinn stiften und Ihnen Mehrwert und Wohlbehagen bringen. Der Vorteil der verschiedenen Listen mit Kategoriennamen ist, dass Sie sich selbst Last und Druck nehmen können. Sie führen Kontextlisten, bei denen eine Aufgabe in einem bestimmten Kontext einer Kategorie zugeordnet wird. Diese tragen Namen wie „Computer“, „Anrufe“, „Besorgungen“. Der Nutzen: So können Sie nur Listen betrachten, die Sie auch gerade erfüllen können. Wenn Sie im Flugzeug sitzen, dann bringt es Ihnen nichts, die Liste „Anrufe“ durchzusehen. Sie können dies zwar tun, doch erzeugt dies eine mentale Belastung, da Sie im Flugzeug sowieso nicht telefonieren können. Die Liste, die Sie stattdessen durchsehen können ist zum Beispiel „Computer“ – denn im Flieger können Sie auch offline Dokumente durchgehen und bearbeiten oder E-Mails vorformulieren, die Sie nach der Landung versenden.

Darüber hinaus führt GTD zu einer radikalen Reduktion von Listen. Denn die meisten unserer Teilnehmer haben vor dem Seminar Zettel mit To Dos auf dem Schreibtisch liegen, weitere Aufgaben in den Notizen oder einer App auf dem Handy, vielleicht eine Excel-Tabelle, Post It´s am Computer und – nicht zu vergessen – den Briefumschlag mit dem Einkaufszettel auf dem Küchentisch. GTD sorgt dafür, dass alle diese Listen in einem einzigen, zuverlässigen System zusammengefasst werden. So haben Sie alles immer im Blick.
 

Vorurteil 6: „Ich mache bereits GTD – ich verwende Todoist.“

Gerne werden Tools wie Trello, Wunderlist oder Todoist mit dem (sehr viel mehr umfassenden) Ansatz verwechselt, den GTD aufzeigt. Getting Things Done funktioniert mit vielen Programmen und Systemen, allerdings lässt das Verwenden eines Programmes im Umkehrschluss nicht darauf schließen, dass auch GTD angewendet wird.

Die Anwendung eines Tools ist ein guter Anfang. Im Seminar erfahren Sie, wie Sie diese noch produktiver nutzen. Das schließt das Tool ein und auch Ihre Denkmuster und Strategien. Wenn Sie beispielsweise das Programm Outlook nutzen, werden Sie feststellen, dass Sie nach dem GTD-Seminar und der Implementierung der empfohlenen Einstellungen anders und produktiver mit Outlook arbeiten.
 

Vorurteil 7: „GTD konsequent dauerhaft durchzuführen ist anstrengend.“

Wenn Sie GTD eine Zeit lang nutzen, werden Sie feststellen, dass Sie es viel anstrengender finden würden, es nicht zu nutzen.

Und auch wenn die Gefahr der Wiederholung besteht: Nehmen Sie sich für den Start die Elemente aus der Methodik heraus, die Ihnen am meisten weiterhelfen und machen Sie diese zur Routine. Sie werden sehen, dass Sie schnell mehr wollen und Ihre Routine erweitern. So können Sie Ihre persönliche Organisation mit GTD Schritt für Schritt ausbauen und erweitern, je nachdem, wie es Ihnen gefällt und hilft.


Über Methoden lässt sich streiten. Aus unserer Sicht ist die Methode am besten, die Ihnen am meisten hilft. Es gibt viele Argumente, die für GTD sprechen und diesen Ansatz zum erfolgreichsten Selbstmanagement-Ansatz der Welt gemacht haben, doch am Ende entscheiden Sie. Wir freuen uns, wenn wir Sie dabei unterstützen dürfen.

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