CHECKLISTEN
SO BEHALTEN SIE DIE KONTROLLE

Checklisten anlegen und effektiv nutzen

Ob in schwierigen, hektischen oder unübersichtlichen Zeiten: Wenn Sie nichts mehr vergessen wollen, helfen Checklisten. Lernen Sie, was Checklisten von anderen Listen unterscheidet, was diese beinhalten sollten und welchen enormen Nutzen sie bringen.

 

In diesem Artikel erfahren Sie ...

  • viel über die Vorteile von Checklisten
  • was Checklisten von anderen Listen unterscheidet
  • was Checklisten beinhalten sollten
  • wie sie geschrieben werden.

Der Unterschied zwischen Aufgabenlisten und Checklisten

Die bekannteste Liste der Welt? Das ist aller Wahrscheinlichkeit nach der Einkaufszettel. Und der wird oftmals länger und länger, wer kennt das nicht?

Der Einkaufszettel ist ein ideales Beispiel, um den Unterschied zwischen einer Aufgaben- und einer Checkliste deutlich zu machen.

Gemäß der Definition von Getting Tthings Done übernimmt der Einkaufszettel die Funktion einer Aufgabe. Und die heißt: Einkaufen gehen, sie impliziert somit das Ausführen einer Tätigkeit, also sozusagen eines „To-Dos“.

Eine Checkliste hingegen enthält die Inhalte des Einkaufszettels – also die einzelnen Produkte und Punkte, die für die Liste zusammengetragen wurden. Und was geschieht damit während des Einkaufs? Ganz einfach: Die Liste wird abgearbeitet. Das Resultat? Zufriedenheit stellt sich ein, wenn alle wichtigen Einkäufe erfolgreich getätigt wurden.

 

Sinn und Zweck von Checklisten

Anhand des Einkaufszettels lassen sich Sinn und Zweck von Checklisten leicht erklären: Sie erleichtern ungemein den Ablauf des Einkaufens, beispielsweise im Supermarkt. Denn sie machen auf einen Blick sichtbar, was bereits erledigt wurde und welche Besorgungen noch ausstehen. Checklisten ermöglichen somit eine stets aktuelle und komplette Übersicht. Und sie ersparen den Nutzern normalerweise eine Menge Ärger. Oder ärgern Sie sich nicht, wenn Sie zuhause feststellen, wieder einmal das Toilettenpapier oder das Hundefutter vergessen zu haben?

 

Checklisten sorgen also für

  • Effizienz
  • Übersicht
  • Kontrolle
  • und ein gutes Gefühl

 

Einsatz von Checklisten in Gruppen

Doch Checklisten haben noch mehr Vorteile: Je nach Typ der Checkliste (siehe unten) ist es egal, wer sie bekommt und ausführt. Je einfacher und vollständiger die Liste geschrieben ist, desto besser können unterschiedlichste Menschen das identische Endergebnis in der Arbeit mit ihr erreichen. Daher sind Checklisten auch perfekt für Unternehmen und Gruppen geeignet. In Teams fördern sie die Kommunikation der Teammitglieder untereinander, es werden Fehler reduziert und weniger Dinge vergessen.

Am besten ist es, Listen gemeinsam im Team zu entwickeln. Dadurch wird sichergestellt, dass das Wissen, die Erfahrung und die Ideen aller Kollegen mit einfließen. So ist es einerseits sehr wahrscheinlich, dass keine Punkte auf der Liste vergessen werden. Andererseits entsteht durch die gemeinsame Erarbeitung eine einheitliche Granularität in den Teilschritten, die für jeden Beteiligten verständlich wird.

 

Unterschiedliche Typen von Checklisten

Es gibt mehrere Typen von Listen, die zum Erreichen unterschiedlicher Ziele verwendet werden können. Checklisten können Unterstützungsmaterial auflisten, zum Beispiel Dokumente, die für ein bestimmtes Projekt gebraucht werden. Es lassen sich aber auch Projekte mit Checklisten planen und deren Durchführung dokumentieren. Ferner können Checklisten vorgeben, an welchem Punkt eines Prozesses wie agiert werden soll: „Tun, dann bestätigen“ oder „Lesen, dann tun“ bedeuten klare Vorgaben und erleichtern sämtliche Arbeitsschritte.

