SELBSTMANAGEMENT MIT GTD UND OUTLOOK –
TIPPS ZUR PRAKTISCHEN UMSETZUNG IHRES SYSTEMS

Outlook als Tool zur Anwendung von GTD

- von Ivo Lingnau.

 

Dieser Artikel dient allen Lesern, die bereits erste Erfahrungen mit GTD gesammelt haben und Microsoft Outlook bereits als E-Mail-Programm benutzen. Hier erfahren Sie einige hilfreiche Tipps und Tricks, wie Sie Outlook als „Ihr“ System für GTD anpassen und verwenden können.


Outlook als System zur Verwendung von GTD

Es ist eine der häufigsten Fragen bei der Umsetzung von Getting Things Done: welches Tool oder welche App ist die beste? Auf diese vermeintlich einfache Frage gibt es keine einfache Antwort. Zum einen gibt es viele unterschiedliche Möglichkeiten und zum anderen hat jede Nutzerin und jeder Nutzer eigene Kriterien für die optimale, individuelle Lösung. Für viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer unserer Seminare gehört allerdings Microsoft Outlook zur Standard IT-Ausstattung. Deshalb ist es in diesem Umfeld auch sinnvoll, bei der praktischen Implementierung eines neuen GTD-Systems dieses Tool zu nutzen.

 

Outlook bietet Ihnen alles, was Sie für GTD brauchen

Outlook bietet alles, was Sie für ein GTD-System brauchen: eine integrierte Kalender-Funktion, die Aufgaben-Funktion für Projekt- und Nächste Schritte-Listen und die Notizen-Funktion als eine nützliche Lösung für Referenzmaterial. Gleichzeitig ist Outlook auch als E-Mail-Inbox ein wichtiger Input-Kanal. Die Softwareentwickler haben eine Vielzahl an Details und Zusatzfunktionen eingebaut, die für Durchschnittsanwender nur von begrenztem Nutzen sind. Deshalb ist es hilfreich, sich bei der Umsetzung von GTD mit Outlook auf die nützlichen und wichtigsten Funktionen zu fokussieren. Gerade für GTD-Neulinge gilt die Devise: so einfach wie möglich. Anpassen und erweitern können Sie Ihr System später immer.

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Tipps und Tricks zur Einrichtung von Outlook für GTD

Für die Einrichtung und Nutzung von Outlook für GTD gibt es einige Tipps und Tricks, die wir hier gerne vorstellen möchten.

Kategorien zum Strukturieren der Listen

Die „Kategorien“-Funktion in Outlook können Sie nutzen, um die „Nächste Schritte“-Listen in der Aufgaben-Funktion nach GTD-Kontexten zu ordnen. Dazu gilt es, die Ansichtseinstellungen zu ändern, damit die Aufgaben nach „Kategorien“ sortiert angezeigt werden. Anschließend können Sie in einem neu geöffneten Aufgaben-Eintrag unter „Kategorisieren“ und „Alle Kategorien“ die Kontexte für die Nächsten Schritte-Listen und die Projektliste eintragen. Dazu ein Trick zum Sortieren: mit einem Punkt vor „Projekte“, wird diese Kategorie ganz oben in der Liste angezeigt. Das Symbol @ vor der kontextbezogenen Kategorie sorgt dafür, dass alle zusammen in Ihrer Ansicht „Nach Kategorie“ gruppiert werden. Jetzt kann jeder neue Listeneintrag durch Klicken auf „Kategorisieren“ einem Kontext zugeordnet werden (und Aufgaben können mit einem Klick zwischen Kontexten und beispielsweise „@Warten auf“ wandern).

Rechtsklick-Herüberziehen, um aus E-Mails Listen- oder Kalendereinträge zu machen

Eine E-Mail können Sie mit einfachem „Klicken und Herüberziehen“ in eine Aufgabe verwandeln. Dazu am besten die E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken und zur Aufgabenleiste ziehen. Dort loslassen und im Kontextmenu auswählen, ob Sie die E-Mail kopieren (die E-Mail bleibt im Posteingang und kann in einem E-Mail-Ordner abgelegt werden) oder verschieben (die E-Mail verschwindet aus dem Posteingang und wird an die Aufgabe angehängt) möchten. Die Betreffzeile der E-Mail wird automatisch zum Betreff der Aufgabe. Diese können Sie einfach ändern, um einen nächsten Schritt zu definieren. Der Vorteil ist, dass die angehängte E-Mail unkompliziert zum Antworten oder Weiterleiten geöffnet werden kann.

Tastatur-Kurzbefehle für die schnelle Navigation im Outlook-System

Es lohnt sich die Tastatur-Kurzbefehle zu lernen, um schnell durch Outlook zu navigieren (zum Beispiel Wechseln von E-Mail- zu Kalenderfunktion mit „ 2“, öffnen einer neuen Aufgabe „<Ctrl+Shift> k“). Auch für das Kategorisieren können Sie beim Erstellen der Kategorien nützliche Tastaturkürzel vergeben. So kann es deutlich schneller gehen als bei „Hand zur Maus wechseln, mit Mauspfeil zielen und klicken“.

Programmieren von nützlichen QuickStep-Befehlen

Ab der Version Outlook 2010 ist es möglich, mit „QuickSteps“ das Verschieben von E-Mails zu vereinfachen, in dem Sie diese Schritte als QuickSteps programmieren. Unter „Start“ gibt es bereits einige vorgefertigte QuickSteps und unter „QuickSteps verwalten“ können Sie weitere einrichten. Zum Beispiel für das Verschieben von E-Mails in einen bestimmten Ordner wie zum Beispiel „@Warten auf“ oder für das Erstellen einer Aufgabe mit der E-Mail als Anlage. Auch hier lassen sich wieder nützliche Tastenkombinationen einrichten.

Öffnen von Outlook in der Kalender-Ansicht

Für alle, die das Gefühl haben, zu viel Zeit mit E-Mails zu verbringen, lohnt es sich, die Standard-Einstellung von Outlook zu verändern. Unter „Datei > Optionen > Erweitert“ haben Sie die Möglichkeit, einzustellen, mit welchem Ordner bzw. mit welcher Funktion Outlook beim Starten öffnet. Hier können Sie den Kalender oder die Aufgaben wählen und damit bewusster steuern, wann Sie Ihre E-Mails bearbeiten wollen. Die Ansichtseinstellung im Kalender mit „Aufgabenleiste“ gibt einem einen guten Cockpit-Überblick und es ist möglich, nacheinander 1. die jetzt gerade aktuellen Termineinträge im Kalender, 2. die tagesspezifischen Einträge im Kalender und 3. auf den Nächste Schritte-Listen zu überprüfen, was erledigt werden kann, wenn gerade dazu Gelegenheit ist.

Outlook Implementierungs-Webinar

Dieser Artikel kann nur einen ersten Einblick in die Optimierung von Outlook für GTD geben. Wenn Sie mehr über die Nutzung von GTD mit Outlook erfahren möchten, können Sie sich bei uns zu einem Outlook-Implementierungs-Webinar anmelden. Hier erfahren Sie Schritt-für Schritt, wie Sie Outlook optimal für Ihr GTD-System nutzen und hilfreiche Anpassungen durchführen. Die Voraussetzung hierfür ist, dass Sie bereits unser GTD-Seminar besucht haben.

 


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