Veröffentlicht am: Dienstag, 6. Juni 2017

Prokrastination ist Trumpf – Viel machen, wenig schaffen

– von Sabri Eryigit und Steffi Birk.

Kennen Sie das auch? Viele Menschen stecken regelmäßig in der Prokrastinations-Falle. Sie putzen lieber Fenster oder rupfen Unkraut, anstatt sich an den Schreibtisch zu setzen und eine wichtige Aufgabe anzugehen. Sie tun fast mehr, als für die prokrastinierte Aufgabe selbst zu tun ist, um sich von dieser abzulenken. Denn immerhin sind saubere Fenster ja auch ein produktives Ergebnis.

Lesen Sie in diesem Artikel:

  •  wie Prokrastination entsteht
  • aus welchen Gründen wir uns schlecht fühlen
  • wie Sie aus dieser Falle herauskommen

 
Volksleiden Prokrastination

Der Begriff klingt komplizierter, als er ist. Prokrastinieren bedeutet nichts weiter, als Erledigungen aufzuschieben. Egal ob es sich dabei um die Umsatzsteuererklärung, das Schreiben eines Konzeptes oder das simple Tätigen eines Anrufs geht. Stattdessen wird Beschäftigungen nachgegangen, die keine hohe Priorität besitzen. Dadurch bezeichnen sich viele Menschen zwar als beschäftigt, sind dabei jedoch weder produktiv noch erreichen sie ihre Ziele.


Wieso prokrastinieren?

Prokrastinieren hat nichts damit zu tun, ein schwacher Mensch zu sein oder sich selbst nicht effizient organisieren zu können. Es ist auch nicht so, dass Prokrastinierer nicht wüssten, was es eigentlich zu tun gäbe. Viel mehr entsteht das Aufschieben dadurch, die Aufgabe meiden zu wollen. Wer dazu neigt, chronisch zu prokrastinieren, wird auch durch die beste Selbstmanagement-Methode nicht erfolgreich. Stattdessen stellt sich die Frage, aus welchem Grund die anzugehende Aufgabe gemieden wird:

  • Sind Sie mit der Aufgabe überfordert?
  • Weckt die Aufgabe ein negatives Gefühl in Ihnen?
  • Steigt in Ihnen sogar eine Art Furcht auf, wenn Sie an die Aufgabe denken?

 

Vermeidung negativer Gefühle

Häufig sind die aufgeschobenen Dinge solche, die in Ihnen negative Emotionen wecken. Beispielsweise bedingt ein Projekt vielleicht den Kontakt zu einer Person, mit der Sie in der Vergangenheit Konflikte hatten. Vielleicht haben Sie durch die Tätigkeit eine große Verantwortung zu tragen? Vielleicht haben Sie einfach Angst, bei der Aufgabe zu versagen? Oder Sie fühlen sich schlecht, weil Sie eine Vereinbarung mit sich selbst gebrochen haben? Die Liste der Auslöser negativer Emotionen ist lang.
Der Mensch neigt dazu, sich dieser Art von Empfindungen nicht aussetzen zu wollen. Die natürliche Reaktion ist in diesem Fall oft Vermeidung.

Was tun?

Mit wenigen Kniffen können Sie der Prokrastinations-Falle entkommen, sofern Sie erkennen, dass Sie hineingetappt sind.

  • Finden Sie im ersten Schritt heraus, warum Sie prokrastinieren: Was ist es, was Sie daran hindert, mit der Aufgabe zu beginnen? Furcht, Unbehagen oder Konfliktvermeidung? Das Bewusstsein um den Vermeidungsgrund kann Ihnen dabei helfen, sich aktiv mit der Aufgabe auseinander zu setzen.
  • Ist der Grund vielleicht auch Bequemlichkeit? Dann prüfen Sie die Priorität, die dahinterliegt. Es kann durchaus sein, dass Sie zu dem Ergebnis kommen, dass die Angelegenheit überhaupt keine Wichtigkeit (mehr) hat oder Sie selbst gar nicht betrifft, sondern delegiert werden sollte.
  • Ist die Priorität hoch und die Deadline rückt immer näher, kann es helfen, sich auszumalen, in welche Stresssituation Sie selbst geraten, wenn Sie noch länger warten. Die Vorstellung daran, wie es sich anfühlt, erst in letzter Minute fertig zu werden oder es gar nicht mehr zu schaffen, motiviert oft schon zu starten.

 
Die Methoden aus Getting Things Done – So beugen Sie Prokrastination vor

GTD nutzt viele einfache Elemente, um die Wahrscheinlichkeit des Prokrastinierens deutlich zu senken. Der Wichtigste ist vielleicht, dass wir zu jeder Tätigkeit immer einen ersten Schritt definieren.