 

Die Checkliste – Freund in allen Lagen

Es gibt eine schier unzählbare Menge an Möglichkeiten für Checklisten. Sie eignen sich zum Beispiel für

  • Reisen
  • Trainingspläne
  • Wochenübersichten
  • Vorbereitungsprogramme (für alles, was von Anfang bis Ende zur Realisierung eines Ereignisses zu tun ist)
  • Übersichten wichtiger Kunden
  • Leute, mit denen Kontakt gehalten werden soll
  • Tätigkeiten zum Jahresende
  • Persönliche Entwicklungsschritte oder -themen
  • oder einfach eine Sammlung von Dingen, die Sie schon immer mal erledigen wollten

Je attraktiver die Listen gestaltet werden, desto leichter unterstützen sie die täglichen und vor allem die nicht-alltäglichen Vorgänge. Und: Es macht Spaß, Checklisten zu benutzen! Das hören wir immer wieder von unseren Kunden.

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In diesen Fällen lohnen sich Checklisten 

Jeder kennt das: Im Job und auch im Alltag gibt es eine Unmenge an Prozessen, die sich stets wiederholen. Und jedes Mal aufs Neue gibt es eine Menge zu bedenken. Beispiele: „Bevor ich in den Urlaub starte, muss ich noch…“ Oder: „Bevor wir online gehen, sollten noch...“ Oder: „Bevor wir die Kosten zusammenstellen, müssen wir...“. Checklisten, die zur Bearbeitung der anstehenden Aufgaben in regelmäßig wiederkehrenden Prozesse erstellt und selbstverständlich auch benutzt werden, erleichtern das Management anstehender Aufgaben erheblich. Und sie entlasten das Gehirn. Das einzige, was Sie sich noch merken müssen, ist: Wo ist die Checkliste abgelegt?

Checklisten sind auch für besondere Situationen ideal, die vielleicht eine große Herausforderung darstellen oder möglicherweise Sorge bereiten. Um in einem solchen außerordentlichen Zustand den Überblick zu bewahren, ist eine Checkliste mehr als hilfreich und beruhigend. Denn die Praxis zeigt: Insbesondere, wenn zum Beispiel Aufregung, Unruhe oder Nervosität im Spiel ist, neigt der Mensch dazu, Dinge zu vergessen. Sorgfältig vorbereitete Checklisten helfen dabei, dies zu vermeiden. Und das spart wiederum häufig Kosten und Mühe!

Inhalt und Formulierung von Checklisten

Die Checkliste beinhaltet alle Vorgänge – idealerweise in der Reihenfolge ihrer Durchführung vom ersten bis zum letzten erforderlichen Vorgang, die zur Vollendung eines Ereignisses gebraucht werden. Am effektivsten wird eine Checkliste, wenn die einzelnen Vorgänge praktisch (und im Idealfall auch noch simpel) sind und auch in schwierigen Situationen angewendet werden können. Die einzelnen Punkte sollten weder zu weit gefasst werden noch jeglichen möglichen Handlungsspielraum verwehren. Durch eine zu feine Aufgliederung der Tätigkeiten wird die Verwendung unangenehm, unattraktiv und mühsam. Außerdem gilt: Je klarer die Handlungen definiert werden, umso leichter ist deren Erfüllung. Beginnt der Punkt mit „Bitte ausführen: …“, so liegt die Ausführung dieser Tätigkeit auf der Hand und vereinfacht wiederum die Durchführung.

Empfehlenswert sind prägnante, kurze Sätze, die so formuliert sind, als wäre ein Punkt bereits abgeschlossen. Ausformulierte Schachtelsätze hingegen wirken blockierend und behindern die Verwendung der Listen in der Regel eher, als dass sie unterstützen. Das Ausformulieren der Aufgabe in Form des gewünschten, finalen Ergebnisses verbildlicht, wie das Resultat nach der Ausführung der Aufgabe aussehen wird. Dies wirkt motivierend und inspirierend für alle, die mit den Checklisten arbeiten.

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