CHECKLISTEN
SO BEHALTEN SIE DIE KONTROLLE

Wie Sie Checklisten anlegen und sie nutzen

Wenn Sie nichts mehr vergessen wollen – auch in schwierigen, hektischen oder unübersichtlichen Zeiten – dann helfen Ihnen Checklisten. Lernen Sie, was Checklisten von anderen Listen unterscheidet, was sie beinhalten sollen und welchen Nutzen Sie aus ihnen ziehen können.

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Vorteile von Checklisten
  • Was sie von anderen Listen unterscheidet
  • Was sie beinhalten sollten
  • Wie sie geschrieben werden

Was ist wohl eine der bekanntesten Listen der Welt? Ich würde sagen: der Einkaufszettel. Dort wird, wann immer einem etwas einfällt, aufgeschrieben, was eingekauft werden soll.


Der Unterschied von Aufgabenlisten zu Checklisten

Der Einkaufszettel ist ein ideales Beispiel, um den Unterschied zwischen einer Aufgaben- und einer Checkliste deutlich zu machen.

Der Definition von GTD nach übernimmt der Einkaufszettel die Funktion einer Aufgabe: Einkaufen gehen! Also das Ausführen einer Tätigkeit (manch einer benennt es auch als „To-do“).

Und was ist dann eine Checkliste? – Die Inhalte des Einkaufszettels! Die einzelnen Produkte und Punkte, die darauf gesammelt wurden. Und was wird während des Einkaufs damit getan? – Ganz einfach: Die Liste wird abgearbeitet. Das Resultat? – Zufriedenheit darüber, dass alle wichtigen Einkäufe erfolgreich besorgt wurden!

Sinn und Zweck von Checklisten
Anhand des Beispiels des Einkaufszettels lassen sich Sinn und Zweck von Checklisten leicht erklären:
Sie erleichtern den Ablauf des Einkaufens (beispielsweise im Supermarkt) ungemein. Auf einem Blick ist sichtbar, was bereits erledigt wurde und welche Besorgungen noch ausstehen. Es ist daher also möglich, eine komplette Übersicht zu erhalten. Diese Übersicht macht wiederum deutlich, welche Punkte noch fehlen, um die gesamte Aufgabe als erledigt ansehen zu können.

Checklisten sorgen also für

  • Effizienz,
  • Übersicht und
  • Kontrolle

Und ohne den Einkaufszettel? Ist der Ärger wieder zuhause angekommen groß, dass das Toilettenpapier oder Hundefutter vergessen wurde.

Einsatz von Checklisten in Gruppen
Neben den gerade genannten Vorteilen gibt es noch weitere: Je nach Typ der Checkliste (siehe unten) ist es egal, wer sie bekommt und ausführt. Je einfacher und vollständiger die Liste geschrieben ist, desto mehr können unterschiedlichste Menschen das identische Endergebnis mit ihr erreichen.

So sind Checklisten auch perfekt für Unternehmen und Gruppen geeignet. In Teams fördern sie die Kommunikation der Teammitglieder untereinander, es werden Fehler reduziert und weniger Dinge vergessen. Bei der gemeinsamen Entwicklung der Listen in Gruppen kann sichergestellt werden, dass das Wissen und die Ideen aller Kollegen mit einfließen. So ist einerseits sehr wahrscheinlich, dass keine Punkte der Liste vergessen werden, andererseits entsteht durch die gemeinsame Erarbeitung eine einheitliche Granularität in den Teilschritten, die für jeden Beteiligten verständlich wird.

Unterschiedliche Typen von Checklisten
Es gibt verschiedene Typen von Listen, die zum Erreichen diverser Ziele verwendet werden können. Checklisten können Unterstützungsmaterial auflisten, zum Beispiel Dokumente, die für ein bestimmtes Projekt gebraucht werden. Es lassen sich auch Projekte mit Checklisten planen und deren Durchführung dokumentieren. Checklisten können auch vorgeben, an welchem Punkt eines Prozesses wie agiert werden soll: „Tun, dann bestätigen“ oder „Lesen, dann tun“ geben hierbei klare Vorgaben und erleichtern die Arbeitsschritte.

Die Checkliste – der Freund in allen Lagen
Es gibt eine schier unzählbare Menge an Möglichkeiten für Checklisten:

  • Reisen
  • Trainingspläne
  • Wochenübersicht
  • Vorbereitungsprogramme (für alles, was von Anfang bis Ende zur Realisierung eines Ereignisses zu tun ist)
  • Übersicht wichtiger Kunden
  • Leute, mit denen Kontakt gehalten werden soll
  • Tätigkeiten zum Jahresende
  • Persönliche Entwicklungsschritte oder -Themen
  • oder einfach eine Sammlung an den Dingen, die Sie schon immer mal tun wollten

Je attraktiver die persönlichen Listen gestaltet werden, umso leichter unterstützen sie die täglichen und vor allem die nicht alltäglichen Vorgänge und es macht Spaß, sie zu benutzen!

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Wann sich die Erstellung und Benutzung einer Checkliste empfiehlt

Wann immer sich Fragen von sich wiederholenden Prozessen stellt, ist es sinnvoll, eine Checkliste zu erstellen und zu benutzen. „Bevor ich ins Flugzeug steige, muss ich…“ oder „sobald der nächste Workshop beendet ist, muss meine Assistentin wiederholt (xyz) nachbereiten“ sind zwei mögliche Beispiele dieser Fragen. Dadurch wird das Gehirn entlastet. Das einzige, was Sie sich noch merken müssen, ist: wo ist die Checkliste abgelegt?

Das gleiche gilt für besondere Situationen, die vielleicht eine Herausforderung darstellen oder einem Sorge bereiten. Um in diesem außerordentlichen Zustand den Überblick zu bewahren, ist eine Checkliste mehr als hilfreich und beruhigend. Gerade, wenn beispielsweise Aufregung im Spiel ist, neigt der Mensch dazu, Dinge zu vergessen. Sorgfältig vorbereitete Checklisten vermeiden dies.

Inhalt und Formulierung von Checklisten

Die Checkliste beinhaltet alle Vorgänge – am geeignetsten in der Reihenfolge Ihrer Durchführung (vom ersten bis zum letzten erforderlichen Vorgang) – die zur Vollendung des Ereignisses gebraucht werden.

Am effektivsten wird die Checkliste, wenn ihre einzelnen Vorgänge sowohl praktisch sind als auch in schwierigen Situationen verwendet werden können. Die einzelnen Punkte sollten weder zu weit gefasst werden noch jeglichen möglichen Handlungsspielraum verwehren. Durch zu feine Aufgliederung der Tätigkeiten wird die Verwendung dieser Listen unangenehm, unattraktiv und mühsam. Je klarer die Handlungen definiert werden, umso leichter ist deren Erfüllung. Beginnt der Punkt mit „Bitte ausführen: …“, so liegt die Ausführung dieser Tätigkeit auf der Hand und vereinfacht wiederum die Durchführung.

Geschrieben werden sollte eine Checkliste in prägnanten kurzen Sätzen, die so formuliert sind, als wäre der Punkt bereits abgeschlossen. Ausformulierte Schachtelsätze wirken blockierend und behindern die Verwendung der Listen in der Regel eher, als dass sie sie unterstützen. Das Verpacken der Aufgaben in Form einer bereits erledigten Aufgabe verbildlicht, wie das Ergebnis nach der Ausführung aussehen wird. Dies wirkt motivierend und antreibend.

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