Definieren Sie den ersten Schritt

Wenn Sie mehrere Aufgaben haben, mit denen Sie noch nicht begonnen haben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und definieren Sie für jede Aufgabe die erste, kleine, physisch sichtbare Aktion, die es zur Erledigung der Aufgabe braucht. Formulieren Sie diesen ersten Schritt realistisch und motivierend. Nutzen Sie Verben, um sich zum Tun zu animieren.

Vielleicht ist Ihr nächster Schritt „Einleitung für Prokrastinations-Artikel schreiben“. Wenn Ihnen das zu grob ist, könnte er auch lauten: „Begriffe für Recherche zu Prokrastinations-Artikel sammeln“. Notieren Sie so kleinteilig wie eben erforderlich, damit der Start sich für Sie leicht anfühlt.

Verfahren Sie nun mit den nächsten Schritten, wie Sie es immer bei GTD tun: Ordnen Sie die Aufgabe einer Kategorie zu und erledigen Sie diese unter Berücksichtigung von Zeit, Ressourcen und Ihrer aktuellen Energie.

Die Kraft des Anfangens

Es kann hilfreich sein, einen Zeitblock im Kalender für die Aufgabe/das Projekt zu setzen, Ihr Telefon auszuschalten und Ihre Kollegen zu informieren, im geblockten Zeitraum nicht gestört werden zu wollen. Wenn das alles nicht hilft, besorgen Sie sich Polizeiabsperrband für Ihr Büro oder das Areal um Ihren Schreibtisch.

Beginnen Sie mit der ersten Aktion – dem ersten kleinen Schritt. Beobachten Sie folgendes Phänomen: bereits begonnene Aufgaben erhalten automatisch eine höhere Dringlichkeit und regen zum Weitermachen und fertigstellen an.

Hierbei ist es also sinnvoll, nicht ausschließlich das Ziel im Auge zu haben (auch wenn Sie das gewünschte Ergebnis natürlich zu Beginn definiert haben), sondern den Weg dorthin zu betrachten. Machen Sie einen Schritt nach dem anderen. Der nächste Schritt ergibt sich aus dem ersten, der übernächste nach dem nächsten… Wahrscheinlich tritt auch bei Ihnen der Effekt ein, dass die Erledigung gar nicht so schlimm ist, wenn nur erstmal begonnen wurde und Sie schneller vorankommen, als vorher vermutet.

Erfolgserlebnisse schaffen

Werfen wir kurz einen Blick zurück auf den Anfang des Artikels: Fenster putzen und Unkraut rupfen. Es müssen vielleicht nicht diese beiden Beispiele sein, doch nutzen Sie ruhig einige schnell zu erledigende Aufgaben – denken Sie dabei an die 2 Minuten-Regel – und schaffen Sie sich damit ein gutes Gefühl. Nehmen Sie sich zu Beginn jedes Arbeitstages 20 Minuten Zeit und erledigen Sie 10 Aufgaben: Beantwortung von Mails, Sortieren aktueller Belege, Führen kurzer Telefonate. Diese Erfolgserlebnisse können als Antreiber dienen und Ihnen den Schwung geben, den Sie für die aufgeschobene Aufgabe brauchen.

Denken in Prototypen

Verfassen Sie die Aufgabe doch mal als einen sehr schlechten Prototyp. Grob, in Stichpunkten und nur oberflächlich durchdacht. Lassen Sie jeglichen Anspruch von Perfektion beiseite und arbeiten Sie so schnell wie möglich an diesem Entwurf. Wie das genau geht, erfahren Sie hier .

Der Effekt? Sie haben mit der Aufgabe begonnen und bereits etwas Sichtbares hergestellt. Auf dieser Basis können Sie aufbauen und aus dem schlechten, grob formulierten Prototypen eine bessere Version erstellen. Häufig geht das viel schneller, als sich von vornherein im Detail zu verlieren. Probieren Sie es einfach mal aus.

Vereinbarung mit sich selbst prüfen

Prüfen Sie, mit welchem inneren Anspruch Sie die Aufgabe angenommen haben. Ist die Vereinbarung, die Sie mit sich selbst getroffen haben überhaupt realistisch und machbar? Oder haben Sie sich selbst zu viel aufgebürdet? Steht Ihnen Ihr eigener Perfektionismus im Weg?
Es steht Ihnen jederzeit frei, Ihren eigenen Anspruch zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen. Bevor Sie mit Ihren inneren Vereinbarungen brechen – und daraus ein negatives Gefühl entsteht – überdenken Sie ruhig Ihren persönlichen Anspruch.

Haben Sie Fragen oder möchten mehr zu GTD erfahren?

Sprechen Sie uns an unter +49 (0)30 520 05 69 62 und info(at)next-action.de, wenn Sie Fragen haben oder mehr zu GTD erfahren möchten. Einen Überblick zur Methodik und unseren nächsten Seminarterminen finden Sie hier. Das Leben ist zu kurz, um mit unerledigten Aufgaben zu hadern. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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